ఉద్యోగుల కోసం AI విధాన నమూనా

ఈ నమూనాను ఎలా ఉపయోగించాలి?

కింద ఉన్న నిబంధనలను మీ సొంత పత్రంలోకి కాపీ చేసి, చదరపు బ్రాకెట్లలో ఉన్న ప్రతి ఖాళీని తగిన వివరాలతో భర్తీ చేయండి. ప్రతి నిబంధనను ఆ పని ప్రక్రియకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తితో చర్చించండి. సంబంధిత సాధనాలు, సమాచారం, బాధ్యతలను వాస్తవంగా పరిశీలించకుండా దీన్ని సంస్థ విధానంగా స్వీకరించవద్దు. వ్యాపార సమాచారాన్ని అప్‌లోడ్ చేయడానికి అన్ని సందర్భాల్లోనూ అనుమతి ఉన్నట్లు కల్పించడాన్ని ఇది ఉద్దేశపూర్వకంగా నివారిస్తుంది.

తుది పత్రాన్ని ఉద్యోగి ఆచరణలో ఉపయోగించగలరో లేదో పరీక్షించడానికి వారికి తెలిసిన పనిని వాడండి. ఉదాహరణకు, బహిరంగంగా అందుబాటులో ఉన్న వాస్తవాల ఆధారంగా ఈమెయిల్ ముసాయిదా రాయడానికి ఏ ఖాతాకు అనుమతి ఉందో, క్లయింట్ నివేదికను పంచుకునే ముందు ఎవరిని అడగాలో వారు చెప్పగలరా? సమాధానం స్పష్టంగా లేకపోతే, సిబ్బందిని విధానాన్ని చదివి అంగీకరించినట్లు ధృవీకరించమని అడిగే ముందు దాన్ని మెరుగుపరచండి.

ఈ నమూనా సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, న్యాయ సలహా కాదు. డేటా రక్షణ, ఉపాధి, రంగానికి సంబంధించిన నిబంధనలు దేశాన్ని బట్టి మారుతాయి. మీరు అమలు చేసే రూపాన్ని అర్హత కలిగిన సలహాదారు సమీక్షించాలి.

ఉద్దేశం, పరిధి, యాజమాన్యానికి సంబంధించిన నిబంధనల్లో ఏమి చేర్చాలి?

మొదటి మూడు నిబంధనలు విధానం ఎందుకు ఉందో, ఎవరికి వర్తిస్తుందో, స్పష్టత లేనప్పుడు ఎవరు నిర్ణయిస్తారో చెబుతాయి. వాటిని సంక్షిప్తంగా ఉంచండి; వాటి పని అవగాహన కల్పించడం, చట్టపరమైన ప్రభావం చూపడం కాదు.

నిబంధన 1, ఉద్దేశం: "సిబ్బందికి ముసాయిదాలు రాయడం, సంగ్రహించడం, పరిశోధించడం, విశ్లేషించడంలో సహాయపడేందుకు [కంపెనీ] AI సాధనాలను ఉపయోగిస్తుంది. ఏ సాధనాలకు అనుమతి ఉంది, వాటితో ఏ సమాచారాన్ని ఉపయోగించవచ్చు, ఫలితాలను ఎలా తనిఖీ చేస్తారు, ఎవరిని అడగాలి అనేవి ఈ విధానం వివరిస్తుంది. ఇది మా [సమాచార భద్రత / డేటా రక్షణ / గోప్యత] విధానాలకు తోడ్పడుతుంది; వాటి స్థానాన్ని తీసుకోదు."

నిబంధన 2, పరిధి: "ఏ పరికరంలోనైనా [కంపెనీ] కోసం పనిచేసే ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, [స్వతంత్ర వృత్తినిపుణులు / శిక్షణార్థులు] అందరికీ ఈ విధానం వర్తిస్తుంది. మేము ఇప్పటికే ఉపయోగిస్తున్న [కార్యాలయ సాఫ్ట్‌వేర్ సముదాయం, రూపకల్పన సాధనం, CRM] వంటి సాఫ్ట్‌వేర్‌లో అంతర్నిర్మితంగా ఉన్న AI సదుపాయాలు కూడా ఇందులోకి వస్తాయి."

నిబంధన 3, బాధ్యత: "ఈ విధానానికి, అనుమతించిన సాధనాల నమోదుపట్టికకు [పేరు, పాత్ర] బాధ్యత వహిస్తారు. వారు అందుబాటులో లేనప్పుడు [ప్రత్యామ్నాయ బాధ్యుల పేరు] ఆ బాధ్యతను నిర్వహిస్తారు. ప్రశ్నలను [ఈమెయిల్ లేదా ఛానల్]కు పంపాలి. వ్యక్తిగత సమాచారంతో కూడిన ఏ పని ప్రక్రియకైనా [పేరు, పాత్ర] ఆమోదం ఇవ్వాలి."

సాధనాలు, సమాచారానికి సంబంధించిన నిబంధనలను ఎలా పూరించాలి?

నిబంధనలు 4, 5లో ప్రమాదానికి సంబంధించిన అంశాలు ఎక్కువగా ఉంటాయి కాబట్టి, వాటికి అత్యంత నిర్దిష్టమైన సమాధానాలు అవసరం. నిబంధన 4 ఖచ్చితమైన ఖాతాలను పేర్కొంటుంది; నిబంధన 5 ఒక్కో ఖాతాలో ఏ రకాల సమాచారాన్ని నమోదు చేయవచ్చో చెబుతుంది.

నిబంధన 4, అనుమతించిన సాధనాలు: "మీ [కంపెనీ] ఖాతాతో ప్రవేశించి, అనుమతించిన సాధనాల నమోదుపట్టికలో ఉన్న సాధనాలను మాత్రమే ఉపయోగించండి. నమోదుపట్టికలో లేని వ్యక్తిగత ఖాతాలు, ఉచిత స్థాయిలు, బ్రౌజర్ పొడిగింపులను [కంపెనీ] లేదా క్లయింట్ పని కోసం ఉపయోగించకూడదు. కొత్త సాధనాన్ని కోరడానికి, ఆ సాధనం, ప్లాన్, పని, దానిలో ఉపయోగించే సమాచారం వివరాలతో [బాధ్యులు]కు ఈమెయిల్ పంపండి."

నిబంధన 5, సమాచారం: "అనుమతించిన సాధనాల్లో బహిరంగ సమాచారాన్ని, [అంతర్గత సమాచారాన్ని] ఉపయోగించవచ్చు. ఆ పని కోసం ఆ సాధనాన్ని నమోదుపట్టిక అనుమతిస్తే తప్ప [క్లయింట్ గోప్య సమాచారం / ధరల వివరాలు / విడుదల చేయని ఆర్థిక వివరాలు / మూల కోడ్ / ఖాతా ప్రవేశ వివరాలు] నమోదు చేయకూడదు. నిర్దిష్ట పని ప్రక్రియకు [పేరు] ఆమోదం ఇస్తే తప్ప సిబ్బంది, అభ్యర్థులు లేదా కస్టమర్ల వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని నమోదు చేయకండి. కేవలం పేర్లను తొలగించినంత మాత్రాన సమాచారాన్ని పంచుకోవడం సురక్షితం కాదు."

రిజిస్టర్‌లోని ప్రతి ఆమోదానికి సేవ, ప్లాన్, అనుమతించిన పని, ఉపయోగించవచ్చిన సమాచారం, సమీక్షకుడు, సమీక్ష తేదీ అవసరం. మీ డేటాతో శిక్షణ ఇవ్వడం, డేటాను నిల్వ ఉంచడం, నిర్వాహకుల ప్రవేశాధికారాలు, డేటాను తొలగించడం గురించి విక్రేతలను విడిగా అడగండి. వారి ప్రస్తుత నిబంధనలు ఏమి చెబుతున్నాయో, మీరు తనిఖీ చేసిన తేదీతో సహా నమోదు చేయండి. శిక్షణకు ఉపయోగించమనే ప్రకటన, నిల్వ చేయమని చెప్పినట్లు కాదు.

AI ఫలితాల సమీక్ష, వ్యక్తులకు సంబంధించిన నిర్ణయాల నిబంధనల్లో ఏమి పేర్కొనాలి?

నిబంధన 6 ప్రకారం ఫలితాన్ని ఉపయోగించే వ్యక్తే దాన్ని తనిఖీ చేయడానికి బాధ్యత వహించాలి; నిబంధన 7 వ్యక్తుల గురించిన నిర్ణయాలను మనుషుల చేతుల్లోనే ఉంచుతుంది. రెండూ మీకు ఇప్పటికే ఉన్న ఆమోద ప్రక్రియలకు అనుగుణంగా ఉండాలి; వాటి స్థానాన్ని తీసుకోకూడదు.

నిబంధన 6, ఫలితాల సమీక్ష: "మీరు ఉపయోగించే లేదా పంపే ఏ AI సహాయంతో చేసిన పనికైనా మీరే బాధ్యులు. ఉపయోగించే ముందు వాస్తవాలు, అంకెలు, ఉటంకింపులు, మూల సూచనలను అసలు సమాచారంతో లేదా పేరు పేర్కొన్న మూలంతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. మూలాన్ని గుర్తించలేని ఏ గణాంకం, ఫలితం, సమర్థన లేదా మూల సూచననైనా తొలగించండి. సాధారణంగా [న్యాయ విభాగం / ఆర్థిక విభాగం / మేనేజర్] సమీక్షించే పనిని ఇప్పటికీ వారే సమీక్షించాలి."

నిబంధన 7, వ్యక్తుల గురించిన నిర్ణయాలు: "నియామకం, వేతనం, పనితీరు, క్రమశిక్షణ చర్యలు, రుణం లేదా కస్టమర్ ఫిర్యాదుపై నిర్ణయాలకు AI సాధనాలను ఆధారంగా ఉపయోగించకూడదు. సమాచారాన్ని ముసాయిదాగా రాయడానికి లేదా క్రమబద్ధీకరించడానికి అవి సహాయపడవచ్చు, కానీ పేరు పేర్కొన్న వ్యక్తి అసలు సమాచారాన్ని సమీక్షించి నిర్ణయం తీసుకోవాలి."

మీ బృందం సహాయ అభ్యర్థనలకు సమాధానాలు ఇవ్వడం వంటి పనులను పెద్ద సంఖ్యలో చేస్తుంటే, నమూనా తనిఖీలపై ఒక వాక్యం చేర్చండి: AI సహాయంతో ఇచ్చిన సమాధానాల్లో నమూనాలను ఎవరు తనిఖీ చేస్తారు, ఎంత తరచుగా చేస్తారు, ఒకే తరహా తప్పులు పదేపదే కనిపిస్తే ఏం చేస్తారు అనే విషయాలు పేర్కొనండి.

వెల్లడింపు, నివేదన, సమీక్ష నిబంధనలు ఎలా అమలవుతాయి?

చివరి మూడు నిబంధనలు AI ఉపయోగించిన విషయాన్ని ఇతరులకు ఎప్పుడు చెప్పాలి, ఏదైనా తప్పు జరిగినప్పుడు ఏమి చేయాలి, విధానాన్ని తాజాగా ఎలా ఉంచాలి అనేవి చెబుతాయి.

నిబంధన 8, వెల్లడింపు: "ముసాయిదాలో గణనీయమైన భాగాన్ని AI తో రూపొందించినప్పుడు మీ సమీక్షకులకు తెలియజేయండి. AI రూపొందించిన కంటెంట్‌కు సంబంధించి క్లయింట్ ఒప్పందాలను, వేదిక లేదా ప్రచురణ నియమాలను పాటించండి. [ఐచ్ఛికం: కస్టమర్లకు చూపించే AI రూపొందించిన చిత్రాలు లేదా పాఠ్యంపై [పదజాలం] అని గుర్తింపు ఉంచబడుతుంది.]"

నిబంధన 9, నివేదించడం: "పరిమిత వినియోగ సమాచారం అనుమతి లేని సాధనంలోకి వెళ్లి ఉండవచ్చని భావించినా, AI సహాయంతో రూపొందించిన ఫలితం సమస్యకు దారితీసినా లేదా దాదాపు దారితీసినా, ఆ సాధనం, ఖాతా, పంచుకున్న సమాచారం వివరాలను అదే రోజు [బాధ్యులు]కు తెలియజేయండి. వర్తించే చోట [ఇప్పటికే ఉన్న ఘటన నిర్వహణ విధానం] అనుసరించండి. వెంటనే నివేదించడాన్ని దుష్ప్రవర్తనగా పరిగణించరు."

నిబంధన 10, సమీక్ష: "[బాధ్యులు] ఈ విధానాన్ని, నమోదుపట్టికను కనీసం ప్రతి [ఆరు / పన్నెండు] నెలలకు ఒకసారి, అలాగే సాధనం, ప్లాన్, ఒప్పందం లేదా పని ప్రక్రియ మారినప్పుడల్లా సమీక్షిస్తారు. సంచిక [సంఖ్య], [తేదీ] న [పేరు] ఆమోదించారు."

ఏ పూరించాల్సిన ఖాళీల విషయంలో వాస్తవ నిర్ణయాలు తీసుకోవాలి?

బ్రాకెట్లలో ఉన్న ప్రతి అంశమూ ఇంకా నిర్ణయించాల్సిన విషయమే, సురక్షితంగా ముందే ఎంచుకోగల విలువ కాదు. కాబట్టి తెలియని అంశాలను నమ్మదగినట్లు అనిపించే నియమంతో పూరించకుండా, సమీక్ష కోసం గుర్తించండి. విధాన బాధ్యుడు, ఆమోదించిన సేవలు, ప్లాన్‌లు, అనుమతించిన పనులు, పరిమితి విధించిన సమాచారం, సమీక్ష బాధ్యతలు, నివేదించే మార్గం, సమీక్ష తేదీని కంపెనీ అందించాలి.

ఒక నిర్దిష్ట పనికి ఒక సాధనాన్ని ఎందుకు ఆమోదించారో నమోదు చేయండి. నమూనా శిక్షణ అమరికలు, సమాచారం నిల్వ ఉంచడం, ప్రాప్యత నియంత్రణలు, ఒప్పందపరమైన అనుమతి వేర్వేరు అంశాలు. ఒక సాధనాన్ని ఒక విధంగా ఉపయోగించడం ఆమోదయోగ్యం కావచ్చు; మరో విధమైన ఉపయోగానికి అదనపు ఆమోదం అవసరం కావచ్చు. ఆ తేడా రిజిస్టర్‌లో స్పష్టంగా కనిపించేలా ఉంచండి.

పరిశీలించిన ఒక ఉదాహరణ: కల్పిత 18 మంది ఉద్యోగుల లెక్కల నిర్వహణ సంస్థ ముందుగా నిబంధన 5ను పూరించడానికి ప్రయత్నించి, దానికి సమాధానం ఇవ్వలేమని గుర్తించింది. ఎందుకంటే దాని ఖాతాదారు సేవా ఒప్పంద లేఖల్లో AI గురించి ఏమీ లేదు. ఊహించి నిర్ణయించకుండా, యజమాని సమీక్ష పూర్తయ్యేవరకు ఖాతాదారుల సమాచారాన్ని అనుమతించనిదిగా గుర్తించారు. బహిరంగ, అంతర్గత సమాచార వినియోగాన్ని వెంటనే ఆమోదించారు. సేవా ఒప్పంద లేఖలను సవరించడం గురించి తమ సలహాదారుతో చర్చకు సమయం కేటాయించారు.

సమీక్షకుడు ఏమి పరిశీలించాలి?

ఈ విధానం ఇప్పటికే ఉన్న సమాచార భద్రత, గోప్యత, ఉపాధి, ప్రచురణ ప్రక్రియలకు అనుగుణంగా ఉందని, వాటిని చెప్పకుండా పక్కన పెట్టడం లేదని సమీక్షకుడు తనిఖీ చేయాలి. AI గురించి రాసిన చిన్న పత్రం, రహస్య డేటాను లేదా ముఖ్యమైన ప్రభావం చూపే నిర్ణయాలను ఇప్పటికే నియంత్రిస్తున్న నియమాన్ని సడలించకూడదు. సరైన సమీక్షకులు ఎవరో సంస్థ, పని ప్రక్రియ, వర్తించే చట్ట పరిధిని బట్టి మారుతుంది.

NIST AI RMF కార్యాచరణ మార్గదర్శిలోని పాలనకు సంబంధించిన అంశాలు పాత్రలు, బాధ్యతలు, శిక్షణ, మూడో పక్షాలతో ముడిపడిన ప్రమాదాల గురించి వివరిస్తాయి; ఈ నమూనా చిన్న బృందాల కోసం మేము ఆచరణకు అనువుగా మార్చిన రూపం. AI, సమాచార రక్షణపై ICO మార్గదర్శకాలు వ్యక్తిగత సమాచారానికి సంబంధించిన ప్రశ్నల కోసం యూకే అధికారిక వనరు. సమాచార వినియోగం మరియు ప్రాప్యత చట్టం వచ్చిన తర్వాత వాటిని సమీక్షిస్తున్నట్లు ఆ పేజీలు ప్రస్తుతం చెబుతున్నాయి. కాబట్టి తాజా ప్రతిని చూడండి. ఈ నమూనా చట్టబద్ధ అనుసరణ ధ్రువపత్రం కాదు; మీ సంస్థ నియంత్రణ చర్యలను అమలు చేసిందని చెప్పే ప్రకటన కూడా కాదు.

బృందానికి విధానాన్ని ఎలా పరిచయం చేయాలి?

చదవాల్సిన పత్రాన్ని ఇవ్వడం కాకుండా, మీ సొంత పనిలోని ఉదాహరణలతో దీన్ని పరిచయం చేయండి. అనుమతించిన ఒక ఉదాహరణను, పరిమితులు ఉన్న ఒక ఉదాహరణను, స్పష్టత లేని ఒక సందర్భాన్ని వివరించండి. వాటి మధ్య తేడాను వివరించమని, సందేహాన్ని పైస్థాయికి ఎలా నివేదించాలో తెలుసుకోమని వారిని అడగండి. వారు నిజంగా ఉపయోగించే సాధనాలు, ఖాతాల గురించి ప్రశ్నలు అడగడానికి సమయం ఇవ్వండి. చదివి అంగీకరించినంత మాత్రాన ఒకరు ఆ పరిమితిని ఆచరణలో పాటించగలరని నిర్ధారణ కాదు.

మొదటి సాధన కార్యక్రమం తర్వాత విధానాన్ని మళ్లీ పరిశీలించండి. నిర్ణయాన్ని మరింత స్పష్టం చేసిన ఉదాహరణలను జోడించండి. పని క్రమానికి సరిపోని సూచనలను సరిచేయండి. ప్రస్తుత నియమాలు ఎక్కడ దొరుకుతాయో సిబ్బందికి తెలిసేలా సంచిక సంఖ్యను, బాధ్యత వహించే వ్యక్తి పేరును నమోదు చేయండి.

మీకు క్రమబద్ధమైన అభ్యాసం కావాలంటే, ప్రతి ఉద్యోగ పాత్రకు చిన్న పాఠాలు అందించేలా Tosheo.ai నిర్మాణంలో ఉంది. ప్రతి పాఠం నిజమైన AI సాధనంలో చేసే ఆచరణాత్మక పనితో ముగుస్తుంది; ముందే కనిపించే మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా దానికి మార్కులు ఇస్తారు. ఇది మీ విధానాన్ని రాయదు లేదా ఆమోదించదు.

సాధారణ నమూనాతో మొదలుపెట్టడం ఎప్పుడు సరైనది కాదు?

మీరు అమ్మే ఉత్పత్తిలో AIని చేర్చుతున్నా, ప్రత్యేక వర్గానికి చెందిన వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తున్నా, నియంత్రణలు వర్తించే వృత్తిలో పనిచేస్తున్నా, లేదా ఇప్పటికే AI నిబంధనలను నిర్దేశించే ఒప్పందాలు ఉన్నా, సాధారణ నమూనాతో ప్రారంభించడం సరికాదు. అర్హతగల సలహాదారుతో కలిసి ఆ బాధ్యతల నుంచే ప్రారంభించండి. ఈ నిర్మాణాన్ని అంశాల తనిఖీ జాబితాగా మాత్రమే ఉపయోగించండి.

దాని బాధ్యతను ఎవరూ తీసుకోకపోతే కూడా ఇది సరైన పద్ధతి కాదు. ఒకసారి నింపి, ఆ తర్వాత ఎన్నడూ సమీక్షించని నమూనా పత్రం, బృందం ఇక వాడని సాధనాల గురించిన నియమాల జాబితాగా మారుతుంది. నిబంధన 4ను నింపే ముందే బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని నిర్ణయించండి.

మూలాలు, పరిధి

NIST AI RMF కార్యాచరణ మార్గదర్శిని: పాలన, 16 అక్టోబర్ 2026న తనిఖీ చేయబడింది ↗

ICO, AI మరియు డేటా రక్షణపై మార్గదర్శకాలు (సమీక్షలో ఉన్నాయి), 16 October 2026న తనిఖీ చేయబడింది ↗

ICO, AI మరియు డేటా రక్షణ ప్రమాదాల అంచనా సాధనాల సమాహారం (సమీక్షలో ఉంది), తనిఖీ చేసిన తేదీ 16 అక్టోబర్ 2026 ↗