Wie wird KI im Vertriebsalltag eingesetzt?
Die meisten Vertriebsmitarbeitenden, die KI sinnvoll einsetzen, nutzen sie für die Vorbereitung und für Texte rund um das Gespräch, nicht für das Gespräch selbst. Das Tool hilft ihnen, informiert ins Gespräch zu gehen und klar nachzufassen; Zuhören, Abwägen und verbindliche Zusagen bleiben ihre Aufgabe.
Dieser Leitfaden richtet sich an einzelne Vertriebsmitarbeitende und Vertriebsleitungen, die KI-Assistenten für ihre eigene Arbeit nutzen. Der Kauf einer Plattform für die Vertriebsansprache oder einer KI-Funktion innerhalb eines CRM ist eine separate Entscheidung, die eine eigene Anbieterprüfung erfordert.
Zusammenfassungen von Kundenrecherchen
Die eigene Website, den Geschäftsbericht oder die Pressemitteilungen eines potenziellen Kunden zu einem kurzen Überblick verdichten und dabei die Links beibehalten, damit sich jede Aussage überprüfen lässt.
Gesprächsvorbereitung
Fragen zur Bedarfsklärung für eine vorgegebene Rolle und Situation entwerfen und auflisten, was Sie noch nicht wissen.
Nachfass-E-Mails
Aus Ihren Gesprächsnotizen eine klare Zusammenfassung mit den vereinbarten nächsten Schritten erstellen – in Ihren eigenen Worten statt nach einer Vorlage.
CRM-Notizen
Eine lange Gesprächsmitschrift oder einen E-Mail-Verlauf in den Feldern zusammenfassen, die Ihr Team tatsächlich verwendet.
Einwandbehandlung üben
Ein Rollenspiel mit einem skeptischen Käufer, damit Sie Ihre Antworten vor dem eigentlichen Gespräch üben können.
Erste Entwürfe für Angebote
Ein Angebot auf Grundlage freigegebener Produktbeschreibungen und der vom Kunden genannten Anforderungen strukturieren.
Wie sollten Vertriebsmitarbeitende mit KI zu einem Kundenunternehmen recherchieren?
Geben Sie dem Tool die Quellen und bitten Sie es, diese zusammenzufassen, statt es zu fragen, was es über das Unternehmen weiß. Ein allgemeiner Assistent ohne Internetzugang beschreibt ein Unternehmen möglicherweise anhand veralteter Trainingsdaten. Ein Assistent mit Internetzugang kann Unternehmen mit ähnlichen Namen dennoch verwechseln. In beiden Fällen ist die Zusammenfassung ein Ansatzpunkt für die Prüfung und keine Tatsache, die Sie ungeprüft weitergeben sollten.
Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter eines fiktiven Softwareunternehmens bereitet einen Anruf bei Northgate Logistics vor, einem fiktiven regionalen Transportunternehmen. Auf die Frage 'Erzählen Sie mir etwas über Northgate Logistics' erklärte der Assistent selbstsicher, das Unternehmen habe kürzlich Kapital eingeworben und expandiere nach Irland. Keine der beiden Aussagen war auf der eigenen Website oder der Nachrichtenseite von Northgate zu finden. Hätte der Mitarbeiter das Gespräch mit 'Glückwunsch zur Finanzierungsrunde' eröffnet, hätte der Anruf mit einer falschen Aussage über das Unternehmen des Kunden begonnen.
Der bessere Prompt enthielt den eingefügten Text der Seiten „Über uns“ und „Aktuelles“ von Northgate und die Aufforderung: 'Fassen Sie dies in fünf Punkten zusammen, die für einen Einkäufer im Fuhrparkbetrieb relevant sind. Zitieren Sie zu jedem Punkt den Satz, aus dem er stammt. Listen Sie alles auf, was ein Vertriebsmitarbeiter erfragen sollte, statt es vorauszusetzen.' Das Ergebnis war kürzer und nüchterner, und jede Zeile ließ sich in Sekunden prüfen.
Wie sieht eine geprüfte, KI-generierte Nachfass-E-Mail aus?
Eine gute E-Mail zur Nachbereitung bestätigt, was der Käufer gesagt hat, was vereinbart wurde und was als Nächstes geschieht. KI-Entwürfe neigen dazu, auf typische Formulierungen aus Vertriebs-E-Mails auszuweichen. Das ist nicht dasselbe.
Im weiteren Verlauf des fiktiven Beispiels steht in den Gesprächsnotizen des Vertriebsmitarbeiters: Der Käufer verwaltet 40 Fahrzeuge, ist von der manuellen Routenplanung frustriert, möchte eine Vorführung mit den eigenen Depotstandorten sehen und benötigt die Finanzleitung beim nächsten Gespräch. Der erste KI-Entwurf dankte dem Käufer und ergänzte dann 'unsere Plattform wird Ihre Kraftstoffkosten deutlich senken' und 'Unternehmen wie Ihres haben ihre Investition schnell wieder eingespielt'. Die Gesprächsnotizen enthielten keine Angaben zu Kosten, und dem Vertriebsmitarbeiter lag keine Fallstudie für ein Transportunternehmen dieser Größe vor.
Die Vertriebsfachkraft strich beide Sätze und bat das Werkzeug: 'Verwenden Sie nur die Punkte aus meinen Notizen und schließen Sie mit dem vereinbarten nächsten Schritt.' Die fertige E-Mail bestand aus vier Sätzen: einer Zusammenfassung des Problems bei der Routenplanung in den Worten des Kunden, der Bestätigung der Vorführung mit dessen Depotdaten, einer Frage nach der Verfügbarkeit der Finanzleitung und einem Terminvorschlag. Sie enthielt keine Zusage, die die Vertriebsfachkraft nicht einhalten konnte. Genau das macht eine E-Mail zur Nachbereitung vertrauenswürdig.
Wie kann KI beim Umgang mit Einwänden und beim Üben von Verkaufsgesprächen helfen?
KI ist ein geduldiger Übungspartner für den Umgang mit Einwänden. Bitten Sie sie, einen bestimmten Käufer zu spielen, geben Sie ihr den Kontext und weisen Sie sie an, realistische Einwände vorzubringen, statt Ihnen zuzustimmen. Zum Beispiel: 'Sie sind der Finanzleiter eines Unternehmens mit 60 Beschäftigten. Sie finden unser Tool zu teuer und haben einen günstigeren Ablauf mit Tabellenkalkulationen, der weitgehend funktioniert. Fordern Sie mich fünf Gesprächsrunden lang heraus. Akzeptieren Sie keine vagen Antworten.'
Fragen Sie die KI nach dem Rollenspiel, welche Ihrer Antworten vage oder unbelegt waren. Es geht nicht darum, einen vorgegebenen Text auswendig zu lernen. Sie sollen erkennen, an welchen Stellen Sie auf eine Aussage zurückgreifen, die Sie nicht belegen können, und stattdessen eine wahrheitsgemäße Antwort vorbereiten. Wenn Ihre Antwort von einer Zahlenangabe abhängt, etwa zur Einführungsdauer, lassen Sie diese von Ihrem eigenen Team bestätigen, bevor Sie sie in einem Gespräch verwenden.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Welche Vertriebsinformationen gehören nicht in KI-Tools?
Gehen Sie davon aus, dass personenbezogene Kundendaten, Vertragsbedingungen, ausgehandelte Preise und alles, was einer Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt, nicht eingegeben werden dürfen, sofern Ihr Unternehmen nicht ein Tool und einen Tarif für diesen Zweck freigegeben hat. Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte enthalten häufig personenbezogene Daten anderer Personen sowie Angaben, die der Kunde vertraulich mitgeteilt hat.
Bei den Geschäftstarifen der gängigen Assistenten gelten für die Aufbewahrung und die Nutzung von Inhalten zur Verbesserung der Modelle oft andere Bedingungen als bei privaten Konten. KI-Funktionen innerhalb eines CRM richten sich nach den Einstellungen Ihrer Administration. Prüfen Sie die Bedingungen des jeweiligen Tarifs, statt Annahmen zu treffen. Fassen Sie im Zweifel Ihre eigenen Notizen zusammen, statt das unbearbeitete Transkript einzufügen.
Welche Regeln gelten für KI-generierte Vertriebs-E-Mails?
Es gelten dieselben Regeln, unabhängig davon, ob eine Person oder ein KI-Tool die E-Mail geschrieben hat. In den Vereinigten Staaten erläutert die Bundeshandelskommission in ihrem Leitfaden zur Einhaltung des CAN-SPAM-Gesetzes, dass das Gesetz keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen vorsieht. Es verlangt wahrheitsgemäße Betreffzeilen und Kopfzeilen, eine gültige Postanschrift sowie eine funktionierende Abmeldemöglichkeit, bei der Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen umgesetzt werden. Auch wenn Sie ein anderes Unternehmen mit dem E-Mail-Versand beauftragen, bleibt die rechtliche Verantwortung bei Ihnen. Andere Länder haben eigene Vorschriften für Direktmarketing, die strenger sein können.
Mit KI lassen sich schnell viele E-Mails erstellen, die personalisiert wirken. Dadurch werden eine genaue Zielgruppenauswahl und ehrliche Inhalte wichtiger, nicht unwichtiger. Eine E-Mail, die einen Bezug zum Empfänger ('Ich habe letzte Woche Ihren Vortrag gesehen') oder eine Frist erfindet, ist zunächst einmal schlechte Vertriebspraxis, noch bevor sich rechtliche Fragen stellen. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Welche KI-Tools für den Vertrieb lohnen sich für den Einstieg?
Beginnen Sie für Rechercheübersichten, Entwürfe und Übungen mit dem universellen Assistenten, den Ihr Unternehmen bereits freigegeben hat, etwa ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot. Falls Ihr CRM oder Ihre Plattform für die Vertriebsansprache KI-Funktionen bietet, sind diese für Notizen und Zusammenfassungen praktisch, weil die Daten dort bereits vorliegen. Klären Sie jedoch mit Ihrer Administration, welche Daten die Funktion lesen kann und wer ihre Ergebnisse sehen kann.
Spezialisierte KI-Vertriebstools, etwa Software zur automatisierten Neukundenakquise oder Gesprächsanalyse, sind eine Kaufentscheidung für die Vertriebsleitung und die für die Anbieterprüfung zuständigen Personen. Bewerten Sie solche Tools anhand einer echten Aufgabe und Ihrer eigenen Datenregeln, nicht anhand einer Demo.
Wo sollte KI im Vertrieb nicht die Führung übernehmen?
KI sollte in Ihrem Namen keine Zusagen machen. Preise, Rabatte, Vertragsbedingungen, Liefertermine und Prognosezahlen gehören in die Hände von Menschen, die dafür verantwortlich sind. Ein Angebotsentwurf, der einen Zeitplan nennt, dem das für die Umsetzung zuständige Team nie zugestimmt hat, führt zu einem Problem, das erst nach Vertragsabschluss zutage tritt.
Es ist auch das falsche Werkzeug für die Momente, in denen Vertrauen entsteht: ein schwieriges Gespräch über eine Vertragsverlängerung, eine Entschuldigung für eine mangelhafte Leistung oder eine Verhandlung. Bereiten Sie sich bei Bedarf mit KI darauf vor, führen Sie diese Gespräche aber selbst. Und wenn ein Kunde eine Frage stellt, die Sie nicht beantworten können, ist ein ehrliches 'Das prüfe ich für Sie' besser als eine flüssig formulierte, generierte Vermutung.
Wie kann ein Vertriebsteam diese Gewohnheiten entwickeln?
Verwenden Sie eine gemeinsame Übung: dieselben fiktiven Gesprächsnotizen, eine mit KI zu verfassende Nachfass-E-Mail und eine kurze Erklärung dazu, was die jeweilige Person im Vertrieb entfernt hat. Der Vergleich dieser Erklärungen zeigt, wer Aussagen prüft und wer das versendet, was das Tool geschrieben hat.
Der geplante Lernpfad für den Vertrieb bei Tosheo.ai wird auf solche Aufgaben ausgerichtet: ein kurzer Einstufungstest, kurze Lektionen mit Beispielen aus dem Vertrieb, Rollenspielszenarien mit Bewertung anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters und eine Ansicht für Führungskräfte, die den Kompetenzfortschritt zeigt, ohne Chatprotokolle offenzulegen. Das Produkt befindet sich noch vor der Entwicklung. Die Details beschreiben daher den vorgesehenen Umfang, keinen bereits verfügbaren Dienst.