కార్యకలాపాలకు సంబంధించిన పనుల్లో AIని ఎలా ఉపయోగిస్తున్నారు?
కార్యనిర్వహణ సిబ్బంది AIని ప్రధానంగా ప్రక్రియలు సజావుగా సాగేందుకు అవసరమైన రచన, విశ్లేషణ పనులకు ఉపయోగిస్తారు, ప్రక్రియను నడిపించడానికి కాదు. తరచూ చేయాల్సిన, విసుగు కలిగించే, మూల సమాచారంతో సులభంగా సరిపోల్చి తనిఖీ చేయగల పనుల్లో దీని విలువ కనిపిస్తుంది.
మీరు పంచుకోవడానికి అనుమతి ఉన్న సమాచారంతో ChatGPT, Claude, Gemini లేదా Copilot వంటి సాధారణ సహాయకం ఏమి చేయగలదో దిగువ జాబితా చూపిస్తుంది:
ఒక SOP ముసాయిదా రూపొందించండి లేదా నవీకరించండి
ప్రాథమిక గమనికలను లేదా ఒక పనిని ఎలా చేయాలో మాటల్లో వివరించిన విషయాన్ని క్రమసంఖ్యలతో కూడిన ప్రక్రియగా మార్చండి. ఆపై ప్రక్రియ బాధ్యులతో దాన్ని సరిచేయించండి.
సరఫరాదారుల ధర ప్రతిపాదనలను పోల్చండి
పలు ధర ప్రతిపాదనలను ఒకే ప్రాతిపదికన పక్కపక్కన ఉంచండి: యూనిట్ ధర, అదనపు రుసుములు, కనీస పరిమితులు, నిబంధనలు. మొత్తాలను మీరే మళ్లీ లెక్కించండి.
తనిఖీ జాబితాలను రాయండి
ఒక ప్రక్రియను కొత్తగా చేరిన ఉద్యోగి కోసం, నెలాఖరు ఖాతాల ముగింపు కోసం లేదా కార్యాలయ ప్రారంభం కోసం తనిఖీ జాబితాగా మార్చండి.
జాబితాలను సరిచేయండి
ఒకే రీతిలో లేని సరఫరాదారుల పేర్లు, చిరునామాలు లేదా ఉత్పత్తి కోడ్‌లను ప్రామాణిక రూపంలోకి మార్చండి, లేదా అలా చేయడానికి స్ప్రెడ్‌షీట్ సూత్రాన్ని సూచించండి.
ఘటనలను సంగ్రహించండి
విఫలమైన డెలివరీ లేదా వ్యవస్థ అంతరాయం గురించిన ఈమెయిల్ పరంపరను ఉపయోగించి ఘటనల కాలక్రమం, అందులో పేర్కొన్న కారణం, ఇంకా పూర్తి చేయాల్సిన చర్యలను రూపొందించండి.
పని అప్పగింతలో లోపాలను గుర్తించండి
పనిని తదుపరి బృందానికి అప్పగించే ఫారంలో అడగని ఏ సమాచారం ఆ బృందానికి అవసరమో అడగండి.
విధానానికి సంబంధించిన ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇవ్వండి
అంతర్గత విధానాన్ని అతికించి, ఒక పరిస్థితికి వర్తించే అంశాలు అందులో ఎక్కడ ఉన్నాయో అడగండి. ఆ తర్వాత ఆ విభాగాన్ని మీరే చదవండి.
మీరు AI సహాయకుడిని ఉపయోగించాలా, లేక ప్రక్రియను స్వయంచాలకంగా మార్చాలా?
ప్రతి ఫలితాన్ని ఒక వ్యక్తి తనిఖీ చేసే సహాయకంతో ప్రారంభించండి. స్థిరంగా ఉండే, చక్కగా నమోదు చేసిన, తప్పు జరిగినా నష్టం తక్కువగా ఉండే దశలకు మాత్రమే స్వయంచాలకీకరణను పరిగణించండి. కార్యకలాపాల్లో AI గురించి చేసే అనేక శోధనలు నిజానికి స్వయంచాలకీకరణ, AI ఏజెంట్ల గురించే ఉంటాయి. అవి భిన్నమైన ప్రమాద స్థాయి కలిగిన వేరే రకం ప్రాజెక్టులు.
కింది పోలిక ప్రణాళికకు సహాయం మాత్రమే, ఏ ఉత్పత్తికీ సాంకేతిక మూల్యాంకనం కాదు.
| విధానం | ఫలితాన్ని ఎవరు తనిఖీ చేస్తారు | సాధారణంగా జరిగే వైఫల్యం | మొదట ఉపయోగించడానికి తగిన సందర్భం |
|---|---|---|---|
| ఒక వ్యక్తి ఉపయోగించే సహాయకం | ప్రతిసారీ ఆ వ్యక్తే | వ్యక్తి గుర్తించకుండా వదిలేసిన కల్పిత దశ లేదా తప్పు సంఖ్య | SOP ముసాయిదా రూపొందించడం లేదా ధర ప్రతిపాదనలను పోల్చడం |
| నియమాల ఆధారిత స్వయంచాలకీకరణ | నియమాలను రూపొందించిన వ్యక్తి, ఒక్కసారి | నియమాలు ఊహించని ఒక సందర్భం | రెండు వ్యవస్థల మధ్య నిర్ణీత ఆకృతిలో డేటాను తరలించడం |
| స్వతంత్రంగా పనిచేసే AI ఏజెంట్ | అది చర్య తీసుకునే సమయంలో, తరచూ ఎవరూ ఉండరు | నమ్మకంగా చేసిన తప్పు చర్యను పెద్ద ఎత్తున పునరావృతం చేయడం | ప్రక్రియను వివరంగా రూపొందించి, బాధ్యతను అప్పగించి, పరీక్షించిన తర్వాత మాత్రమే |
AI రూపొందించిన SOP ముసాయిదాలో ఎలాంటి తప్పులు ఉంటాయి?
అది లోటుపాట్లను సాధారణ పద్ధతుల్లా అనిపించే దశలతో నింపుతుంది. కానీ అవి మీ సంస్థ పనిచేసే విధానానికి సరిపోవు. ఇమెయిల్‌లో కంటే SOPలో ఇది మరింత ప్రమాదకరం, ఎందుకంటే ప్రజలు SOPని ప్రశ్నించకుండా అనుసరిస్తారు.
ఒక కల్పిత ఉదాహరణ. యాష్‌ఫర్డ్ ప్రింట్ కంపెనీ ఒక చిన్న ముద్రణశాల. అత్యవసర ఆర్డర్ నిర్వహణపై కార్యకలాపాల అధిపతి నోట్స్: 'డిజైన్ ముద్రణకు సిద్ధంగా ఉందో చూడాలి. కాగితం నిల్వలో ఉందో నిర్ధారించాలి. 48 గంటల లోపు కావాలంటే అత్యవసర రుసుము వర్తిస్తుంది. 500 యూనిట్లకు మించిన వాటికి ఉత్పత్తి నిర్వాహకుడి ఆమోదం తప్పనిసరి. కస్టమర్‌కు ఇమెయిల్ ద్వారా ముద్రణ నమూనా అందుతుంది.'
'అత్యవసర ఆర్డర్‌ల కోసం ఒక SOP రాయి' అనే అస్పష్టమైన ప్రాంప్ట్ పది దశలతో చక్కగా కనిపించే విధానాన్ని రూపొందించింది. అందులో 'ఆర్డర్‌ను పంపినప్పుడు కస్టమర్‌కు సంక్షిప్త సందేశం ద్వారా తెలియజేయాలి', '250 యూనిట్లకు మించిన ఆర్డర్‌లకు డైరెక్టర్ ఆమోదం అవసరం', 'గడువులోగా పూర్తి చేయలేకపోతే 10% తగ్గింపు ఇవ్వాలి' అని ఉంది. వీటిలో ఏదీ నోట్స్‌లో లేదు. ఆమోదం అవసరమయ్యే పరిమితి తప్పు, ఆమోదించే వ్యక్తి కూడా తప్పు; ఇక తగ్గింపు అనేది ఎవరూ తీసుకోని వ్యాపార నిర్ణయం.
మెరుగైన సూచన: 'ఈ నోట్స్‌ను సంఖ్యలతో కూడిన SOPగా మార్చు. నోట్స్‌లో ఉన్న దశలను మాత్రమే వాడు. ఏదైనా దశ లోపించినట్లు అనిపిస్తే, దాన్ని జోడించకుండా ప్రక్రియ బాధ్యుడిని అడగాల్సిన ప్రశ్నగా జాబితా చేయు.' సమాధానంలో ఐదు దశలూ అలాగే ఉన్నాయి, 500-యూనిట్ల ఆమోద బాధ్యతను ఉత్పత్తి మేనేజర్‌కు ఇచ్చింది, మూడు ప్రశ్నలను జాబితా చేసింది: ముద్రణ రూపకల్పనను ఎవరు తనిఖీ చేస్తారు, కాగితం నిల్వ లేకపోతే ఏమవుతుంది, ముద్రణ నమూనాను కస్టమర్ ఎలా ఆమోదిస్తారు. కార్యకలాపాల అధిపతి వాటికి సమాధానమిచ్చారు. ఆ తర్వాతే SOP ప్రచురించబడింది.
ఇది ఒక ఉద్యోగ పాత్రకు ఎలా అనుసంధానమవుతుందో చూడాలనుకుంటున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న బృంద ప్రయోగాత్మక వినియోగాన్ని పరిశీలించండి ↗సరఫరాదారులు ఇచ్చిన ధరలను AI పోల్చినప్పుడు, ఆ పోలికను ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
అదే ప్రాతిపదికపై పోలికను మీరే మళ్లీ లెక్కించండి. ఎందుకంటే నమూనాలు ప్రధానంగా కనిపించే ధరలను పోల్చి, అదనపు రుసుములను విస్మరించే అవకాశం ఉంది. సాఫీగా రాసిన వివరణలోని లెక్కలను తనిఖీ చేయకుండానే అంగీకరించడం సులభం.
ఒకే పార్సెల్ సేవకు కల్పిత ధరల ప్రతిపాదనలు: సరఫరాదారు ఏ ప్రతి పార్సెల్‌కు £4.10తో పాటు 12% ఇంధన అదనపు రుసుము; సరఫరాదారు బీ ప్రతి పార్సెల్‌కు అన్ని రుసుములతో కలిపి £4.40; సరఫరాదారు సీ ప్రతి పార్సెల్‌కు £3.95తో పాటు £0.60 నిర్వహణ రుసుము. 'ఏది చౌక?' అని అడిగితే, ఒక సహాయక సాధనం ప్రధానంగా చూపించిన £3.95 ధరను బట్టి సరఫరాదారు సీ అని సమాధానమిచ్చింది.
ఒకే ప్రాతిపదికన పోలిస్తే: A ధర 4.10కు 12% కలిపితే £4.592, అంటే సుమారు £4.59; B ధర £4.40; C ధర 3.95కు 0.60 కలిపితే £4.55. ఒక్కో పార్సెల్‌కు సరఫరాదారు B ధర అతి తక్కువ. అదనపు రుసుములు కలిపిన తర్వాత ధరల క్రమం మారుతుంది. వాస్తవ నిర్ణయానికి కనీస పరిమాణాలు, ఒప్పంద వ్యవధి, సేవా స్థాయిలు కూడా అవసరం. ధర ప్రతిపాదనల్లో వీటిని వేర్వేరుగా పేర్కొని ఉండవచ్చు. పోలిక పట్టికను తయారు చేయమని సహాయకాన్ని అడగండి. ఆ తర్వాత ప్రతి గడినీ ధర ప్రతిపాదన పత్రాలతో సరిపోల్చి, గణన పట్టికలో మొత్తాలను లెక్కించండి.
కార్యకలాపాల్లో AIని ఉపయోగించడం ఎలా ప్రారంభిస్తారు?
ఒక లిఖిత ప్రక్రియ, దానికి బాధ్యత వహించే ఒక వ్యక్తి, తక్కువ ప్రమాదం ఉన్న ఒక పత్ర సంబంధిత పనితో మొదలుపెట్టి, తనిఖీ దశను స్పష్టంగా పేర్కొనండి.
బాధ్యత వహించే వ్యక్తి ఉన్న ప్రక్రియను ఎంచుకోండి
తరచూ జరిగే పనిని ఎంచుకోండి. అందులో తప్పును గుర్తించగలిగేంత అవగాహన ఉన్న ఒక వ్యక్తిని దానికి బాధ్యునిగా నిర్ణయించండి.
ప్రస్తుత స్థితిని రాసుకోండి
ప్రక్రియ ఎవరో ఒకరి తలలో మాత్రమే ఉంటే, వారు వివరించిన విషయాన్ని వారు సరిచూసేందుకు ఒక ముసాయిదాగా మార్చడమే మొదటి AI పని.
పత్రానికి సంబంధించిన పనిని ఎంచుకోండి
SOP ముసాయిదాలు, తనిఖీ జాబితాలు, ధర ప్రతిపాదనల పోలికలు ప్రారంభించడానికి అనువైనవి, ఎందుకంటే ఒక వ్యక్తి వాటిని మూలంతో పోల్చి తనిఖీ చేయగలరు.
తనిఖీ విధానాన్ని నిర్దేశించండి
ఫలితాన్ని ఎవరు సమీక్షించాలో, దేనితో పోల్చి సమీక్షించాలో నిర్ణయించండి: నోట్సుతోనా, ధర ప్రతిపాదన పత్రాలతోనా, విధానంతోనా.
డేటా నియమాలపై అంగీకరించండి
సరఫరాదారుల నిబంధనలు లేదా వినియోగదారుల చిరునామాలు వంటి కార్యకలాపాల డేటాలో ఏది ఏ ఆమోదిత సాధనంలో నమోదు చేయవచ్చో నిర్ణయించండి.
కొన్ని వారాల తర్వాత సమీక్షించండి
కాలక్రమేణా ముసాయిదాలకు అవసరమైన సవరణలు తగ్గాయా అని బాధ్యుడిని అడగండి. ఆ తర్వాతే ఏదైనా దశను స్వయంచాలకంగా మార్చడం గురించి ఆలోచించండి.
వ్యాపార నిర్వహణలో AI వల్ల ఎదురయ్యే ప్రధాన ప్రమాదాలు ఏమిటి?
ఒక ప్రక్రియ తప్పులను పునరావృతం చేయడం వల్ల అవి వ్యాపించడం, అనుమతి లేని సాధనంతో డేటా పంచుకోవడం, అధికారికంగా కనిపించే సమాధానాన్ని సిబ్బంది ప్రశ్నించకుండా అనుసరించడం ప్రధాన ప్రమాదాలు. ఒక ఈమెయిల్‌లో కల్పించిన దశ ఒక వినియోగదారునిపై ప్రభావం చూపుతుంది; SOPలో కల్పించిన దశ దాని ప్రకారం నిర్వహించే ప్రతి ఆర్డర్‌పై ప్రభావం చూపుతుంది.
NIST సృజనాత్మక AI ప్రమాదాల వివరణ స్వయంచాలక వ్యవస్థలను అతిగా విశ్వసించే పక్షపాతాన్ని ఒక ప్రమాదంగా పేర్కొంటుంది. ఇది భ్రమాత్మక కల్పన వంటి ఇతర ప్రమాదాలను మరింత తీవ్రం చేయగలదు. కార్యకలాపాల నిర్వహణలో ఎక్కువ భాగం విధానాలను అనుసరించడమే కావడంతో ఈ ప్రమాదానికి ఆ పని ప్రత్యేకంగా లోనవుతుంది. మీ సంస్థ ఈ ప్రమాదాల గురించి ఒక క్రమబద్ధమైన పద్ధతిలో ఆలోచించాలనుకుంటే, స్వచ్ఛంద వినియోగం కోసం రూపొందించిన విస్తృత NIST AI ప్రమాద నిర్వహణ చట్రం ఉపయోగకరమైన ఆధారం.
ఏ సందర్భాల్లో ఈ మార్గదర్శిని లేదా Tosheo.ai సరైన పరిష్కారం కాదు?
వేర్వేరు వ్యవస్థల్లోని ప్రక్రియలను స్వయంచాలకం చేయడం, సంస్థ వనరుల ప్రణాళిక వ్యవస్థను ఎంచుకోవడం, రోబోటిక్ ప్రక్రియ స్వయంచాలకీకరణను అమలు చేయడం లేదా ప్రక్రియల నమోదు వివరాలను విశ్లేషించడం మీ లక్ష్యమైతే, సాంకేతిక నిపుణులతో కూడిన వ్యవస్థల ప్రాజెక్టు అవసరం; రోజువారీ AI వినియోగ మార్గదర్శిని కాదు. ఒక ప్రక్రియను వివరించగల, తనిఖీ చేయగల సిబ్బంది ఆ ప్రాజెక్టులకూ ఉపయోగపడతారు, కానీ వాటికి చేసే పెట్టుబడి వేరైనది.
వ్యక్తులకు శిక్షణ ఇవ్వడానికే Tosheo.aiని రూపొందిస్తున్నారు, ప్రక్రియలను స్వయంచాలకంగా నిర్వహించడానికి కాదు. ప్రణాళికలో ఉన్న కార్యకలాపాల పాత్రకు సంబంధించిన పాఠాల క్రమంలో పైన ఇచ్చిన SOP, ధర ప్రతిపాదన ఉదాహరణల వంటి పనులు ఉంటాయి. వాటిని చిన్న పాఠాలు, కనిపించే మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా మార్కులు ఇచ్చే సాధన పనుల ద్వారా నేర్పుతారు. ఇది మీ వ్యవస్థలకు అనుసంధానం కాదు, మీ తరఫున కార్యప్రవాహాలను నడపదు.
మూలాలు, పరిధి
NIST AI 600-1, కంటెంట్‌ను సృష్టించే కృత్రిమ మేధస్సు వివరపత్రం, జూలై 2024 ↗