KI für Buchhalter: praktische Anwendungen, Prüfungen und Grenzen

Wie wird KI in der Buchhaltung eingesetzt?

In Kanzleien und internen Finanzteams wird KI hauptsächlich für die Texte und Erläuterungen rund um die Zahlen eingesetzt, weniger für die Zahlen selbst. Dort arbeitet sie am zuverlässigsten, und dort lassen sich Fehler am leichtesten erkennen.

Viele Plattformen für Rechnungswesen und Buchhaltung enthalten ebenfalls KI-Funktionen, etwa vorgeschlagene Kategorien oder einen automatischen Abgleich. Diese werden vom Softwareanbieter und Ihrer Administration konfiguriert. In diesem Leitfaden geht es darum, wie einzelne Fachkräfte im Rechnungswesen KI-Assistenten nutzen und KI-Vorschläge bei ihrer eigenen Arbeit prüfen.

Was sagen die fachlichen Leitlinien zum KI-Einsatz in der Buchhaltung?

Berufsverbände wenden bestehende ethische Grundsätze auf KI an, statt ein vollständig separates Regelwerk zu verfassen. Der Leitfaden des ICAEW zu generativer KI überträgt die fünf grundlegenden Prinzipien Integrität, Objektivität, berufliche Kompetenz und Sorgfalt, Verschwiegenheit sowie berufswürdiges Verhalten auf die Nutzung dieser Werkzeuge.

Die praktischen Hinweise können alle Fachkräfte im Rechnungswesen sofort umsetzen. Es wird davon abgeraten, vertrauliche Informationen in öffentliche generative KI-Werkzeuge hochzuladen, da Nutzende nur begrenzt kontrollieren können, wer die Daten sieht und wie lange sie gespeichert werden. Bei der Prüfung von Ausgaben wird professionelle Skepsis gefordert und vor Automatisierungsbias gewarnt. Ein offener Umgang mit dem Einsatz generativer KI in der Mandantenarbeit wird empfohlen. Außerdem wird klar gesagt, dass diese Werkzeuge fehlendes Fachwissen und fehlende fachliche Fertigkeiten nicht ausgleichen. Dabei wird darauf hingewiesen, dass sie möglicherweise nicht den aktuellen Rechtsstand berücksichtigen.

Wenn Sie einer anderen Berufsorganisation angehören, prüfen Sie deren eigene Leitlinien und berufsethischen Regeln. Diese können die Anforderungen anders formulieren. Diese Seite bietet allgemeine Informationen und keine Fach- oder Rechtsberatung.

Wie sieht eine geprüfte, KI-generierte Kunden-E-Mail aus?

Priya Nair führt ein fiktives Innenarchitekturunternehmen als Einzelunternehmerin. Ihrem Steuerberater fehlen noch mehrere Unterlagen, bevor er ihren Jahresabschluss erstellen kann: Kontoauszüge für drei Monate, Belege für zwei größere Anschaffungen von Betriebsausstattung und eine Bestätigung darüber, welchen Anteil ihrer Wohnung sie beruflich nutzt.

Auf die Aufforderung, eine 'freundliche E-Mail an einen Mandanten mit der Bitte um fehlende Jahresabschlussunterlagen zu schreiben', verfasste der Assistent eine höfliche E-Mail. Darin nannte er jedoch auch eine Abgabefrist, warnte vor einer konkreten Strafzahlung und erklärte, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer könnten 'pauschal mit 30 Prozent' geltend gemacht werden. Nichts davon stammte von der Buchhalterin. Die Frist und die Strafzahlung hingen vom für sie geltenden Recht und ihrer steuerlichen Einreichungssituation ab. Die Aussage zum Arbeitszimmer war als allgemeine Aussage schlicht falsch.

Die überarbeitete Eingabe führte die drei Unterlagen, den Termin, bis zu dem die Steuerberatung sie benötigte, und den Weg zum Hochladen auf. Sie ergänzte: 'Nennen Sie keine steuerliche Vorschrift, Frist, keinen Steuersatz und keine Sanktion.' Die Steuerberatung fügte anschließend einen eigenen Satz zur Frist hinzu, den sie anhand der von der Steuerbehörde veröffentlichten Termine geprüft hatte. Die fertige E-Mail war kürzer, konkret und enthielt nichts, was die Steuerberatung nicht vertreten konnte.

Kann KI bei Erläuterungen zur Bankkontenabstimmung helfen?

Sie kann Ihnen helfen, diese klar zu formulieren, sollte sie aber nicht klären. Angenommen, beim Bankabgleich eines fiktiven Mandanten bleiben zwei Posten offen: eine Zahlung von 1,240 an einen Lieferanten, die in den importierten Bankumsätzen doppelt erscheint, und ein Zahlungseingang von 380 ohne passende Rechnung.

Ein KI-Entwurf beschrieb den ersten Vorgang als 'eine doppelte Zahlung, die vom Lieferanten zurückgefordert werden sollte' und den zweiten als 'wahrscheinlich eine Kundenvorauszahlung'. Beides kann stimmen, und beides sind Vermutungen. Die doppelte Zahlung könnte auf zwei tatsächliche Rechnungen über denselben Betrag zurückgehen; der Zahlungseingang könnte eine Erstattung, eine Überweisung oder eine Anzahlung sein. Eine brauchbare Fassung erfasst jeden Posten mit Datum und Betrag, möglichen Erklärungen und den zur Klärung benötigten Belegen. Die Schlussfolgerung überlässt sie der Person, die den Kontoauszug des Lieferanten und die Unterlagen des Kunden prüft.

Kann KI Fragen zu Steuern und zur fachlichen Rechnungslegung beantworten?

Betrachten Sie jede KI-Antwort zu Steuern oder Rechnungslegungsstandards als Ausgangspunkt für weitere Recherche, nicht als Antwort. Allgemeine Assistenten können auf veraltetes oder unvollständiges Material zurückgreifen, Vorschriften verschiedener Länder vermischen und inzwischen geänderte Schwellenwerte nennen – und dabei stets sicher klingen. Der Leitfaden des ICAEW weist in Bezug auf die aktuelle Gesetzgebung auf dasselbe Problem hin.

Nutzen Sie KI, um die Frage zu formulieren, das relevante Fachgebiet einzugrenzen und aufzulisten, was Sie nachschlagen müssen. Gehen Sie anschließend zur Primärquelle: zum Gesetzestext, zu den Hinweisen der Steuerbehörde selbst oder zum Rechnungslegungsstandard. Halten Sie fest, auf welche Quelle Sie sich gestützt haben. Wenn das Tool eine Quelle nennt, öffnen Sie diese und suchen Sie die betreffende Passage. Eine echt wirkende Quellenangabe ist nicht dasselbe wie eine korrekte.

Wie sollten Buchhaltungskräfte die Kategorisierung durch KI prüfen?

Prüfen Sie die Regeln, nicht nur die Buchungen. Die KI-Kategorisierung in Buchhaltungssoftware lernt meist aus bisherigen Kontierungen. Ein früher Fehler kann sich deshalb jeden Monat wiederholen. Prüfen Sie neue Lieferanten, gemischt genutzte Ausgaben, alle Fälle im Grenzbereich zwischen Aktivierung und laufendem Aufwand sowie Buchungen mit vagen Beschreibungen, etwa Kartenzahlungen an Marktplätze.

Führen Sie eine Ausnahmeliste mit Zahlungsempfängern und Mustern, bei denen die Vorschläge falsch liegen, und prüfen Sie diese in jeder Abrechnungsperiode. Vorgeschlagene Zuordnungen können bei eindeutigen Fällen Zeit sparen; bei unklaren Fällen ist weiterhin der Beleg nötig.

Wird KI Buchhalter ersetzen?

Niemand kann das verlässlich beantworten. Prognosen, die als Tatsachen dargestellt werden, sollten Sie mit Vorsicht begegnen. Sagen lässt sich, dass KI in der Buchhaltung mehr Entwurfsarbeit, Zusammenfassungen und Mustererkennung übernimmt. Die Verantwortung für fachliche Beurteilungen, kritische Grundhaltung, die Vertraulichkeit von Mandantendaten und die Freigabe der Zahlen bleibt bei qualifizierten Personen, die berufsrechtlichen Regeln unterliegen.

Die verwandte Frage, ob KI besser ist als eine qualifizierte Fachkraft im Rechnungswesen, beruht auf einem Kategorienfehler. Ein KI-Werkzeug kann Text erzeugen, der wie Beratung klingt; es kann dafür aber keine fachliche Verantwortung übernehmen, die Gesamtsituation des Mandanten kennen oder an berufsethische Regeln gebunden werden. Profitieren dürften vor allem Fachkräfte, die den Umgang mit diesen Werkzeugen lernen und dabei ihre Verantwortung uneingeschränkt wahrnehmen.

Welche Kundeninformationen dürfen in ein KI-Tool eingegeben werden?

Nur das, was Ihr Unternehmen für genau dieses Tool und diesen Tarif freigegeben hat. Geben Sie keinerlei Informationen in ein öffentlich zugängliches Tool für Privatnutzer ein, wenn die Informationen des Mandanten vertraulich sind. Die Auftragsbedingungen können außerdem einschränken, wie Mandantendaten verarbeitet werden dürfen und durch wen.

Verwenden Sie zum Üben und zum Erstellen von Vorlagen fiktive Daten wie in den Beispielen auf dieser Seite. Wenn KI in einem freigegebenen System für echte Kundenaufträge eingesetzt wird, dokumentieren Sie die Prüfung genauso wie bei jeder anderen Arbeit: die Quelle, die Kontrollen und wer die endgültige Fassung freigegeben hat.

Wie kann ein Buchhaltungsteam diese Gewohnheiten einüben?

Nutzen Sie die Beispiele zur Kunden-E-Mail und zum Kontenabgleich als Teamübungen mit fiktiven Daten. Jede Person erstellt mit KI einen Entwurf und listet anschließend auf, was sie entfernt oder offengelassen hat. Die Listen zeigen, wer erfundene Regeln erkennt und wer Sachverhalte abschließend klärt, für die die Belege nicht ausreichen.

Tosheo.ai wird mit einem geplanten Lernpfad für Finanzen und Buchhaltung konzipiert, der solche Aufgaben, Rückmeldungen anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters und eine Führungsübersicht zur Kompetenzentwicklung ohne Chatprotokolle umfasst. Die Produktentwicklung hat noch nicht begonnen; dies beschreibt daher den geplanten Funktionsumfang. Das Produkt bietet keine Schulung in Buchhaltung, Steuerrecht oder regulatorischen Anforderungen. Es wird nicht auf berufliche Fortbildungspflichten angerechnet, sofern Ihre zuständige Berufsorganisation dies nicht anerkennt.

Quellen und Geltungsbereich

ICAEW, Leitfaden zu generativer KI: generative KI und Ethik ↗