Was ist Microsoft Copilot und wofür eignet es sich im Arbeitsalltag?
Microsoft Copilot ist ein KI-Assistent, mit dem Sie Fragen stellen, Inhalte erstellen und recherchieren können. Er ist als App und im Web verfügbar und außerdem in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert. Die Dokumentation von Microsoft verwendet inzwischen Microsoft Copilot für das bisherige Microsoft 365 Copilot und Microsoft Copilot Chat für das bisherige Microsoft 365 Copilot Chat. Während der Umstellung werden Ihnen daher beide Bezeichnungen begegnen.
Entscheidend ist das Konto. Laut Microsoft lässt sich die Copilot-App mit einem privaten Konto, einem Geschäfts- oder Schulkonto oder mit beiden nutzen. Die Konten bleiben getrennt: Daten aus dem beruflichen Bereich gelangen nicht in den privaten und umgekehrt. Bei einem Geschäftskonto gelten die Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben Ihrer Organisation. Copilot kann dabei auf Inhalte der Organisation wie E-Mails, Dateien, Chats und Besprechungen zugreifen, für die Sie bereits eine Zugriffsberechtigung haben. Mit einem privaten Konto ist Copilot ein allgemeiner Assistent für Ihre eigenen Aufgaben.
Wie steige ich in Microsoft Copilot ein?
Öffnen Sie für die berufliche Nutzung Copilot im Browser und melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto an, oder verwenden Sie Copilot in Teams und Outlook. Laut Microsofts Einstiegsseite steht Copilot Chat Nutzern mit einem berechtigten Microsoft 365-Abonnement zur Verfügung. Einige Funktionen hängen von Ihrer Lizenz und den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Fragen Sie daher Ihre IT-Abteilung, was Ihnen zur Verfügung steht. Eine Kennzeichnung für geschäftliche oder private Nutzung neben Ihrem Profil zeigt an, in welchem Konto Sie angemeldet sind. Über den Kontowechsler können Sie zwischen den Konten wechseln.
Melden Sie sich für die private Nutzung mit einem Microsoft-Konto in der Copilot-App an. Laut Microsoft können Privatpersonen Chat, Bilderstellung und Datei-Uploads innerhalb bestimmter Grenzen kostenlos nutzen. Mit Microsoft 365-Abonnements gelten höhere Grenzen.
Ihre erste nützliche KI-Anweisung für die Arbeit bezieht sich auf einen konkreten Kontext, den Sie verwenden dürfen. Geben Sie einen Schrägstrich ein, um eine Datei, eine Person oder eine Besprechung auszuwählen, zum Beispiel: 'Fassen Sie /[Dateiname] in fünf Stichpunkten für meine Führungskraft zusammen und listen Sie alle Entscheidungen auf, die laut Datei noch offen sind.'
Was ist eine gute 10-Minuten-Einstiegsübung für Microsoft Copilot?
Verwenden Sie ein fiktives Frachtunternehmen mit 40 Mitarbeitenden namens Kestrel Freight. Erstellen Sie in Ihrem eigenen OneDrive ein kurzes Übungsdokument mit dem Titel „Notizen zum Depotumzug“ und erfundenen Angaben: Das Depot in Leeds zieht an einem Werktag im Frühjahr um, zwei Transporter benötigen neue Parkgenehmigungen, die Kundeninformation wurde noch nicht verschickt und der Termin für die IT-Umstellung ist noch nicht vereinbart.
Minute 1 bis 3: Verweisen Sie in Copilot Chat mit Ihrem Geschäftskonto über einen Schrägstrich auf das Dokument und bitten Sie um einen Statusbericht für die Betriebsleitung mit weniger als 120 Wörtern und einer separaten Liste offener Punkte. Minute 4 bis 6: Fragen Sie Copilot, welche Aussagen im Bericht direkt aus dem Dokument stammen und welche es daraus abgeleitet hat. Minute 7 bis 8: Bitten Sie um eine Fassung als Tabelle mit drei Zeilen: erledigt, in Arbeit, nicht begonnen. Minute 9 bis 10: Vergleichen Sie die Tabelle mit Ihren Notizen und korrigieren Sie alles, was fälschlich von nicht vereinbart zu vereinbart geworden ist.
Wenn Sie nur ein privates Konto haben, fügen Sie die erfundenen Notizen ein, statt auf eine Datei zu verweisen. Die Übung funktioniert trotzdem, aber der Bezug zu Ihren eigenen Arbeitsinhalten fehlt. Genau dieser Bezug ist der Hauptgrund, warum Unternehmen die Version für den beruflichen Einsatz kaufen.
Wie erziele ich bessere Ergebnisse mit Microsoft Copilot?
Copilot am Arbeitsplatz ist nur so gut wie die Inhalte, auf die es zugreifen kann, und die Klarheit Ihrer Anfrage. Diese Techniken stammen von den eigenen Seiten von Microsoft.
Formulieren Sie klar, knapp und konkret
Microsoft empfiehlt, Ihr Ziel klar zu formulieren und das Ergebnis anschließend durch weitere Anweisungen zu verfeinern, statt einen einzigen, sehr langen Prompt zu schreiben.
Mit einem Schrägstrich auf Inhalte verweisen
Geben Sie / ein und wählen Sie eine Datei, eine Person oder eine Besprechung aus. So arbeitet Copilot mit der richtigen Quelle, statt zu raten, welches Dokument Sie meinen.
Sie erkennen, wann Work IQ aktiv ist
Microsoft erklärt, dass Copilot bei aktiviertem Work IQ – der Standardeinstellung – Organisationsdaten wie Dateien, E-Mails und Teams-Besprechungen nutzt. Ist die Funktion deaktiviert, basieren die Antworten ausschließlich auf dem Web und den Trainingsdaten. Wählen Sie den Modus, der zur Frage passt.
Nutzen Sie die App, in der Sie gerade arbeiten
Copilot in Word, Excel oder PowerPoint arbeitet mit der jeweiligen Datei und ihrem Kontext. Das ist oft schneller, als Inhalte in einen Chat zu kopieren.
Was sollte ich nicht in Copilot einfügen, und was sagt Microsoft zum Umgang mit Daten?
Nutzen Sie für berufliche Inhalte Ihr Geschäftskonto und halten Sie sich an die KI-Richtlinie Ihres Arbeitgebers. Übertragen Sie niemals Unternehmensdateien in ein privates Copilot-Konto, um eine fehlende Lizenz zu umgehen.
Für Geschäftskonten erklärt Microsoft auf seiner Seite zu Daten, Datenschutz und Sicherheit, dass Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training von Basismodellen verwendet werden. Copilot zeigt nur Organisationsdaten an, für die ein Nutzer mindestens Leserechte hat. Administratoren können mit Microsoft Purview Aufbewahrungsrichtlinien für Copilot-Interaktionen festlegen. Nutzer können ihren Copilot-Aktivitätsverlauf im Portal „Mein Konto“ löschen. Der Punkt zu den Berechtigungen ist wichtig: Wenn ein sensibler Ordner für einen zu großen Personenkreis freigegeben ist, kann Copilot ihn allen Personen mit Zugriff anzeigen.
Für private Konten beschreibt Microsoft auf seiner Seite zu den Datenschutzeinstellungen von Copilot, wie Sie der Nutzung von Gesprächsaktivitäten und Sprachgesprächen für das Training widersprechen können. Dort steht auch, dass dieser Widerspruch die Nutzung von Gesprächen für andere Produktverbesserungen nicht ausschließt und dass der Gesprächsverlauf 18 Monate lang aufbewahrt wird, sofern Sie ihn nicht löschen. Microsoft weist darauf hin, dass die Seite für die ältere App-Version gilt. Prüfen Sie daher die Einstellungen in Ihrer aktuellen App.
Wo liegen die Grenzen von Microsoft Copilot?
Microsoft weist darauf hin, dass Antworten generativer KI nicht immer sachlich richtig sind und Nutzer die Ergebnisse nach eigenem Ermessen prüfen sollten, bevor sie diese an andere senden. Die Einbindung Ihrer Dateien als Grundlage verringert erfundene Inhalte, verhindert sie aber nicht vollständig. Außerdem kann Copilot ein Dokument korrekt zusammenfassen, das selbst veraltet ist.
Die Verfügbarkeit ist die andere Einschränkung. Funktionen unterscheiden sich je nach Lizenz, Plattform und Administratoreinstellungen. Durch die Umstellung der Bezeichnungen können Hilfeartikel, Menüs sowie Kolleginnen und Kollegen unterschiedliche Namen für dieselbe Funktion verwenden.
Wie vermittelt Tosheo.ai den Umgang mit Microsoft Copilot innerhalb eines rollenbezogenen Lernpfads?
Für Teams mit Microsoft 365 stellen die Lernpfade von Tosheo.ai Copilot-Aufgaben in den Kontext der jeweiligen Rolle: Eine Assistenz im Finanzbereich fasst eine Checkliste für den Monatsabschluss zusammen, eine Fachkraft im Recruiting entwirft Interviewfragen anhand einer Stellenbeschreibung oder eine Teamleitung im Kundensupport erstellt aus einem langen Nachrichtenverlauf eine Eskalationsnotiz. Die Lektionen verwenden fiktives Material, sodass keine echten Daten Ihre Mandantenumgebung verlassen müssen.
Jede Lektion dauert 10 bis 15 Minuten und endet mit einer Aufgabe in Copilot. Sie wird anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters auf die Fundierung durch Quellen, die Richtigkeit und die Überprüfung geprüft, mit konkreter Rückmeldung. Führungskräfte im Team-Tarif sehen die Kompetenzentwicklung und einen Teambericht, niemals unverarbeitete Chatprotokolle. Probieren Sie es mit der kostenlosen 7-tägigen Testphase aus; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
Quellen und Geltungsbereich
Microsoft-Support, Erste Schritte mit Microsoft Copilot Chat, geprüft am 19 October 2026 ↗
Microsoft-Support, Datenschutzeinstellungen für Microsoft Copilot, geprüft am 19 October 2026 ↗
Microsoft, Copilot für Privatpersonen, geprüft am 19 October 2026 ↗