ప్రాజెక్టు నిర్వహణలో AIని ఎలా ఉపయోగించవచ్చు?
అస్తవ్యస్తమైన సమాచారాన్ని ప్రాజెక్టు నిర్వాహకుడు క్రమబద్ధమైన పత్రంగా మార్చి, దాన్ని తర్వాత మరొకరు తనిఖీ చేసే పనులన్నింటిలో AI ఉపయోగపడుతుంది. ఉద్యోగంలో పెద్ద భాగం ఇందులోనే ఉంటుంది: గమనికలు, నమోదు పత్రాలు, నివేదికలు, ప్రణాళికలు, సందేశాలు. అయితే మనుషుల గురించి, సంస్థలోని అంతర్గత రాజకీయాల గురించి, వాస్తవ పరిమితుల గురించి అవగాహనపై ఆధారపడే పనుల్లో ఇది చాలా తక్కువగా ఉపయోగపడుతుంది.
మీరు అతికించిన పాఠ్యం లేదా మీ సంస్థ పంచుకోవడానికి అనుమతించిన ఫైళ్లను ఉపయోగించి, ChatGPT, Claude, Gemini లేదా Copilot వంటి సాధారణ సహాయకం ప్రస్తుతం ఈ పనుల్లో సహాయపడగలదు:
సమావేశ గమనికల నుంచి చర్యల నమోదు పట్టికకు
గమనికలు లేదా సంభాషణ లిఖిత ప్రతిలోని నిర్ణయాలు, చేయాల్సిన పనులు, ఇంకా సమాధానం లేని ప్రశ్నలను వెలికితీయండి. గమనికల్లో స్పష్టంగా పేర్కొన్నప్పుడు మాత్రమే బాధ్యుడిని, తేదీని చేర్చండి.
పని స్థితి నివేదిక తొలి ముసాయిదా
కార్యాచరణ నమోదు, మైలురాళ్ల జాబితాను నిర్దిష్ట పాఠకుల కోసం నివేదికగా మార్చండి. మీరు ఇప్పటికే నిర్ణయించిన ఎరుపు, పసుపు, ఆకుపచ్చ స్థితిని అందులో చేర్చండి.
నష్టభయాలు, ఆధారపడే అంశాల సమీక్ష
ఒక ప్రణాళికను ప్రశ్నించమని సహాయకాన్ని అడగండి: ఏ పనులు బృందం బయటివాటిపై ఆధారపడుతున్నాయి, ఒక సరఫరాదారు ఆలస్యం చేస్తే ఏమవుతుంది, ఏ అంచనాలను ఇంకా పరీక్షించలేదు.
పనిని భాగాలుగా విభజించే తొలి ప్రయత్నం
పరిచయం లేని రకమైన ప్రాజెక్టును పనులుగా విభజిస్తూ ముసాయిదా రూపొందించండి. తరువాత ఆ పని చేయబోయే వ్యక్తులతో కలిసి దాన్ని సరిదిద్దండి.
మార్పు అభ్యర్థన సారాంశం
మార్పు అభ్యర్థనలో ఏమి కోరుతున్నారో సంగ్రహించండి. దాని వల్ల పని పరిధి, ఖర్చు, సమయ ప్రణాళికపై తలెత్తే ప్రశ్నలను, వాటికి సమాధానాలు నిర్ణయించకుండా, జాబితా చేయండి.
సంబంధిత పక్షాలకు సందేశాలు
ప్రతి వాస్తవాన్ని యథాతథంగా ఉంచుతూ, ఒకే పురోగతి సమాచారాన్ని ప్రాయోజకుడి కోసం, అమలు బృందం కోసం, ఖాతాదారుడి కోసం విడివిడిగా తిరగరాయండి.
నేర్చుకున్న పాఠాల సమగ్ర సారాంశం
గత పనిని సమీక్షించే వ్యాఖ్యలను అంశాలవారీగా వర్గీకరించండి. ఎవరి అభిప్రాయమూ తప్పిపోకుండా లేదా మార్చి రాయకుండా అసలు వ్యాఖ్యలకు లింక్‌లు ఉంచండి.
సమావేశ గమనికలను చేయాల్సిన పనులుగా AI మార్చినప్పుడు ఏం తప్పులు జరుగుతాయి?
సహాయకం ఖాళీలను తనంతట తానే పూరించడమే అత్యంత సాధారణ లోపం. ఎవరు ఏ పని ఎప్పటిలోగా చేస్తారనే విషయంలో గమనికలు అస్పష్టంగా ఉంటాయి. పనుల జాబితాను చక్కగా రూపొందించమని అడిగితే, మోడల్ తరచూ నమ్మదగినట్లు అనిపించే బాధ్యుడిని, తేదీని చేర్చుతుంది. దాంతో సమావేశంలో నిర్ణయాలు పూర్తికాకపోయినా, జాబితా మాత్రం పూర్తయినట్లు కనిపిస్తుంది.
ఒక కల్పిత ఉదాహరణ. హార్బర్ లేన్ స్టూడియో అనే చిన్న డిజైన్ సంస్థ కార్యాలయం మారుస్తోంది. ప్రాజెక్టు నిర్వాహకుడు ఈ నోట్స్‌ను అతికిస్తారు: 'అద్దె ఒప్పందంపై సంతకాలు పూర్తయ్యాయి, తాళాలు 3 మార్చిన అందుతాయి. ధర ప్రతిపాదన గురించి సామాన్లు తరలించే సంస్థను ఎవరైనా మళ్లీ సంప్రదించాలి. సర్వర్ క్యాబినెట్‌కు ఎలక్ట్రీషియన్ అవసరమని ప్రియ భావిస్తోంది. సమాచార సాంకేతిక వ్యవస్థల మార్పిడి తేదీ ఇంకా ఖరారు కాలేదు. ఫర్నిచర్ బడ్జెట్ ఇంకా డైరెక్టర్ల పరిశీలనలో ఉంది.'
సూచన: 'ఈ గమనికలను చర్య, బాధ్యుడు, గడువు తేదీ, స్థితి అనే నిలువు వరుసలతో చర్యల నమోదుగా మార్చండి. గమనికల్లో బాధ్యుడు లేదా తేదీ లేకపోతే, వాటిని నిర్ధారించాలి అని ఉంచండి. నిర్ణయం కాని అంశాలను విడిగా తేలాల్సిన ప్రశ్నలుగా జాబితా చేయండి.' రెండో వాక్యం లేకపోతే, కింద ఉన్న మొదటి ముసాయిదా లాంటి ఫలితమే వస్తుంది.
| నోట్సు నుంచి | సరిగా మెరుగుపరచని AI ముసాయిదా | తనిఖీ చేసిన నమోదు చిట్టా |
|---|---|---|
| ఇల్లు లేదా కార్యాలయం తరలించే సంస్థను ఎవరైనా సంప్రదించి పని ముందుకు నడిపించాలి | సామాన్లు తరలించే ఖర్చు అంచనాను ప్రియా శుక్రవారంలోగా నిర్ధారించాలి | సామాను తరలింపు ధరల ప్రతిపాదన కోసం మళ్లీ సంప్రదించాలి. బాధ్యులు ఇంకా నిర్ధారించాలి. తేదీ ఇంకా నిర్ధారించాలి |
| క్యాబినెట్ పనికి ఎలక్ట్రీషియన్ అవసరమని ప్రియా భావిస్తున్నారు | సర్వర్ క్యాబినెట్ పని కోసం ఎలక్ట్రీషియన్‌ను బుక్ చేశారు | ఎలక్ట్రీషియన్ అవసరమా అని నిర్ధారించండి. బాధ్యురాలు: ప్రియ సూచించాలి |
| సమాచార సాంకేతిక వ్యవస్థ మార్పిడి తేదీపై అంగీకారం కుదరలేదు | సమాచార సాంకేతిక వ్యవస్థ మార్పిడి 3 మార్చి | తేల్చాల్సిన అంశం: సమాచార సాంకేతిక వ్యవస్థల మార్పిడి తేదీని ఖరారు చేయాలి |
| ఫర్నిచర్ బడ్జెట్ ఇంకా డైరెక్టర్ల పరిశీలనలోనే ఉంది | ఫర్నిచర్ బడ్జెట్ ఆమోదించబడింది | తేల్చాల్సిన అంశం: ఫర్నిచర్ బడ్జెట్‌ను డైరెక్టర్లు నిర్ణయించాలి |
AI రూపొందించిన కార్యాచరణ చిట్టాను పంపే ముందు ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
నమోదును నోట్స్‌తో పంక్తిపంక్తిగా పోల్చి చదవండి. ప్రతి అంశానికీ ఒక ప్రశ్న అడగండి: మూలంలో ఇదే ఉందా? సరిగా తనిఖీ చేయని ముసాయిదాలో, నాలుగు పంక్తుల్లో మూడు సమావేశంలో ఎప్పుడూ అంగీకరించని విషయాలను చెబుతున్నాయి. ప్రియ ఎన్నడూ అంగీకరించని పనిని ఆమెకు అప్పగించారు. ఎవరైనా కేవలం అవకాశాన్ని ప్రస్తావించినంత మాత్రాన ఎలక్ట్రీషియన్‌ను 'బుక్ చేశారు' అని రాశారు. నోట్స్‌లో ఉన్న ఏకైక తేదీ కావడంతో, తాళాల పంక్తిలోని తేదీని సమాచార సాంకేతిక పనుల పంక్తికి కాపీ చేశారు.
సహాయకాన్ని తన పని ఆధారం చూపమని అడగడం ఉపయోగకరమైన అలవాటు: 'ప్రతి చర్యకు, అది ఏ వాక్యం ఆధారంగా వచ్చిందో గమనికల్లోని ఆ వాక్యాన్ని ఉటంకించు.' ఉటంకించిన వాక్యం లేని చర్య ఏదైనా కల్పితమే. దీనివల్ల నమూనా నమ్మదగినదిగా మారదు, కానీ తనిఖీ వేగంగా జరుగుతుంది. అయినా ఆ ఉటంకింపులను చదవాల్సింది ప్రాజెక్టు నిర్వాహకుడే.
NIST సృజనాత్మక AI ప్రమాదాల వివరణలో ఈ ఉదాహరణలో కలిసే రెండు ప్రమాదాలను వివరిస్తుంది: తప్పుడు విషయాలను నమ్మకంగా చెప్పే భ్రమాత్మక కల్పన, స్వయంచాలకంగా వచ్చిన ఫలితాన్ని అతిగా విశ్వసించే స్వయంచాలక వ్యవస్థల పట్ల పక్షపాతం. చక్కగా అమర్చిన పట్టిక సరిగ్గా అలాంటి నమ్మకాన్నే కలిగిస్తుంది.
చెడు వార్తల తీవ్రతను తగ్గించి చూపకుండా స్థితి నివేదిక కోసం AIని ఎలా ఉపయోగిస్తారు?
స్థితిని మీరే నిర్ణయించి, సహాయకానికి వాస్తవాలను ఇవ్వండి. రేటింగ్‌ను గానీ, ప్రమాదాలను వివరించే పదజాలాన్ని గానీ మార్చవద్దని చెప్పండి. నమూనాలు భరోసా కలిగించే భాష వైపు మొగ్గు చూపుతాయి. అందువల్ల అప్రమత్తత అవసరమయ్యే ప్రాజెక్ట్ కూడా మూడో పేరా వచ్చేసరికి అంతా సవ్యంగా ఉన్నట్లు కనిపించవచ్చు.
పనిచేసే AI సూచన: 'ప్రాజెక్ట్ ప్రాయోజకుడి కోసం ఒక పేజీ స్థితి నివేదికను తయారు చేయండి. సామగ్రి తరలింపు ధర ప్రతిపాదన ఆలస్యమవడం, సమాచార సాంకేతిక విభాగం తేదీ ఇంకా నిర్ణయించకపోవడం వల్ల మొత్తం స్థితి హెచ్చరిక దశలో ఉంది. స్థితిని మార్చవద్దు, ప్రమాదాలను నేను చెప్పినదానికన్నా తక్కువ తీవ్రంగా వర్ణించవద్దు. ప్రాయోజకుడి నుంచి నాకు కావాల్సిన రెండు నిర్ణయాలను మొదట్లో ఉంచండి.' ఆ తరువాత నిర్ణయాలు మొదట్లో ఉన్నాయా, స్థితి మారకుండా ఉందా, సవ్యంగా లేనిదేదీ 'సవ్యంగా సాగుతోంది' అని మారలేదా అని తనిఖీ చేయండి.
ఇది ఒక ఉద్యోగ పాత్రకు ఎలా అనుసంధానమవుతుందో చూడాలనుకుంటున్నారా?
ప్రణాళికలో ఉన్న బృంద ప్రయోగాత్మక వినియోగాన్ని పరిశీలించండి ↗ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన ఏ నిర్ణయాలను AI తీసుకోకూడదు?
సంస్థ తరఫున హామీ ఇచ్చే లేదా సిబ్బందిని కేటాయించే ఏ విషయమైనా. క్లయింట్‌తో తేదీలను అంగీకరించడం, నష్టభయాన్ని అంగీకరించడం, మార్పు అభ్యర్థనను ఆమోదించడం, బడ్జెట్ నిర్ణయించడం, ఎవరు ఏ పని చేయాలో నిర్ణయించడం వంటివి ఇందులోకి వస్తాయి. AI అందుబాటులో ఉన్న ఎంపికలను, వాటి పరిణామాలను వివరించగలదు; నిర్ణయం తీసుకోవడం, దానికి జవాబుదారీగా ఉండటం ఒక వ్యక్తి బాధ్యత.
వ్యక్తులకు పనులు కేటాయించేటప్పుడు ప్రత్యేక శ్రద్ధ అవసరం. EU AI Act అనుబంధం IIIలో అధిక ప్రమాదం ఉన్న వినియోగాల జాబితాలో, వ్యక్తిగత ప్రవర్తన లేదా వ్యక్తిత్వ లక్షణాల ఆధారంగా పనులు కేటాయించడానికి, లేదా పనిలో వ్యక్తుల పనితీరు, ప్రవర్తనను పర్యవేక్షించి అంచనా వేయడానికి ఉద్దేశించిన AI వ్యవస్థలు ఉన్నాయి. ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ప్రణాళిక ముసాయిదా రాయమని సంభాషణ సాధనాన్ని అడగడం అటువంటి వ్యవస్థను నడపడం కాదు. అయితే బృంద సభ్యుల పనితీరు సమాచారాన్ని ఒక సాధనంలో ఇచ్చి, ఎవరు ఏ పని చేయాలని అడగడం ఆ తరహా వినియోగం వైపు అడుగు వేయడమే. ఇది సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, న్యాయ సలహా కాదు.
అంచనాలు ఈ రెండింటి మధ్య ఉంటాయి. పరిచయం లేని పనికి సహాయకం ఒక అంచనా పరిధిని సూచించగలదు. కానీ మీ బృందం వేగం, మీ కస్టమర్ ఆమోదించే పద్ధతులు, మీ సరఫరాదారు గత పనితీరు దానికి తెలియవు. దాని అంచనాను, ఆ విషయాలు తెలిసినవారిని అడగాల్సిన ప్రశ్నగా పరిగణించండి.
ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణకు ఏ AI సాధనం ఉత్తమం?
దీనికి ఒకే సమాధానం లేదు. మేము ప్రాజెక్టు నిర్వహణ సాధనాలను పరీక్షించలేదు, వాటికి ర్యాంకులు ఇవ్వలేదు. రెండు రకాలను వేరు చేసి చూడటం ఉపయోగపడుతుంది. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot వంటి సాధారణ సహాయకాలు మీరు ఇచ్చే పాఠ్యంపై పనిచేస్తాయి. ప్రాజెక్టు నిర్వహణ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో అంతర్నిర్మితంగా ఉన్న AI సదుపాయాలు, అందులో ఇప్పటికే నిల్వ ఉన్న పనులు, వ్యాఖ్యలు, తేదీలపై పనిచేస్తాయి.
ప్రాజెక్టు సమాచారం ఎక్కడ ఉంది, మీ సంస్థ దేనికి అనుమతిస్తుంది అనే విషయాల ఆధారంగా ఎంచుకోండి. ప్రణాళిక మీ ప్రాజెక్టు సాధనంలో ఉండి, ఆ సాధనంలో ఆమోదించిన AI సదుపాయం ఉంటే, సమాచారాన్ని నకలు చేసి అతికించే పని తగ్గుతుంది. పని గమనికలు, ఈమెయిళ్లు, పత్రాలతో మొదలైతే, సాధారణ సహాయకం తరచూ సరిపోతుంది. రెండు సందర్భాల్లోనూ ఈ పేజీలోని నైపుణ్యాలు ఒకటే: స్పష్టమైన సమాచారం ఇవ్వండి, మూలాలను గుర్తించగల ఫలితాన్ని అడగండి, ఏదైనా పంపే ముందు తనిఖీ చేయండి.
AI ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ స్థానాన్ని భర్తీ చేయగలదా, లేదా PMP ధ్రువీకరణకు ప్రాధాన్యం లేకుండా చేయగలదా?
ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ముసాయిదాలు రాయడానికి వెచ్చించే సమయాన్ని AI మారుస్తుంది. కానీ ప్రాజెక్ట్‌ను నిలబెట్టే పనులు—చర్చలు జరపడం, ఒక ప్రయోజనం కోసం మరొకదాన్ని వదులుకోవడం, సమస్యలను పైస్థాయికి తీసుకెళ్లడం, అందరి నిబద్ధతను కొనసాగించడం—పాఠ్యం రాసే పనులు కావు. ఈ వృత్తి భవిష్యత్తుపై మేము అంచనాలు వేయము.
ధ్రువీకరణ గురించి: ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ అర్హత పత్రం, ఆ రంగంలోని విధానాలపై ఉన్న జ్ఞానాన్ని నమోదు చేస్తుంది. ఆ అర్హత ఎలా మారుతోందో దాన్ని జారీ చేసే సంస్థ మాత్రమే చెప్పగలదు. ప్రస్తుత పరీక్ష అంశాలు, మార్గదర్శకాలను ఆ సంస్థ నుంచే తెలుసుకోండి. Tosheo.ai ధ్రువపత్రం వేరు: అందించాలని ప్రణాళికలో ఉన్న గుర్తింపు పొందిన ధ్రువపత్రం, పనిలో AI వినియోగానికి సంబంధించిన ఆచరణాత్మక అభ్యాస క్రమాన్ని, మూల్యాంకనాన్ని పూర్తి చేసినట్లు నమోదు చేస్తుంది. అది ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ అర్హత కాదు.
ప్రాజెక్టు నిర్వాహకులు AI వినియోగాన్ని ఎలా సాధన చేయాలి?
సున్నితమైన సమాచారాన్ని తొలగించి, గతంలో మీరు రూపొందించిన సమాచారాన్నే ఉపయోగించండి. అప్పుడు సరైన సమాధానం ఏమిటో మీకు ముందే తెలిసి ఉంటుంది.
పూర్తయిన సమావేశాన్ని ఎంచుకోండి
ఫలితాలు మీకు గుర్తున్న ఒక సమావేశం గమనికలను తీసుకోండి, వినియోగదారుల వివరాలను, వ్యక్తిగత వివరాలను తొలగించండి, చేయాల్సిన పనుల జాబితాను అడగండి.
కల్పించిన ప్రతి విషయాన్నీ గుర్తించండి
నోట్స్‌లో లేని ప్రతి బాధ్యుడిని, తేదీని లేదా నిర్ణయాన్ని హైలైట్ చేయండి. మీ సహాయక సాధనం ఖాళీలను ఎలా పూరిస్తుందో ఇది చూపిస్తుంది.
కృత్రిమ మేధకు ఇచ్చే సూచనను తిరగరాయండి
TBC సూచనను, 'మూలంలోని వాక్యాన్ని ఉటంకించండి' అనే అభ్యర్థనను జోడించి, మళ్లీ అమలు చేయండి. రెండు లాగ్‌లను పోల్చండి.
ఒక ప్రస్తుత స్థితి నివేదికకు ముసాయిదా రాయండి
స్థితిని మీరే నిర్ణయించి, ముసాయిదా దాన్ని అలాగే ఉంచిందో లేదో తనిఖీ చేయండి. ఏ పదబంధమైనా ప్రమాద తీవ్రతను తగ్గించి చూపితే గుర్తించండి.
బృంద నియమాలపై అంగీకరించండి
ఏ ప్రాజెక్టు పత్రాలను ఏ సాధనంలో నమోదు చేయవచ్చో నిర్ణయించండి. AI రూపొందించిన ప్రతి రికార్డును పంచుకునే ముందు దాని మూలంతో పోల్చి తనిఖీ చేయాలనే నియమాన్ని కూడా నిర్ణయించండి.
ఏ సందర్భాల్లో ఈ మార్గదర్శిని సరైన పరిష్కారం కాదు?
మీరు ప్రాజెక్టు నిర్వహణ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంచుకోవాలన్నా, వనరుల లభ్యతకు అనుగుణంగా పనులను సర్దుబాటు చేస్తూ షెడ్యూళ్లను రూపొందించాలన్నా, పరిమాణాత్మక ప్రమాద విశ్లేషణ చేయాలన్నా లేదా అధికారిక ప్రాజెక్టు నిర్వహణ పరీక్షకు సిద్ధమవ్వాలన్నా, ఇతర వనరులను చూడండి: సాధన ప్రదాత పత్రాలు, షెడ్యూల్ రూపకల్పన నిపుణుడు లేదా ధ్రువపత్రం జారీ చేసే సంస్థ సొంత సన్నద్ధత సామగ్రి.
చిన్న పాఠాలు, మార్కులు ఇచ్చే సాధన పనుల ద్వారా రోజువారీ పనుల్లో సాధారణ AI సాధనాలను ఉపయోగించడం నేర్పేందుకు Tosheo.aiని రూపొందిస్తున్నారు. ప్రాజెక్టు నిర్వాహకులకు ప్రణాళికలో ఉన్న కార్యకలాపాలు లేదా సాధారణ పాఠాల క్రమాలు, లేదా ప్రణాళికలో ఉన్న వృద్ధి చందా పథకంలో ప్రత్యేకంగా రూపొందించిన పాత్ర వర్తిస్తుంది. ఇది మీ కోసం ప్రాజెక్టుల ప్రణాళికలు రూపొందించదు, ప్రాజెక్టు నిర్వహణ సాఫ్ట్‌వేర్‌తో అనుసంధానం కాదు, ప్రాజెక్టు నిర్వహణ అర్హత ధ్రువపత్రాన్ని ఇవ్వదు.
మూలాలు, పరిధి
NIST AI 600-1, కంటెంట్‌ను సృష్టించే కృత్రిమ మేధస్సు వివరపత్రం, జూలై 2024 ↗