Wie wird KI bei betrieblichen Aufgaben eingesetzt?
Mitarbeitende im operativen Bereich nutzen KI vor allem für schriftliche und analytische Aufgaben, die Prozesse am Laufen halten, nicht für die Durchführung der Prozesse selbst. Der Nutzen entsteht bei Aufgaben, die häufig anfallen, mühsam sind und sich leicht anhand einer Quelle überprüfen lassen.
Die folgende Liste zeigt, was ein allgemeiner Assistent wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot mit Material tun kann, das Sie teilen dürfen:
Eine SOP entwerfen oder aktualisieren
Erstellen Sie aus groben Notizen oder einer mündlichen Aufgabenbeschreibung eine nummerierte Verfahrensanweisung und lassen Sie diese anschließend von der prozessverantwortlichen Person korrigieren.
Lieferantenangebote vergleichen
Vergleichen Sie mehrere Angebote auf derselben Grundlage: Stückpreis, Zuschläge, Mindestmengen und Konditionen. Berechnen Sie die Gesamtsummen selbst nach.
Checklisten erstellen
Erstellen Sie aus einem Verfahren eine Checkliste für neue Mitarbeitende, einen Monatsabschluss oder die Eröffnung eines Büros.
Listen bereinigen
Vereinheitlichen Sie uneinheitliche Lieferantennamen, Adressen oder Produktcodes oder lassen Sie sich dafür eine Tabellenformel vorschlagen.
Vorfälle zusammenfassen
Erstellen Sie aus einem E-Mail-Verlauf zu einer fehlgeschlagenen Lieferung oder einem Systemausfall eine Zeitleiste, übernehmen Sie die darin genannte Ursache und listen Sie offene Maßnahmen auf.
Lücken bei einer Übergabe finden
Fragen Sie, welche Informationen das nächste Team benötigt, die im Übergabeformular nicht abgefragt werden.
Fragen zu Richtlinien beantworten
Fügen Sie eine interne Richtlinie ein und fragen Sie, welcher Abschnitt eine bestimmte Situation abdeckt. Lesen Sie diesen Abschnitt anschließend selbst.
Sollten Sie einen KI-Assistenten nutzen oder den Prozess automatisieren?
Beginnen Sie mit einem Assistenten, dessen Ausgaben jeweils von einer Person geprüft werden. Ziehen Sie Automatisierung nur für Schritte in Betracht, die stabil und gut dokumentiert sind und bei denen Fehler nur geringe Kosten verursachen. Viele Suchanfragen zu KI im operativen Geschäft zielen eigentlich auf Automatisierung und KI-Agenten ab. Dabei handelt es sich um eine andere Art von Projekt mit einem anderen Risikoprofil.
Der folgende Vergleich ist eine Planungshilfe, keine technische Bewertung einzelner Produkte.
| Vorgehensweise | Wer das Ergebnis prüft | Typischer Fehler | Sinnvoller erster Einsatz |
|---|---|---|---|
| Von einer Person genutzter Assistent | Der Mensch, jedes Mal | Ein erfundener Schritt oder eine falsche Zahl, die der prüfenden Person entgeht | Eine SOP entwerfen oder Angebote vergleichen |
| Regelbasierte Automatisierung | Wer auch immer die Regeln einmal entworfen hat | Ein Fall, den die Regeln nicht vorgesehen haben | Daten in einem festen Format zwischen zwei Systemen übertragen |
| Eigenständig handelnder KI-Agent | Oft niemand, wenn es handelt | Eine selbstsicher ausgeführte falsche Handlung, vielfach wiederholt | Erst wenn der Prozess dokumentiert, die Verantwortung geklärt und der Ablauf getestet ist |
Welche Fehler macht KI beim Entwurf einer SOP?
Es füllt Lücken mit Schritten, die nach einem üblichen Vorgehen klingen, aber nicht der Arbeitsweise Ihrer Organisation entsprechen. In einer SOP ist das gefährlicher als in einer E-Mail, weil Menschen einer SOP folgen, ohne sie zu hinterfragen.
Ein fiktives Beispiel. Ashford Print Co ist eine kleine Druckerei. Die Notizen der operativen Leitung zur Bearbeitung eines Eilauftrags: 'Prüfen, ob die Druckdaten druckfertig sind. Bestätigen, dass Papier vorrätig ist. Bei weniger als 48 Stunden fällt ein Eilzuschlag an. Alles über 500 Stück muss die Produktionsleitung freigeben. Der Kunde erhält einen Korrekturabzug per E-Mail.'
Eine ungenaue Eingabe, 'Schreiben Sie eine SOP für Eilaufträge', ergab einen übersichtlichen Ablauf mit zehn Schritten, darunter 'Benachrichtigen Sie den Kunden beim Versand der Bestellung per SMS', 'Bestellungen über 250 Einheiten erfordern die Genehmigung der Geschäftsführung' und 'Bieten Sie 10% Rabatt an, wenn der Termin nicht eingehalten werden kann.' Nichts davon steht in den Notizen. Sowohl der Schwellenwert für die Genehmigung als auch die zuständige Person sind falsch, und der Rabatt ist eine geschäftliche Entscheidung, die niemand getroffen hat.
Der bessere Prompt: 'Erstellen Sie aus diesen Notizen eine nummerierte SOP. Verwenden Sie nur die Schritte aus den Notizen. Wenn ein Schritt zu fehlen scheint, führen Sie ihn als Frage an die prozessverantwortliche Person auf, statt ihn hinzuzufügen.' Das Ergebnis behielt die fünf Schritte bei, ordnete die Freigabe für 500 Einheiten dem Produktionsleiter zu und führte drei Fragen auf: Wer prüft die Druckvorlage, was geschieht, wenn das Papier nicht vorrätig ist, und wie gibt der Kunde den Korrekturabzug frei? Der Leiter des operativen Betriebs beantwortete sie, und erst danach wurde die SOP veröffentlicht.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie überprüfen Sie die Ergebnisse, wenn KI Lieferantenangebote vergleicht?
Rechnen Sie den Vergleich selbst auf einheitlicher Grundlage nach, denn Modelle neigen dazu, beworbene Grundpreise zu vergleichen und Zuschläge zu übersehen. In flüssig formulierten Texten werden Berechnungen leicht ungeprüft übernommen.
Fiktive Angebote für denselben Paketdienst: Anbieter A verlangt £4.10 pro Paket zuzüglich 12% Treibstoffzuschlag; Anbieter B verlangt £4.40 pro Paket inklusive aller Kosten; Anbieter C verlangt £3.95 pro Paket zuzüglich £0.60 Bearbeitungsgebühr. Auf die Frage 'Welcher Anbieter ist am günstigsten?' nannte ein Assistent Anbieter C und orientierte sich dabei am Grundpreis von £3.95.
Auf vergleichbarer Grundlage: A beträgt 4.10 zuzüglich 12%, also £4.592, rund £4.59; B beträgt £4.40; C beträgt 3.95 zuzüglich 0.60, also £4.55. Anbieter B ist pro Paket am günstigsten, und die Rangfolge ändert sich, sobald die Zuschläge einbezogen werden. Für eine tatsächliche Entscheidung wären außerdem Mindestmengen, Vertragslaufzeit und Leistungsstandards nötig, die in den Angeboten unterschiedlich angegeben sein können. Bitten Sie den Assistenten, die Vergleichstabelle zu erstellen. Prüfen Sie anschließend jede Zelle anhand der Angebotsunterlagen und berechnen Sie die Summen in einer Tabellenkalkulation.
Wie beginnen Sie mit dem Einsatz von KI im operativen Geschäft?
Beginnen Sie mit einem schriftlich festgehaltenen Prozess, einer verantwortlichen Person und einer risikoarmen Aufgabe zur Dokumentbearbeitung. Legen Sie den Prüfschritt ausdrücklich fest.
Wählen Sie einen Prozess mit einer verantwortlichen Person
Wählen Sie einen häufigen Arbeitsablauf, den eine konkret benannte Person gut genug kennt, um Fehler zu erkennen.
Den Istzustand dokumentieren
Wenn ein Prozess nur im Kopf einer Person existiert, besteht die erste KI-Aufgabe darin, ihre Erklärung in einen Entwurf umzuwandeln, den sie korrigieren kann.
Wählen Sie eine Aufgabe zur Dokumentenbearbeitung
SOP-Entwürfe, Checklisten und Angebotsvergleiche eignen sich gut für den Einstieg, weil ein Mensch sie anhand einer Quelle prüfen kann.
Legen Sie die Prüfung fest
Legen Sie fest, wer das Ergebnis prüft und womit es abgeglichen wird: mit den Notizen, den Angebotsunterlagen oder der Richtlinie.
Datenregeln vereinbaren
Legen Sie fest, welche betrieblichen Daten, etwa Lieferantenkonditionen oder Kundenadressen, in welches freigegebene Tool eingegeben werden dürfen.
Nach einigen Wochen überprüfen
Fragen Sie die verantwortliche Person, ob die Entwürfe im Laufe der Zeit weniger Korrekturen benötigten. Ziehen Sie erst dann in Betracht, einen Schritt zu automatisieren.
Was sind die größten Risiken beim Einsatz von KI in betrieblichen Abläufen?
Die Risiken sind Fehler, die sich verbreiten, weil ein Prozess sie wiederholt, Daten, die mit dem falschen Tool geteilt werden, und Beschäftigte, die sich auf verbindlich wirkende Ergebnisse verlassen. Ein erfundener Schritt in einer E-Mail betrifft einen Kunden; ein erfundener Schritt in einer SOP betrifft jede Bestellung, die nach ihr bearbeitet wird.
Das NIST-Profil für generative KI nennt Automatisierungsbias, also übermäßiges Vertrauen in automatisierte Systeme, als Risiko, das andere Risiken wie Halluzinationen verstärken kann. Operative Tätigkeiten sind besonders betroffen, weil sie häufig darin bestehen, festgelegte Abläufe einzuhalten. Das übergeordnete NIST-Rahmenwerk für das KI-Risikomanagement ist für die freiwillige Nutzung vorgesehen und eine nützliche Orientierung, wenn Ihre Organisation diese Risiken strukturiert betrachten möchte.
Wann ist dieser Leitfaden oder Tosheo.ai nicht die richtige Lösung?
Wenn Sie systemübergreifende Prozesse automatisieren, ein ERP-System auswählen, robotergestützte Prozessautomatisierung einführen oder Prozesse datenbasiert analysieren möchten, benötigen Sie ein Systemprojekt mit technischen Fachleuten und keinen Leitfaden zur alltäglichen KI-Nutzung. Auch solche Projekte profitieren von Beschäftigten, die einen Prozess beschreiben und prüfen können. Sie sind aber eine andere Art von Investition.
Tosheo.ai wird konzipiert, um Menschen zu schulen, nicht um Prozesse zu automatisieren. Der geplante Lernpfad Betriebsabläufe behandelt Aufgaben wie die obigen SOP- und Angebotsbeispiele in kurzen Lektionen und Übungsaufgaben, die anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters bewertet werden. Das Produkt verbindet sich nicht mit Ihren Systemen und führt keine Arbeitsabläufe für Sie aus.
Quellen und Geltungsbereich
NIST AI 600-1, Profil für generative künstliche Intelligenz, July 2024 ↗
NIST, Rahmenwerk für das KI-Risikomanagement, veröffentlicht am 26. Januar 2023 ↗