Wann ist KI beim Schreiben von E-Mails nützlich?
KI ist bei E-Mails am nützlichsten, wenn Sie wissen, was Sie sagen müssen, das Formulieren aber Aufwand bedeutet: eine strukturierte Mitteilung zum aktuellen Stand, eine höfliche Nachfrage, eine Antwort auf mehrere Punkte aus einem langen E-Mail-Verlauf oder eine Nachricht, die kürzer oder bestimmter werden soll. In diesen Fällen kommen die Fakten und die Entscheidung von Ihnen, während das Tool Struktur und Formulierung übernimmt.
Am wenigsten nützlich und am riskantesten ist es, wenn mit der E-Mail selbst eine Entscheidung getroffen wird. Bei einer Nachricht, die das Unternehmen auf eine Erstattung, einen Termin, einen Preis oder eine vertragliche Position festlegt, muss zuerst ein Mensch über den Inhalt entscheiden. Wenn Sie das Werkzeug ausarbeiten lassen, was angeboten werden soll, wird es etwas anbieten – möglicherweise etwas, das niemand genehmigt hat.
Was sollten Sie der KI mitteilen, bevor sie eine E-Mail schreibt?
Sagen Sie dem Werkzeug, an wen die E-Mail gerichtet ist, warum Sie schreiben, welche Fakten es verwenden darf, welche eine Handlung Sie von der lesenden Person erwarten und welche Vorgaben für Ton und Länge gelten. Alles, was Sie weglassen, ergänzt das Werkzeug durch Vermutungen. Daraus entstehen die meisten Probleme mit KI-E-Mails: erfundene Entschuldigungen, ausgedachte Termine und Angebote, die niemand genehmigt hat.
Empfänger und Beziehung
Ein neuer Kunde, ein langjähriger Lieferant, Ihre Führungskraft, ein Kollege aus einem anderen Team. Das bestimmt den Ton stärker als jede Anweisung zur Tonalität.
Zweck
Informieren, fragen, ablehnen, nachfassen, sich entschuldigen oder bestätigen. Ein Hauptzweck pro E-Mail.
Fakten, die verwendet werden dürfen
Fügen Sie die Bestelldetails, den Nachrichtenverlauf oder die Notizen ein. Geben Sie an, dass ausschließlich diese Fakten verwendet werden dürfen.
Der Auftrag
Was die lesende Person als Nächstes bis wann tun soll, sofern etwas zu tun ist.
Grenzen
Länge, Ton, Dinge, die nicht erwähnt werden dürfen, und Dinge, die nicht zugesagt werden dürfen, etwa Rabatte oder Liefertermine.
Wie sehen eine gute KI-Anweisung für eine E-Mail und die anschließende Prüfung aus?
Hier ist ein ausgearbeitetes Beispiel eines fiktiven Möbelhändlers mit 18 Mitarbeitenden, Brightwell Interiors. Eine Kundin, Frau Okafor, hat per E-Mail gefragt, wo ihr Sofa bleibt. Die bereitgestellten Fakten: Die Bestellung sollte am 3 November versandt werden; das Lager hat einen Stoffengpass gemeldet; der Lieferant hat noch keinen neuen Termin genannt; die Supportleitung kann einen Stoffwechsel oder eine Stornierung mit vollständiger Rückerstattung anbieten; eine Entschädigung wurde nicht genehmigt.
Schwache Eingabe: Schreiben Sie dieser Kundin eine Antwort, in der Sie sich für die verspätete Lieferung ihres Sofas entschuldigen. Typisches Ergebnis: Sehr geehrte Frau Okafor, die Verzögerung tut uns sehr leid. Ihr Sofa wird nun am 14 November geliefert, und als Entgegenkommen haben wir Ihnen einen Rabatt von 10 Prozent auf Ihre Bestellung gewährt. Sowohl das Datum als auch der Rabatt sind erfunden. Wird diese E-Mail versendet, hat das Unternehmen zwei Zusagen gemacht, die es nicht einhalten kann.
Besserer Prompt: Verfassen Sie eine kurze, freundliche Antwort an eine Kundin, die nach einem verspäteten Sofa fragt. Diese Fakten dürfen Sie verwenden: ursprüngliches Versanddatum 3 November; Verzögerung durch einen Stoffengpass bei unserem Lieferanten; noch kein neuer Termin; mögliche Optionen sind der Wechsel zu einem vorrätigen Stoff oder eine Stornierung mit vollständiger Erstattung. Nennen Sie keinen neuen Termin. Bieten Sie keinen Rabatt und keine Entschädigung an. Fragen Sie die Kundin, welche Option sie bevorzugt oder ob sie lieber auf eine neue Information warten möchte. Unter 120 Wörtern.
Geprüfter Entwurf: Sehr geehrte Frau Okafor, vielen Dank für Ihre Nachfrage. Bitte entschuldigen Sie die Wartezeit. Ihr Sofa sollte am 3 November versandt werden. Unserem Lieferanten fehlt jedoch der von Ihnen gewählte Stoff, und er hat noch keinen neuen Termin bestätigt. Sie haben drei Möglichkeiten: Sie können zu einem vorrätigen Stoff wechseln, die Bestellung gegen vollständige Erstattung stornieren oder warten. In diesem Fall informieren wir Sie, sobald der Lieferant einen Termin bestätigt. Antworten Sie einfach mit der Option, die Ihnen am besten passt. Die prüfende Person hat das Versanddatum mit der Bestellung abgeglichen, die beiden Optionen mit der Leitung des Kundendienstes bestätigt und geprüft, dass nichts Weiteres zugesagt wurde.
Wie nutzen Sie KI, um auf einen langen E-Mail-Verlauf zu antworten?
Lassen Sie KI zunächst den Nachrichtenverlauf zusammenfassen, prüfen Sie die Zusammenfassung und erstellen Sie erst dann auf dieser Grundlage den Antwortentwurf. Wenn Sie aus einem langen Verlauf direkt in einem Schritt eine Antwort erstellen lassen, bleibt verborgen, was das Tool als wichtig eingestuft hat. Mit einem separaten Zusammenfassungsschritt sehen Sie, ob es eine gestellte Frage ausgelassen oder falsch verstanden hat, wer wem zugestimmt hat.
Ein nützlicher Prompt für eine Zusammenfassung: Listen Sie alle offenen Fragen in diesem Nachrichtenverlauf auf, wer sie gestellt hat und ob sie beantwortet wurden. Listen Sie anschließend alle Zusagen und die Personen auf, die sie gemacht haben. Zitieren Sie jeweils die entsprechende Stelle. Gleichen Sie diese Liste mit dem Nachrichtenverlauf ab, insbesondere die Zusagen, denn Werkzeuge machen aus einem Vorschlag häufig eine Vereinbarung. Bitten Sie anschließend um eine Antwort, die die offenen Fragen der Reihe nach beantwortet.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie ändern Sie mit KI den Ton einer E-Mail?
Bitten Sie um eine konkrete Änderung und sagen Sie, was unverändert bleiben muss. Freundlicher formulieren ist vage; alle Fakten und die Frist exakt wie angegeben beibehalten, die beiden Entschuldigungssätze entfernen und die Bitte in die erste Zeile setzen ist präzise und überprüfbar. Vergleichen Sie nach jeder Überarbeitung die Fakten der neuen Fassung mit denen der alten. Bei Anpassungen des Tons werden häufig versehentlich Daten oder Bedingungen verändert.
Zwei Aufgaben zum richtigen Ton lohnen sich besonders zum Üben, weil sie ohne Hilfe schwer zu formulieren sind: höflich absagen und bestimmt auftreten, ohne unhöflich zu sein. Geben Sie dem Werkzeug für eine Absage den Grund, den Sie nennen möchten, und die Alternative, die Sie anbieten können. Für eine bestimmte Nachfrage geben Sie die ursprüngliche Anfrage, den Fälligkeitstermin und die Konsequenz an, die Sie zu benennen bereit sind. Lesen Sie den Text anschließend aus Sicht des Empfängers.
Wie fügen sich Copilot in Outlook und Gemini in Gmail ein?
Integrierte Assistenten wie Copilot in Outlook und Gemini in Gmail bringen denselben Ansatz in Ihr Postfach, und es gelten dieselben Regeln. Die Supportseite von Microsoft beschreibt die Erstellung eines Entwurfs so: Sie öffnen eine neue Nachricht, wählen die Copilot-Option, geben einen Prompt ein und lassen einen Entwurf erstellen. Sie können Länge und Ton anpassen oder einen neuen Entwurf erzeugen lassen und ihn anschließend übernehmen, bearbeiten und versenden. Die Seite weist außerdem darauf hin, dass sich die Vertraulichkeitsbezeichnung eines Entwurfs ändern kann, wenn der generierte Inhalt eine höhere Vertraulichkeitsstufe hat.
Laut der Hilfeseite von Google für Gemini in Gmail kann die Funktion neue E-Mails erstellen oder vorhandene Entwürfe im Hinblick auf Ton und Verständlichkeit überarbeiten. Sie setzt einen berechtigten Google Workspace- oder Google-KI-Tarif voraus. Die Seite warnt davor, dass Gemini-Funktionen unzutreffende oder unangemessene Informationen vorschlagen können. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Tarif und den Einstellungen Ihrer Administration ab. Fragen Sie daher die Person, die Ihre Konten verwaltet. Ein integriertes Werkzeug ist nicht automatisch sicherer; es ist lediglich näher an der Schaltfläche zum Senden.
Was sollten Sie niemals in ein KI-Tool für E-Mails eingeben?
Geben Sie keine Informationen ein, die Ihr Unternehmen nicht für dieses Tool freigegeben hat. Das bedeutet in der Regel: keine personenbezogenen Kundendaten über den im freigegebenen Tarif erlaubten Umfang hinaus, keine Passwörter oder Kontonummern, keine vertraulichen Kundenunterlagen und nichts, was einer Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt – es sei denn, Ihre Richtlinie erlaubt dies ausdrücklich für das Tool. Ersetzen Sie im Zweifel Namen und Kennungen durch Platzhalter wie [Kunde] und [Bestellnummer], erstellen Sie einen Entwurf und ergänzen Sie die Angaben anschließend selbst.
Seien Sie bei weitergeleiteten E-Mail-Verläufen besonders vorsichtig. Ein Verlauf, den Sie zum Zusammenfassen einfügen, kann personenbezogene Angaben anderer Personen oder einen weiter unten zitierten vertraulichen Anhang enthalten. Kürzen Sie ihn auf den benötigten Teil. Der Leitfaden zu KI-Richtlinien für kleine Unternehmen erläutert, wie Sie diese Regeln schriftlich festhalten.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie eine mit KI entworfene E-Mail versenden?
Lesen Sie die gesamte E-Mail aus Sicht der empfangenden Person und gleichen Sie dann jede Tatsachenangabe mit ihrer Quelle ab. Die folgende Liste lässt sich in einer Minute durchgehen und deckt die meisten Probleme auf.
Namen und Titel
Name des Empfängers richtig geschrieben, richtige Person angesprochen, keine Kollegen genannt, die nicht genannt werden sollten.
Datumsangaben, Preise und Zahlen
Jede Angabe lässt sich auf die Bestellung, den Nachrichtenverlauf oder Ihre Notizen zurückführen. Keine ist erfunden.
Versprechen
Jedes Angebot, jede Zusage und jede Entschuldigung entspricht dem, wozu Sie befugt sind.
Der Auftrag
Die lesende Person erkennt auf einen Blick, was sie tun soll.
Tonalität
Dem Verhältnis zur anderen Person angemessen; keine übertriebenen Entschuldigungen, keine aufgesetzte Begeisterung, keine Formulierungen, die Sie selbst nie verwenden würden.
Platzhalter und Textreste
Keine [Platzhalter], keine allgemeine Grußformel, die Sie nicht beabsichtigt haben, und keine Zeile, die auf einen nicht beigefügten Anhang verweist.
Wann sollten Sie KI nicht zum Schreiben einer E-Mail nutzen?
Schreiben Sie selbst, wenn die Nachricht persönlich, sensibel oder rechtlich bedeutsam ist. Ein Kondolenzschreiben, ein schwieriges Gespräch über die Arbeitsleistung, eine Antwort auf eine formelle Beschwerde, eine Nachricht an eine Aufsichtsbehörde oder eine Verhandlung, bei der jedes Wort Folgen hat, eignen sich dafür nicht. Der Empfänger darf zu Recht erwarten, dass die Worte von Ihnen stammen. Eine generierte Formulierung, die der Situation nicht gerecht wird, kann Schaden anrichten, der sich durch Überarbeitung nicht vollständig beheben lässt.
Oft dauert es auch länger, eine Anweisung zu formulieren, als eine zweizeilige Antwort zu schreiben. KI lohnt sich beim Verfassen längerer, strukturierter E-Mails, nicht bei jeder kurzen Antwort. Dieser Leitfaden behandelt alltägliche geschäftliche E-Mails. Für umfassendere Geschäftsdokumente lesen Sie den Leitfaden zum Schreiben mit KI im Unternehmen.
Quellen und Geltungsbereich
Microsoft Support, Eine E-Mail mit Copilot in Outlook entwerfen, abgerufen am 16 October 2026 ↗
Gmail-Hilfe, Mit Gemini in Gmail zusammenarbeiten, abgerufen am 16 October 2026 ↗