KI-Schulungen für operative Teams

Wie können Mitarbeitende im operativen Bereich mit KI einen Verfahrensablauf entwerfen?

Geben Sie dem Assistenten die tatsächlichen Notizen, bitten Sie um einen strukturierten Entwurf und weisen Sie ihn an, fehlende Informationen aufzulisten, statt Lücken selbst zu füllen. Hier ist ein ausgearbeitetes Beispiel anhand des fiktiven Ladenbauunternehmens Northgate Fixtures mit 40 Beschäftigten. Die bereitgestellten Notizen beschreiben, wie eine Bauleitung eine Lieferung organisiert: den Lieferanten anrufen, bestätigen, dass der Standort über eine Ladezone verfügt, der Ansprechperson vor Ort eine E-Mail senden und die Buchung in der gemeinsamen Übersicht erfassen.

Die Eingabe: "Erstellen Sie aus diesen Notizen eine nummerierte Arbeitsanweisung für eine neue Standortleitung. Verwenden Sie nur die Schritte aus den Notizen. Wenn ein Schritt unklar ist oder eine Entscheidung fehlt, führen Sie dies am Ende als Frage auf, statt eine Antwort zu erfinden."

Ein schwacher Entwurf aus einem Prompt ohne diese letzte Anweisung ergänzt den Schritt "Holen Sie vor der Buchung die Freigabe des Finanzteams im ERP ein" und verspricht, dass Lieferungen innerhalb von 24 Stunden bestätigt werden. Beides steht nicht in den Notizen. Der Entwurf liest sich gut. Genau deshalb würden die erfundenen Schritte bis ins endgültige Dokument gelangen.

Der geprüfte Entwurf behält die vier tatsächlichen Schritte bei und endet mit drei Fragen: Wer übernimmt die Buchung, wenn die Standortleitung abwesend ist? Was passiert, wenn es keine Ladezone gibt? Müssen Buchungen ab einem bestimmten Wert freigegeben werden? Diese Fragen gehen an die prozessverantwortliche Person. Die Arbeitsanweisung ist besser, weil die Lücken sichtbar sind – nicht, weil die KI gut geraten hat.

Was ist das Hauptrisiko beim Einsatz von KI in operativen Teams?

Das Hauptrisiko ist übermäßiges Vertrauen: Sie übernehmen eine flüssig formulierte Ausgabe, weil die Prüfung langsamer erscheint, als ihr zu vertrauen. Das Profil für generative KI des NIST nennt Automatisierungsverzerrung und übermäßiges Vertrauen als Risiken der Interaktion zwischen Menschen und KI. Dazu kommt die Konfabulation, die dort als selbstsicher vorgetragener, aber falscher Inhalt beschrieben wird.

Für ein Team im operativen Geschäft bedeutet das drei feste Regeln. Rechnen Sie jede Zahl nach, die in eine Entscheidung einfließt. Führen Sie jeden Schritt eines Verfahrens auf eine Quelle oder eine verantwortliche Person zurück. Geben Sie keine Angaben zu Lieferanten, Beschäftigten und Kunden in Werkzeuge ein, die das Unternehmen nicht freigegeben hat.

Was sollte ein Team im operativen Geschäft zuerst üben?

Beginnen Sie mit Dokumenten, die bereits jemand fachkundig prüfen kann. Gehen Sie dann zu Zahlen und schließlich zu echten Arbeitsaufgaben über. Die folgende Reihenfolge ist ein Vorschlag, kein gemessenes Ergebnis.