మానవ వనరుల విభాగం రోజువారీ పనులకు AIని ఎలా ఉపయోగించవచ్చు?
AIతో చేయించడానికి అత్యంత సురక్షితమైన, ఉపయోగకరమైన మానవ వనరుల పనులు మీరు ఆమోదించిన మూలాన్ని ఇచ్చి, దాని రూపాన్ని మార్చమని అడిగేవే: విధానాన్ని సరళమైన సారాంశంగా మార్చడం, ఉద్యోగుల మార్గదర్శినిలోని విభాగాన్ని FAQగా మార్చడం, శిక్షణ రూపురేఖలను సమావేశ ప్రణాళికగా మార్చడం. మూలం ఉండటం వల్ల సమాధానం వాస్తవాలకు కట్టుబడి ఉంటుంది; ప్రతి వాక్యాన్ని దానితో పోల్చి తనిఖీ చేయవచ్చు.
అభ్యర్థుల వడపోత, ఎంపికలో నిర్దిష్ట చట్టపరమైన ప్రశ్నలు తలెత్తుతాయి కాబట్టి నియామకాలకు ప్రత్యేక మార్గదర్శిని ఉంది. మానవ వనరుల విభాగంలోని మిగిలిన పనులను ఈ పేజీ వివరిస్తుంది.
విధాన ముసాయిదా తయారీ, సరళీకరణ
ఆమోదించిన విధానాన్ని సిబ్బందికి సులభంగా అర్థమయ్యే సారాంశంగా మార్చడం లేదా కొత్త విధానం కోసం తొలి ముసాయిదా నిర్మాణాన్ని రూపొందించి, అర్హత కలిగిన సమీక్షకులతో దాన్ని పూర్తి చేయించడం.
కొత్తగా చేరేవారికి పరిచయ సామగ్రి
మీ వాస్తవ పని ప్రక్రియ ఆధారంగా, ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగ పాత్ర కోసం రూపొందించిన మొదటి వారం ప్రణాళికలు, తనిఖీ జాబితాలు మరియు స్వాగత సందేశాలు.
అంతర్గతంగా తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
మార్గదర్శక పుస్తకం ఆధారంగా సాధారణ ప్రశ్నలకు జవాబుల ముసాయిదాలు రాయడం, ప్రతి జవాబు పక్కన సంబంధిత విభాగ సూచనను ఉంచడం.
సర్వేలో ప్రధాన అంశాలు
సారాంశం కోసం, వ్యక్తుల గుర్తింపును తొలగించిన స్వేచ్ఛా వ్యాఖ్యలను అంశాలవారీగా వర్గీకరించడం; తనిఖీ చేయడానికి అసలు వ్యాఖ్యలను అందుబాటులో ఉంచడం.
శిక్షణ మరియు సమాచార మార్పిడి
సెషన్ రూపరేఖలు, మేనేజర్లకు సమాచార గమనికలు, ఇప్పటికే నిర్ణయించిన మార్పుల గురించి ప్రకటనలు.
మానవ వనరుల విభాగానికి సంబంధించిన ఏ పనులపై AI నిర్ణయాలు తీసుకోకూడదు?
ఒకరి ఉద్యోగ జీవితాన్ని మార్చే ఏ నిర్ణయాన్నీ కృత్రిమ మేధస్సు తీసుకోకూడదు: పనితీరు రేటింగ్‌లు, పదోన్నతులు, వేతనం, వ్యక్తిగత లక్షణాల ఆధారంగా పనుల కేటాయింపు, క్రమశిక్షణ చర్యల ఫలితాలు లేదా ఉద్యోగం నుంచి తొలగింపు. మీ సొంత గమనికలను క్రమబద్ధీకరించడం లేదా నిర్ణయం తీసుకున్న తర్వాత లేఖ ముసాయిదా రూపొందించడం వంటి సన్నాహాల్లో అది సహాయపడవచ్చు. కానీ నిర్ణయం, దాని వెనుక కారణాలు వాటిని వివరించి సమర్థించగల వ్యక్తికి చెందినవే అయి ఉండాలి.
నియంత్రణ సంస్థలు ఈ అంశాన్ని తీవ్రంగా పరిగణిస్తున్నాయి. ఉద్యోగ సంబంధాల నిబంధనలు, పదోన్నతి లేదా ఉద్యోగ తొలగింపును ప్రభావితం చేసే నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి, వ్యక్తిగత ప్రవర్తన లేదా లక్షణాల ఆధారంగా పనులు కేటాయించడానికి, లేదా పనితీరు, ప్రవర్తనను పర్యవేక్షించి అంచనా వేయడానికి ఉద్దేశించిన AI వ్యవస్థలను EU AI Act తన అనుబంధం IIIలో అధిక ప్రమాద వినియోగాలుగా పేర్కొంటుంది. మీ సంస్థ ఐరోపా సమాఖ్యలో కార్యకలాపాలు నిర్వహిస్తుంటే, ఈ వర్గీకరణ వల్ల వచ్చే బాధ్యతలను అలాంటి సాధనాన్ని ప్రవేశపెట్టే ముందే అర్థం చేసుకోవడం అవసరం. ఇది సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, చట్టపరమైన సలహా కాదు.
AI రూపొందించి, సమీక్షించిన విధాన సారాంశం ఎలా ఉంటుంది?
40-మంది సిబ్బంది ఉన్న కల్పిత రూపకల్పన స్టూడియో లిండెన్‌ఫీల్డ్ స్టూడియోను ఉదాహరణగా తీసుకోండి. ప్రస్తుతం ఎనిమిది పేజీలుగా ఉన్న స్టూడియో తల్లిదండ్రుల సెలవు విధానాన్ని సిబ్బంది కోసం ఒక పేజీ సారాంశంగా రూపొందించాలని మానవ వనరుల విభాగ అధిపతి కోరుతున్నారు.
మొదటి ప్రయత్నంలో ఇలా అడిగారు: 'ఉద్యోగుల కోసం మా తల్లిదండ్రుల సెలవు విధానాన్ని సంగ్రహించండి.' విధానాన్ని జతచేయకపోవడంతో, సాధారణంగా అలాంటి విధానాల్లో ఉండే అంశాలను సాధనం నమ్మకంగా సంగ్రహించింది. అందులో ఉద్యోగులకు నిర్దిష్ట సంఖ్యలో వారాలపాటు పూర్తి వేతనం అందుతుందనే ప్రకటన కూడా ఉంది. లిండెన్‌ఫీల్డ్ విధానంలో అలాంటిదేమీ లేదు; దాని అదనపు వేతన నిబంధనలు ఉద్యోగి సేవాకాలంపై ఆధారపడతాయి. అలాంటి సారాంశాన్ని ఉద్యోగులకు పంపితే, స్టూడియో అంగీకరించని అంచనాలు ఏర్పడి, వివాదానికి దారితీయవచ్చు.
రెండో ప్రయత్నంలో పూర్తి విధానాన్ని అతికించి ఇలా అడిగారు: 'దీన్ని ఉద్యోగుల కోసం సరళమైన ఆంగ్లంలో 300 పదాల లోపు సంగ్రహించు. విధానంలో ఉన్న విషయాలనే వాడు. ప్రతి అంశానికి విభాగం సంఖ్య ఇవ్వు. ఉద్యోగులు అడిగే అవకాశం ఉండి, విధానంలో సమాధానం లేని ప్రశ్నలను జాబితా చేయి.' ఫలితం మూలాన్ని దగ్గరగా అనుసరించింది. సమాధానం లేని ప్రశ్నల జాబితాయే అత్యంత ఉపయోగకరమైన భాగమైంది: అది రెండు లోటులను బయటపెట్టింది. మానవ వనరుల విభాగాధిపతి వాటిని స్టూడియో ఉద్యోగ వ్యవహారాల సలహాదారు దృష్టికి తీసుకెళ్లారు. పూర్తి విధానమే అమల్లో ఉండే పత్రమని, దాన్ని చూడాలని సిబ్బందికి సూచించే వాక్యం తుది సారాంశంలో ఉంది.
ఉద్యోగుల సర్వే వ్యాఖ్యలను AI సురక్షితంగా సంగ్రహించగలదా?
జాగ్రత్తగా వాడితే సహాయపడగలదు. స్వేచ్ఛగా రాసిన వ్యాఖ్యలను అంశాలవారీగా వర్గీకరించడం విసుగుపుట్టించే పని; AI దాన్ని కొంతవరకు బాగానే చేస్తుంది. కానీ చిన్న సంస్థలో అజ్ఞాతంగా ఉంచడం కష్టం. 'బ్రిస్టల్ కార్యాలయంలో పాక్షిక సమయం పనిచేసే ఏకైక వ్యక్తి' అని పేర్కొన్న వ్యాఖ్యలో పేరు తీసేసినా ఆ వ్యక్తిని గుర్తించవచ్చు. రూపొందించిన సారాంశంలో ఆ వివరమే మళ్లీ రావచ్చు.
అభిప్రాయాలను ఎక్కడికైనా పంపే ముందు వ్యక్తులను గుర్తించగల వివరాలను తొలగించండి, ఆమోదించిన సాధనాన్ని మరియు వినియోగ పథకాన్ని ఉపయోగించండి, నేరుగా చెప్పిన మాటలకు బదులు ప్రధాన అంశాలను, అవి సుమారుగా ఎన్నిసార్లు ప్రస్తావించబడ్డాయో అడగండి. తర్వాత ఆ లెక్కలను అసలు అభిప్రాయాలతో మీరే సరిచూడండి. ఎందుకంటే AI సాధనాలు లెక్కల్లో తప్పులు చేయవచ్చు, ఒక అభిప్రాయం ఎంత విస్తృతంగా ఉందో ఎక్కువగా చూపవచ్చు. నాయకత్వానికి ప్రధాన అంశాలను నివేదించండి; వ్యక్తుల గురించి నివేదించవద్దు.
ఇది ఒక ఉద్యోగ పాత్రకు ఎలా అనుసంధానమవుతుందో చూడాలనుకుంటున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న బృంద ప్రయోగాత్మక వినియోగాన్ని పరిశీలించండి ↗ఉద్యోగులకు సంబంధించిన ఏ సమాచారాన్ని AI సాధనంలో నమోదు చేయవచ్చు?
సాధారణంగా అనుకునేదానికంటే తక్కువే. ఉద్యోగుల రికార్డుల్లో వ్యక్తిగత సమాచారం ఉంటుంది. ఆరోగ్యం, జాతి నేపథ్యం లేదా కార్మిక సంఘ సభ్యత్వం వంటి కొంత సమాచారాన్ని అనేక దేశాల సమాచార రక్షణ చట్టాలు ప్రత్యేకంగా సున్నితమైనదిగా పరిగణిస్తాయి. అందులో ఏదైనా సమాచారాన్ని ఒక నిర్దిష్ట సాధనంలో ఇవ్వవచ్చా లేదా అనేది మీ చట్టబద్ధ ప్రాతిపదిక, ఆ ప్లాన్‌కు సేవలందించే సంస్థ నిబంధనలు, సమాచారాన్ని ఎక్కడ ప్రాసెస్ చేస్తారు, మీ సొంత విధానం వంటి అంశాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
చాలా మానవ వనరుల బృందాలకు ఆచరణాత్మక నియమం: విధానాలు, నమూనాల ఆధారంగా ముసాయిదాలు తయారు చేయండి; ఉద్యోగుల ఫైళ్ల ఆధారంగా కాదు. ఫిర్యాదు ఫైల్‌ను సారాంశం చేయడం వంటి పనికి నిజంగానే వ్యక్తిగత డేటా అవసరమైతే, మీ సంస్థలో డేటా రక్షణ బాధ్యత ఉన్నవారు నిర్ణయించాల్సిన అంశంగా దాన్ని పరిగణించండి; పని మధ్యలో సులభమైన దారిగా ఎంచుకోవద్దు. పేరు తీసివేసినంత మాత్రాన ఆ సమాచారంతో వ్యక్తిని గుర్తించలేమని కాదు.
AI రూపొందించిన విధానాల ముసాయిదాలను, మార్గదర్శకాలను మానవ వనరుల విభాగం ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
ముసాయిదాను మూల పత్రంతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. ఆ తర్వాత చట్టానికి అనుగుణంగా ఉందో, ప్రభావితమయ్యే వ్యక్తులకు దాని ప్రభావం ఏమిటో తనిఖీ చేయండి. కింది అంశాలు ప్రారంభ తనిఖీ జాబితా మాత్రమే; చట్టపరమైన ప్రభావం ఉన్న విధానాలపై నిపుణుల సమీక్షకు ఇవి ప్రత్యామ్నాయం కావు.
మూలంతో సరిపోలిక
ప్రతి హక్కు, అర్హత నియమం, రోజుల సంఖ్య, ముందస్తు నోటీసు వ్యవధి ఆమోదించిన విధానానికి అనుగుణంగా ఉన్నాయి.
చట్టపరమైన అధికార పరిధి
ముసాయిదాలో మరో దేశపు నియమాలను తీసుకురావడం లేదు. AI సాధనాలు తరచూ ఏదో ఒక దేశపు ఉపాధి చట్టాన్ని ప్రామాణికంగా తీసుకుంటాయి.
ఏదీ జోడించలేదు
సంస్థ అంగీకరించని కొత్త ప్రయోజనాలు, హామీలు లేదా ప్రక్రియలు ఏవీ కనిపించకూడదు.
సరళమైన, నిష్పాక్షికమైన భాష
పదప్రయోగం స్పష్టంగా, అందరినీ కలుపుకునేలా ఉంది; లింగం, వయస్సు లేదా కుటుంబ నిర్మాణం గురించి ఎలాంటి ఊహలూ చేయదు.
అధికారం
పూర్తి విధాన పత్రమే ప్రామాణిక పత్రమని సారాంశం పేర్కొంటుంది, ఎవరిని అడగాలో కూడా చెబుతుంది.
తుది ఆమోదం
చట్టపరమైన ప్రభావం ఉన్న విధానాలను సాధారణంగా వాటిని సమీక్షించే వ్యక్తికే, ఉదాహరణకు ఉద్యోగ వ్యవహారాల సలహాదారుకే, పంపాలి.
మానవ వనరుల నిర్వహణ కోసం ఒక చిన్న బృందం ఏ AI సాధనాలను పరిశీలించాలి?
ముసాయిదాలు రాయడానికి, సారాంశాలు తయారుచేయడానికి మీ సంస్థ ఇప్పటికే ఆమోదించిన సాధారణ సహాయకం చాలావరకు సరిపోతుంది. విధానాలపై ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇవ్వడానికి లేదా పత్రాల ముసాయిదాలు రాయడానికి అనేక మానవ వనరుల సమాచార వ్యవస్థల్లో ఇప్పుడు AI సదుపాయాలు ఉన్నాయి. అవి సౌకర్యంగా ఉండవచ్చు. అయితే ఆ సదుపాయం ఏ డేటాను చదువుతుంది, మీ సమాచారాన్ని వారి నమూనాలకు శిక్షణ ఇవ్వడానికి ఉపయోగిస్తారా, ఎంతకాలం ఉంచుతారు, ఫలితాలను ఎవరు చూడగలరు అనే విషయాలను విక్రేతను అడగండి.
ఉద్యోగులకు స్కోర్లు ఇచ్చే, ర్యాంకులు కేటాయించే లేదా వారిని పర్యవేక్షించే సాధనాల విషయంలో అత్యంత జాగ్రత్తగా ఉండండి. అవి ముసాయిదా సహాయం దాటి వ్యక్తుల గురించి నిర్ణయాలు తీసుకునే పరిధిలోకి వెళ్తాయి. దాంతో పైన పేర్కొన్న చట్టపరమైన, న్యాయబద్ధతకు సంబంధించిన ప్రశ్నలు తలెత్తుతాయి.
మానవ వనరుల పనుల్లో AI వాడటం ఎప్పుడు సరికాదు?
సున్నితమైన సంభాషణలకు, విచారణలకు, అలాగే సందేశంలోని స్వరాన్ని ఒక వ్యక్తిపై సంస్థ వైఖరిగా అర్థం చేసుకునే అవకాశం ఉన్న ఏ సందేశానికైనా AI సరైన సాధనం కాదు. పనితీరుపై ఆందోళన గురించి అది రూపొందించిన లేఖ సహేతుకంగా అనిపించినా, ఆ వ్యక్తికి, గత పరిస్థితులకు తగనిది కావచ్చు.
పనికి ఆధారంగా ఉపయోగించడానికి ఆమోదించిన మూలం లేనప్పుడు కూడా ఇది సరైన సాధనం కాదు. మీ సెలవు హక్కులు లేదా నోటీసు కాలాలు ఎలా ఉండాలో సాధారణ సహాయకుడిని అడిగితే, అది నమ్మదగినట్లుగా కనిపించే సమాధానం ఇస్తుంది; మీ విధానాన్ని గానీ, మీకు వర్తించే చట్టాన్ని గానీ కాదు.
ఇతర ఉద్యోగులందరికీ AI శిక్షణ అందించడంలో మానవ వనరుల విభాగం పాత్ర ఏమిటి?
చాలా చిన్న సంస్థల్లో AI అమలు బాధ్యత మానవ వనరుల విభాగానిదే కాబట్టి, ముందుగా సాధన చేయడం ఉపయోగపడుతుంది. అనుమతించదగిన వినియోగ విధానాన్ని రాయడం, శిక్షణను ప్రణాళిక చేయడం, సిబ్బంది ప్రశ్నలకు జవాబివ్వడం తరచుగా ఈ విభాగానికే అప్పగిస్తారు. EU AI Act పరిధిలోకి వచ్చే సంస్థల విషయంలో, AI వ్యవస్థల ప్రదాతలు, అమలు చేసేవారు తమ సిబ్బంది పరిజ్ఞానాన్ని, వినియోగ సందర్భాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకుని, వారిలో AI అవగాహన పెంపునకు చర్యలు తీసుకోవాలని అధికరణం 4 కోరుతుంది.
ఆ పనికి తోడ్పడేందుకు Tosheo.aiని రూపొందిస్తున్నారు. మానవ వనరుల విభాగానికి పాఠాల క్రమం, బృందంలోని మిగతా సభ్యులకు పాత్రలవారీ పాఠాల క్రమాలు, సంభాషణల రికార్డులు చూపకుండా నైపుణ్య పురోగతిని నిర్వాహకులు చూడగల సదుపాయం ప్రణాళికలో ఉన్నాయి. దీని నిర్మాణం ఇంకా ప్రారంభం కాలేదు, కాబట్టి దీన్ని ప్రణాళికలో ఉన్న పరిధిగా పరిగణించండి. మీకు ఇంకా AI విధానం లేకపోతే, కింద లింకు ఇచ్చిన విధాన మార్గదర్శినితో ప్రారంభించడం మంచిది.
మూలాలు, పరిధి
ఐరోపా కమిషన్ AI చట్టం సహాయ కేంద్రం, నియమావళి (EU) 2024/1689 అధికరణం 4, AI అక్షరాస్యత ↗