Beispiele für KI-Richtlinien: öffentliche Leitlinien und ausgearbeitete Unternehmensrichtlinien

Was können Sie aus den KI-Richtlinien anderer Organisationen lernen?

KI-Richtlinien anderer Organisationen sind vor allem wegen ihres Aufbaus und ihrer Formulierungen nützlich, nicht als Regeln zum Übernehmen. Deren Werkzeuge, Verträge und Verpflichtungen sind nicht Ihre. Sehen Sie sich an einem Beispiel an, wie aus einem Grundsatz eine konkrete Anweisung wird, und schreiben Sie dann eine eigene Fassung für Ihre Arbeitsabläufe.

Die folgenden öffentlichen Beispiele werden anhand der veröffentlichten Dokumente beschrieben, die am 16 October 2026 geprüft wurden. Die Unternehmensbeispiele sind fiktiv und wurden für diese Seite verfasst. Sie zeigen, wie eine fertige Richtlinie aussehen kann, sind aber keine Empfehlung für ein tatsächliches Unternehmen. Nichts davon ist Rechtsberatung.

Was sagen die Leitlinien der Stadt Boston zu generativer KI?

Die Stadt Boston veröffentlichte im Mai 2023 vorläufige Leitlinien zur Nutzung generativer KI durch Beschäftigte, Version 1.1. Sie gelten für städtische Behörden und Abteilungen mit Ausnahme der öffentlichen Schulen von Boston. Das kurze Dokument ermutigt zu verantwortungsvollem Ausprobieren und legt zugleich drei Grundregeln fest.

Prüfen Sie erstens alle KI-generierten Inhalte auf sachliche Richtigkeit und mögliche Verzerrungen, besonders bei öffentlicher Kommunikation oder als Entscheidungsgrundlage. Legen Sie zweitens offen, dass KI verwendet wurde, einschließlich Modelltyp und -version. Ein Beispiel für einen entsprechenden Hinweis lautet: „Diese Beschreibung wurde von ChatGPT 3.5 erstellt und bearbeitet von“, gefolgt vom Namen der Autorin oder des Autors. Geben Sie drittens keine sensiblen oder privaten Informationen in Prompts ein. Als einfache Prüffrage gilt: Wenn Sie die Information nicht mit anderen teilen oder den Prompt nicht öffentlich zugänglich machen würden, lassen Sie sie weg.

Was ein kleines Unternehmen übernehmen kann: den Grundsatz, dass die Person, die ein Werkzeug nutzt, für dessen Ergebnis verantwortlich bleibt – was Boston am Beispiel der Autokorrektur veranschaulicht –, und die Gewohnheit, jede Regel mit einer kurzen Begründung zu versehen. Was es möglicherweise nicht braucht: eine verpflichtende öffentliche Kennzeichnung jedes Textes. Das passt eher zu einer öffentlichen Einrichtung als zu einer Agentur, die Entwürfe für Kunden erstellt.

Was enthält der KI-Praxisleitfaden der britischen Regierung?

Der KI-Praxisleitfaden der britischen Regierung, veröffentlicht vom staatlichen Digitaldienst am 10 February 2025, baut auf ihrem Rahmenwerk für generative KI vom January 2024 auf und legt zehn Grundsätze für Beschäftigte im öffentlichen Dienst fest. Dazu gehören: verstehen, was KI ist und wo ihre Grenzen liegen; KI rechtmäßig, ethisch und verantwortungsvoll sowie sicher einsetzen; an den richtigen Stellen eine wirksame menschliche Kontrolle gewährleisten; das passende Werkzeug für die Aufgabe verwenden; und die Grundsätze gemeinsam mit den Richtlinien der eigenen Organisation anwenden.

Es ist deutlich länger, als ein kleines Unternehmen es braucht, und behandelt zu großen Teilen den Kauf und die Entwicklung von KI-Systemen. Für kleine Unternehmen ist vor allem die Liste der Grundsätze als Checkliste nützlich: Wenn Ihre Richtlinie nichts zu Grenzen, Sicherheit, menschlicher Kontrolle oder der Wahl des richtigen Werkzeugs enthält, hat sie wahrscheinlich eine Lücke.

Wie sieht eine KI-Richtlinie für eine kleine Agentur aus?

Das erste Beispiel ist eine fiktive Agentur für Textinhalte mit 12 Beschäftigten namens Brightwater Words. Sie schreibt Blogbeiträge und Newsletter für Kunden, nutzt einen geschäftlichen Arbeitsbereich eines Chatassistenten und hat keine eigene Rechtsabteilung. Ihre Richtlinie umfasst eine Seite.

"1. Verantwortlich: [Name des Gründers]; Vertretung: [Name der leitenden Redaktion]. 2. Tools: Nutzen Sie ausschließlich den Brightwater-Unternehmensarbeitsbereich von [Assistent], angemeldet mit Ihrem Firmenkonto. 3. Informationen: Öffentlich zugängliche Inhalte und unsere eigenen Entwürfe sind erlaubt. Kundenbriefings und -entwürfe sind nur bei Kunden erlaubt, die in der Kundenliste mit 'KI erlaubt' gekennzeichnet sind. Fügen Sie niemals Kundenauswertungen, Verträge oder als vertraulich gekennzeichnete Inhalte ein. 4. Prüfung: Jede Tatsache, Zahl, jedes Zitat und jeder Link in Kundentexten wird anhand einer Quelle geprüft, die Sie selbst geöffnet haben. Löschen Sie alles, was Sie nicht bestätigen können. 5. Offenlegung: Informieren Sie Ihre Redaktion, wenn KI einen wesentlichen Teil eines Entwurfs erstellt hat; befolgen Sie die KI-Vorgaben des jeweiligen Kunden. 6. Fragen oder Fehler: Wenden Sie sich noch am selben Tag an [Gründer]. 7. Überprüfung: alle sechs Monate."

Warum es funktioniert: Es passt auf eine Seite, nennt die verantwortlichen Personen und hält in der Kundenliste fest, welche Kunden der KI-Nutzung zugestimmt haben.

Wie sieht eine KI-Richtlinie für ein Buchhaltungsbüro aus?

Das zweite Beispiel ist eine fiktive Buchhaltungskanzlei mit 35 Beschäftigten namens Ashby and Cole. Sie verarbeitet Finanzunterlagen von Mandanten und personenbezogene Daten. Deshalb enthält ihre Richtlinie strengere Vorgaben zum Umgang mit Informationen und eine zusätzliche Regel zum fachlichen Urteilsvermögen.

"1. Verantwortlich: Kanzleileitung [Name]; Datenschutzfragen an [Name]. 2. Tools: der Unternehmensarbeitsbereich von [Assistent] und die im Verzeichnis aufgeführten KI-Funktionen unserer Kanzleisoftware. Keine anderen Tools. 3. Informationen: Keine Finanzunterlagen von Mandanten, Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen oder personenbezogenen Daten in allgemeine KI-Assistenten eingeben. KI-Funktionen der Kanzleisoftware dürfen Mandantendaten nur für die im Verzeichnis aufgeführten Aufgaben verarbeiten. 4. Fachliche Beurteilung: KI darf beim Entwerfen von Erläuterungen und Zusammenfassen von Leitlinien helfen. Die Beratung eines Mandanten wird jedoch von einer qualifizierten Fachkraft erarbeitet und freigegeben, die die zugrunde liegenden Vorschriften geprüft hat. 5. Zahlen: Jede Zahl in einem KI-gestützten Dokument wird vor dem Versand anhand der Quelldaten nachgerechnet. 6. Vorfälle: Befolgen Sie das bestehende Verfahren für Datenschutzvorfälle. 7. Überprüfung: jährlich und bei Änderungen der Softwarebedingungen."

Warum es funktioniert: Es trennt den allgemeinen Assistenten von Tools, die in Software integriert sind, der das Unternehmen bereits Kundendaten anvertraut. Fachliche Beratung bleibt dabei ausdrücklich Aufgabe von Menschen.

Wie sieht eine KI-Richtlinie für ein Softwareunternehmen aus?

Das dritte Beispiel ist ein fiktives Softwareunternehmen mit 90 Beschäftigten namens Larkspur Cloud, mit Teams für Entwicklung, Vertrieb und Support. Seine Richtlinie besteht aus einem kurzen unternehmensweiten Abschnitt und einer Seite mit teamspezifischen Regeln.

Unternehmensweit: "Nutzen Sie mit Ihrem Unternehmenskonto nur Tools aus dem Verzeichnis. Geben Sie niemals vertrauliche Informationen, Zugangsdaten oder Kundendaten in ein KI-Tool ein, es sei denn, das Verzeichnis gibt diesen Arbeitsablauf frei. Sie sind für alles verantwortlich, was Sie bereitstellen oder versenden. Melden Sie Fehler noch am selben Tag an [Sicherheitsverantwortliche Person]."

Entwicklung: "Der freigegebene Programmierassistent darf für Unternehmens-Repositories verwendet werden. Generierter Code durchläuft die üblichen Prüfungen und Tests. Fügen Sie keine Produktionsprotokolle mit personenbezogenen Daten ein. Prüfen Sie die Lizenz jedes umfangreicheren generierten Codeausschnitts, der kopiert wirkt." Vertrieb: "Geben Sie keine Kontaktlisten potenzieller Kunden in einen Assistenten ein. Versenden Sie keine KI-generierten Aussagen zur Produktleistung oder zu Kundenergebnissen, ohne sie mit dem Produktmarketing abzugleichen." Kundensupport: "Antwortentwürfe werden vor dem Versand von der zuständigen Person gelesen und bearbeitet. Entfernen Sie Konto- und Zahlungsdaten, bevor Sie einen Assistenten verwenden."

Warum es funktioniert: Ein gemeinsames Regelwerk für alle, ergänzt um die spezifischen Risiken jedes Teams, formuliert in dessen eigener Sprache.

Wie unterscheiden sich diese Beispiele und warum?

Die Beispiele unterscheiden sich vor allem darin, wie streng sie mit Informationen umgehen, denn darin unterscheiden sich auch ihre Risiken. Für die Agentur besteht das Hauptrisiko darin, dass ein vertraulicher Kundenplan nach außen gelangt oder eine erfundene Behauptung veröffentlicht wird. Bei der Buchhaltungskanzlei geht es um Finanzdaten und personenbezogene Daten der Mandanten; beim Softwareunternehmen um Geheimnisse und Kundendaten in Quellcode und Protokollen.

Welche Musterklauseln lohnt es sich anzupassen?

Diese Regelungen finden sich immer wieder in guten KI-Richtlinien für Beschäftigte, weil jede davon einen Grundsatz in eine konkrete Handlung übersetzt. Passen Sie die Formulierungen an und tragen Sie Ihre Namen und Tools ein. Der Leitfaden zur Vorlage enthält die vollständige Struktur.

Was machen schwache Beispiele für KI-Richtlinien falsch?

Schwache Beispiele sind meist entweder vage oder unrealistisch. Vage Beispiele sagen „KI verantwortungsvoll nutzen“ und „vertrauliche Daten schützen“, ohne zu benennen, welches Tool oder welche Daten gemeint sind. So kann niemand danach handeln. Unrealistische Beispiele verbieten jede KI-Nutzung, obwohl in den Büroanwendungen bereits KI-Funktionen aktiviert sind. Das bringt den Beschäftigten bei, die Richtlinie zu ignorieren.

Weitere häufige Probleme: Es ist niemand als zuständig benannt, sodass Fragen ins Leere laufen; es gibt keinen Überprüfungstermin, sodass die Werkzeugliste veraltet; und es fehlt an Schulung, sodass Mitarbeitende ein Dokument unterschreiben, das sie nicht anwenden können. Tosheo.ai wird für diesen Übungsschritt entwickelt. Geplant sind rollenbezogene Lektionen, die mit einer praktischen Aufgabe enden und anhand transparenter Bewertungskriterien benotet werden. Tosheo.ai schreibt Ihre Richtlinie nicht, und keines der hier genannten fiktiven Unternehmen ist Kunde.

Quellen und Geltungsbereich

Stadt Boston, Vorläufige Richtlinien für den Einsatz generativer KI, Version 1.1, 18 May 2023 ↗

GOV.UK, KI-Leitfaden für die britische Regierung, 10 February 2025 ↗