అకౌంటెంట్ల కోసం AI: ఆచరణాత్మక ఉపయోగాలు, తనిఖీలు, పరిమితులు

అకౌంటింగ్ పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగిస్తున్నారు?

వృత్తిపరమైన సేవా సంస్థల్లోనూ, సంస్థ అంతర్గత బృందాల్లోనూ AIని సంఖ్యల కోసం కంటే వాటికి సంబంధించిన రచనలు, వివరణల కోసమే ఎక్కువగా వాడతారు. ఆ పనుల్లోనే అది ఎక్కువ నమ్మదగినదిగా ఉంటుంది; తప్పును గుర్తించడం కూడా సులభం.

అనేక అకౌంటింగ్, పుస్తక నిర్వహణ వేదికల్లో కూడా వర్గాల సూచనలు లేదా స్వయంచాలక సరిపోలిక వంటి AI సదుపాయాలు ఉంటాయి. వాటిని సాఫ్ట్‌వేర్ విక్రేత, మీ నిర్వాహకుడు అమర్చుతారు; ఈ మార్గదర్శిని మాత్రం అకౌంటెంట్లు తమ సొంత పనిలో AI సహాయకులను ఎలా ఉపయోగిస్తారు, AI సూచనలను ఎలా సమీక్షిస్తారు అన్నదాని గురించి.

అకౌంటెంట్లు AI ఉపయోగించడం గురించి వృత్తిపరమైన మార్గదర్శకాలు ఏమి చెబుతున్నాయి?

వృత్తిపరమైన సంస్థలు పూర్తిగా వేరే నియమావళిని రాయడానికి బదులుగా ఇప్పటికే ఉన్న నైతిక సూత్రాలను AIకి వర్తింపజేస్తున్నాయి. ICAEW రూపొందించిన ఉత్పాదక AI మార్గదర్శిని ఈ సాధనాల వినియోగానికి ఐదు ప్రాథమిక సూత్రాలను వర్తింపజేస్తుంది: నిజాయితీ, నిష్పాక్షికత, వృత్తిపరమైన నైపుణ్యం మరియు తగిన శ్రద్ధ, గోప్యత, వృత్తిపరమైన ప్రవర్తన.

అందులోని ఆచరణాత్మక సూచనలను ప్రతి అకౌంటెంట్ ఈరోజే అమలు చేయవచ్చు. గోప్యమైన సమాచారాన్ని బహిరంగ జనరేటివ్ AI సాధనాల్లోకి ఎక్కించవద్దని అది సూచిస్తుంది. ఎందుకంటే డేటాను ఎవరు చూస్తారు, ఎంతకాలం నిల్వ చేస్తారు అనే విషయాలపై వినియోగదారులకు పరిమిత నియంత్రణ మాత్రమే ఉంటుంది. ఫలితాలను సమీక్షించేటప్పుడు వృత్తిపరమైన సంశయ దృష్టితో ఉండాలని చెబుతుంది; స్వయంచాలక వ్యవస్థలు ఇచ్చిన ఫలితాలను గుడ్డిగా నమ్మే ధోరణి గురించి హెచ్చరిస్తుంది. క్లయింట్ పనిలో జనరేటివ్ AI ఉపయోగిస్తున్న విషయాన్ని బహిరంగంగా తెలియజేయాలని ప్రోత్సహిస్తుంది. ఈ సాధనాలు వృత్తిపరమైన జ్ఞానం, నైపుణ్యం లోటును భర్తీ చేయలేవని స్పష్టంగా చెబుతుంది. అవి ప్రస్తుత చట్టాలను ప్రతిబింబించకపోవచ్చని కూడా పేర్కొంటుంది.

మీరు మరో సంస్థలో సభ్యులైతే, దాని సొంత మార్గదర్శకాలను, నైతిక నియమావళిని చూడండి. ఆశించే ప్రమాణాలను అవి వేరే విధంగా పేర్కొనవచ్చు. ఈ పేజీ సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, వృత్తిపరమైన లేదా న్యాయ సలహా కాదు.

AI రూపొందించి, సమీక్షించిన ఖాతాదారునికి పంపే ఈమెయిల్ ఎలా ఉంటుంది?

ప్రియా నాయర్ అనే కల్పిత వ్యక్తి ఏకైక యజమానిగా ఇంటీరియర్ డిజైన్ వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్నారు. ఆమె సంవత్సరాంతపు ఖాతాలను సిద్ధం చేయడానికి ముందు ఆమె అకౌంటెంట్‌కు అందని కొన్ని వివరాలు కావాలి: మూడు నెలల బ్యాంకు ఖాతా స్టేట్‌మెంట్లు, రెండు పెద్ద పరికరాల కొనుగోళ్ల రసీదులు, ఆమె ఇంటిలో ఎంత భాగాన్ని పని కోసం ఉపయోగిస్తున్నారనే నిర్ధారణ.

'ఇంకా అందని సంవత్సరాంత పత్రాలను కోరుతూ క్లయింట్‌కు స్నేహపూర్వక ఇమెయిల్ రాయండి' అని అడిగితే, సహాయకం ఆహ్లాదకరమైన ఇమెయిల్ రాసింది. అయితే అందులో దాఖలు గడువును కూడా పేర్కొంది, నిర్దిష్ట జరిమానా మొత్తం గురించి హెచ్చరించింది, ఇంటి కార్యాలయ ఖర్చులను '30 శాతం స్థిర రేటుతో' క్లెయిమ్ చేయవచ్చని చెప్పింది. ఇవేవీ అకౌంటెంట్ ఇచ్చిన సమాచారం కాదు. గడువు, జరిమానా ఆమెకు వర్తించే అధికార పరిధి మరియు దాఖలు స్థితిపై ఆధారపడి ఉంటాయి. ఇంటి కార్యాలయం గురించిన వాక్యం సాధారణంగా వర్తించే ప్రకటనగా పూర్తిగా తప్పు.

సమీక్షించిన ఆదేశంలో ఆ మూడు అంశాలు, అకౌంటెంట్‌కు అవి అవసరమైన తేదీ, అప్‌లోడ్ చేసే పద్ధతి ఉన్నాయి. అలాగే ఇలా చేర్చారు: 'ఎలాంటి పన్ను నియమం, గడువు, రేటు లేదా జరిమానాను పేర్కొనవద్దు.' తర్వాత అకౌంటెంట్ పన్ను అధికార సంస్థ ప్రచురించిన తేదీలతో తనిఖీ చేసి, గడువు గురించి సొంతంగా ఒక వాక్యాన్ని చేర్చారు. తుది ఈమెయిల్ చిన్నగా, నిర్దిష్టంగా ఉంది. అకౌంటెంట్ సమర్థించలేని విషయం ఏదీ అందులో లేదు.

బ్యాంకు లెక్కల సరిపోలిక గమనికలు తయారు చేయడంలో AI సహాయపడగలదా?

వాటిని స్పష్టంగా రాయడంలో అది సహాయపడగలదు, కానీ వాటిని పరిష్కరించకూడదు. ఒక ఊహాత్మక ఖాతాదారు బ్యాంకు లావాదేవీల సరిచూడడంలో సరిపోలని రెండు అంశాలు ఉన్నాయనుకోండి: బ్యాంకు లావాదేవీల జాబితాలో రెండుసార్లు కనిపిస్తున్న సరఫరాదారుకు చేసిన 1,240 చెల్లింపు, సరిపోలే ఇన్వాయిస్ లేని 380 రాబడి.

ఒక AI ముసాయిదా మొదటిదాన్ని 'సరఫరాదారు నుంచి తిరిగి వసూలు చేయాల్సిన రెండోసారి జరిగిన చెల్లింపు' అని, రెండోదాన్ని 'బహుశా కస్టమర్ ముందస్తు చెల్లింపు' అని వర్ణించింది. రెండూ నిజమే కావచ్చు, కానీ రెండూ ఊహలే. రెండుసార్లు జరిగిన చెల్లింపు ఒకే విలువ ఉన్న రెండు నిజమైన బిల్లులకు సంబంధించినది కావచ్చు; అందిన మొత్తం తిరిగి చెల్లింపు, బదిలీ లేదా డిపాజిట్ కావచ్చు. ఉపయోగకరమైన రూపం ప్రతి అంశాన్ని, దాని తేదీ, మొత్తం, సాధ్యమైన వివరణలు, దాన్ని పరిష్కరించడానికి అవసరమైన ఆధారాలను నమోదు చేస్తుంది. తుది నిర్ణయాన్ని సరఫరాదారు ఖాతా వివరాలు, క్లయింట్ రికార్డులు తనిఖీ చేసే వ్యక్తికి వదిలేస్తుంది.

పన్నులు, సాంకేతిక అకౌంటింగ్ అంశాలకు సంబంధించిన ప్రశ్నలకు AI సమాధానం ఇవ్వగలదా?

పన్ను లేదా అకౌంటింగ్ ప్రమాణాలపై AI ఇచ్చే ఏ సమాధానాన్నైనా పరిశోధనకు ఒక సూచనగా చూడండి, తుది సమాధానంగా కాదు. సాధారణ సహాయకాలు పాత లేదా అసంపూర్ణ సమాచారాన్ని ఉపయోగించవచ్చు, వేర్వేరు దేశాల నియమాలను కలపవచ్చు, అప్పటికే మారిన పరిమితులను చెప్పవచ్చు—అదీ నమ్మకంగా వినిపించే స్వరంలోనే. ప్రస్తుత చట్టాల గురించి ICAEW మార్గదర్శిని కూడా ఇదే విషయాన్ని చెబుతుంది.

ప్రశ్నను రూపొందించడానికి, సంబంధిత అంశాన్ని గుర్తించడానికి, ఏం వెతకాలో జాబితా చేయడానికి AIని ఉపయోగించండి. ఆ తర్వాత అసలు మూలాన్ని చూడండి: చట్టం, పన్ను శాఖ స్వయంగా ఇచ్చిన మార్గదర్శకాలు లేదా అకౌంటింగ్ ప్రమాణం. మీరు ఏ మూలంపై ఆధారపడ్డారో నమోదు చేయండి. సాధనం ఏదైనా మూలాన్ని పేర్కొంటే, దాన్ని తెరిచి సంబంధిత భాగాన్ని కనుగొనండి; నిజమైనదిగా కనిపించే సూచన తప్పనిసరిగా సరైనదని కాదు.

AI చేసిన వర్గీకరణను ఖాతా పుస్తకాలు నిర్వహించేవారు ఎలా సమీక్షించాలి?

లావాదేవీలను మాత్రమే కాకుండా, నియమాలను సమీక్షించండి. లెక్కల నిర్వహణ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో AI వర్గీకరణ సాధారణంగా గతంలో కేటాయించిన ఖాతా వర్గాల నుంచి నేర్చుకుంటుంది. కాబట్టి మొదట్లో జరిగిన పొరపాటు ప్రతి నెలా పునరావృతం కావచ్చు. కొత్త సరఫరాదారులు, మిశ్రమ వినియోగ ఖర్చులు, మూలధన లేదా ఆదాయ వర్గీకరణ సరిహద్దుకు దగ్గరగా ఉన్న అంశాలు, ఆన్‌లైన్ విక్రయ వేదికలకు కార్డు చెల్లింపుల వంటి అస్పష్టమైన వివరణలున్న లావాదేవీలను తనిఖీ చేయండి.

సూచనలు తప్పుగా గుర్తించే చెల్లింపు గ్రహీతలు, నమూనాల కోసం ఒక మినహాయింపుల జాబితాను నిర్వహించండి. ప్రతి కాలవ్యవధిలో వాటిని తనిఖీ చేయండి. స్పష్టమైన సందర్భాల్లో సూచించిన సరిపోలికలు సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు; అస్పష్టమైన సందర్భాల్లో మాత్రం రసీదు అవసరమే.

అకౌంటెంట్ల స్థానాన్ని AI భర్తీ చేస్తుందా?

దానికి ఎవరూ నమ్మదగిన సమాధానం చెప్పలేరు. వాస్తవాలుగా చెప్పే అంచనాలను జాగ్రత్తగా చూడాలి. చెప్పగలిగేది ఏమిటంటే, ఖాతాల నిర్వహణలో ముసాయిదాల తయారీ, సారాంశాలు రాయడం, నమూనాలను పోల్చడం వంటి పనులను కృత్రిమ మేధ మరింతగా చేపడుతోంది. అయితే విచక్షణ, వృత్తిపరమైన సందేహదృష్టి, ఖాతాదారుల గోప్యత, లెక్కలకు తుది ఆమోదం ఇవ్వడం వంటి బాధ్యతలు వృత్తిపరమైన నియమాలకు లోబడి అర్హత కలిగిన వ్యక్తుల వద్దే ఉంటాయి.

అర్హత కలిగిన అకౌంటెంట్ కంటే AI మెరుగైనదా అనే సంబంధిత ప్రశ్న, భిన్న వర్గాలకు చెందినవాటిని ఒకటిగా పరిగణించే పొరపాటుపై ఆధారపడి ఉంది. AI సాధనం సలహాలా అనిపించే వచనాన్ని రూపొందించగలదు; కానీ దానికి వృత్తిపరమైన బాధ్యత తీసుకోలేదు, ఖాతాదారుడి పూర్తి పరిస్థితిని తెలుసుకోలేదు, లేదా నైతిక ప్రవర్తనా నియమావళికి జవాబుదారీగా ఉండలేదు. ఆ బాధ్యతలను పూర్తిగా తమ చేతుల్లోనే ఉంచుకుంటూ ఈ సాధనాలను ఉపయోగించడం నేర్చుకునే అకౌంటెంట్లకే ప్రయోజనం కలిగే అవకాశం ఉంది.

క్లయింట్‌కు సంబంధించిన ఏ సమాచారాన్ని AI సాధనంలో ఇవ్వవచ్చు?

ఆ నిర్దిష్ట సాధనం, ప్లాన్ కోసం మీ సంస్థ ఆమోదించిన సమాచారాన్ని మాత్రమే వాడండి. క్లయింట్ సమాచారం గోప్యమైనదైతే, సాధారణ వినియోగదారులకు అందుబాటులో ఉండే బహిరంగ సాధనంలో దాన్ని అసలు పెట్టవద్దు. క్లయింట్ డేటాను ఎలా, ఎవరు ప్రాసెస్ చేయవచ్చనే దానిపై సేవా ఒప్పంద నిబంధనలు కూడా పరిమితులు విధించవచ్చు.

సాధన కోసం, నమూనాలను రూపొందించడం కోసం ఈ పేజీలోని ఉదాహరణల మాదిరిగా కల్పిత డేటాను ఉపయోగించండి. ఆమోదించిన వ్యవస్థలో నిజమైన కస్టమర్ పని కోసం AI ఉపయోగించినప్పుడు, మరే ఇతర పనికైనా ఉంచే విధంగానే సమీక్ష రికార్డును ఉంచండి: మూలం, చేసిన తనిఖీలు, తుది రూపాన్ని ఎవరు ఆమోదించారనే వివరాలు.

అకౌంటింగ్ బృందం ఈ అలవాట్లను ఎలా సాధన చేయవచ్చు?

క్లయింట్ ఈమెయిల్, ఖాతాల సరిపోలిక ఉదాహరణలను కల్పిత డేటాతో బృంద అభ్యాసాలుగా ఉపయోగించండి. ప్రతి ఒక్కరూ కృత్రిమ మేధతో ముసాయిదా రూపొందించి, తాము తొలగించిన లేదా పరిష్కరించకుండా వదిలిన విషయాలను జాబితా చేయాలి. కల్పించిన నియమాలను ఎవరు గుర్తిస్తున్నారో, ఆధారాలు మద్దతివ్వని అంశాలకు ఎవరు నిర్ణయాలు తీసుకుంటున్నారో ఈ జాబితాలు చూపిస్తాయి.

ఇలాంటి పనులు, కనిపించే మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా అభిప్రాయం, సంభాషణల రికార్డులు లేకుండా నైపుణ్య పురోగతిని నిర్వాహకులు చూడగల సదుపాయంతో ఆర్థిక, లెక్కల విభాగాల పాఠాల క్రమాన్ని అందించేందుకు Tosheo.aiని రూపొందిస్తున్నారు. దీని నిర్మాణం ఇంకా ప్రారంభం కాలేదు, కాబట్టి ఇది ప్రణాళికలో ఉన్న పరిధి. ఇది లెక్కలు, పన్నులు లేదా నియంత్రణ నిబంధనలపై శిక్షణ ఇవ్వదు. మీ వృత్తిపరమైన సంస్థ అంగీకరిస్తే తప్ప, నిరంతర వృత్తిపరమైన అభివృద్ధి అవసరాలకు ఇది లెక్కలోకి రాదు.

మూలాలు, పరిధి

ICAEW, కంటెంట్‌ను రూపొందించే AI మార్గదర్శిని: కంటెంట్‌ను రూపొందించే AI మరియు నైతికత ↗