Was bedeutet es konkret, KI bei Ihrer Arbeit einzusetzen?
Für die meisten Bürotätigkeiten bietet KI am Arbeitsplatz drei Arten von Unterstützung: Entwürfe auf Grundlage bereitgestellten Materials erstellen, Material von einer Form in eine andere umwandeln und als Denkpartner Möglichkeiten, Fragen und Lücken aufzeigen. Selten geht es darum, ein Werkzeug Entscheidungen treffen oder fertige Arbeitsergebnisse ungeprüft erstellen zu lassen.
Das Entwerfen umfasst E-Mails, Zusammenfassungen, Stellenanzeigen, Erläuterungen zu Richtlinien und erste Berichtsfassungen. Beim Umformen werden lange Dokumente gekürzt, Notizen in strukturierte Aufzeichnungen überführt, aus einer Nachricht Fassungen für unterschiedliche Leser erstellt oder Tabellen in verständlicher Sprache kommentiert. Als Denkpartner hilft die KI bei Fragen wie 'Welche Fragen würde ein skeptischer Käufer dazu stellen?' oder 'Was fehlt in diesem Plan?'.
Bei allen drei hängt die Qualität des Ergebnisses weit stärker davon ab, was Sie dem Tool mitgeben und wie Sie die Ausgabe prüfen, als davon, welches Tool Sie verwenden. Deshalb finden Sie dieselben Arbeitsweisen in allen nachfolgenden Leitfäden für die einzelnen Rollen, jeweils angepasst an die Aufgaben und Risiken.
Wie wählen Sie die erste Aufgabe für den KI-Einsatz aus?
Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie häufig erledigen, bereits gut beherrschen und schnell überprüfen können. Ihre vorhandenen Kenntnisse helfen Ihnen, einen selbstsicher vorgetragenen Fehler zu erkennen. Eine Aufgabe, mit der Sie nicht vertraut sind, eignet sich daher schlecht für den Einstieg. Mit den folgenden Kriterien lässt sich die Auswahl für die meisten Menschen auf zwei oder drei Aufgaben eingrenzen.
Es tritt wiederholt auf
Sie erledigen die Aufgabe mindestens wöchentlich. Dadurch wirkt sich jede Verbesserung wiederholt aus, und Sie sammeln genug Übung, um das Werkzeug beurteilen zu können.
Sie können die Qualität beurteilen
Sie wissen, wie eine gute Fassung aussieht, ohne dass jemand anderes es Ihnen sagen muss.
Die Quelle ist verfügbar und darf geteilt werden
Das für die Aufgabe benötigte Material liegt vor, und die Richtlinien Ihres Unternehmens erlauben seine Nutzung in einem freigegebenen Werkzeug.
Ein Fehler lässt sich beheben
Ein interner Entwurf oder eine erste Fassung zur eigenen Überarbeitung, keine Kennzahl in Vorstandsunterlagen und keine Mitteilung an eine Aufsichtsbehörde.
Es hat einen klaren Abschluss
Sie können erkennen, wann das Ergebnis fertig ist. So lässt sich leicht vergleichen, wie es wäre, die Aufgabe selbst zu erledigen.
Was sollte ein guter Prompt für die Arbeit enthalten?
Eine gute Eingabe für eine Arbeitsaufgabe enthält alles, was eine kompetente neue Kollegin oder ein kompetenter neuer Kollege braucht, um die Aufgabe ohne Rückfragen zu erledigen: Zweck, Leserschaft, Ausgangsmaterial, Vorgaben, Format und Hinweise darauf, was zu kennzeichnen ist. Fehlende Informationen sind der Hauptgrund dafür, dass KI-Ausgaben allgemein bleiben oder Details erfinden.
Vergleichen Sie zwei Prompts für dieselbe Aufgabe. Die schwache Version lautet: 'Schreiben Sie eine Mitteilung an das Team zum Büroumzug.' Die stärkere Version lautet: 'Schreiben Sie eine Mitteilung mit 150 Wörtern für unsere 25 Beschäftigten zum Büroumzug. Verwenden Sie ausschließlich die folgenden Fakten: Der Umzug ist am Freitag, 14 November, die neue Adresse steht in den Notizen, die Schreibtische müssen bis Donnerstag, 4pm, geräumt sein, die IT wird Monitore und Dockingstationen transportieren. Sachlicher, freundlicher Ton. Nennen Sie zum Schluss die Ansprechperson für Fragen. Ergänzen Sie keine Termine, Regeln oder Zusicherungen, die nicht in den Notizen stehen. Listen Sie alle Fragen auf, die Beschäftigte voraussichtlich stellen werden und die in den Notizen nicht beantwortet werden.'
Die letzte Anweisung lohnt sich überall. Wenn Sie das Tool auffordern, aufzulisten, was es nicht beantworten konnte, wird aus einer Lücke, die es sonst mit einer Vermutung füllen würde, eine Frage, die Sie klären können. Der am Ende verlinkte Leitfaden für KI-Eingaben geht näher auf Struktur und Vorlagen ein.
Wie sollten Sie KI-Ergebnisse prüfen, bevor Sie sie verwenden?
Gleichen Sie die Ausgabe mit der Quelle ab, statt sich darauf zu verlassen, ob sie für Sie richtig klingt. Flüssig formuliertem Text vertraut man leicht. Das Profil für generative KI von NIST beschreibt Konfabulation als die Erzeugung selbstsicher vorgetragener, aber fehlerhafter oder falscher Inhalte. Es nennt übermäßiges Vertrauen und Automatisierungsverzerrung als Risiken der Zusammenarbeit von Menschen und KI-Systemen. Beides sind Gründe, gezielt zu prüfen statt nach Gefühl.
Für die meisten Arbeiten reicht eine kurze Prüfroutine. Erstens: Führen Sie jede Tatsachenbehauptung, jeden Namen, jedes Datum und jede Zahl auf die von Ihnen bereitgestellte Quelle zurück. Entfernen oder bestätigen Sie alles, was sich nicht zuordnen lässt. Zweitens: Rechnen Sie Zahlen unabhängig nach. Drittens: Prüfen Sie, was hinzugefügt wurde: Behauptungen, Zusagen, Ursachen oder Regeln, die für diese Art von Dokument üblich klingen, bei Ihnen aber nicht zutreffen. Viertens: Lesen Sie den Text aus Sicht der vorgesehenen Leserschaft und passen Sie den Ton an. Legen Sie abschließend fest, wer die Verantwortung für die endgültige Fassung trägt. In der Regel sind das Sie.
Wie gründlich Sie prüfen, sollte sich nach den Folgen eines Fehlers richten. Ein Entwurf für Ihre eigenen Notizen braucht weniger Prüfung als eine Nachricht an einen Kunden, und diese wiederum weniger als eine Zahl, die offiziell gemeldet wird.
Welche KI-Anwendungsfälle eignen sich für welche Rollen?
Die folgende Tabelle zeigt für jede Rolle eine sinnvolle erste Aufgabe, die wichtigste Prüfung und den Teil der Arbeit, der in menschlicher Hand bleiben sollte. Zu jeder Rolle gibt es einen eigenen Leitfaden mit einem ausgearbeiteten Beispiel.
| Rolle | Gute erste Aufgabe | Die wichtigste Prüfung | Belassen Sie die Verantwortung bei einem Menschen |
|---|---|---|---|
| Marketing | Kanalvarianten auf Basis eines freigegebenen Inhalts | Jede Aussage und jede Zahl auf die Aufgabenbeschreibung zurückgeführt | Freigabe von Positionierung und Werbeaussagen |
| Vertrieb | E-Mail zum Nachfassen auf Grundlage Ihrer Gesprächsnotizen | Keine erfundenen Ergebnisse oder Fallstudien | Preise, Bedingungen und Verpflichtungen |
| Personalwesen | Verständliche Zusammenfassung einer bestehenden Richtlinie | Die Ansprüche stimmen Wort für Wort mit der Richtlinie überein | Entscheidungen über einzelne Personen |
| Personalgewinnung | Stellenanzeige aus Notizen der einstellenden Führungskraft | Abgleich mit den Anforderungen; inklusive Sprache | Vorauswahl, Einstufung und Ablehnung |
| Finanzen | Abweichungskommentar auf Grundlage einer geprüften Tabelle | Zahlen nachgerechnet; keine unbestätigten Ursachen | Berichtete Zahlen und Prognosen |
| Buchhaltung | Kunden-E-Mail zur Anforderung fehlender Unterlagen | Keine Steuervorschriften oder Fristen hinzugefügt | Technische Positionen und Freigabe |
| Kundenservice | Antwortentwurf auf Grundlage des Hilfeartikels und der Supportanfrage | Angaben zu Richtlinien und Erstattungsbedingungen sind korrekt | Ausnahmen und verärgerte Kunden |
| Projektmanagement | Statusmeldung aus Aufgabennotizen | Termine und Zuständigkeiten sind verbindlich | Umplanung und Abwägungen |
| Produktmanagement | Thematische Zusammenfassung von Kundenfeedback | Themen lassen sich auf tatsächliche Kommentare zurückführen | Priorisierungsentscheidungen |
| Betriebsabläufe | Prozessdokument aus Ihren Arbeitsschritten | Die Schritte entsprechen dem tatsächlichen Arbeitsablauf | Ausnahmen und Freigaben |
| Führungskräfte mit Personalverantwortung | Tagesordnung und Notizen für eine Teambesprechung | Personen nichts fälschlich zugeschrieben | Feedback und Leistungsbeurteilungen |
Was unterscheidet sich je nach beruflicher Rolle?
Die Arbeitsweisen bleiben über alle Rollen hinweg gleich; die Risiken ändern sich. Drei Fragen erklären die meisten Unterschiede: Wer ist betroffen, wenn die Ausgabe falsch ist, welche Informationen werden für die Aufgabe verwendet, und gibt es bereits eine Regel für die Ausgabe?
Rollen, die Entscheidungen über Menschen treffen oder beeinflussen, etwa im Personalwesen, in der Personalbeschaffung und in Führungspositionen, unterliegen der strengsten Prüfung. Der EU AI Act führt KI-Systeme für die Personalbeschaffung und -auswahl sowie für Entscheidungen über Beförderungen, Kündigungen, Aufgabenzuweisung und Leistungsbewertung in Anhang III als Hochrisiko-Anwendungen auf. Rollen, die Aussagen veröffentlichen, etwa im Marketing und Vertrieb, müssen die Vorschriften für Werbung und Direktmarketing einhalten, unabhängig davon, wie der Text erstellt wurde. Rollen, die Zahlen berichten, etwa im Finanz- und Rechnungswesen, sind an fachliche Standards gebunden und tragen Verantwortung gegenüber den Menschen, die sich auf diese Zahlen verlassen.
Rollen mit Kundenkontakt, etwa im Kundendienst und in der Kundenbetreuung, bergen ein anderes Risiko: Eine von KI entworfene Antwort, die eine Richtlinie falsch wiedergibt, wird zu einer Zusage, die das Unternehmen möglicherweise einhalten muss. Der jeweilige Rollenleitfaden erklärt, welche Prüfungen besonders wichtig sind und warum.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie sieht dieselbe Aufgabe in drei verschiedenen Rollen aus?
Nehmen wir eine fiktive Quelle: Versionshinweise zu einer neuen Funktion bei Fernhill Software, einem kleinen Unternehmen, das Terminplanungssoftware an Kliniken verkauft. Laut den Hinweisen können Kliniken mit der Funktion automatische Terminerinnerungen per SMS versenden. Sie ist im Tarif Professional enthalten, startet am 1. Dezember und unterstützt bisher nur Englisch.
Eine Person aus dem Marketing bittet die KI um eine E-Mail zur Produkteinführung für Bestandskunden. Im Entwurf heißt es, Erinnerungen würden 'die Zahl nicht wahrgenommener Termine drastisch reduzieren'. Die Versionshinweise enthalten keine Daten zu nicht wahrgenommenen Terminen. Deshalb streicht die Person den Satz und beschreibt stattdessen, was die Funktion tut.
Eine Person im Vertrieb bittet KI um eine Nachfass-E-Mail an eine Klinik, die in einem Gespräch nach Erinnerungsfunktionen gefragt hat. Im Entwurf steht, die Funktion sei 'in allen Tarifen verfügbar'. Das stimmt nicht. Die Person korrigiert die Angabe auf den Tarif Professional und prüft vor dem Versand den aktuellen Tarif des Kunden.
Eine Person im Kundendienst bittet die KI, eine Antwort zu Erinnerungen für das Hilfezentrum zu entwerfen. Im Entwurf steht, Kunden könnten 'jede beliebige Sprache wählen'. Die Notizen sagen das Gegenteil. Die Person korrigiert die Aussage und ergänzt, an wen sich Kunden mit einem Sprachwunsch wenden können.
Dieselbe Quelle, dasselbe Tool, drei unterschiedliche Fehler, jeder typisch für seine Rolle. Deshalb lernen Sie durch Übungen mit Aufgaben aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag mehr als durch allgemeine Beispiele.
Welche Informationen sollten Sie am Arbeitsplatz nicht in KI-Tools eingeben?
Halten Sie sich zuerst an die KI-Richtlinie Ihres Unternehmens. Gibt es keine, fragen Sie nach, bevor Sie Inhalte einfügen, die nicht bereits öffentlich sind. Seien Sie grundsätzlich besonders vorsichtig mit personenbezogenen Daten von Kunden, Bewerbern oder Kollegen, vertraulichen Kundenunterlagen, unveröffentlichten Finanzinformationen und allem, was unter einen Vertrag oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung fällt.
Die Antwort hängt auch vom Werkzeug und vom Tarif ab. Für ein privates Konto, eine Unternehmensumgebung und eine KI-Funktion innerhalb einer anderen Anwendung können jeweils unterschiedliche Bedingungen für Speicherung, Zugriff und die Nutzung von Inhalten zur Modellverbesserung gelten. Das Entfernen von Namen allein macht ein Dokument nicht anonym, besonders in einer kleinen Organisation. Der Leitfaden zu KI-Richtlinien erklärt, wie Sie diese Grenzen für ein Team festlegen.
Woran erkennen Sie, dass Sie im Umgang mit KI am Arbeitsplatz besser werden?
Achten Sie auf Ihre Überarbeitungen, nicht auf die Menge Ihrer Ergebnisse. Wer KI bei der Arbeit zunehmend sicher beherrscht, muss meist weniger an jedem Entwurf umschreiben, weil die eigenen Eingaben besser werden, erkennt erfundene Details schneller und kann die vorgenommenen Änderungen begründen. Auch die Entscheidung, wann man ganz auf KI verzichten sollte, fällt schneller.
Eine einfache Möglichkeit, dies nachzuverfolgen, ist ein kurzes Protokoll über zwei oder drei Wochen: die Aufgabe, die KI-Anweisung, was Sie geändert haben und warum. Muster werden schnell sichtbar, etwa ein Werkzeug, das immer eine beschwichtigende Formulierung ergänzt, die Sie entfernen müssen, oder eine Aufgabenart, bei der der erste Entwurf regelmäßig brauchbar ist. Diese Muster sind nützlicher als jede allgemeine Aussage über Zeitersparnis, weil sie aus Ihrer eigenen Arbeit stammen.
Wie sollte ein Team gemeinsam lernen, KI im Arbeitsalltag einzusetzen?
Geben Sie dem Team eine gemeinsame, realistische Aufgabe, lassen Sie alle diese mit KI bearbeiten und vergleichen Sie anschließend die Überarbeitungen statt der Entwürfe. Der Vergleich zeigt, wer Quellen prüft, wer erfundene Behauptungen erkennt und wer den Schreibstil beibehält. So verbreiten sich diese Arbeitsweisen schneller als durch eine Folienpräsentation.
Üben Sie nur mit fiktivem oder freigegebenem, risikoarmem Material, legen Sie gemeinsam fest, welche Tools freigegeben sind, und sorgen Sie dafür, dass Fehler ohne Angst gemeldet werden können. Für Organisationen im Geltungsbereich des EU AI Act verlangt Artikel 4 von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten, unter Berücksichtigung ihrer Kenntnisse und des Nutzungskontexts. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Der unten verlinkte Leitfaden zur Mitarbeiterschulung und der ebenfalls verlinkte 30-Tage-Einführungsplan beschreiben ein umfassenderes Programm.
Wann ist KI das falsche Werkzeug für die Aufgabe?
KI ist das falsche Werkzeug, wenn Sie das Ergebnis nicht prüfen können, wenn die Entscheidung die Stelle, das Gehalt oder die Bewerbung einer Person betrifft, wenn das Ergebnis eine endgültig zu meldende Kennzahl ist oder wenn das Gespräch einen Menschen erfordert, der für das Gesagte Verantwortung übernimmt. Sie ist auch das falsche Werkzeug, wenn sich die Aufgabe direkt schneller erledigen lässt, etwa eine zweizeilige Antwort, bei der Sie bereits wissen, wie Sie sie formulieren möchten.
Seien Sie auch dann vorsichtig, wenn keine Quelle vorliegt. Wenn Sie einen allgemeinen Assistenten fragen, was in Ihrer Unternehmensrichtlinie, im Vertrag Ihres Kunden oder in der aktuellen Steuervorschrift steht, erhalten Sie eine plausible Antwort, nicht das Dokument. Suchen Sie in solchen Fällen zuerst die Quelle und nutzen Sie KI allenfalls als Hilfe beim Lesen.
Wofür eignet sich Tosheo.ai und wofür nicht?
Tosheo.ai wird als KI-Schulung zur selbstständigen Nutzung für Teams mit ungefähr 5 bis 200 Personen konzipiert. Eine Führungskraft wählt die Rollen und die vom Team genutzten KI-Tools aus. Jede lernende Person absolviert eine kurze Einstufung und folgt anschließend einem rollenspezifischen Lernpfad mit Lektionen von 10 bis 15 Minuten. Jede Lektion endet mit einer praktischen Aufgabe in einem echten KI-Tool, die anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters beurteilt wird. Geplant ist, dass Führungskräfte Kompetenzfortschritte und abgeschlossene Lektionen sehen können, nicht die vollständigen Chatprotokolle. Das Produkt ist noch nicht entwickelt; all dies beschreibt daher den geplanten Umfang.
Es ist nicht für alle die richtige Wahl. Es ist nicht für große Organisationen konzipiert, deren Beschaffung eine zentrale Anmeldung (SSO), LMS-Integrationen oder Unternehmensverträge voraussetzt. Nichts davon ist zum Start enthalten. Es ist keine praxisorientierte Schulung in Softwareentwicklung, und die Lektionen sind ausschließlich auf Englisch geplant. Wenn Sie allein lernen, passt ein allgemeiner Kurs oder einer der kostenlosen Leitfäden auf dieser Website möglicherweise besser zu Ihnen. Die geplanten Teampreise finden Sie auf der Preisseite.