ఈమెయిళ్లు రాయడానికి AI ఎప్పుడు ఉపయోగపడుతుంది?
ఏమి చెప్పాలో మీకు తెలిసినా, దాన్ని రాయడానికి శ్రమ అవసరమయ్యే ఈమెయిళ్లలో AI అత్యంత ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది: క్రమబద్ధమైన తాజా సమాచారం, మర్యాదపూర్వక గుర్తుచేసే సందేశం, సుదీర్ఘ ఈమెయిల్ సంభాషణలోని అనేక అంశాలకు సమాధానమివ్వాల్సిన ప్రత్యుత్తరం లేదా మరింత సంక్షిప్తంగా లేదా దృఢంగా మార్చాల్సిన సందేశం. ఇలాంటి సందర్భాల్లో వాస్తవాలు, నిర్ణయం మీవే; వాటిని అమర్చడం, పదాలను ఎంచుకోవడం సాధనం చూసుకుంటుంది.
ఇమెయిల్ స్వయంగా ఒక నిర్ణయంగా ఉన్నప్పుడు ఇది అతి తక్కువగా ఉపయోగపడుతుంది, అత్యంత ప్రమాదకరంగా ఉంటుంది. వాపసు, తేదీ, ధర లేదా ఒప్పంద సంబంధిత వైఖరికి కంపెనీని కట్టుబడేలా చేసే సందేశంలో, ముందుగా అసలు విషయాన్ని ఒక వ్యక్తి నిర్ణయించాలి. ఏమి ప్రతిపాదించాలో నిర్ణయించమని సాధనాన్ని అడిగితే, అది ఏదో ఒకటి ప్రతిపాదిస్తుంది. దానికి ఎవరూ అనుమతి ఇచ్చి ఉండకపోవచ్చు.
AI ఇమెయిల్ రాయడానికి ముందు దానికి మీరు ఏం చెప్పాలి?
ఈమెయిల్ ఎవరికి రాస్తున్నారు, ఎందుకు రాస్తున్నారు, ఉపయోగించదగిన వాస్తవాలు, పాఠకులు చేయాలని మీరు కోరుకునే ఒకే చర్య, రచనా శైలి మరియు నిడివిపై పరిమితులు ఏవైనా ఉంటే సాధనానికి చెప్పండి. మీరు చెప్పకుండా వదిలేసిన ప్రతిదాన్నీ సాధనం ఊహతో నింపుతుంది. AI ఈమెయిళ్లలో చాలా సమస్యలకు ఈ ఊహలే కారణం: కల్పించిన క్షమాపణలు, ఊహించి రాసిన తేదీలు, ఎవరూ ఆమోదించని ఆఫర్లు.
స్వీకర్త మరియు వారితో సంబంధం
కొత్త కస్టమర్, ఎన్నో ఏళ్లుగా పనిచేస్తున్న సరఫరాదారు, మీ మేనేజర్, మరో బృందంలోని సహోద్యోగి. శైలి గురించి ఇచ్చే ఏ సూచనకన్నా, ఎవరికి రాస్తున్నారనేదే రాసే తీరును ఎక్కువగా నిర్ణయిస్తుంది.
ఉద్దేశం
తెలియజేయడం, అడగడం, నిరాకరించడం, మళ్లీ గుర్తుచేయడం, క్షమాపణ చెప్పడం లేదా నిర్ధారించడం. ప్రతి ఈమెయిల్‌కు ఒక ప్రధాన ఉద్దేశం ఉండాలి.
అది ఉపయోగించగల వాస్తవాలు
ఆర్డర్ వివరాలు, సందేశాల పరంపర లేదా గమనికలను అతికించండి. వీటిలో ఉన్న వాస్తవాలను మాత్రమే ఉపయోగించాలని చెప్పండి.
అభ్యర్థన
పాఠకులు తదుపరి ఏదైనా చేయాల్సి ఉంటే, ఏం చేయాలి, ఎప్పటిలోగా చేయాలి.
పరిమితులు
నిడివి, ధోరణి, ప్రస్తావించకూడని విషయాలు, రాయితీలు లేదా సరఫరా తేదీలు వంటి వాగ్దానం చేయకూడని విషయాలు.
AIతో ఈమెయిల్ రాయించడానికి మంచి సూచన, దాని సమీక్ష ఎలా ఉంటాయి?
బ్రైట్‌వెల్ ఇంటీరియర్స్ అనే కల్పిత 18-మంది ఫర్నిచర్ విక్రయ సంస్థకు సంబంధించిన ఆచరణాత్మక ఉదాహరణ ఇది. ఒకాఫోర్ గారు అనే కస్టమర్ తన సోఫా ఎక్కడ ఉందని ఈమెయిల్ చేశారు. అందించిన వాస్తవాలు: ఆర్డర్‌ను 3 నవంబర్‌న పంపాల్సి ఉంది; బట్ట కొరత ఉందని గిడ్డంగి తెలిపింది; సరఫరాదారు ఇంకా కొత్త తేదీ ఇవ్వలేదు; బట్టను మార్చడం లేదా ఆర్డర్ రద్దు చేసి మొత్తం డబ్బు తిరిగి ఇవ్వడం అనే ఎంపికలను కస్టమర్ సహాయ విభాగ బాధ్యుడు ఇవ్వవచ్చు; ఎలాంటి పరిహారమూ ఆమోదించలేదు.
బలహీనమైన సూచన: ఈ కస్టమర్‌కు ఆమె సోఫా ఆలస్యమైనందుకు క్షమాపణ చెబుతూ జవాబు రాయండి. సాధారణంగా వచ్చే ఫలితం: ప్రియమైన ఒకాఫోర్ గారికి, ఆలస్యానికి మేము ఎంతో చింతిస్తున్నాం. మీ సోఫా ఇప్పుడు 14 నవంబర్‌న చేరుతుంది. సద్భావ సూచకంగా మీ ఆర్డర్‌పై 10 శాతం తగ్గింపు ఇచ్చాం. తేదీ, తగ్గింపు రెండూ కల్పించినవే. ఆ ఈమెయిల్ పంపితే, కంపెనీ నిలబెట్టుకోలేని రెండు వాగ్దానాలు చేసినట్లే.
మెరుగైన ప్రాంప్ట్: సోఫా డెలివరీ ఆలస్యం గురించి అడుగుతున్న కస్టమర్‌కు సంక్షిప్తంగా, ఆప్యాయంగా ఒక సమాధానం రాయి. ఉపయోగించగల వాస్తవాలు: మొదట నిర్ణయించిన పంపే తేదీ 3 నవంబరు; మా సరఫరాదారు వద్ద వస్త్రం కొరత వల్ల ఆలస్యం; కొత్త తేదీ ఇంకా తెలియదు; అందుబాటులో ఉన్న వస్త్రానికి మార్చుకోవచ్చు లేదా రద్దు చేసుకుని మొత్తం డబ్బు తిరిగి పొందవచ్చు. కొత్త తేదీ చెప్పవద్దు. తగ్గింపు లేదా పరిహారం ఇవ్వవద్దు. ఆమె ఏ ఎంపికను కోరుకుంటున్నారో, లేదా తాజా సమాచారం వచ్చే వరకు వేచి ఉండాలనుకుంటున్నారో అడుగు. 120 పదాల లోపు ఉండాలి.
సమీక్షించిన ముసాయిదా: ప్రియమైన ఒకాఫోర్ గారికి, వివరాలు అడిగినందుకు ధన్యవాదాలు. వేచి ఉండాల్సి వచ్చినందుకు క్షమించండి. మీ సోఫాను 3 నవంబర్‌న పంపాల్సి ఉంది. అయితే మీరు ఎంచుకున్న వస్త్రం మా సరఫరాదారు వద్ద సరిపడా లేదు; కొత్త తేదీని ఇంకా నిర్ధారించలేదు. మీకు మూడు ఎంపికలు ఉన్నాయి: మా వద్ద నిల్వ ఉన్న వస్త్రానికి మారవచ్చు, రద్దు చేసి పూర్తి మొత్తాన్ని తిరిగి పొందవచ్చు లేదా వేచి ఉండవచ్చు; సరఫరాదారు నిర్ధారించిన వెంటనే మేము మీకు తెలియజేస్తాము. మీకు అనుకూలమైన ఎంపికను సమాధానంగా తెలియజేయండి. సమీక్షకుడు పంపే తేదీని ఆర్డరుతో పోల్చి తనిఖీ చేశారు, సహాయ బృందం అధిపతితో రెండు ఎంపికలను నిర్ధారించారు, మరే ఇతర హామీలు ఇవ్వలేదని కూడా నిర్ధారించారు.
సుదీర్ఘమైన ఈమెయిల్ సంభాషణకు బదులివ్వడానికి AIని ఎలా ఉపయోగిస్తారు?
ముందుగా సంభాషణకు సారాంశం తయారుచేయడానికి AIని ఉపయోగించండి, ఆ సారాంశాన్ని తనిఖీ చేయండి, ఆ తర్వాత తనిఖీ చేసిన సారాంశం ఆధారంగా ప్రత్యుత్తరం రాయించండి. సుదీర్ఘ సంభాషణ నుంచి నేరుగా ఒకే దశలో ప్రత్యుత్తరం తయారుచేస్తే, సాధనం దేన్ని ముఖ్యమైనదిగా భావించిందో కనిపించదు. సారాంశాన్ని ప్రత్యేక దశగా తయారుచేయిస్తే, ఎవరైనా అడిగిన ప్రశ్నను అది వదిలేసిందా లేదా ఎవరు దేనికి అంగీకరించారో తప్పుగా అర్థం చేసుకుందా అనేది మీరు చూడగలరు.
సారాంశం కోసం ఉపయోగకరమైన సూచన: ఈ సంభాషణలో సమాధానం రావాల్సిన ప్రతి ప్రశ్నను, దాన్ని ఎవరు అడిగారో, సమాధానం వచ్చిందో లేదో జాబితా చేయి. తర్వాత ఇచ్చిన హామీలను, వాటిని ఇచ్చిన వ్యక్తులతో సహా జాబితా చేయి. ప్రతిదానికీ సంబంధిత పంక్తిని ఉటంకించు. ఆ జాబితాను సంభాషణతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి, ముఖ్యంగా హామీలను. ఎందుకంటే సాధనాలు తరచుగా ఒక సూచనను అంగీకారంగా మార్చేస్తాయి. తర్వాత సమాధానం రావాల్సిన ప్రశ్నలకు వరుసగా జవాబిచ్చే ప్రత్యుత్తరాన్ని అడగండి.
ఇది ఒక ఉద్యోగ పాత్రకు ఎలా అనుసంధానమవుతుందో చూడాలనుకుంటున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న బృంద ప్రయోగాత్మక వినియోగాన్ని పరిశీలించండి ↗AIతో ఈమెయిల్‌లోని స్వరాన్ని ఎలా మార్చాలి?
నిర్దిష్ట మార్పును అడగండి, ఏవి మారకూడదో చెప్పండి. మరింత స్నేహపూర్వకంగా మార్చు అనేది అస్పష్టం; ప్రతి వాస్తవాన్ని, గడువును రాసినట్లుగానే ఉంచు, క్షమాపణ చెప్పే రెండు వాక్యాలను తొలగించు, అభ్యర్థనను మొదటి పంక్తిలో పెట్టు అనేది స్పష్టమైనది, తనిఖీ చేయదగినది. ఏ పునర్‌రచన తర్వాతైనా, కొత్త రూపంలోని వాస్తవాలను పాత రూపంతో పోల్చండి. రాసిన తీరు మార్చేటప్పుడు తేదీ లేదా షరతు అనుకోకుండా మారడం తరచుగా జరుగుతుంది.
రెండు రకాల స్వరశైలులతో రాయడాన్ని సాధన చేయడం ఉపయోగకరం, ఎందుకంటే వాటిని స్వయంగా రాయడం కష్టం: మర్యాదగా నిరాకరించడం, మొరటుగా అనిపించకుండా గట్టిగా చెప్పడం. నిరాకరించేటప్పుడు, మీరు పంచుకోవడానికి సిద్ధంగా ఉన్న కారణాన్ని, అందించగల ప్రత్యామ్నాయాన్ని సాధనానికి ఇవ్వండి. గట్టిగా గుర్తుచేసేటప్పుడు, అసలు అభ్యర్థనను, అది పూర్తికావాల్సిన తేదీని, మీరు స్పష్టంగా చెప్పడానికి సిద్ధంగా ఉన్న పరిణామాన్ని ఇవ్వండి. ఆ తర్వాత స్వీకర్త దృష్టితో దాన్ని చదవండి.
Outlookలోని Copilot, Gmailలోని Gemini పనిలో ఎలా ఉపయోగపడతాయి?
Outlookలోని Copilot, Gmailలోని Gemini వంటి అంతర్నిర్మిత సహాయకాలు ఇదే విధంగా మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో పనిచేస్తాయి. వాటికీ అవే నియమాలు వర్తిస్తాయి. కొత్త సందేశాన్ని తెరిచి, Copilot ఎంపికను ఎంచుకుని, ప్రాంప్ట్ టైప్ చేసి ముసాయిదాను తయారుచేసే విధానాన్ని Microsoft సహాయ పేజీ వివరిస్తుంది. నిడివిని, శైలిని మార్చడం లేదా మళ్లీ రూపొందించడం వంటి ఎంపికలు ఉన్నాయి. తర్వాత దాన్ని ఉంచుకోవచ్చు, సవరించవచ్చు, పంపవచ్చు. రూపొందించిన ఫలితానికి గోప్యతా స్థాయి ఎక్కువగా ఉంటే, ముసాయిదా గోప్యతా వర్గీకరణ గుర్తు మారవచ్చని కూడా ఆ పేజీ పేర్కొంటుంది.
Gmailలో Gemini గురించి Google సహాయ పేజీ ప్రకారం, అది కొత్త ఈమెయిళ్లను తయారుచేయగలదు లేదా ఇప్పటికే ఉన్న చిత్తుప్రతుల శైలిని, స్పష్టతను మెరుగుపరచగలదు. దీనికి అర్హత కలిగిన Google Workspace లేదా Google AI ప్లాన్ అవసరం. Gemini సదుపాయాలు తప్పు లేదా అనుచిత సమాచారాన్ని సూచించవచ్చని కూడా ఆ పేజీ హెచ్చరిస్తుంది. అందుబాటు మీ ప్లాన్, మీ నిర్వాహకుడి సెట్టింగ్‌లపై ఆధారపడి ఉంటుంది. కాబట్టి మీ ఖాతాలను నిర్వహించే వ్యక్తిని అడగండి. అంతర్నిర్మిత సాధనం అయినంత మాత్రాన అది మరింత సురక్షితం కాదు; అది పంపే బటన్‌కు దగ్గరగా ఉంటుందంతే.
AI ఇమెయిల్ సాధనంలో మీరు ఎలాంటి సమాచారాన్ని ఎప్పుడూ నమోదు చేయకూడదు?
ఆ సాధనం కోసం మీ కంపెనీ ఆమోదించని సమాచారాన్ని నమోదు చేయవద్దు. సాధారణంగా ఆమోదించిన పథకం అనుమతించిన దానికంటే ఎక్కువ వినియోగదారుల వ్యక్తిగత డేటా, పాస్‌వర్డ్‌లు లేదా ఖాతా సంఖ్యలు, ఖాతాదారుల గోప్య సమాచారం చేర్చకూడదని దీని అర్థం. గోప్యతా ఒప్పందానికి లోబడిన సమాచారాన్ని కూడా, ఆ సాధనంలో వాడేందుకు మీ విధానం అనుమతిస్తే తప్ప చేర్చకూడదు. సందేహం ఉంటే, పేర్లు, గుర్తింపు వివరాల స్థానంలో [వినియోగదారు], [ఆర్డర్ సంఖ్య] వంటి పూరణ స్థానాలను పెట్టి ముసాయిదా రూపొందించండి; ఆ తర్వాత అసలు వివరాలను మీరే పూరించండి.
ఫార్వర్డ్ చేసిన ఈమెయిల్ సంభాషణల విషయంలో ప్రత్యేకంగా జాగ్రత్తగా ఉండండి. సారాంశం కోసం మీరు అతికించే సంభాషణలో మరొకరి వ్యక్తిగత వివరాలు లేదా దిగువన ఉటంకించిన గోప్యమైన జోడింపు ఉండవచ్చు. మీకు అవసరమైన భాగం మాత్రమే ఉంచండి. చిన్న వ్యాపారాల AI విధాన మార్గదర్శిని ఈ నియమాలను రాతపూర్వకంగా ఎలా రూపొందించాలో వివరిస్తుంది.
AI రూపొందించిన ఈమెయిల్‌ను పంపే ముందు ఏమి తనిఖీ చేయాలి?
స్వీకర్త దృష్టితో మొత్తం ఇమెయిల్‌ను చదవండి. తర్వాత ప్రతి వాస్తవాన్ని దాని మూలంతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. కింది జాబితాను పరిశీలించడానికి ఒక నిమిషం పడుతుంది; ఇది చాలా సమస్యలను గుర్తిస్తుంది.
పేర్లు, హోదాలు
స్వీకర్త పేరు సరిగ్గా రాశారు, సరైన వ్యక్తినే సంబోధించారు, పేర్కొనకూడని సహోద్యోగి పేరు ఏదీ లేదు.
తేదీలు, ధరలు, సంఖ్యలు
ప్రతి అంశానికి మూలం ఆర్డర్‌లోనో, సంభాషణ క్రమంలోనో, మీ నోట్స్‌లోనో ఉంది. ఏదీ కల్పించలేదు.
హామీలు
ప్రతి ఆఫర్, హామీ లేదా క్షమాపణ మీకు ఉన్న అధికార పరిధికి అనుగుణంగానే ఉంటుంది.
అభ్యర్థన
మీరు ఏం చేయాలని కోరుకుంటున్నారో పాఠకుడికి ఒక్క చూపులోనే అర్థమవుతుంది.
వ్యక్తీకరణ ధోరణి
అవతలి వ్యక్తితో ఉన్న సంబంధానికి తగినట్లు ఉండాలి; అతిగా క్షమాపణలు చెప్పడం, లేని ఉత్సాహాన్ని చూపించడం, మీరు సాధారణంగా అనని మాటలు వాడటం వద్దు.
తాత్కాలిక గుర్తులు, మిగిలిపోయిన అంశాలు
[కుండలీకరణాల్లోని పూరించాల్సిన అంశాలు] ఉండకూడదు, మీరు ఉద్దేశించని సాధారణ ముగింపు వాక్యం ఉండకూడదు, మీరు జతచేయని అనుబంధాన్ని ప్రస్తావించే పంక్తి ఉండకూడదు.
ఈమెయిల్ రాయడానికి AIని ఎప్పుడు ఉపయోగించకూడదు?
సందేశం వ్యక్తిగతమైనది, సున్నితమైనది లేదా చట్టపరంగా ప్రాముఖ్యమైనది అయితే మీరే రాయండి. సంతాప సందేశం, పని పనితీరుపై కఠినమైన సంభాషణ, అధికారిక ఫిర్యాదు లేదా సమస్య నివేదనకు సమాధానం, నియంత్రణ సంస్థకు సందేశం లేదా ప్రతి మాటకూ మూల్యం చెల్లించాల్సిన చర్చలు—ఇవేవీ AIతో రాయించడానికి తగినవి కావు. ఆ మాటలు మీ సొంతవని స్వీకర్త ఆశించడం సహజం. సందర్భానికి తగని విధంగా AI రూపొందించిన ఒక పదబంధం వల్ల కలిగే నష్టాన్ని, సవరించినా పూర్తిగా సరిచేయలేరు.
రెండు పంక్తుల సమాధానం టైప్ చేయడం కంటే సూచన ఇవ్వడానికే తరచుగా ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. పొడవైన, క్రమబద్ధమైన సందేశాలకు AIతో ఇమెయిల్ రాయడం ఉపయోగపడుతుంది; ప్రతి చిన్న సమాధానానికీ కాదు. ఈ మార్గదర్శిని రోజువారీ కార్యాలయ ఇమెయిల్ గురించి; విస్తృతమైన వ్యాపార పత్రాల కోసం, వ్యాపార రచనలో AI వినియోగంపై మార్గదర్శినిని చూడండి.
మూలాలు, పరిధి
Gmail సహాయం, Gmailలో Geminiతో కలిసి పనిచేయడం, చూసిన తేదీ 16 October 2026 ↗