Wie kann die Personalabteilung KI für alltägliche Aufgaben nutzen?
Die sichersten und nützlichsten KI-Aufgaben im Personalbereich sind solche, bei denen Sie eine freigegebene Quelle bereitstellen und sie in eine andere Form bringen lassen: eine Richtlinie als verständliche Zusammenfassung, einen Handbuchabschnitt als FAQ oder eine Schulungsskizze als Ablaufplan für eine Schulungseinheit. Die Quelle hält das Ergebnis bei den Fakten, und Sie können jeden Satz daran prüfen.
Für die Personalgewinnung gibt es einen eigenen Leitfaden, da Vorauswahl und Auswahl besondere rechtliche Fragen aufwerfen. Diese Seite behandelt die übrigen Aufgaben im Personalbereich.
Richtlinien entwerfen und vereinfachen
Eine freigegebene Richtlinie in einer verständlichen Zusammenfassung für Mitarbeitende aufbereiten oder einen ersten Strukturentwurf für eine neue Richtlinie erstellen, den eine qualifizierte Prüfperson anschließend vervollständigt.
Material zur Einarbeitung
Pläne für die erste Woche, Checklisten und Begrüßungstexte für eine bestimmte Rolle, auf Grundlage Ihrer tatsächlichen Abläufe.
Interne FAQ
Antworten auf häufige Fragen anhand des Handbuchs entwerfen und den jeweiligen Abschnittsverweis direkt neben jeder Antwort beibehalten.
Themen aus der Umfrage
Anonymisierte Freitextkommentare für eine Zusammenfassung nach Themen gruppieren und die Originalkommentare zur Überprüfung bereithalten.
Schulung und Kommunikation
Ablaufpläne für Lerneinheiten, Briefing-Unterlagen für Führungskräfte und Mitteilungen über bereits beschlossene Änderungen.
Welche Entscheidungen im Personalbereich sollte KI nicht treffen?
KI sollte keine Entscheidungen treffen, die das Arbeitsleben eines Menschen verändern: Leistungsbeurteilungen, Beförderungen, Vergütung, Aufgabenzuweisungen aufgrund persönlicher Eigenschaften, Disziplinarmaßnahmen oder Kündigungen. Sie kann bei der Vorbereitung helfen, etwa indem sie Ihre eigenen Notizen ordnet oder nach einer getroffenen Entscheidung einen Brief entwirft. Die Entscheidung und ihre Begründung müssen jedoch bei einem Menschen liegen, der sie erklären und vertreten kann.
Die Aufsichtsbehörden nehmen diesen Bereich ernst. Der EU AI Act zählt in Anhang III unter anderem KI-Systeme zu den Hochrisikoanwendungen, die Entscheidungen über die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen oder Kündigungen treffen, Aufgaben anhand individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale zuweisen oder Leistung und Verhalten überwachen und bewerten sollen. Wenn Ihre Organisation in der EU tätig ist, bringt diese Einstufung Pflichten mit sich, die Sie vor der Einführung eines solchen Werkzeugs kennen sollten. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Wie sieht eine geprüfte, KI-generierte Zusammenfassung einer Richtlinie aus?
Nehmen Sie als Beispiel Lindenfield Studio, ein fiktives Designstudio mit 40 Beschäftigten. Die Personalleitung möchte für die Beschäftigten eine einseitige Zusammenfassung der bestehenden, achtseitigen Elternzeitregelung des Studios erstellen.
Die erste Anfrage lautete: 'Fassen Sie unsere Elternzeitregelung für die Beschäftigten zusammen.' Ohne die beigefügte Richtlinie erstellte das Tool eine selbstsichere Zusammenfassung dessen, was solche Regelungen häufig enthalten. Dazu gehörte die Aussage, dass Beschäftigte für eine bestimmte Anzahl von Wochen das volle Gehalt erhalten. Die Richtlinie von Lindenfield sagt nichts dergleichen; die zusätzlichen Gehaltsleistungen hängen von der Betriebszugehörigkeit ab. Wird eine solche Zusammenfassung an die Beschäftigten verteilt, entstehen Erwartungen, denen das Studio nicht zugestimmt hat und die zu einem Streit führen können.
Beim zweiten Versuch wurde die vollständige Richtlinie eingefügt und folgende Anweisung gegeben: 'Fassen Sie dies für Beschäftigte in leicht verständlichem Englisch mit weniger als 300 Wörtern zusammen. Verwenden Sie nur Angaben aus der Richtlinie. Nennen Sie zu jedem Punkt die Abschnittsnummer. Listen Sie alle Fragen auf, die Beschäftigte wahrscheinlich stellen werden und die die Richtlinie nicht beantwortet.' Das Ergebnis hielt sich eng an die Quelle. Die Liste der unbeantworteten Fragen erwies sich als wertvollster Teil: Sie zeigte zwei Lücken auf, die die Personalleitung anschließend mit der arbeitsrechtlichen Beratung des Studios besprach. Die endgültige Zusammenfassung enthielt einen Hinweis, der die Beschäftigten auf die vollständige Richtlinie als maßgebliche Fassung verwies.
Kann KI Kommentare aus Mitarbeiterbefragungen sicher zusammenfassen?
Sie kann helfen, wenn Sie vorsichtig vorgehen. Freitextkommentare nach Themen zu gruppieren, ist mühsam und gelingt KI recht gut. In einem kleinen Unternehmen ist die Anonymität jedoch leicht gefährdet. Ein Kommentar über „die einzige Person im Büro in Bristol, die in Teilzeit arbeitet“ macht jemanden identifizierbar, selbst wenn der Name entfernt wurde. Eine erzeugte Zusammenfassung kann dieses Detail wiederholen.
Entfernen Sie identifizierende Angaben, bevor Sie die Kommentare weitergeben, verwenden Sie ein freigegebenes Werkzeug und einen freigegebenen Tarif und bitten Sie um Themen mit ungefähren Häufigkeiten statt um Zitate. Prüfen Sie anschließend die Anzahlen selbst anhand der Kommentare, da KI-Werkzeuge falsch zählen und die Verbreitung einer Ansicht übertreiben können. Berichten Sie der Leitung über Themen, nicht über einzelne Personen.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Welche Informationen über Beschäftigte dürfen in ein KI-Werkzeug eingegeben werden?
Weniger, als viele annehmen. Personalakten enthalten personenbezogene Daten. Einige davon, etwa zu Gesundheit, ethnischer Herkunft oder Gewerkschaftszugehörigkeit, gelten nach dem Datenschutzrecht vieler Länder als besonders sensibel. Ob diese Daten in ein bestimmtes Tool eingegeben werden dürfen, hängt von Ihrer Rechtsgrundlage, den Bedingungen des Anbieters für den jeweiligen Tarif, dem Ort der Datenverarbeitung und Ihren eigenen Richtlinien ab.
Eine praktische Regel für die meisten Personalteams: Erstellen Sie Entwürfe auf Grundlage von Richtlinien und Vorlagen, nicht von Personalakten. Wenn eine Aufgabe tatsächlich personenbezogene Daten erfordert, etwa die Zusammenfassung einer Beschwerdeakte, muss die für den Datenschutz in Ihrer Organisation zuständige Person darüber entscheiden. Nutzen Sie solche Daten nicht einfach als Abkürzung während der Bearbeitung. Das Entfernen eines Namens allein macht Informationen noch nicht anonym.
Wie sollte die Personalabteilung von KI entworfene Richtlinien und Handlungsempfehlungen prüfen?
Gleichen Sie den Entwurf mit dem Quelldokument ab und prüfen Sie anschließend die rechtlichen Anforderungen sowie die Auswirkungen auf die betroffenen Personen. Die folgenden Punkte sind eine erste Checkliste und kein Ersatz für die fachliche Prüfung von Richtlinien mit rechtlicher Wirkung.
Übereinstimmung mit der Quelle
Jeder Anspruch, jede Anspruchsvoraussetzung, jede Anzahl von Tagen und jede Ankündigungsfrist entspricht der freigegebenen Richtlinie.
Rechtsraum
Der Entwurf übernimmt keine Vorschriften aus einem anderen Land. KI-Tools legen häufig standardmäßig das Arbeitsrecht eines bestimmten Landes zugrunde.
Nichts hinzugefügt
Es werden keine neuen Leistungen, Zusagen oder Verfahren genannt, denen die Organisation nicht zugestimmt hat.
Klare und faire Sprache
Die Formulierungen sind klar und inklusiv und setzen weder ein bestimmtes Geschlecht noch ein bestimmtes Alter oder eine bestimmte Familienkonstellation voraus.
Autorität
Die Zusammenfassung nennt die vollständige Richtlinie als maßgebliches Dokument und gibt an, an wen man sich bei Fragen wenden soll.
Freigabe
Richtlinien mit rechtlicher Wirkung gehen an die üblicherweise zuständige Prüfstelle, etwa eine arbeitsrechtliche Beratung.
Welche KI-Tools für das Personalwesen sollte ein kleines Team in Betracht ziehen?
Zum Entwerfen und Zusammenfassen reicht meist der universelle Assistent, den Ihr Unternehmen bereits freigegeben hat. Viele Personalinformationssysteme bieten inzwischen KI-Funktionen, die Fragen zu internen Richtlinien beantworten oder Dokumente entwerfen. Das kann praktisch sein. Fragen Sie den Anbieter aber, auf welche Daten die Funktion zugreift, ob Ihre Inhalte zum Trainieren seiner Modelle verwendet werden, wie lange sie gespeichert werden und wer die Ergebnisse sehen kann.
Seien Sie besonders vorsichtig mit Werkzeugen, die Beschäftigte bewerten, in Rangfolgen einordnen oder überwachen. Damit geht es nicht mehr um Formulierungshilfe, sondern um Entscheidungen über Menschen. Das wirft die oben genannten Fragen zu Recht und Fairness auf.
Wann ist KI das falsche Werkzeug für die Personalarbeit?
KI ist das falsche Werkzeug für sensible Gespräche, Untersuchungen und jede Nachricht, deren Ton als Haltung der Organisation gegenüber einer Person verstanden werden könnte. Ein generiertes Schreiben zu Leistungsproblemen kann vernünftig klingen und trotzdem für diese Person und ihre Vorgeschichte unpassend sein.
Es ist auch das falsche Werkzeug, wenn keine freigegebene Quelle als Grundlage vorliegt. Wenn Sie einen allgemeinen Assistenten fragen, welche Urlaubsansprüche oder Kündigungsfristen bei Ihnen gelten sollten, erhalten Sie eine plausible Antwort – nicht Ihre Richtlinie und nicht das für Sie geltende Recht.
Welche Rolle spielt die Personalabteilung bei der KI-Schulung der übrigen Beschäftigten?
In vielen kleinen Unternehmen ist die Personalabteilung für die Einführung von KI verantwortlich. Deshalb hilft es, zunächst selbst zu üben. Oft soll sie die Nutzungsrichtlinie schreiben, Schulungen planen und Fragen der Beschäftigten beantworten. Für Organisationen, die unter den EU AI Act fallen, sieht Artikel 4 vor, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen und dabei deren Kenntnisse und den Nutzungskontext berücksichtigen.
Tosheo.ai wird konzipiert, um diese Arbeit mit einem geplanten Lernpfad für das Personalwesen, rollenspezifischen Lernpfaden für das übrige Team und einer Führungsübersicht zur Kompetenzentwicklung ohne Chatprotokolle zu unterstützen. Die Produktentwicklung hat noch nicht begonnen; betrachten Sie dies daher als geplanten Funktionsumfang. Wenn Sie noch keine KI-Richtlinie haben, ist der unten verlinkte Richtlinienleitfaden der bessere erste Schritt.