శిక్షణను ఎంచుకునే మేనేజర్‌కు, పనిలో AI ఉపయోగించే ఉద్యోగికి స్పష్టమైన మార్గదర్శకాలు.
ఉద్యోగుల కోసం AI శిక్షణ మీ సంస్థ ఆమోదించిన AI సాధనాలను వారి అసలు పనిలో ఉపయోగించడం నేర్పుతుంది: సాధనానికి స్పష్టమైన నేపథ్య సమాచారం ఇవ్వడం, సున్నితమైన సమాచారాన్ని చేర్చకపోవడం, వచ్చిన ఫలితాన్ని తనిఖీ చేయడం, తుది ఫలితానికి బాధ్యత వహించడం. సాధారణంగా దీర్ఘకాలం ఉపయోగపడే శిక్షణ చిన్నదిగా, ప్రతి పాత్రకు ప్రత్యేకంగా ఉంటుంది. అందరికీ కనిపించే ప్రమాణాల ఆధారంగా సమీక్షించే సాధన పనుల చుట్టూ రూపొందుతుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిఉపయోగకరమైన వ్యాపార సూచన అంటే మరొకరు పరిశీలించగల పని వివరణ: ఇవ్వాల్సిన ఫలితం, దాన్ని చదివే వ్యక్తి, ఆమోదించిన వాస్తవాలు, పరిమితులు, ఏదైనా సమాచారం లేనప్పుడు ఏం చేయాలి అనేవి అందులో ఉండాలి. ఏదో మాయ చేసే పదబంధంతో కాకుండా పనితో ప్రారంభించండి. సూచనకు వచ్చిన సమాధానాన్ని తనిఖీ చేయగలమా లేదా అన్నదాన్ని బట్టి ఆ సూచనను అంచనా వేయండి.
మార్గదర్శిని చదవండిసాధనం ముసాయిదాను రూపొందించి, సందేశం, ఆధారాలు, తుది సవరణల బాధ్యత ఒక వ్యక్తి వద్దే ఉన్నప్పుడు వ్యాపార అవసరాల కోసం AIతో రచన ఉపయోగపడుతుంది. దానికి స్పష్టమైన పరిధి ఉన్న మూల సమాచారాన్ని ఇవ్వండి, ప్రతి వాదనను ఆ మూలంతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేయండి, ఏదైనా పంపే ముందు పాఠకులను దృష్టిలో ఉంచుకుని సవరించండి.
మార్గదర్శిని చదవండిAI ఇచ్చిన సమాధానంలోని వాస్తవాలను తనిఖీ చేయడానికి, ముఖ్యమైన వాదనలను గుర్తించండి, ప్రతి దానికి అసలు మూలాన్ని తెరిచి చూడండి, ముఖ్యమైన సంఖ్యలను స్వతంత్రంగా మళ్లీ లెక్కించండి, మీరు చేసిన మార్పులను నమోదు చేయండి. సాధనం చూపే ధీమాను ఆధారాలతో కలిపి చూడకండి: సరళంగా సాగిపోయే సమాధానం సమాచార మూలం కాదు.
మార్గదర్శిని చదవండిఉద్యోగుల కోసం AI శిక్షణ ప్రణాళికలో ముందుగా ఎవరికి శిక్షణ ఇస్తారు, ఏ సాధనాలు, సమాచారాన్ని ఉపయోగించవచ్చు, ప్రతి వారం ఏ సాధన పనులు చేస్తారు, పనిని ఎవరు సమీక్షిస్తారు, ఒక నెల తర్వాత ఏ ఆధారాలను పరిశీలిస్తారు అనేవి ఉంటాయి. సమీక్షించగల చిన్న పని అలవాటును ఏర్పరచడానికి ముప్పై రోజులు సరిపోతాయి; ఇది ప్రణాళిక మాత్రమే, ఫలితాలపై హామీ కాదు.
మార్గదర్శిని చదవండిచిన్న వ్యాపారానికి సంబంధించిన AI విధానంలో ఆమోదించిన సాధనాలు, వాటిలో ఇవ్వకూడని సమాచారం, ఫలితాలను ఎవరు తనిఖీ చేస్తారు, ఏదైనా సందర్భంలో స్పష్టత లేకపోతే ఎవరిని అడగాలి అనే వివరాలు ఉంటాయి. మీ బృందం నిజంగా చేసే పనిని బట్టి దాన్ని రాయండి. ఎవరైనా సంతకం చేసే ముందు ఒక వాస్తవ పని ప్రక్రియలో దాన్ని పరీక్షించండి.
మార్గదర్శిని చదవండిఈ AI విధాన నమూనాలో మీరు పూర్తి చేయాల్సిన పది నిబంధనలు ఉన్నాయి: ఉద్దేశం, పరిధి, బాధ్యుడు, ఆమోదించిన సాధనాలు, సమాచార నియమాలు, ఫలితాల సమీక్ష, వ్యక్తుల గురించి నిర్ణయాలు, వెల్లడింపు, నివేదన, సమీక్ష. ప్రతి ఖాళీ స్థానం మీ సంస్థ తీసుకోవాల్సిన ఒక నిర్ణయాన్ని సూచిస్తుంది. పూర్తయిన ముసాయిదాను కూడా మీ సాధనాలు, సమాచారం, అనుమతులకు బాధ్యులైనవారు సమీక్షించాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిAI నైపుణ్యాల మూల్యాంకనంలో, వ్యక్తులను వారి ఉద్యోగ పాత్రకు సంబంధించిన పనిని AI సాధనంతో చేయమని అడగాలి. వారికి ముందుగానే కనిపించే ప్రమాణాల ఆధారంగా ఆ పనిని అంచనా వేయాలి. చేసి చూపించిన పనిని, ఆత్మవిశ్వాసం మరియు పూర్తి చేసిన స్థితి నుంచి వేరుగా చూడండి. ఫలితం ఏమి చూపించదో స్పష్టంగా చెప్పండి.
మార్గదర్శిని చదవండిఆమోదించిన సాధనం, సమాచార వినియోగంపై స్పష్టమైన పరిమితులు, అందరికీ కనిపించే సమీక్ష ప్రమాణం ఉన్న పని, సమయం కేటాయించి ప్రశ్నలను పరిష్కరించగల నిర్వాహకుడు ఉన్నప్పుడు బృందం AI సాధనకు సిద్ధంగా ఉంటుంది. మరింత శిక్షణ కొనుగోలు చేసే ముందు ఈ నాలుగు అంశాలను తనిఖీ చేయండి.
మార్గదర్శిని చదవండిఎలా అంచనా వేయాలో మీకు ఇప్పటికే తెలిసిన, పదేపదే చేయాల్సిన ఒక పనితో మొదలుపెట్టండి. కొత్త సహోద్యోగికి అవసరమయ్యే సమాచారం, పరిమితులను AI సాధనానికి ఇవ్వండి. ఫలితాన్ని మీ చేతుల నుంచి బయటకు పంపేముందు మూల సమాచారంతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. ఆ మొదటి పని ఏమిటి, దాన్ని తనిఖీ చేయడమంటే ఏమిటి అనేవి మీ ఉద్యోగ పాత్రపై ఆధారపడతాయి. ఈ మార్గదర్శిని, దీనికి సంబంధించిన ఉద్యోగ పాత్రల పేజీలు వాటినే వివరిస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిమార్కెటింగ్లో తొలి చిత్తుప్రతులు, వేర్వేరు మాధ్యమాలకు తగిన రూపాలు, పరిశోధన సారాంశాలు, మీరు ఇచ్చే సంక్షిప్త వివరాల ఆధారంగా ప్రచార ప్రత్యామ్నాయాలను రూపొందించడంలో AI అత్యంత ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఆధారాలను కల్పించడానికి అనుమతించినప్పుడే దాన్ని వాడటం అత్యంత ప్రమాదకరం. అందుకే ప్రతి వాదన, సంఖ్య, పోలికను ఒక వ్యక్తి మూలంతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేయాల్సిందే.
మార్గదర్శిని చదవండిఅమ్మకాల్లో, ఖాతాదారుల పరిశోధన సారాంశాలు, సంభాషణలకు సన్నద్ధత, తదుపరి సంప్రదింపుల ముసాయిదాలు, CRM గమనికలు, అభ్యంతరాలకు సమాధానమిచ్చే సాధనలో AI ఎక్కువగా ఉపయోగపడుతుంది. అది సంభావ్య ఖాతాదారుడి గురించి వాస్తవాలను కల్పించకూడదు, ఫలితాలకు హామీ ఇవ్వకూడదు, ధరలను నిర్ణయించకూడదు. కాబట్టి విక్రయ ప్రతినిధి ఇప్పటికీ ప్రతి వాదననూ తనిఖీ చేసి, ప్రతి హామీకి బాధ్యత వహించాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిమానవ వనరుల బృందాలు విధానాల ముసాయిదాలను రూపొందించడానికి, వాటిని సరళీకరించడానికి, కొత్త ఉద్యోగుల చేరికకు అవసరమైన సమాచారాన్ని సిద్ధం చేయడానికి, సర్వేలలోని ప్రధాన అంశాలను సంగ్రహించడానికి, ఆమోదించిన పత్రాల ఆధారంగా సాధారణ ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇవ్వడానికి AIని ఉపయోగించవచ్చు. పనితీరు రేటింగ్‌లు, వేతనం, క్రమశిక్షణ చర్యలు, ఉద్యోగం నుంచి తొలగింపు వంటి వ్యక్తులకు సంబంధించిన నిర్ణయాలు జవాబుదారీగా ఉండే మనుషుల చేతుల్లోనే ఉండాలి. ఇతర పనుల్లోని డేటాతో పోలిస్తే ఉద్యోగుల డేటాను మరింత కట్టుదిట్టంగా నిర్వహించాలి.
మార్గదర్శిని చదవండినియామక సిబ్బంది తాము అందించే వివరాల ఆధారంగా ఉద్యోగ ప్రకటనలు, ఇంటర్వ్యూ ప్రశ్నలు, అభ్యర్థులను సంప్రదించే సందేశాలు, వారికి తెలియజేయాల్సిన తాజా సమాచారాన్ని రూపొందించడానికి AI సహాయకులను ఉపయోగించవచ్చు. అభ్యర్థులను వడపోయడం, ర్యాంకులు ఇవ్వడం, తిరస్కరించడం వేరు: పలు ప్రాంతాల్లో వీటికి నిర్దిష్ట నిబంధనలు వర్తిస్తాయి. అభ్యర్థులపై నిర్ణయాలు, వాటికి కారణాలు వివరించగల వ్యక్తుల చేతుల్లోనే ఉండాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిఆర్థిక బృందాల్లో పనిచేసేవారికి, అంచనా మొత్తాలకు వాస్తవ మొత్తాలకు మధ్య వ్యత్యాసాలపై వ్యాఖ్యల ముసాయిదాలు రాయడం, స్ప్రెడ్‌షీట్ సూత్రాలను వివరించడం, రూపొందించడం, పొడవైన పత్రాలను సంక్షిప్తీకరించడం, ఆర్థిక అంచనాల సమీక్షకు ప్రశ్నలు సిద్ధం చేయడం వంటి పనుల్లో AI ఉపయోగపడుతుంది. అది ఉపయోగించిన ప్రతి సంఖ్యనూ మూలం నుంచి తిరిగి లెక్కించాల్సిందే. ఒక సంఖ్యను నమ్మడానికి AI ఎప్పుడూ ఆధారం కాకూడదు.
మార్గదర్శిని చదవండిఅకౌంటెంట్లు, లెక్కల నిర్వహణ సిబ్బంది క్లయింట్ ఈమెయిళ్ల ముసాయిదాలు రూపొందించడానికి, మార్గదర్శకాలను సంగ్రహించడానికి, విధానాల గమనికలు రాయడానికి, స్ప్రెడ్‌షీట్ లెక్కల తర్కాన్ని వివరించడానికి, సమీక్ష కోసం లావాదేవీల వర్గాలను సూచించడానికి AIని ఉపయోగించవచ్చు. వృత్తిపరమైన నిర్ణయం, గోప్యత, లెక్కల బాధ్యత అకౌంటెంట్ వద్దే ఉంటాయి. పన్ను లేదా సాంకేతిక సమాధానాలను ప్రాథమిక మూలాలతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేయాలి.
మార్గదర్శిని చదవండివినియోగదారుల సేవలో, సేవా ప్రతినిధికి ముసాయిదాలు రాయడంలో, చదవడంలో సహాయకంగా AI ఎక్కువగా ఉపయోగపడుతుంది: సుదీర్ఘ సేవా అభ్యర్థనను సంగ్రహిస్తుంది, ఆమోదించిన విధానం ఆధారంగా జవాబు ముసాయిదా రాస్తుంది, స్వరాన్ని సవరిస్తుంది. వినియోగదారుడికి ఏదైనా పంపే ముందు ప్రతినిధి ప్రతి విషయాన్నీ తనిఖీ చేస్తారు. వినియోగదారులతో నేరుగా మాట్లాడే సంభాషణ సాధనాన్ని కొనడం వేరే నిర్ణయం; దానికి వేరే నష్టభయాలు ఉంటాయి. ఈ మార్గదర్శిని దాని గురించి కాదు.
మార్గదర్శిని చదవండిప్రాజెక్ట్కు సంబంధించిన రచన, పఠన పనుల్లో AI ప్రాజెక్ట్ నిర్వాహకులకు ఎక్కువగా ఉపయోగపడుతుంది: సమావేశ గమనికలను చర్యల పట్టికగా మార్చడం, పురోగతి నివేదికల ముసాయిదాలు రాయడం, ప్రణాళికలో గుర్తించని పరస్పర ఆధారాలను కనుగొనేందుకు కఠినంగా పరీక్షించడం, మార్పు అభ్యర్థనలను సంగ్రహించడం. పని పరిధి, తేదీలు, బడ్జెట్, సిబ్బందికి సంబంధించిన హామీల బాధ్యత ప్రాజెక్ట్ నిర్వాహకుడి వద్దే ఉంటుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిఇంటర్వ్యూ గమనికలు, సహాయ అభ్యర్థనలు మరియు అభిప్రాయాల వంటి తమ వద్ద ఇప్పటికే ఉన్న ఆధారాలను విశ్లేషించడానికి, అలాగే నిర్దేశాల ముసాయిదాలను రూపొందించి వాటిని విమర్శనాత్మకంగా పరిశీలించడానికి AIని ఉపయోగించినప్పుడు ఉత్పత్తి నిర్వాహకులు దాని నుంచి ఎక్కువ ప్రయోజనం పొందుతారు. ఏమి రూపొందించాలి, ఎవరి కోసం, ఎందుకు అనే నిర్ణయాలు ఉత్పత్తి నిర్వాహకుడివే. కస్టమర్ల నుంచి వచ్చిన ఆధారాలకు AI రూపొందించిన ప్రతి సారాంశాన్ని మూలంతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేయాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిఉద్యోగులను పర్యవేక్షించే మేనేజర్‌కు AI రెండు విధాలుగా ఉపయోగపడుతుంది: వ్యక్తిగత సమావేశాలకు సిద్ధమవడం, అభిప్రాయాలను క్రమబద్ధీకరించడం, తాజా సమాచారాన్ని సంక్షిప్తీకరించడం వంటి మీ సొంత పనుల్లో ముసాయిదాలు రాయడానికి, ఆలోచించడానికి తోడ్పడుతుంది; అలాగే మీ బృందం సురక్షితంగా ఉపయోగించడం నేర్చుకోవాల్సిన సామర్థ్యం కూడా. రెండో అంశమే ఎక్కువ ముఖ్యం: స్పష్టమైన నియమాలు పెట్టండి, సాధనకు సమయం కేటాయించి అది ఇతర పనులతో భర్తీ కాకుండా చూడండి, సాధనాన్ని ఎంత వాడారనే దాని కంటే చేసిన పనిని అంచనా వేయండి.
మార్గదర్శిని చదవండివ్యాపార కార్యకలాపాల్లో, ఒక ప్రక్రియకు సంబంధించిన పత్రాలు, తనిఖీల విషయంలో AI ఉపయోగపడుతుంది: SOPల ముసాయిదాలు రాయడం, నవీకరించడం, సరఫరాదారుల ధర ప్రతిపాదనలను పోల్చడం, గజిబిజి జాబితాలను సరిచేయడం, పని అప్పగింతలో లోపాలను గుర్తించడం. ఒక ప్రక్రియను మొదటి నుంచి చివరి వరకు స్వయంచాలకంగా నడిపించడం వేరే ప్రాజెక్టు. ఆ ప్రక్రియను రాతపూర్వకంగా నమోదు చేసి, దాని బాధ్యతను ఎవరో తీసుకున్న తర్వాతే అది పనిచేస్తుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిపనికి సరైన AI సాధనాలు సాధారణంగా మీ బృందానికి ఇప్పటికే అందుబాటులో ఉన్న సాధారణ సహాయకాలే. వాటిని నిర్దిష్ట పనులకు ఆమోదించి, నిజమైన పనిలో సాధన ద్వారా నేర్చుకోవాలి. ర్యాంకుల జాబితాతో కాకుండా, చేయాల్సిన పని, మీరు చెల్లిస్తున్న ఖాతాలతో మొదలుపెట్టండి.
మార్గదర్శిని చదవండిపని కోసం ChatGPTను ఉపయోగించడానికి, మీ సంస్థ ఆమోదించిన ఖాతాలోకి ప్రవేశించండి. ఒక నిర్దిష్ట పనికి అవసరమైన సందర్భాన్ని, మూల సమాచారాన్ని ఇవ్వండి. నిర్ణీత ఆకృతిలో సమాధానం అడగండి. ఆ సమాధానాన్ని ఇతరులకు పంపే ముందు ప్రతి వాస్తవాన్ని తనిఖీ చేయండి.
మార్గదర్శిని చదవండిఉద్యోగులకు మంచి Copilot శిక్షణ ఇవ్వాలంటే, ముందుగా ప్రతి వ్యక్తికి వాస్తవంగా ఏ Copilot అందుబాటులో ఉందో గుర్తించాలి. దస్త్రాల అనుమతులను ముందే సరిచేయాలి. ఆ తర్వాత Microsoft ఉచిత అభ్యాస వనరులతో పాటు Outlook, Teams, Word, Excelలో ప్రతి ఉద్యోగ పాత్రకు సంబంధించిన నిజమైన పనులపై సాధన చేయించాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిబృందం కంపెనీ ప్లాన్‌ను ఉపయోగిస్తూ, తరచుగా చేసే పనులను స్థిరమైన సూచనలు, ఆధార ఫైళ్లతో ఉమ్మడి ప్రాజెక్టుల్లో ఉంచుతూ, ప్రతి ఫలితాన్ని ఉపయోగించే ముందు దాని మూలంతో పోల్చి తనిఖీ చేసినప్పుడు వ్యాపారంలో Claude అత్యంత ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిWorkspace కోసం Gemini ద్వారా Google యొక్క AI సహాయకం Gmail, పత్రాలు, స్ప్రెడ్‌షీట్లు, సమావేశాలు, ఫైళ్ల నిల్వ సేవల్లోనూ, Gemini యాప్‌లోనూ అందుబాటులో ఉంటుంది. అర్హత ఉన్న ఎడిషన్‌లో పని ఖాతాలతో ప్రవేశించి, నిర్వాహక నియంత్రణలను అమర్చి, నిజమైన పనులపై సాధన చేయడం ద్వారా బృందం దీన్ని మరింత ఉపయోగకరంగా వాడుకోగలదు.
మార్గదర్శిని చదవండిAI సాధనం ఇచ్చే సమాధానం ఉపయోగకరంగా, తనిఖీ చేయగలిగేలా, ఉద్దేశానికి తగినట్లుగా ఉండేందుకు దానికి ఇచ్చే సూచనలను రాసి మెరుగుపరచడమే సూచనల రూపకల్పన. చాలామంది సిబ్బందికి దీని అర్థం స్పష్టమైన పని వివరణ రాయడం: చేయాల్సిన పని, నేపథ్యం, ఆధార సమాచారం, సమాధానం ఉండాల్సిన రూపం తెలియజేయడం, ఆపై వచ్చిన సమాధానాన్ని సమీక్షించడం.
మార్గదర్శిని చదవండిసూచన నమూనా అంటే మారే భాగాలకు ఖాళీలు ఉంచిన, తిరిగి ఉపయోగించగల AI సూచన: పని, పాఠకుడు, మూల సమాచారం, కావాల్సిన ఆకృతి. మంచి నమూనాలు మళ్లీ టైప్ చేయాల్సిన అవసరాన్ని తగ్గించి, సమాధానాలను సమీక్షించడం సులభం చేస్తాయి; వాటిని నింపే వ్యక్తి నిజమైన వాస్తవాలను అందించినప్పుడే అవి పనిచేస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిపని కోసం మంచి ChatGPT సూచనలు తెలివైన ఒకే వాక్యాలు కావు; పని, పాఠకుడు, ఉపయోగించాల్సిన వాస్తవాలు, కావాల్సిన ఆకృతిని తెలిపే సంక్షిప్త వివరణలు. సాధారణ కార్యాలయ పనులకు అనుగుణంగా మార్చుకోగల సూచనలు కింద ఉన్నాయి. ప్రతిదానితో పాటు అందించాల్సిన వాస్తవాలు, సమాధానాన్ని ఉపయోగించే ముందు చేయాల్సిన తనిఖీ ఉన్నాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిమంచి Microsoft Copilot సూచన ఒక లక్ష్యాన్ని చెబుతుంది, నేపథ్యాన్ని జోడిస్తుంది, Copilot ఉపయోగించాల్సిన మూలాన్ని పేర్కొంటుంది, సమాధానం ఎలా ఉండాలో నిర్దేశిస్తుంది. ఇతర సహాయకాలతో తేడా మూలంలోనే ఉంది: Copilot మీ ఫైళ్లు, ఇమెయిళ్లు, సమావేశాల ఆధారంగా పనిచేయగలదు. అందుకే ఉత్తమ సూచనలు ఏవి ఉపయోగించాలో కచ్చితంగా చెబుతాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిచాలావరకు చిన్న, మధ్యతరహా సంస్థలకు, వ్యాపారం కోసం AI అంటే డేటాపై స్పష్టమైన నియమాలతో, ఫలితాన్ని తనిఖీ చేయడానికి ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తిని నియమించి, రోజువారీ భాషా పనుల్లో ChatGPT, Claude, Gemini లేదా Copilot వంటి సాధారణ సహాయకాలను ఉపయోగించడం. కష్టమైనది సాధనం కాదు. సరైన పనులను ఎంచుకోవడం, హద్దులు నిర్ణయించడం, వచ్చిన ఫలితాలను సమీక్షించడం ఉద్యోగులకు నేర్పడమే కష్టమైన భాగం.
మార్గదర్శిని చదవండిచిన్న వ్యాపారం ChatGPT, Claude, Gemini లేదా Copilot వంటి ఒక సాధారణ AI సహాయకాన్ని ఎంచుకుని, తరచూ పునరావృతమయ్యే కొన్ని రచన, సంక్షిప్తీకరణ పనులకు ఉపయోగించడం ద్వారా ఎక్కువ ప్రయోజనం పొందుతుంది. వినియోగదారునికి చేరే ప్రతిదాన్నీ యజమాని లేదా నియమించిన సహోద్యోగి తనిఖీ చేయాలి. చిన్నగా ప్రారంభించండి, సున్నితమైన సమాచారాన్ని ఇవ్వకండి, ఉపయోగపడుతుందని రుజువైన వాటినే విస్తరించండి.
మార్గదర్శిని చదవండివ్యాపారంలో అత్యంత బాగా పనిచేసే ఉత్పాదక AI వినియోగాలు ముసాయిదాలు రాయడం, సంగ్రహించడం, తిరిగి రాయడం, పాఠ్యం నుంచి సమాచారం వెలికితీయడం, దాన్ని వివరించడం. వీటిలో ఒక వ్యక్తి మూల సమాచారాన్ని అందించి, ఫలితాన్ని తనిఖీ చేస్తారు. ఫలితాన్ని ఎవరూ తనిఖీ చేయలేని సందర్భాలు లేదా ఫలితం ఒక వ్యక్తికి సంబంధించిన నిర్ణయం తీసుకునే సందర్భాలను నివారించాలి లేదా జాగ్రత్తగా, నెమ్మదిగా చేపట్టాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిAI పని విధానం అంటే పదేపదే చేసే పనిని దశలుగా రాసి ఉంచడం: ఏ సమాచారాన్ని ఇస్తారు, AI ఏం చేస్తుంది, మనిషి ఏం తనిఖీ చేస్తారు, చివరికి ఏం వస్తుంది. మంచి పని విధానాన్ని అది రాయని వ్యక్తి కూడా అనుసరించి, సమీక్షకుడు ఆమోదించే స్థాయి పనిని చేయగలగాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిచాలా కార్యాలయాల్లో AI వినియోగం అంటే యజమాని నిర్దేశించిన నియమాల కింద సిబ్బంది సాధారణ సహాయకాలను, అంతర్నిర్మిత AI సదుపాయాలను ముసాయిదాలు రాయడానికి, సంగ్రహించడానికి, విశ్లేషించడానికి ఉపయోగించడం. ఫలితాన్ని తనిఖీ చేస్తూ, ఏ సమాచారాన్ని పంచుకోవచ్చో తెలిసి వాడితే ఎక్కువ ప్రయోజనం ఉంటుంది. సంప్రదింపులు, శిక్షణ లేదా సమీక్ష లేకుండా వాడితే సమస్యలు వస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిఉద్యోగులు తమ అసలు పనిలో ప్రతి వారం AI సాధనాన్ని వాడుతూ, దాని ఫలితాలు సమీక్షలో నిలబడినప్పుడే AI వినియోగం స్థిరపడినట్లు. సాధనం సరిగా లేకపోవడం కంటే, అది తమ ఏ పనులకు ఉపయోగపడుతుందో తెలియకపోవడం, ఏ సమాచారం పంచుకోవచ్చో స్పష్టత లేకపోవడం లేదా ఫలితాలను తనిఖీ చేయడంలో సాధన లేకపోవడం వల్లే ఇది సాధారణంగా ఆగిపోతుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిఉత్పాదక AI సాధనం తప్పు, కల్పితం లేదా ఆధారంలేని విషయాన్ని నిజమైనట్లుగా చెప్పడాన్ని AI భ్రాంతి అంటారు. ఉదాహరణకు, ఉనికిలో లేని మూల సూచన లేదా మీ సమాచారంలో లేని సంఖ్య. ఈ సాధనాలు వాస్తవాలను వెతికి తెలుసుకోవడం కాకుండా, తరువాత వచ్చే అవకాశం ఉన్న వచనాన్ని అంచనా వేస్తాయి కాబట్టి ఇలా జరుగుతుంది. అందువల్ల మూలాలను అందించడం, ఆధారాలను అడగడం, ముఖ్యమైన ప్రతి విషయాన్నీ ఉపయోగించే ముందు తనిఖీ చేయడం ఆచరణాత్మక రక్షణ మార్గం.
మార్గదర్శిని చదవండిఈమెయిల్ అందుకునేది ఎవరు, ఉద్దేశం ఏమిటి, వాస్తవాలు ఏమిటి, చదివే వ్యక్తి చేయాలని మీరు కోరుకునే ఒక్క పని ఏమిటి అనే వివరాలను సాధనానికి ఇచ్చి, పంపే ముందు ప్రతి హామీని, తేదీని, పేరును తనిఖీ చేసినప్పుడు AIతో ఈమెయిల్ రచన బాగా పనిచేస్తుంది. ఈ విధంగా వాడితే ChatGPT, Outlookలో Copilot లేదా Gmailలో Gemini మంచి తొలి ముసాయిదాను రూపొందించగలవు; వాస్తవాలు ఇవ్వకుండా వాడితే వాటిని కల్పిస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండివిషయాన్ని త్వరగా అర్థం చేసుకోవడానికి, దేనికోసం వెతకాలో ప్రణాళిక వేసుకోవడానికి, మీరు ఇచ్చిన పత్రాలను సంగ్రహించడానికి తోడ్పడినప్పుడు కార్యాలయ పరిశోధనలో AI ఉపయోగపడుతుంది. దాని సమాధానాన్నే మూలాధారంగా భావించినప్పుడు ప్రమాదకరంగా మారుతుంది. సాధనంతో సమాచారాన్ని వెతికించి, క్రమబద్ధీకరించి, ఆ తర్వాత మూలాలను మీరే తెరిచి, నిర్ణయంలో ఉపయోగించే వాదనలను నిర్ధారించుకోవడం నమ్మదగిన పద్ధతి.
మార్గదర్శిని చదవండిExcel కోసం AI అంటే సూత్రాలను రాయడానికి, వివరించడానికి, డేటాను శుద్ధి చేయడానికి, విశ్లేషణను సూచించడానికి Excelలో Copilot, Google Sheetsలో Gemini లేదా ChatGPT వంటి సహాయకాన్ని ఉపయోగించడం. స్ప్రెడ్‌షీట్ పనిలో చిక్కుగా ఉండే భాగాల్లో ఇది శ్రమను తగ్గిస్తుంది. అయితే, మొత్తం ఫలితాన్ని నమ్మే ముందు, అది రాసే ప్రతి సూత్రాన్ని మీరు చేతితో తనిఖీ చేయగల వరుసలపై పరీక్షించాలి.
మార్గదర్శిని చదవండిపద్ధతులను సూచించడం, సూత్రాలు లేదా కోడ్ రాయడం, చార్ట్‌లు రూపొందించడం, తొలి వివరణకు ముసాయిదా రాయడం ద్వారా AI డేటా విశ్లేషణను వేగవంతం చేయగలదు. కానీ ఆ డేటా మీ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇస్తుందో, ఒక ధోరణికి కారణం ఉందో చెప్పలేదు. యాంత్రిక పనులకు దాన్ని వాడండి, ప్రశ్నను, నిర్ధారణలను మనిషి చేతిలోనే ఉంచండి, అది ఇచ్చే ప్రతి సంఖ్యను స్వతంత్ర లెక్కతో తనిఖీ చేయండి.
మార్గదర్శిని చదవండిచాలామంది ఉద్యోగులకు, AI నైపుణ్యాలు అంటే AI సాధనానికి స్పష్టంగా పని వివరించడం, నిజమైన పనిలో దాన్ని ఉపయోగించడం, అది ఇచ్చిన ఫలితాన్ని తనిఖీ చేయడం, ఎప్పుడు వాడకూడదో తెలుసుకోవడం వంటి ఆచరణాత్మక సామర్థ్యాలు. ఇవి నమూనాలను ఎలా తయారుచేస్తారో నేర్చుకోవడం వల్ల కాకుండా, అభిప్రాయాలు అందుకుంటూ తమ ఉద్యోగ పాత్రకు సంబంధించిన పనులు చేయడం ద్వారా పెరుగుతాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిAI సాధనాలను తగిన అవగాహనతో ఉపయోగించడానికి అవసరమైన జ్ఞానం, విచక్షణే AI అవగాహన: సాధనం తన సమాధానాలను సుమారుగా ఎలా రూపొందిస్తుంది, ఎక్కడ తప్పులు చేస్తుంది, ఏ విషయాలకు బాధ్యత మీపైనే ఉంటుంది అనేవి అర్థం చేసుకోవడం. కార్యాలయంలో ఇది చిన్న నిర్ణయాల్లో కనిపిస్తుంది. ఉదాహరణకు, సాధనంలో ఏ సమాచారాన్ని అతికించాలి, పంపేముందు ఏమి తనిఖీ చేయాలి అనేవి.
మార్గదర్శిని చదవండిAI నైపుణ్యాభివృద్ధి అంటే సాధారణ అవగాహన తరగతుల ద్వారా కాకుండా, ఉద్యోగులు చేసే తరహా పనులపై సాధన ద్వారా, ప్రస్తుత ఉద్యోగులు తమ పనులను AIతో మెరుగ్గా చేయడంలో సహాయపడటం. చిన్న బృందానికి మంచి కార్యక్రమం ఒక ఆమోదిత సాధనంతో, ప్రతి ఉద్యోగ పాత్రకు ఒక పనితో, ఆ పనిని సమీక్షించడానికి స్పష్టమైన ప్రమాణంతో మొదలవుతుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిAI అనుమతించదగిన వినియోగ విధానం ఉద్యోగులకు రోజువారీ నియమావళి: వారు ఏ AI సాధనాలను, ఏ పనుల కోసం, ఏ సమాచారంతో ఉపయోగించవచ్చు, ఫలితాన్ని ఉపయోగించే ముందు ఏమి తనిఖీ చేయాలి అన్నది ఇది చెబుతుంది. అత్యంత స్పష్టమైన విధానాలు వినియోగాలను అనుమతించబడినవి, ఆమోదం అవసరమైనవి, అనుమతించనివిగా విభజించి, ప్రతిదానికీ బృందం చేసే పని నుంచే ఒక ఉదాహరణ ఇస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండికంటెంట్ సృష్టించే AI విధానం, ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, చిత్రాలను రూపొందించే సాధనాల వంటి కొత్త కంటెంట్‌ను తయారుచేసే సాధనాలకు నియమాలను నిర్దేశిస్తుంది: సిబ్బంది ఏ ఖాతాలను ఉపయోగించవచ్చు, సూచనలో ఏ సమాచారం ఇవ్వవచ్చు, రూపొందించిన కంటెంట్‌ను ఎలా తనిఖీ చేయాలి, ఆ విషయాన్ని ఎప్పుడు వెల్లడించాలి, తుది రూపానికి ఎవరు బాధ్యత వహించాలి. ముఖ్యంగా ధీమాగా చెప్పే తప్పులు, కాపీరైట్, అతిగా ఆధారపడటం వంటి రూపొందించిన కంటెంట్‌కు ప్రత్యేకమైన ప్రమాదాలను ఇది కవర్ చేస్తుంది.
మార్గదర్శిని చదవండిఒక సంస్థ ఏ AI వినియోగాలను అనుమతించాలో నిర్ణయించి, ఆ నిర్ణయాలను ఎప్పటికప్పుడు నవీకరించే బాధ్యతలు, రికార్డులు, క్రమబద్ధమైన ప్రక్రియల సమాహారమే AI పాలనా చట్రం. చిన్న వ్యాపారానికి, స్పష్టంగా నియమించిన ఒక బాధ్యుడు, ఆమోదించిన సాధనాలు, పని ప్రక్రియలతో కూడిన ఒక పేజీ నమోదు పట్టిక, కొత్త వినియోగాలకు ఆమోద దశ, నిర్ణీత తేదీన సమీక్ష ఉంటే సరిపోవచ్చు. వీటిని NIST AI ప్రమాద నిర్వహణ చట్రానికి స్థూలంగా అనుసంధానించవచ్చు.
మార్గదర్శిని చదవండిక్రింద ప్రచురితమైన రెండు ప్రభుత్వ రంగ ఉదాహరణలు, కల్పిత చిన్న సంస్థల కోసం పూర్తిగా రూపొందించిన మూడు విధానాలు, మీరు మార్చుకుని ఉపయోగించగల కొన్ని నమూనా నిబంధనలు ఉన్నాయి. ఆమోదించిన సాధనాలు, సమాచార పరిమితులు, ఫలితాల తనిఖీలు, బాధ్యత వహించే వ్యక్తి వంటి ఒకే రకమైన కొన్ని నిర్ణయాలను, బృందం చేసే పనిని బట్టి వేర్వేరుగా ఎలా రాస్తారో ఈ ఉదాహరణలు చూపిస్తాయి.
మార్గదర్శిని చదవండిఉపయోగకరమైన ప్రశ్న ఒక సాధనం సమాధానం ఇవ్వగలదా అనేది కాదు. మీ బృందం మంచి సమాధానాన్ని గుర్తించగలదా, ఆధారం లేని వాదనను ప్రశ్నించగలదా, ఎప్పుడు మానవ నిర్ణయం అవసరమో తేల్చగలదా అనేదే. ఈ మార్గదర్శకాలు ఆ ప్రారంభ స్థానం నుంచి ముందుకు సాగుతాయి.
మా మొదటి సంకలనం ఉద్యోగుల శిక్షణను ఎంచుకోవడం, మరింత స్పష్టమైన సూచనలు రాయడం, ముసాయిదాలను సమీక్షించడం, వాస్తవాలను తనిఖీ చేయడం, అమలు ప్రణాళికను రూపొందించడం వంటి అంశాలను వివరిస్తుంది. ఉదాహరణల్లో కల్పిత వ్యాపార వివరాలను ఉపయోగించాము. అవి సాధన కోసం రూపొందించినవి, కొలిచిన ఉత్పాదకత పెరుగుదలను చూపించడానికి కాదు.
ప్రణాళికలో ఉన్న పాత్రకు అనుగుణమైన పాఠాలు, ఆచరణాత్మక పనులు, మేనేజర్లు చూసే వివరాలను పరిశీలించండి.
