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Die Praxisnotizen

Gute Fragen. Hilfreiche nächste Schritte.

Klare Leitfäden für Führungskräfte, die Schulungen auswählen, und Beschäftigte, die KI im Arbeitsalltag einsetzen.

Gehen Sie etwas tiefer ins Thema.

48 Ressourcen
Vollständiger Leitfaden

KI-Schulungen für Mitarbeitende

KI-Schulungen für Mitarbeitende vermitteln Ihrer Belegschaft, wie sie die von Ihrem Unternehmen freigegebenen KI-Werkzeuge für ihre tatsächlichen Aufgaben einsetzen: dem Werkzeug klaren Kontext geben, sensible Informationen nicht eingeben, die Ergebnisse prüfen und die Verantwortung dafür behalten. Schulungen, die sich in der Praxis bewähren, sind meist kurz, auf die jeweilige Rolle zugeschnitten und auf Übungsaufgaben aufgebaut, die anhand für alle sichtbarer Kriterien bewertet werden.

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So erstellen Sie eine KI-Richtlinie für ein kleines Unternehmen

Eine KI-Richtlinie für kleine Unternehmen benennt die freigegebenen Werkzeuge, die Informationen, die dort nicht eingegeben werden dürfen, die für die Prüfung der Ausgaben zuständigen Personen und die Ansprechpersonen für unklare Fälle. Orientieren Sie sich beim Schreiben an der tatsächlichen Arbeit Ihres Teams und testen Sie die Richtlinie an einem realen Arbeitsablauf, bevor jemand sie unterschreibt.

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Praxisartikel

Eine Vorlage für eine KI-Richtlinie für Beschäftigte

Diese Vorlage für eine KI-Richtlinie enthält zehn Klauseln zum Ausfüllen: Zweck, Geltungsbereich, Zuständigkeit, freigegebene Werkzeuge, Regeln zum Umgang mit Informationen, Prüfung von Ergebnissen, Entscheidungen über Personen, Offenlegung, Meldung und Überprüfung. Jeder Platzhalter steht für eine Entscheidung, die Ihr Unternehmen treffen muss. Auch der fertige Entwurf muss noch von den Personen geprüft werden, die für Ihre Werkzeuge, Daten und Freigaben zuständig sind.

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KI im Beruf nutzen: ein Leitfaden nach Aufgabenbereich

Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Aufgabe, deren Ergebnis Sie bereits beurteilen können. Geben Sie dem KI-Tool die Unterlagen und Vorgaben, die auch ein neuer Kollege benötigen würde, und gleichen Sie das Ergebnis mit der Quelle ab, bevor Sie es weitergeben. Welche erste Aufgabe sich eignet und was dabei geprüft werden muss, hängt von Ihrer Rolle ab. Darum geht es in diesem Leitfaden und auf den zugehörigen Seiten für die einzelnen Rollen.

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Praxisartikel

KI im Vertrieb: So setzen Vertriebsmitarbeitende sie sinnvoll ein

Im Vertrieb ist KI vor allem für Zusammenfassungen von Kundenrecherchen, die Gesprächsvorbereitung, Entwürfe für die Nachbereitung, CRM-Notizen und das Üben von Einwandbehandlung nützlich. Sie darf keine Fakten über potenzielle Kunden erfinden, Ergebnisse versprechen oder Preise festlegen. Deshalb prüft die zuständige Vertriebskraft weiterhin jede Aussage und trägt die Verantwortung für jede Zusage.

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Praxisartikel

KI im Personalwesen: praktische Einsatzmöglichkeiten, Prompts und Grenzen

Personalteams können KI nutzen, um Richtlinien zu entwerfen und zu vereinfachen, Einarbeitungsmaterial vorzubereiten, Themen aus Umfragen zusammenzufassen und Routinefragen anhand freigegebener Dokumente zu beantworten. Entscheidungen über Menschen, etwa zu Beurteilungen, Vergütung, Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen, sollten in der Verantwortung von Menschen bleiben. Beschäftigtendaten erfordern einen strengeren Umgang als die meisten anderen Arbeitsdaten.

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Praxisartikel

KI in der Personalgewinnung: Wofür sie sich eignet und was in menschlicher Hand bleiben sollte

Personalverantwortliche können mit KI-Assistenten auf Grundlage eigener Vorgaben Stellenanzeigen, Interviewfragen, Anschreiben und Statusmeldungen für Bewerber entwerfen. Die Vorauswahl, Bewertung und Ablehnung von Bewerbern ist etwas anderes: Dafür gelten in mehreren Rechtsräumen besondere Vorschriften. Entscheidungen über Bewerber sollten bei Menschen bleiben, die sie erklären können.

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Praxisartikel

KI für Buchhalter: praktische Anwendungen, Prüfungen und Grenzen

Steuerberater und Buchhalter können KI nutzen, um Kunden-E-Mails zu entwerfen, fachliche Hinweise zusammenzufassen, Verfahrensanweisungen zu schreiben, die Logik von Tabellenkalkulationen zu erklären und Buchungskategorien zur Prüfung vorzuschlagen. Fachliches Urteilsvermögen, Vertraulichkeit und Verantwortung für die Zahlen bleiben beim jeweiligen Fachverantwortlichen. Antworten auf steuerliche oder fachliche Fragen müssen anhand von Primärquellen geprüft werden.

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KI im Kundenservice: So setzen Servicemitarbeitende sie sinnvoll ein

Im Kundenservice ist KI vor allem als persönliche Schreib- und Lesehilfe für die Servicekraft nützlich: Sie fasst lange Supportanfragen zusammen, entwirft Antworten auf Grundlage freigegebener Richtlinien und passt den Ton an. Die Servicekraft prüft alle Fakten, bevor etwas beim Kunden ankommt. Die Anschaffung eines Chatbots für den direkten Kundenkontakt ist eine gesonderte Entscheidung mit anderen Risiken und nicht Thema dieses Leitfadens.

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KI für Führungskräfte: selbst nutzen und ein Team führen, das sie nutzt

Für Führungskräfte erfüllt KI zwei Aufgaben: Sie unterstützt Sie beim Schreiben und Nachdenken für die eigene Arbeit, etwa bei der Vorbereitung von Einzelgesprächen, der Strukturierung von Feedback und der Zusammenfassung von Statusmeldungen. Zugleich ist sie eine Fähigkeit, die Ihr Team sicher einsetzen können muss. Die zweite Aufgabe ist wichtiger: Legen Sie klare Regeln fest, schaffen Sie Zeit zum Üben und beurteilen Sie die Arbeit statt der Werkzeugnutzung.

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KI für betriebliche Abläufe: praktische Anwendungen für operative Teams

Im operativen Geschäft ist KI vor allem bei den Dokumenten und Prüfungen rund um einen Prozess sinnvoll: beim Erstellen und Aktualisieren von SOPs, beim Vergleich von Lieferantenangeboten, beim Bereinigen unübersichtlicher Listen und beim Erkennen von Lücken in einer Übergabe. Einen Prozess durchgängig zu automatisieren ist ein eigenes Projekt. Das funktioniert erst, wenn der Prozess dokumentiert ist und jemand die Verantwortung dafür trägt.

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Prompt-Engineering: So schreiben Sie Prompts, die im Arbeitsalltag bestehen

Prompt-Engineering bedeutet, die Anweisungen an ein KI-Tool so zu formulieren und zu verfeinern, dass die Antwort nützlich, überprüfbar und für ihren Zweck geeignet ist. Für die meisten Mitarbeitenden heißt das, einen klaren Arbeitsauftrag zu formulieren: die Aufgabe, den Kontext, das Ausgangsmaterial und die gewünschte Form der Antwort. Anschließend wird das Ergebnis geprüft.

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Anweisungen für Copilot im Beruf: Beispiele, die auf die richtige Quelle verweisen

Eine gute Anweisung für Microsoft Copilot nennt ein Ziel, ergänzt den Kontext, benennt die Quelle, die Copilot verwenden soll, und legt die Erwartungen an die Antwort fest. Der Unterschied zu anderen Assistenten liegt in der Quelle: Copilot kann mit Ihren Dateien, E-Mails und Besprechungen arbeiten. Deshalb geben die besten Anweisungen genau an, welche davon verwendet werden sollen.

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KI für Unternehmen: ein Praxisleitfaden für kleine und mittelgroße Teams

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen bedeutet KI im Geschäftsalltag, universelle Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot für alltägliche Textarbeit einzusetzen – mit klaren Regeln zum Umgang mit Daten und einer benannten Person, die das Ergebnis prüft. Das Schwierige ist nicht das Werkzeug. Es geht darum, die richtigen Aufgaben auszuwählen, Grenzen festzulegen und den Beschäftigten beizubringen, die Ergebnisse zu prüfen.

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KI für kleine Unternehmen: Wo sie hilft, was sie kostet und wo Sie Grenzen ziehen sollten

Ein kleines Unternehmen profitiert am meisten von KI, wenn es einen allgemeinen Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot für einige wiederkehrende Schreib- und Zusammenfassungsaufgaben nutzt und die Geschäftsführung oder eine benannte Person alles prüft, was an Kunden geht. Beginnen Sie im Kleinen, geben Sie keine sensiblen Informationen ein und weiten Sie nur aus, was sich als nützlich erweist.

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Anwendungsfälle für generative KI in Unternehmen, nach Funktionsbereich und Risiko

Die am besten geeigneten geschäftlichen Anwendungsfälle für generative KI sind das Entwerfen, Zusammenfassen, Überarbeiten, Extrahieren und Erklären von Texten, wobei ein Mensch das Ausgangsmaterial bereitstellt und das Ergebnis prüft. Vermeiden Sie Anwendungsfälle, bei denen niemand die Ausgabe prüfen kann oder die Ausgabe über einen Menschen entscheidet, oder gehen Sie diese nur schrittweise an.

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KI am Arbeitsplatz: Wie sie eingesetzt wird, was sie verändert und welche Fragen Beschäftigte stellen können

An den meisten Arbeitsplätzen bedeutet KI, dass Beschäftigte allgemeine Assistenten und integrierte KI-Funktionen zum Entwerfen, Zusammenfassen und Analysieren nutzen – nach den Regeln des Arbeitgebers. Sie hilft am meisten, wenn Menschen ihre Ausgaben prüfen und wissen, welche Informationen sie teilen dürfen. Probleme entstehen, wenn sie ohne Abstimmung, Schulung oder Überprüfung eingesetzt wird.

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KI-Nutzung: Warum sie nach der Einführung zurückgeht und was dagegen hilft

KI ist dann im Arbeitsalltag angekommen, wenn Menschen Woche für Woche ein KI-Werkzeug für ihre tatsächlichen Aufgaben nutzen und die Ergebnisse einer Prüfung standhalten. Meist stockt die Nutzung nicht, weil das Werkzeug schlecht ist, sondern weil die Beschäftigten nicht erkennen, bei welchen Aufgaben es ihnen hilft, unsicher sind, welche Informationen sie teilen dürfen, oder nie geübt haben, die Ergebnisse zu prüfen.

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KI-Halluzinationen: Was sie sind, warum sie entstehen und was Sie dagegen tun können

Eine KI-Halluzination liegt vor, wenn ein generatives KI-Werkzeug etwas Falsches, Erfundenes oder Unbelegtes als Tatsache darstellt, etwa eine nicht existierende Quellenangabe oder eine Zahl, die in Ihren Daten nicht vorkommt. Das geschieht, weil diese Werkzeuge wahrscheinliche Texte vorhersagen, statt Fakten nachzuschlagen. Praktisch schützen Sie sich, indem Sie Quellen bereitstellen, Belege verlangen und alles Wichtige vor der Verwendung prüfen.

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E-Mails mit KI schreiben: So entwerfen und prüfen Sie bessere E-Mails

E-Mails mit KI zu schreiben funktioniert am besten, wenn Sie dem Werkzeug den Empfänger, den Zweck, die Fakten und die eine Handlung nennen, die Sie vom Leser erwarten. Prüfen Sie anschließend jede Zusage, jedes Datum und jeden Namen, bevor Sie die E-Mail senden. So eingesetzt können ChatGPT, Copilot in Outlook oder Gemini in Gmail einen soliden ersten Entwurf liefern. Ohne die nötigen Fakten erfinden sie welche.

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KI für Recherchen im Berufsalltag: schnellere Sichtung und Zusammenfassungen, die Sie vertreten können

KI ist bei beruflichen Recherchen nützlich, wenn sie Ihnen hilft, sich schnell zu orientieren, die Suche zu planen und bereitgestellte Dokumente zusammenzufassen. Riskant wird es, wenn Sie ihre Antwort als Quelle behandeln. Das verlässliche Vorgehen ist: Lassen Sie das Tool suchen und ordnen, öffnen Sie dann selbst die Quellen und überprüfen Sie die Aussagen, die in eine Entscheidung einfließen sollen.

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KI für Excel: Formeln, Datenbereinigung und Analysen, die Sie überprüfen können

KI für Excel bedeutet, einen Assistenten wie Copilot in Excel, Gemini in Google Sheets oder ChatGPT zu nutzen, um Formeln zu schreiben und zu erklären, Daten zu bereinigen und Analysen vorzuschlagen. Das spart Aufwand bei den kleinteiligen Aufgaben in der Tabellenkalkulation. Doch jede von der KI geschriebene Formel muss an Zeilen getestet werden, die Sie von Hand nachprüfen können, bevor Sie der Gesamtsumme vertrauen.

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KI für die Datenanalyse: So nutzen Sie sie, ohne sich selbst zu täuschen

KI kann Datenanalysen beschleunigen, indem sie Vorgehensweisen vorschlägt, Formeln oder Code schreibt, Diagramme erstellt und eine erste Interpretation entwirft. Sie kann Ihnen aber nicht sagen, ob die Daten Ihre Frage beantworten oder ob ein Muster eine Ursache hat. Nutzen Sie KI für die mechanischen Schritte, überlassen Sie die Fragestellung und die Schlussfolgerungen einem Menschen und prüfen Sie jede ausgegebene Zahl anhand einer unabhängigen Berechnung.

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Richtlinie zur zulässigen KI-Nutzung: Was Sie erlauben, einschränken und prüfen sollten

Eine Richtlinie zur zulässigen KI-Nutzung ist das Regelwerk für den Arbeitsalltag: Welche KI-Werkzeuge dürfen Beschäftigte wofür und mit welchen Informationen nutzen, und was müssen sie prüfen, bevor sie das Ergebnis verwenden? Besonders klare Fassungen unterteilen Anwendungen in erlaubt, genehmigungspflichtig und nicht erlaubt und nennen für jede Kategorie ein Beispiel aus der Arbeit des Teams.

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Richtlinie für generative KI: Regeln für generierte Texte, Bilder und Code

Eine Richtlinie für generative KI legt Regeln für Tools fest, die neue Inhalte erzeugen, etwa ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot und Bildgeneratoren: welche Konten Mitarbeitende nutzen dürfen, was in eine Anweisung eingegeben werden darf, wie erzeugte Inhalte geprüft werden, wann die KI-Nutzung offengelegt wird und wer für die endgültige Fassung verantwortlich ist. Sie behandelt die besonderen Risiken erzeugter Inhalte, insbesondere selbstsicher vorgetragene Fehler, Urheberrechtsfragen und übermäßiges Vertrauen.

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Ein praktikabler KI-Governance-Rahmen für kleine Unternehmen

Ein KI-Governance-Rahmen umfasst die Zuständigkeiten, Aufzeichnungen und Routinen, mit denen ein Unternehmen entscheidet, welche KI-Nutzungen es erlaubt, und diese Entscheidungen aktuell hält. Für ein kleines Unternehmen können eine namentlich benannte verantwortliche Person, ein einseitiges Verzeichnis genehmigter Werkzeuge und Arbeitsabläufe, ein Genehmigungsschritt für neue Anwendungen und eine Überprüfung zu einem festen Termin genügen, grob orientiert am KI-Risikomanagementrahmen von NIST.

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Beispiele für KI-Richtlinien: öffentliche Leitlinien und ausgearbeitete Unternehmensrichtlinien

Nachfolgend finden Sie zwei veröffentlichte Beispiele aus dem öffentlichen Sektor, drei ausgearbeitete Richtlinien für fiktive kleine Unternehmen und eine Reihe von Musterklauseln, die Sie anpassen können. Die Beispiele zeigen, wie dieselben wenigen Festlegungen – zugelassene Tools, Grenzen für die Informationsnutzung, Prüfungen der Ergebnisse und eine namentlich benannte verantwortliche Person – je nach Tätigkeit des Teams unterschiedlich formuliert werden.

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Beginnen Sie mit der Arbeit und wählen Sie dann die Schulung.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Werkzeug eine Antwort erzeugen kann. Sie lautet, ob Ihr Team eine gute Antwort erkennt, eine unbelegte Behauptung hinterfragt und entscheidet, wann menschliches Urteilsvermögen übernehmen muss. Diese Leitfäden setzen genau dort an.

Unsere erste Sammlung behandelt die Auswahl von Mitarbeiterschulungen, das Schreiben klarerer Prompts, die Prüfung von Entwürfen, die Überprüfung von Fakten und die Planung einer Einführung. Die Beispiele verwenden fiktive Unternehmensangaben. Sie dienen zum Üben, nicht als Nachweis einer gemessenen Produktivitätssteigerung.

Ein sinnvoller nächster Schritt

Geben Sie Ihrem Team einen Lernpfad, nicht noch eine weitere Wiedergabeliste.

Entdecken Sie die geplanten rollenspezifischen Lektionen, praktischen Aufgaben und die Ansicht für Führungskräfte.

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