Was macht einen guten Prompt für Copilot aus?
Microsoft beschreibt vier Bestandteile eines Copilot-Prompts: das Ziel, den Kontext, die Quelle und die Erwartungen. Nur ein klares Ziel ist erforderlich. Doch erst die anderen drei machen aus einer allgemeinen Antwort eine, die Sie verwenden können.
Das Ziel beschreibt, was Copilot tun soll. Der Kontext erklärt, warum Sie es benötigen und wer beteiligt ist. Die Quelle umfasst die Informationen, auf die sich Copilot stützen soll, etwa eine angehängte Datei, eine Webseite oder Ihre beruflichen E-Mails, Chats und Dateien. Die Erwartungen beschreiben das Format oder den Stil der Antwort. Microsoft verbindet in seinem eigenen Beispiel für eine berufliche Eingabe ein Ziel mit Kontext und Erwartungen: eine Gliederung für ein Schulungshandbuch zum Zeitmanagement für hybrid arbeitende Beschäftigte, in einem freundlichen Ton.
Ziel
Eine Antwort entwerfen, eine Besprechung zusammenfassen, eine Präsentation gliedern, einen Absatz umschreiben.
Kontext
Die Zielgruppe, der Zweck und die Entscheidung, die das Ergebnis unterstützen soll.
Quelle
Die konkret benannte Datei, E-Mail-Konversation, Besprechung oder der Chat, auf die direkt Bezug genommen wird.
Erwartungen
Länge, Ton, Struktur und worauf hinzuweisen ist, wenn die Quelle etwas nicht abdeckt.
Wie verweisen Sie Copilot auf die richtige Datei oder E-Mail?
Geben Sie in Microsoft 365 Copilot Chat einen Schrägstrich ein und beginnen Sie, den Namen der Person, Datei, Besprechung oder E-Mail zu tippen, auf die Sie sich beziehen möchten. Die Quelle so zu benennen ist verlässlicher, als sie zu beschreiben, denn Copilot muss dann nicht erraten, welches Dokument Sie meinen.
Auf welche Inhalte Sie verweisen können, hängt von Ihrer Lizenz und Ihren Einstellungen ab. Laut der Supportseite von Microsoft stehen mit einer Microsoft Copilot-Lizenz und aktiviertem Work IQ Personen, Dateien, Besprechungen und E-Mails zur Verfügung; bei deaktiviertem Work IQ oder ohne Microsoft Copilot-Lizenz können nur Dateien referenziert werden. Wenn eine Eingabe, die bei einem Kollegen funktioniert hat, bei Ihnen fehlschlägt, prüfen Sie zuerst diese Einstellungen. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass spätere Teile einer Eingabe wahrscheinlich stärker gewichtet werden, und empfiehlt, Quellenverweise eher ans Ende zu setzen.
Was sind gute Anweisungen für Copilot in Outlook, Teams, Word und PowerPoint?
Die folgenden Eingaben sind nach Ziel, Kontext, Quelle und Erwartungen aufgebaut. Ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern und verwenden Sie den Schrägstrich, um die genannte Quelle einzufügen, sofern Ihre Lizenz dies erlaubt. Microsoft nennt in seinen Beispielen ähnliche Aufgaben, darunter die Zusammenfassung einer Teams-Besprechung, eine kurze Dankesnachricht in Outlook, das Umformulieren eines Absatzes in Word und das Erstellen einer Präsentation.
Outlook: auf Basis eines E-Mail-Verlaufs antworten
Entwerfen Sie eine Antwort auf [Nachrichtenverlauf] für die Kontaktperson beim Kunden. Sie hat um einen überarbeiteten Zeitplan gebeten. Ich kann nur diese Termine bestätigen: [Termine]. Bleiben Sie unter 120 Wörtern, schreiben Sie höflich und direkt und schließen Sie mit einer Frage. Markieren Sie alles im Nachrichtenverlauf, was ich nicht beantwortet habe.
Outlook: nach einer Abwesenheit auf den aktuellen Stand kommen
Fassen Sie die E-Mails von [Person] zu [Projekt] aus den letzten zwei Wochen zusammen. Gruppieren Sie sie nach Entscheidungen, Anfragen und Informationen. Listen Sie alles auf, worauf ich noch antworten muss.
Teams: Besprechungszusammenfassung
Fassen Sie [Besprechung] für einen Kollegen zusammen, der nicht dabei war. Listen Sie Entscheidungen, Maßnahmen mit Verantwortlichen und ungeklärte Fragen auf. Wenn in der Besprechung keine verantwortliche Person genannt wurde, schreiben Sie „nicht angegeben“.
Word: für eine andere Zielgruppe umformulieren
Formulieren Sie den ausgewählten Absatz für eine Person aus dem Finanzbereich um, die das Projekt noch nicht kennt. Lassen Sie alle Zahlen und Zusagen unverändert. Einfache Sätze, unter 100 Wörter.
Word: einen Entwurf auf Grundlage einer Quelle erstellen
Entwerfen Sie mithilfe von [Datei] eine einseitige Entscheidungsvorlage zum Thema [Thema] für das Team im operativen Geschäft. Verwenden Sie Überschriften für Hintergrund, Vorschlag und offene Fragen. Fügen Sie keine Zahlen hinzu, die nicht in der Datei stehen.
PowerPoint: Gliederung aus einem Dokument
Erstellen Sie auf Grundlage von [Datei] eine Gliederung mit sechs Folien für einen Projektauftakt. Eine Kernaussage pro Folie, mit Vortragsnotizen, die angeben, welcher Abschnitt der Datei den jeweiligen Punkt stützt.
Copilot Chat: eine Besprechung vorbereiten
Listen Sie anhand von [Datei] und [E-Mail-Verlauf] die fünf Fragen auf, die [Kunde] bei der morgigen Besprechung am ehesten stellen wird, und nennen Sie jeweils die Fakten aus diesen Quellen, die die Frage beantworten. Kennzeichnen Sie alle Fragen, die sich mit den Quellen nicht beantworten lassen.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie sieht eine geprüfte Antwort von Copilot aus?
Eine geprüfte Antwort wird mit den Quellen abgeglichen, auf die Copilot verwiesen wurde, denn der Bezug auf Ihre Dateien macht eine Antwort nicht automatisch richtig. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Antworten von Copilot ungenau sein können und geprüft und validiert werden sollten.
Nehmen Sie als Beispiel das fiktive Softwareunternehmen Northgate Systems mit 60 Beschäftigten. Eine Führungskraft aus der Kundenbetreuung nutzte die Anweisung zur Teams-Zusammenfassung bei einem Gespräch über eine Vertragsverlängerung. Laut der Zusammenfassung von Copilot hatte der Kunde einer Verlängerung um zwei Jahre zugestimmt, und Priya sollte den Vertrag senden. Das Gesprächsprotokoll zeigte jedoch, dass der Kunde eine zweijährige Laufzeit in Betracht ziehen würde, sofern die Preise bestätigt würden. Priya hatte angeboten, eine Preisübersicht zu senden, keinen Vertrag.
Die geprüfte Zusammenfassung lautet: Der Kunde erwägt eine Verlängerung um zwei Jahre, vorbehaltlich bestätigter Preise; Priya sendet eine Preisübersicht; die Laufzeit ist noch nicht entschieden. Die Eingabe fragte nach offenen Fragen. Genau das machte die Lücke sichtbar: Die ursprüngliche Zusammenfassung enthielt keine, und ein Verlängerungsgespräch ohne offene Fragen war der Anlass, genauer nachzuprüfen.
Wie verbessern Sie eine Copilot-Antwort, die am Ziel vorbeigeht?
Verbessern Sie das Ergebnis mit einer gezielten Folgeanweisung, statt von vorn zu beginnen. Microsoft weist darauf hin, dass das erste Ergebnis oft weder das endgültige noch das beste ist und dass Sie mit mehreren Rückfragen und Überarbeitungen rechnen sollten.
Microsoft empfiehlt außerdem, Copilot zu sagen, was es tun soll, statt was es nicht tun soll. Schreiben Sie statt „Machen Sie es nicht zu lang“ lieber „Beschränken Sie sich auf drei Stichpunkte“. Schreiben Sie statt „Erfinden Sie keine Maßnahmen“ lieber „Listen Sie nur Maßnahmen auf, denen jemand in der Besprechung ausdrücklich zugestimmt hat“. Positive Anweisungen geben Copilot ein Ziel und Ihnen einen klareren Maßstab für die Prüfung.
Kann man Anweisungen für Copilot speichern und wiederverwenden?
Ja. In Microsoft 365 Copilot können Sie eine Eingabeaufforderung speichern, nachdem sie erfolgreich ausgeführt wurde: Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, wählen Sie das Lesezeichen und anschließend die Option zum Speichern. Gespeicherte Eingabeaufforderungen sind nur für Sie sichtbar. Von Microsoft zusammengestellte Eingabeaufforderungen sind dagegen für alle in Ihrer Organisation sichtbar.
Bevor Sie eine Eingabeanweisung zur Wiederverwendung speichern, entfernen Sie alles, was nur für einen bestimmten Anlass gilt, etwa ein Datum oder einen namentlich genannten Kunden, und ersetzen Sie es durch einen Platzhalter in eckigen Klammern. Der Leitfaden zu Vorlagen für Eingabeanweisungen erklärt, wie Sie eine kleine gemeinsame Sammlung aktuell halten, einschließlich der Zuständigkeit und der Prüfhäufigkeit.
Wann helfen Copilot-Eingaben nicht weiter?
Bessere Prompts helfen nicht, wenn Copilot nicht auf die Quelle zugreifen kann, wenn die Quelle selbst falsch oder veraltet ist oder wenn Ihr Team zwar die Lizenz hat, sie aber nicht regelmäßig nutzt. Wird das Tool nach der Einführung wenig genutzt, liegt das meist an fehlender Übung und Sicherheit, nicht an der Formulierung.
Bei Fragen dazu, wie eine bestimmte Copilot-Funktion in Ihrer Mandantenumgebung funktioniert, sind die Support- und Learn-Seiten von Microsoft die bessere Quelle, da sich Funktionen und Lizenzregeln ändern. Diese Seite behandelt Gewohnheiten beim Formulieren von Prompts, die auch bei solchen Änderungen nützlich bleiben. Für eine strukturierte Einführung im Team lesen Sie den Leitfaden zur Copilot-Schulung.
Tosheo.ai soll Teams unterstützen, die Copilot neben anderen Assistenten nutzen. Geplant sind rollenspezifische Lektionen, die mit einer praktischen Aufgabe in dem vom Team genutzten Werkzeug enden. Die Bewertung erfolgt anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters. Die Produktentwicklung hat noch nicht begonnen. Das Produkt enthält weder einen Bot für Microsoft Teams noch eine Browsererweiterung und ersetzt nicht die Administratorschulungen von Microsoft.