Wie beginnen Sie, ChatGPT bei der Arbeit zu nutzen?
Klären Sie zunächst, welches ChatGPT-Konto Ihr Unternehmen freigegeben hat. Wählen Sie dann eine wiederkehrende Aufgabe aus und bearbeiten Sie diese eine Woche lang sowohl mit ChatGPT als auch mit Ihrer üblichen Methode. So erhalten Sie einen fairen Vergleich und halten das Risiko während des Lernens gering.
Das Konto ist wichtiger, als die meisten erwarten. Für ein privates Konto und eine Unternehmensumgebung können unterschiedliche Datenschutzbedingungen, Verwaltungsfunktionen und Freigabeeinstellungen gelten. Wenn Ihr Arbeitgeber eine Unternehmensumgebung bereitstellt, nutzen Sie diese für die Arbeit. Wenn er kein ChatGPT-Konto freigegeben hat, fragen Sie nach, bevor Sie eines für Arbeitsmaterial verwenden.
Einsteiger müssen nicht jede Funktion lernen. Die Lernplattform von OpenAI beschreibt, wie ChatGPT Projekte und länger laufende Chats mit Websuche, Dateien, Bildern und Erweiterungen verbindet. Außerdem beschreibt sie, wie ChatGPT Work aus einem Ziel, Dateien und Kontext Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellt. Das ist nützlich, aber die Kernkompetenz ist einfacher: eine klare Anfrage mit echtem Kontext und eine sorgfältige Prüfung der Antwort.
Das Konto bestätigen
Melden Sie sich im Arbeitsbereich des Unternehmens an, sofern einer vorhanden ist. Vermischen Sie private und berufliche Chats nicht.
Wählen Sie eine Aufgabe aus
Etwas, das Sie jede Woche mit Material erledigen, das Sie verwenden dürfen, etwa eine Besprechungszusammenfassung oder einen ersten Entwurf.
Formulieren Sie die Anfrage mit Kontext
Für wen es gedacht ist, was es enthalten muss, was es nicht erfinden darf und welches Format Sie wünschen.
Prüfen Sie die Ausgabe
Gleichen Sie jeden Namen, jedes Datum und jede Zahl mit Ihrer Quelle ab, bevor Sie diese Angaben verwenden.
Behalten Sie bei, was funktioniert hat
Speichern Sie die Anfrage, die ein gutes Ergebnis geliefert hat, damit Sie und Ihre Kollegen sie wiederverwenden können.
Wofür eignet sich ChatGPT bei der Arbeit?
ChatGPT ist im Beruf besonders nützlich für erste Entwürfe, das Überarbeiten von Texten, das Zusammenfassen bereitgestellter Inhalte, das Strukturieren ungeordneter Notizen und das schrittweise Durcharbeiten eines Problems. Am wenigsten zuverlässig ist es, wenn es Fakten liefern soll, die ihm nicht vorliegen, etwa den Umsatz eines Kunden, den aktuellen Wortlaut einer Vorschrift oder ein Datum, das niemand genannt hat.
Ein sinnvoller Test ist die Frage, ob Sie das Ergebnis schneller prüfen könnten, als Sie es selbst schreiben würden. Die Zusammenfassung eines Transkripts, das Ihnen vorliegt, besteht diesen Test. Eine Marktkennzahl ohne Quellenangabe besteht ihn nicht, denn für ihre Prüfung müssen Sie ohnehin recherchieren.
Verschiedene Rollen profitieren an unterschiedlichen Stellen. Eine Personalverantwortliche könnte aus groben Interviewnotizen eine strukturierte, einheitliche Zusammenfassung erstellen. Ein Marketingmitarbeiter könnte drei Varianten einer Produktbeschreibung für verschiedene Zielgruppen verfassen. Eine Betriebsleiterin könnte einen langen E-Mail-Verlauf mit einem Lieferanten in eine Liste offener Punkte umwandeln. Ein Finanzassistent könnte nach einer Formel und einer Erklärung fragen, wie sie sich testen lässt. Die Leitfäden für die einzelnen Rollen gehen darauf genauer ein.
Wie sieht eine gute Anfrage an ChatGPT für eine echte Aufgabe aus?
Eine gute Anfrage gibt dem Assistenten das Ausgangsmaterial, die Zielgruppe, das Format und die Grenzen vor. Hier ist ein ausgearbeitetes Beispiel aus Lark Studio, einer fiktiven Marketingagentur mit 12 Beschäftigten: Eine Person aus der Kundenbetreuung benötigt nach einem Gespräch zur Kampagnenauswertung eine Zusammenfassung für den Kunden.
Schwache Anfrage: „Fassen Sie dieses Gespräch für den Kunden zusammen.“ Das Ergebnis war ein flüssig formulierter Absatz, in dem stand, der Kunde habe „das neue Budget genehmigt“ und die Ergebnisse seien „über alle Kanäle hinweg stark“. Das Transkript zeigte, dass der Kunde ein überarbeitetes Budget angefordert, aber keines genehmigt hatte und Bedenken zu einem Kanal geäußert hatte.
Bessere Anfrage: "Hier ist ein Transkript unserer Besprechung zur Kampagnenauswertung mit Meadow Foods. Schreiben Sie eine zusammenfassende E-Mail an die dortige Marketingleitung. Verwenden Sie drei Überschriften: Was wir vereinbart haben, Was Sie uns aufgetragen haben, Was wir von Ihnen benötigen. Nennen Sie Zahlen nur, wenn sie im Transkript vorkommen. Wenn ein Punkt besprochen, aber nicht vereinbart wurde, führen Sie ihn unter einer vierten Überschrift namens Noch offen auf. Bleiben Sie unter 250 Wörtern."
Der zweite Entwurf führte die Überarbeitung des Budgets korrekt als Aufgabe der Agentur auf und ordnete die Bedenken zum Kanal unter den offenen Punkten ein. Die Kundenbetreuerin glich anschließend jeden Punkt mit ihren eigenen Notizen ab, korrigierte eine Frist, die im Transkript mehrdeutig erfasst worden war, und ergänzte einen Satz, in dem sie dem Kunden für die Rückmeldung dankte. Die von ihr versandte E-Mail ist die geprüfte Version, und sie trägt dafür die Verantwortung.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Ist ChatGPT immer korrekt?
Nein. ChatGPT kann Aussagen erzeugen, die richtig klingen und falsch sind, darunter erfundene Details, falsch gelesene Zahlen und selbstsichere Zusammenfassungen von Dingen, die nicht gesagt wurden. Behandeln Sie jede Ausgabe als Entwurf, für den Sie verantwortlich sind, nicht als Quelle.
Die praktische Schutzmaßnahme besteht darin, der KI das Material zu geben und sie anzuweisen, nur damit zu arbeiten. Anschließend prüfen Sie das Ergebnis anhand des Materials. Wenn die KI im Web recherchiert, öffnen Sie die zitierte Seite und prüfen Sie, ob die betreffende Passage die Aussage tatsächlich stützt. Ein vorhandener Link ist nicht dasselbe wie ein Link, der die Behauptung der Antwort belegt. Der Leitfaden zur Prüfung von KI-Ausgaben beschreibt einen einfachen Prüfablauf.
Wie sollte ein Unternehmen seine Mitarbeitenden im Umgang mit ChatGPT schulen?
Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit ChatGPT, indem Sie sie ihre eigenen Aufgaben im freigegebenen Arbeitsbereich bearbeiten lassen und die Ergebnisse anhand eines klaren Maßstabs prüfen. Eine allgemeine Vorführung hilft dabei, die Funktionen zu finden; sie verändert selten, wie sorgfältig Mitarbeitende die Ausgaben für ihre jeweilige Rolle prüfen.
OpenAI veröffentlicht kostenlose Lernmaterialien, darunter die ChatGPT-Lernseite und OpenAI Academy. Dort werden Programme wie „KI im Arbeitsalltag einsetzen“ für Wissensarbeiter und „Die KI-Einführung leiten“ für Führungskräfte aufgeführt. Nutzen Sie diese Angebote zur Orientierung. Ergänzen Sie anschließend rollenspezifische Übungen: Eine Person aus der Personalbeschaffung übt mit fiktiven Gesprächsnotizen, eine Finanzassistenz mit einem beispielhaften Buchhaltungsexport. Jede Person erhält Rückmeldung dazu, ob das Ergebnis korrekt, vollständig und für die Leserschaft geeignet war.
Für ein Team von zehn bis fünfzig Personen eignet sich ein einfacher Rhythmus: eine kurze Einheit pro Woche, eine echte Aufgabe pro Einheit und eine gemeinsame Besprechung dessen, was schiefgelaufen ist. Nach einem Monat verfügt das Team über erprobte Anweisungen für seine häufigen Aufgaben und kann besser einschätzen, wo ChatGPT nicht eingesetzt werden sollte.
Woche 1
Kontoeinrichtung, Regeln zum Umgang mit Informationen und eine risikoarme Aufgabe wie eine Besprechungszusammenfassung.
Woche 2
Umformulieren und Tonfall: dieselbe Botschaft für zwei Zielgruppen, anhand der ursprünglichen Fakten geprüft.
Woche 3
Mit einer Datei arbeiten: Fassen Sie ein Dokument zusammen oder strukturieren Sie es neu und prüfen Sie jede Zahlenangabe.
Woche 4
Eine rollenspezifische Aufgabe mit einem Bewertungsraster, geprüft von einer Kollegin, einem Kollegen oder einer Führungskraft.
Braucht ein Team einen Geschäftskundentarif für ChatGPT?
Ein Team, das ChatGPT für Arbeitsmaterialien nutzt, sollte in der Regel einen vom Unternehmen verwalteten Arbeitsbereich haben statt einer Sammlung privater Konten. Die Gründe sind praktisch: einheitliche Bedingungen für den Umgang mit Daten, eine zentrale Stelle zum Hinzufügen und Entfernen von Personen bei Ein- oder Austritt sowie gemeinsame Einstellungen, die für alle gelten.
Oft wird nach "ChatGPT Team" gesucht, wenn dieses Angebot gemeint ist. Tarifnamen, Funktionen und Preise ändern sich. Prüfen Sie deshalb auf der aktuellen Tarifseite von OpenAI, wie der Team-Arbeitsbereich heute heißt, was er umfasst und welche Datenbedingungen gelten. Wählen Sie keinen Tarif anhand einer Preisliste eines Drittanbieters aus.
Wann ist ChatGPT das falsche Werkzeug für die Aufgabe?
ChatGPT ist die falsche Wahl, wenn die Aufgabe Informationen erfordert, auf die es keinen Zugriff hat und die Sie nicht bereitstellen können, wenn die Antwort verbindlich sein muss, etwa bei einer rechtlichen oder steuerlichen Einschätzung, oder wenn die Inhalte selbst für ein freigegebenes Konto zu sensibel sind.
Für ein Team, das innerhalb von Microsoft 365 oder Google Workspace arbeitet, ist es möglicherweise auch nicht das richtige Einstiegswerkzeug. Copilot oder Gemini können im Rahmen bestehender Berechtigungen mit E-Mails, Kalendern und Dateien arbeiten. Das kann für Besprechungszusammenfassungen und die Arbeit im Posteingang praktischer sein. Die Leitfäden zu Copilot und Gemini behandeln diese Fälle. Und wenn Sie das Produkt nur für sich selbst kennenlernen möchten, reicht möglicherweise das kostenlose Material von OpenAI. Ein Schulungsprogramm für Teams ist dann sinnvoll, wenn eine Führungskraft dafür sorgen muss, dass alle nach demselben Standard arbeiten.
Wie ergänzt Tosheo.ai ChatGPT?
Tosheo.ai wird konzipiert, um Beschäftigten den Einsatz von ChatGPT und anderen gängigen Assistenten für ihre eigene Rolle zu vermitteln. Es ist kein Ersatz für ChatGPT. Zum Start ist vorgesehen, dass Lernende kurze Lektionen absolvieren, die mit einer praktischen Aufgabe im tatsächlichen Werkzeug enden. Die Bewertung erfolgt anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters mit konkreten Rückmeldungen. Führungskräfte sehen dabei die Kompetenzentwicklung statt Chatprotokollen.
Das Produkt ist noch nicht entwickelt; dies ist also der geplante Umfang. Der Vergleich zwischen ChatGPT-Schulungen und ChatGPT selbst erklärt, wann ein Team ein ergänzendes Schulungsangebot braucht und wann nicht.
Quellen und Geltungsbereich
OpenAI, ChatGPT-Lernseite, geprüft am 16 October 2026 ↗
OpenAI, Übersicht der ChatGPT-Funktionen, geprüft am 16 October 2026 ↗