Welchen Copilot haben Ihre Mitarbeitenden tatsächlich?
Klären Sie das, bevor Sie Schulungen planen, denn die Nutzungsmöglichkeiten unterscheiden sich. Microsoft beschreibt Copilot Chat als Bestandteil berechtigter Microsoft 365-Abonnements und erklärt, dass für die Nutzung keine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich ist. Die kostenpflichtige Zusatzlizenz erweitert den Zugriff von Copilot auf Inhalte innerhalb des Unternehmens.
Microsoft hat außerdem Produkte umbenannt. Laut Dokumentation heißt Microsoft 365 Copilot jetzt Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat jetzt Microsoft Copilot Chat. Während der Umstellung werden bei manchen Lizenzen und auf manchen Bildschirmseiten noch die alten Namen angezeigt. Rechnen Sie damit, dass dies bei Ihren Mitarbeitenden für Verwirrung sorgt, und sagen Sie klar, welche Variante Ihr Unternehmen verwendet.
Microsoft beschreibt die Quellenanbindung in seiner Übersicht so: Copilot Chat im Web oder in der App nutzt Webinhalte, vom Nutzer bereitgestellte Inhalte und unterstützten App-Kontext; Copilot Chat in Outlook bezieht zusätzlich Posteingang, Kalender, Besprechungen, Chats und in begrenztem Umfang zugehörige Inhalte ein; die lizenzierte Version verarbeitet Microsoft 365-Inhalte mithilfe von Microsoft Graph, Work IQ und semantischer Indexierung. Eine Schulung, die Personen mit ausschließlichem Zugang zu Copilot Chat die lizenzierte Version vorführt, sorgt schon am ersten Tag für Frust.
| Erfahrung | Welche Grundlagen es laut Microsoft nutzt | Was Sie zuerst schulen sollten |
|---|---|---|
| Copilot Chat (im Browser oder in der App) | Web, vom Nutzer eingefügte oder hochgeladene Inhalte, Kontext aus unterstützten Anwendungen | Klare Anfragen, die richtige Datei hochladen, auf Webquellen gestützte Antworten prüfen |
| Copilot Chat in Outlook | Posteingang, Kalender, Besprechungen, Chats und in begrenztem Umfang zugehörige Inhalte | Nachrichtenverläufe zusammenfassen, Antworten entwerfen, Besprechungsdetails finden |
| Lizenziertes Microsoft Copilot | Microsoft 365-Inhalte, auf die der Nutzer zugreifen darf, über alle Anwendungen hinweg | Quellenübergreifende Zusammenfassungen, Aufgaben in Word und Excel, Prüfung der von Copilot einbezogenen Inhalte |
Welche Lizenzen werden für Copilot benötigt?
Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft 365-Abonnements enthalten; für den erweiterten Funktionsumfang ist zusätzlich zu einem berechtigten Tarif eine Zusatzlizenz erforderlich. Die Lizenzierungsseite von Microsoft führt eine Microsoft Copilot Business-Option für Unternehmenstarife auf, darunter Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium, sowie eine Microsoft Copilot-Zusatzlizenz für eine längere Liste von Tarifen für Großunternehmen, Beschäftigte mit direktem Kundenkontakt oder operativen Aufgaben sowie Anwendungen.
Für ein kleines Unternehmen stellt sich praktisch die Frage, wer die Zusatzfunktion zuerst braucht. Beschäftigte, die mit vielen E-Mails, Besprechungen und gemeinsam genutzten Dokumenten arbeiten, etwa in der Kundenbetreuung, Projektleitung oder im operativen Geschäft, bemerken den Unterschied meist früher als Personen, die überwiegend Texte von Grund auf verfassen. Die aktuellen Preise stehen auf den Lizenz- und Preisseiten von Microsoft; prüfen Sie diese direkt, statt sich auf eine Preisangabe auf der Website eines Schulungsanbieters zu verlassen.
Was sollten Sie vor Beginn der Schulung beheben?
Bereinigen Sie die Dateiberechtigungen, bevor Sie jemandem Zugang zu den lizenzierten Funktionen geben. Microsoft erklärt, dass Copilot nur Organisationsdaten anzeigt, für die die jeweilige Person mindestens Leseberechtigung hat. Das ist beruhigend und zugleich ein Grund, die Berechtigungen zu prüfen: Liegt eine Gehaltstabelle in einem SharePoint-Ordner, der für alle freigegeben ist, kann Copilot sie für jede Person heranziehen, die die passende Frage stellt.
Bitten Sie die für Microsoft 365 zuständige Person, Websites und Ordner mit weitreichenden Freigaben, gegebenenfalls verwendete Vertraulichkeitsbezeichnungen und den Gastzugriff zu prüfen. Die Dokumentation von Microsoft weist darauf hin, dass auch Berechtigungen gelten, die Personen außerhalb der Organisation über Funktionen wie freigegebene Teams-Kanäle erhalten haben. Microsoft erklärt außerdem, dass Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden. Lesen Sie die Datenschutzseite vollständig, um Einzelheiten zur Aufbewahrung und Löschung zu erfahren.
Halten Sie dann die Regeln zum Umgang mit Informationen in derselben klaren Sprache fest, die Sie für jedes KI-Tool verwenden würden: Was ist erlaubt, wo ist Vorsicht nötig und was darf nicht eingegeben werden? Der Leitfaden zur Richtlinie für die zulässige Nutzung enthält dafür eine Vorlage.
Wo finden Beschäftigte kostenlose Schulungen zu Copilot?
Microsoft veröffentlicht umfangreiche kostenlose Schulungen zu Copilot. Sie sind die richtige Anlaufstelle, um das Produkt selbst kennenzulernen. Laut Microsoft ist Copilot Academy über Viva Learning im Browser oder in Teams für Microsoft 365-Nutzer mit einem Geschäfts-, Schul- oder Hochschulkonto verfügbar. Das Angebot umfasst unter anderem den Einstieg und fortgeschrittene Prompt-Techniken, Lernpfade für Copilot in Excel, Word, PowerPoint, Teams und Outlook sowie rollenbezogene Lernpfade für Bereiche wie Finanzen, Personal, Marketing, Betrieb und Vertrieb.
Microsoft Learn bietet auch Lernpfade für Einsteiger an, etwa zu KI-Kompetenz. Dieser umfasst Module zu generativer KI, verantwortungsvollem KI-Einsatz und den ersten Schritten mit Microsoft Copilot. Sehen Sie sich Suchergebnisse genau an: Manche Microsoft Learn-Lernpfade mit Copilot im Titel behandeln GitHub Copilot, ein Programmierwerkzeug, und nicht den Assistenten für Microsoft 365.
Für die Person, die die Einführung leitet, bietet die Microsoft-Website zur Einführung unter anderem einen Leitfaden für Copilot-Multiplikatoren, eine IT-Checkliste, E-Mail-Vorlagen für den Start und den Auftakt mit Führungskräften sowie ein Materialienpaket für einen Prompt-Aktionstag. Ein kleines Unternehmen kann diese Struktur übernehmen, ohne ein großes Programm aufzusetzen.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie viel kostet eine Copilot-Schulung?
Die eigenen Lernmaterialien von Microsoft kosten nichts außer der Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Kurse mit Kursleitung von Schulungspartnern sind kostenpflichtig. Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter, Format und Land, vergleichen Sie sie daher direkt. Der größere Kostenfaktor ist meist die Zeit der Mitarbeitenden. Deshalb bieten kurze Einheiten mit Bezug zu konkreten Aufgaben häufig ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als ein ganztägiger allgemeiner Kurs.
Fragen Sie jeden kostenpflichtigen Anbieter, was die Schulung speziell für Ihre Tätigkeitsbereiche abdeckt, ob die Teilnehmenden in Ihrer eigenen Mandantenumgebung oder in einer Demoumgebung üben und woran Sie danach erkennen können, ob sie die Arbeit ausführen können. Ein Kurszertifikat belegt die Teilnahme; es belegt nicht, dass eine Assistenzkraft im Finanzbereich nun eine von Copilot erzeugte Abweichungsanalyse prüfen kann.
Wie sieht rollenbezogenes Üben mit Copilot aus?
Rollenspezifisches Üben bedeutet, dass jede Person eine echte Aufgabe aus ihrem Arbeitsalltag mit der ihr verfügbaren Copilot-Version erledigt und das Ergebnis anschließend prüft. Hier ein Beispiel von Calder and Co, einer fiktiven Steuerberatungskanzlei mit 40 Beschäftigten, die Microsoft 365 Business Standard nutzt und in der die Mandatsverantwortlichen über die lizenzierte Version verfügen.
Schwache Anfrage in Copilot Chat: „Fassen Sie den aktuellen Stand beim Kunden Ashdown zusammen.“ Copilot lieferte eine Zusammenfassung, die Themen zum Jahresabschluss des Vorjahres mit denen des laufenden Jahres vermischte, weil beide Gruppen von E-Mails denselben Kunden erwähnten.
Bessere Anfrage: "Fassen Sie ausschließlich E-Mails und Besprechungsnotizen zu Ashdown Bakery aus den letzten vier Wochen zusammen. Listen Sie offene Fragen des Kunden, noch ausstehende Unterlagen und alle erwähnten Fristen auf. Geben Sie zu jedem Punkt Datum und Absender an, damit ich ihn überprüfen kann." Die zweite Antwort führte drei ausstehende Unterlagen mit Datum und Absender auf.
Die Kundenbetreuerin öffnete jede referenzierte E-Mail, stellte fest, dass ein Dokument tatsächlich im Posteingang eines Kollegen eingegangen war, und entfernte es aus der Liste. Die geprüfte Fassung kam in die Kundenakte. Geübt wird nicht nur das Formulieren des Prompts, sondern auch die Prüfung dessen, was Copilot herangezogen hat, und das Erkennen dessen, was es nicht sehen konnte.
Kundenbetreuung
Die jüngsten E-Mails und Besprechungen eines Kunden zu offenen Punkten zusammenfassen und anschließend jeden Punkt anhand der Quelle prüfen.
Betriebsabläufe
Erstellen Sie aus einer Teams-Besprechungszusammenfassung eine Aufgabenliste mit Zuständigkeiten und Terminen und bestätigen Sie anschließend, dass die zuständigen Personen zugestimmt haben.
Finanzen
Bitten Sie Copilot in Excel, eine Abweichung zwischen zwei Monaten zu erklären, und berechnen Sie diese anschließend unabhängig nach.
Marketing
Entwerfen Sie in Word ein Kampagnenbriefing auf Grundlage eines früheren Briefings und von Notizen. Gleichen Sie die Aussagen anschließend mit den freigegebenen Botschaften ab.
Wie sollte ein kleines Unternehmen Copilot-Schulungen einführen?
Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe, einer konkret benannten Aufgabe für jede Person und einer kurzen Überprüfung nach zwei Wochen. Die Einführungsempfehlungen von Microsoft beschreiben die Vergabe von Lizenzen an eine erste Gruppe. Das passt gut zu einem kleinen Unternehmen: Wählen Sie Personen aus, deren Arbeit klar davon profitiert, schulen Sie sie und weiten Sie die Nutzung anschließend aus.
Halten Sie jede Woche eine kurze Sitzung ab. Führen Sie jeweils eine Aufgabe vor, lassen Sie die Teilnehmenden sie an ihrer eigenen Arbeit ausprobieren und lassen Sie zum Abschluss jede Person eine Änderung am Ergebnis von Copilot beschreiben und begründen. Bitten Sie in jedem Team eine engagierte Ansprechperson, erfolgreiche Eingaben und wiederkehrende Probleme zu sammeln. Wenn nach dem ersten Monat nur wenige Copilot nutzen, finden Sie auf der Antwortseite zur geringen Copilot-Nutzung die üblichen Ursachen.
Wann ist diese Art von Schulung nicht die richtige Lösung?
Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nicht nutzt oder die meisten Beschäftigten mit Google Workspace arbeiten, ist eine Copilot-Schulung der falsche Ausgangspunkt. Lesen Sie stattdessen den Gemini-Leitfaden. Wenn Sie Entwicklerschulungen für GitHub Copilot benötigen: Das ist ein anderes Produkt mit eigenen Lernpfaden auf Microsoft Learn.
Wenn Sie vor allem eine technische Bereitstellung benötigen, etwa die Konfiguration von Copilot-Agenten, Maßnahmen gegen Datenverlust oder mandantenweite Kontrollen, ist das eine Administrationsaufgabe. Die Administrationsdokumentation von Microsoft und ein qualifizierter Partner sind dafür bessere Quellen als ein Schulungsplan für Beschäftigte. Die Mitarbeiterschulung folgt auf die technische Einrichtung; sie ersetzt sie nicht.
Wie würde Tosheo.ai bei Copilot-Schulungen helfen?
Tosheo.ai wird konzipiert, um allen Beschäftigten rollenspezifische Übungen mit den Werkzeugen ihres Teams zu ermöglichen, darunter Copilot. Zum Start ist vorgesehen, dass eine Führungskraft Rollen und Werkzeuge auswählt. Jede lernende Person arbeitet kurze Lektionen durch, die mit einer Aufgabe im tatsächlichen Werkzeug enden. Diese wird anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters bewertet. Führungskräfte sollen die Kompetenzentwicklung sehen, nicht die Chatprotokolle.
Es ergänzt die kostenlosen Materialien von Microsoft, statt sie zu ersetzen. Die Entwicklung des Produkts hat noch nicht begonnen; es handelt sich daher um den geplanten Leistungsumfang. Die geplanten Preise finden Sie auf der Preisseite.
Quellen und Geltungsbereich
Microsoft Learn, Überblick über Microsoft Copilot Chat, geprüft am 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, Lizenzoptionen für Microsoft Copilot, geprüft am 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, Lernpfad zu KI-Kompetenz, geprüft am 16 October 2026 ↗
Microsoft Adoption, Materialien zur Einführung von Microsoft Copilot, geprüft am 16 October 2026 ↗