మేనేజర్లు తమ పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించవచ్చు?
ఉద్యోగుల నిర్వహణకు సంబంధించిన సన్నాహాలు, రచన పనులకు మేనేజర్లు AIని ఉపయోగించవచ్చు; అయితే నిర్ణయాలు మాత్రం వారే తీసుకోవాలి. ఉపయోగపడే పనులన్నింటిలో ఒక ఉమ్మడి అంశం ఉంటుంది: మేనేజర్‌కు వాస్తవాలు ఇప్పటికే తెలుసు, వాటిని క్రమబద్ధీకరించడంలో లేదా మాటల్లో పెట్టడంలో సహాయం కావాలి.
పనికి అవసరమైన కనీస వ్యక్తిగత సమాచారానికే పరిమితం చేయండి. మీ సంస్థ ఆమోదించిన సాధనాలను మాత్రమే వాడండి. ఒక వ్యక్తి ఆరోగ్యం, కుటుంబ పరిస్థితులు లేదా ఫిర్యాదుకు సంబంధించిన గమనికలను సాధారణ సహాయక సాధనంలో చేర్చకూడదు.
వ్యక్తిగత సమావేశానికి సిద్ధం అవ్వండి
గత సమావేశంలో మీరు రాసుకున్న గమనికలను, ఆ వ్యక్తి ప్రస్తుత ప్రాధాన్యతలను ఉపయోగించి, విపులంగా సమాధానం చెప్పగల రెండు లేదా మూడు ప్రశ్నలతో కూడిన అజెండాను రూపొందించండి.
అభిప్రాయాలను క్రమబద్ధీకరించండి
సంభాషణకు ముందు నిర్దిష్ట పరిశీలనలను పరిస్థితి, ప్రవర్తన, ప్రభావం అనే క్రమంలో అమర్చండి. అవి మీరు స్వయంగా గమనించిన విషయాలై ఉండాలి.
బృందం అందించిన తాజా సమాచారాన్ని సంగ్రహించండి
మీ మేనేజర్ కోసం పలు లిఖితపూర్వక తాజా వివరాలను ఒకే సమగ్ర రూపంలోకి తీసుకురండి. ప్రతి వ్యక్తి చెప్పిన అంశాలు వారివేనని స్పష్టంగా చూపండి.
ఒక మార్పును వివరించండి
కొత్త ప్రక్రియ గురించి బృందానికి సందేశం ముసాయిదా రాసి, బృందం ఏ ప్రశ్నలు అడిగే అవకాశం ఉందో సహాయకాన్ని అడగండి.
ఒక నిర్ణయాన్ని అన్ని కోణాల్లో ఆలోచించండి
వనరుల కేటాయింపు లేదా ప్రాధాన్యతపై నిర్ణయం కోసం ఉన్న ఎంపికలను, వాటి పర్యవసానాలను వివరించండి. ఆ తర్వాత నిర్ణయం మీరే తీసుకోండి.
సమావేశాన్ని ప్రణాళిక చేయండి
అస్పష్టమైన ఉద్దేశాన్ని, తీసుకోవాల్సిన నిర్ణయం మరియు ప్రతి అంశానికి కేటాయించిన సమయంతో కూడిన సమావేశ అజెండాగా మార్చండి.
AI సహాయంతో సరిగ్గా ఇచ్చిన అభిప్రాయం ఎలా ఉంటుంది?
సరిగ్గా చేస్తే, నిర్వాహకుడు నిర్దిష్ట పరిశీలనలను అందిస్తారు; AI వాటి నిర్మాణం, పదాల ఎంపికలో మాత్రమే సహాయపడుతుంది. సరిగ్గా చేయకపోతే, AI కొద్దిపాటి గమనికలను ఒకరి వ్యక్తిత్వంపై నిశ్చయంగా చెప్పే తీర్పులుగా మారుస్తుంది.
ఒక కల్పిత ఉదాహరణ. కాపర్‌లీఫ్ బుక్‌కీపింగ్‌లో డానా ఒక చిన్న క్లయింట్ సేవల బృందాన్ని నిర్వహిస్తుంది. బృంద సభ్యుడు సామ్ గురించి ఆమె నోట్స్: 'సెప్టెంబరులో రెండు క్లయింట్ గడువులు తప్పాయి (యాక్మీ జీతాల ఫైల్, రివర్‌సైడ్ విలువ ఆధారిత పన్ను పత్రాల సమాహారం). ఇద్దరు క్లయింట్లూ నాకు ఇమెయిల్ చేశారు. క్లయింట్లతో సామ్ మాట్లాడే తీరు అద్భుతంగా ఉంటుంది, క్లయింట్లు అతని పేరే చెప్పి అడుగుతారు. హాలిస్ ఖాతా బాధ్యత తీసుకున్నప్పటి నుంచి పనిభారంతో ఇబ్బంది పడుతున్నట్లు అనిపిస్తోంది.'
'ఈ నోట్స్ ఆధారంగా సామ్‌కు అభిప్రాయం రాయి' అనే అస్పష్టమైన ప్రాంప్ట్, 'సామ్‌కు పనులను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించే నైపుణ్యాలు లేవు, మరింత నిబద్ధత చూపాలి', 'ఇది ముఖ్యమైన క్లయింట్ల వద్ద మన ప్రతిష్ఠను దెబ్బతీసింది' వంటి వాక్యాలను రూపొందించింది. ఈ రెండూ నోట్స్‌లో లేవు. 'నిబద్ధత లేదు' అనేది ఆధారాలు సమర్థించని వ్యక్తిత్వ తీర్పు; ప్రతిష్ఠ దెబ్బతిందనే వాదన కల్పితం.
మెరుగైన ప్రాంప్ట్: 'ఒకరితో ఒకరు జరిపే సమావేశం కోసం అభిప్రాయాన్ని క్రమబద్ధంగా రూపొందించడంలో సహాయపడండి. దిగువ పరిశీలనలను మాత్రమే ఉపయోగించండి. వ్యక్తిత్వాన్ని కాకుండా ప్రవర్తనను, దాని ప్రభావాన్ని వివరించండి. సానుకూల పరిశీలనను చేర్చండి. పనిభారం గురించి వివరంగా సమాధానం చెప్పగల ఒక ప్రశ్నతో ముగించండి. ఆ వ్యక్తి వైఖరి గురించి నిర్ధారణలకు రావద్దు.' తనిఖీ చేసిన రూపం, గడువు తప్పిన రెండు పనులు, క్లయింట్ ఈమెయిళ్లతో ప్రారంభమైంది. క్లయింట్ కాల్‌లకు ప్రత్యేకంగా ప్రశంసనిచ్చి, ఇలా అడిగింది: 'హాలిస్ బాధ్యతలు తీసుకున్నప్పటి నుంచి మీ పనిభారాన్ని ఎంతవరకు నిర్వహించగలుగుతున్నారు, ఏ సహాయం ఉపయోగపడుతుంది?' సమావేశానికి ముందు డానా ఆ పదజాలాన్ని తన సహజ శైలికి అనుగుణంగా సవరించారు.
నిర్వాహకులు ఏ నిర్ణయాల్లో కృత్రిమ మేధస్సును ఉపయోగించకూడదు?
వ్యక్తులకు సంబంధించిన నిర్ణయాల్లో AIని ఉపయోగించవద్దు: పనితీరు రేటింగ్‌లు, వేతనం, పదోన్నతి, క్రమశిక్షణ చర్యలు, ఉద్యోగం నుంచి తొలగించడం, వారి ప్రవర్తన లేదా లక్షణాల ఆధారంగా ఎవరికి ఏ పని ఇవ్వాలనేది. సిద్ధం చేయడానికి, మాటల్లో పెట్టడానికి వాడండి; తీర్పు ఇవ్వడానికి కాదు.
EU AI Act అనుబంధం IIIలో అధిక ప్రమాద వినియోగాలుగా పేర్కొన్న వాటిలో, పని సంబంధాల నిబంధనలు, పదోన్నతి లేదా ఉద్యోగ తొలగింపును ప్రభావితం చేసే నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి, వ్యక్తిగత ప్రవర్తన లేదా లక్షణాల ఆధారంగా పనులు కేటాయించడానికి, లేదా కార్మికుల పనితీరు, ప్రవర్తనను పర్యవేక్షించి మూల్యాంకనం చేయడానికి ఉద్దేశించిన AI వ్యవస్థలు ఉన్నాయి. మేనేజర్ తమ సొంత గమనికలను క్రమబద్ధం చేయమని సహాయకాన్ని అడగడం అలాంటి వ్యవస్థను అమలు చేయడం కాదు. కానీ బృంద సభ్యులకు స్కోర్లు ఇవ్వమని లేదా ర్యాంకులు కేటాయించమని సాధనాన్ని అడగడం ఆ దిశగా వెళ్లడమే.
పర్యవేక్షణ కూడా ఇలాంటిదే మరో సమస్య. ఉద్యోగులను పర్యవేక్షించడంపై UK ICO మార్గదర్శకాల ప్రకారం, యాజమాన్యాలు పర్యవేక్షణ గురించి ఉద్యోగులకు తెలియజేయాలి, దాని ఉద్దేశాన్ని స్పష్టంగా చెప్పాలి, దాన్ని సాధించడానికి వ్యక్తిగత విషయాల్లో అతి తక్కువగా జోక్యం చేసుకునే పద్ధతిని ఎంచుకోవాలి. ఒక పర్యవేక్షణ పద్ధతి అందుబాటులో ఉన్నంత మాత్రాన అది మీ లక్ష్యాలను సాధించడానికి ఉత్తమ మార్గం కాదని కూడా అవి పేర్కొంటాయి. ఉద్యోగులు సాధనాన్ని ఎలా ఉపయోగిస్తున్నారో తెలుసుకోవడానికి వారి AI సంభాషణలను చదవడం పర్యవేక్షణే. ఇది సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, న్యాయ సలహా కాదు.
ఇది ఒక ఉద్యోగ పాత్రకు ఎలా అనుసంధానమవుతుందో చూడాలనుకుంటున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న బృంద ప్రయోగాత్మక వినియోగాన్ని పరిశీలించండి ↗AIని ఉపయోగించే బృందానికి ఎలా నాయకత్వం వహిస్తారు?
బృందానికి స్పష్టమైన నియమాలు, సాధన చేసేందుకు సమయం, మంచి పనికి ఉదాహరణలు ఇవ్వండి. ఆ తర్వాత వారు చేసిన పనినే సమీక్షించండి. వినియోగంలోకి తీసుకురావడంలో ఎదురయ్యే సమస్యల్లో అధిక భాగం సాధనం వల్ల రావు: ఏది అనుమతించబడుతుందో తెలియకపోవడం, నేర్చుకోవడానికి సమయం లేకపోవడం లేదా తమ ఉద్యోగంలో మంచి వినియోగం ఎలా ఉంటుందో ఎప్పుడూ చూడకపోవడం వల్ల వస్తాయి.
ఏవి అనుమతించబడతాయో చెప్పండి
అనుమతించిన సాధనాలు, వాటిలో చేర్చగల సమాచారం, మనిషి తప్పనిసరిగా తనిఖీ చేయాల్సిన అంశాలను పేర్కొనండి. సరళమైన భాషలో రాసి ఉంచండి.
ఒక్కొక్కరు ఒక్కో పనితో మొదలుపెట్టండి
ప్రతి వ్యక్తిని తమ పాత్రలోని పునరావృతమయ్యే, తక్కువ ప్రమాదం ఉన్న ఒక పనిని ఎంచుకోమని అడగండి. ఉదాహరణకు తొలి ముసాయిదా లేదా సారాంశం.
కొంత సమయాన్ని ప్రత్యేకంగా కేటాయించండి
ఒకసారి సుదీర్ఘ కార్యశాల నిర్వహించి, ఆ తర్వాత అందరూ మర్చిపోవడం కంటే సాధన కోసం క్రమం తప్పకుండా కొద్దిసేపు కేటాయించడం మెరుగ్గా పనిచేస్తుంది.
ముందు, తరువాత రూపాలను పంచుకోండి
బృంద సమావేశంలో ఎవరినైనా వారు ఇచ్చిన సూచనను, మొదటి సమాధానాన్ని, దానికి చేసిన మార్పులను చూపించమనండి. సూచన కంటే ఆ మార్పులే ఎక్కువ నేర్పుతాయి.
వినియోగాన్ని కాదు, ఫలితాలను సమీక్షించండి
ఏ పనినైనా తనిఖీ చేసినట్లే, AI సహాయంతో చేసిన పనిలోనూ కొంత భాగాన్ని నమూనాగా తీసుకుని తనిఖీ చేయండి. ఏమేమి ధృవీకరించారు, ఎలా ధృవీకరించారు అని అడగండి.
మీరే చేసి చూపించండి
మీరు దేనికైనా AI ఉపయోగించినప్పుడు, దానిలో ఏమి సరిచేయాల్సి వచ్చిందో బృందానికి చెప్పండి. అప్పుడు తనిఖీ చేయడం ఇబ్బందికరమైన విషయంగా కాకుండా సాధారణ అలవాటుగా మారుతుంది.
మీ బృందం AIని సరిగ్గా ఉపయోగిస్తోందో లేదో ఎలా తెలుసుకుంటారు?
సాధనాన్ని ఎంత తరచుగా తెరుస్తున్నారో కాకుండా, పని నాణ్యతను, దాని వెనుక ఉన్న ఆలోచనను చూడండి. ఇచ్చిన సూచనల సంఖ్య సాధనం వాడుకలో ఉందని చెబుతుంది. సమాధానం కచ్చితంగా ఉందా, సారాంశం మూలానికి అనుగుణంగా ఉందా, అంకెను తనిఖీ చేశారా అనేది అది చెప్పదు.
ఉపయోగాన్ని సూచించే సంకేతాలు స్పష్టంగా ఉంటాయి: ముసాయిదాలోని ఏ వాదనను తొలగించారో, ఎందుకు తొలగించారో బృంద సభ్యులు వివరించగలరా? AI సహాయంతో రూపొందించిన పత్రాల్లో మీరు ఇంకా పెద్ద ఎత్తున సవరణలు చేయాల్సి వస్తోందా? మీరు అంగీకరించిన పనులకే, ఆమోదించిన సాధనాల్లోనే ఉద్యోగులు AIని ఉపయోగిస్తున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న Tosheo.ai మేనేజర్ నియంత్రణ పటానికి ఆధారమైన రూపకల్పన సూత్రం ఇదే: మేనేజర్లు నైపుణ్య పురోగతి, పూర్తయిన పాఠాలు, వారపు సంగ్రహాన్ని చూడగలరు; చురుకుగా లేని అభ్యాసకులకు గుర్తుచేసే ఎంపిక కూడా ఉంటుంది. కానీ అభ్యాసకుల పూర్తి చాట్ రికార్డులు కనిపించవు. ఇది నేర్చుకోవడంపై అవగాహన కల్పిస్తుంది, సంభాషణలపై నిఘా పెట్టదు. ఉత్పత్తి నిర్మాణం ఇంకా ప్రారంభం కాలేదు. తుది సమాచార అంశాలను విడుదలకు ముందు పత్రబద్ధం చేస్తారు.
మేనేజర్ల కోసం AI శిక్షణలో ఏ అంశాలు ఉండాలి?
మేనేజర్ల శిక్షణలో వారు స్వయంగా ఉపయోగించడం, ఇతరుల వినియోగానికి నాయకత్వం వహించడం రెండూ ఉండాలి. సాధారణంగా రెండో భాగమే ఉండదు. ఉపయోగకరమైన కార్యక్రమంలో ఇవి ఉంటాయి:
వారి స్వంత ఆచరణాత్మక వినియోగం
బృందం పాటించాలని ఆశించే తనిఖీ అలవాట్లనే పాటిస్తూ ముసాయిదాలు రాయడం, సారాంశాలు రూపొందించడం, సిద్ధం చేయడం.
AI సహాయంతో చేసిన పనిని సమీక్షించడం
ముసాయిదాను ప్రశ్నించి, కల్పించిన వివరాలను గుర్తించి, ఏమేమి ధృవీకరించారో బృంద సభ్యుడిని ఎలా అడగాలి.
విధానాలు, డేటా వినియోగ పరిమితులు
సంస్థ వేటిని అనుమతిస్తుంది, ఎందుకు అనుమతిస్తుంది, స్పష్టత లేని విషయాలపై బృందం అడిగే ప్రశ్నలకు ఎలా సమాధానం ఇవ్వాలి.
ఉద్యోగులకు సంబంధించిన నిర్ణయాలు
AIని ఎక్కడ ఉపయోగించకూడదు, సిబ్బంది నిర్వహణలో నిష్పక్షపాతం, సమాచార రక్షణ ఇతర రంగాల కంటే ఎందుకు ఎక్కువ ముఖ్యమైనవి.
మార్గదర్శక శిక్షణ
వెనుకాడే లేదా అతిగా నమ్మకంగా ఉండే బృంద సభ్యుడు ప్రారంభించడానికి తగిన పనిని ఎంచుకునేలా ఎలా సహాయపడాలి.
ఏ సందర్భాల్లో ఈ మార్గదర్శిని లేదా Tosheo.ai సరైన పరిష్కారం కాదు?
ఒక సంస్థకు AI వ్యూహాన్ని రూపొందిస్తూ, పెట్టుబడులు, పాలనా నిర్మాణాలు, ఎంత ప్రమాదాన్ని స్వీకరించాలనే విషయాలను నిర్ణయించే సీనియర్ నాయకులైతే, ఆచరణాత్మక మార్గదర్శిని కంటే ఉన్నతాధికారుల కోసం లేదా వ్యాపార పాఠశాల అందించే కార్యక్రమం మీకు మరింత అనుకూలం. చిన్న సంస్థల్లో ఆ పని చేయడానికి మా AI పాలన, విధాన మార్గదర్శినులు ఒక ప్రారంభ స్థానం.
రోజువారీ పనిలో స్వయంగా సాధన చేయడానికి Tosheo.aiని రూపొందిస్తున్నారు. ప్రణాళికలోని ముందుగా నిర్ణయించిన ఉద్యోగ పాత్రలు పని విభాగాలకు సంబంధించినవి. ఉదాహరణకు మార్కెటింగ్, విక్రయాలు, కార్యకలాపాలు, సహాయం, మానవ వనరులు మరియు నియామకాలు, ఆర్థిక వ్యవహారాలు, ఉత్పత్తి, సాధారణ పాత్ర. ప్రారంభానికి ప్రణాళికలో ఉన్న జాబితాలో సిబ్బందిని నిర్వహించేవారి కోసం ప్రత్యేక అభ్యాస క్రమం లేదు. నిర్వాహకులు తమ పని విభాగానికి సంబంధించిన లేదా సాధారణ అభ్యాస క్రమాన్ని తీసుకోవాలి. ప్రణాళికలో ఉన్న వృద్ధి పథకంలో అనుకూల ఉద్యోగ పాత్రలు అదనంగా ఉంటాయి. నిర్వాహకులకు తమ బృందం కోసం ప్రణాళికలో ఉన్న పర్యవేక్షణ ఫలకం కూడా లభిస్తుంది.
మూలాలు, పరిధి
యునైటెడ్ కింగ్‌డమ్ సమాచార కమిషనర్ కార్యాలయం, ఉపాధి పద్ధతులు మరియు డేటా రక్షణ: ఉద్యోగుల పర్యవేక్షణ ↗