Was macht Gemini in Google Workspace?
Gemini funktioniert innerhalb der bereits genutzten Workspace-Anwendungen und als separate Chat-Anwendung. Die Workspace-Seite von Google zu KI beschreibt Funktionen zum Zusammenfassen von E-Mail-Verläufen und Entwerfen von E-Mails in Gmail, zum Erstellen erster Entwürfe in Docs, zum Anlegen und Ausfüllen von Tabellen in Sheets, zum Mitschreiben in Meet sowie zum Suchen und Zusammenfassen von Dateien in Drive. Sie führt auch die Gemini-App für Fragen und längere Projekte sowie Gemini Notebook auf, das dort als Rechercheassistent beschrieben wird, der sich auf die von Ihnen bereitgestellten Dokumente stützt.
Der Vorteil für ein Team mit Google Workspace liegt im Arbeitsort. Die Zusammenfassung eines langen E-Mail-Verlaufs entsteht in Gmail direkt neben dem Verlauf; ein erster Entwurf entsteht im Dokument, in dem er später bearbeitet wird. Die Einschränkung ist dieselbe wie bei jedem Assistenten: Auch ein Entwurf, der am richtigen Ort erscheint, muss geprüft werden, bevor sich jemand darauf verlässt.
Welche Google Workspace-Editionen enthalten Gemini?
Die Gemini-Funktionen hängen von Ihrer Workspace-Edition und davon ab, was Ihr Administrator aktiviert hat. Prüfen Sie daher den aktuellen Editionsvergleich für Ihren Tarif. Die Google-Seite zu KI in Workspace führt Gemini-Funktionen unter Business Standard auf. Laut der Google-Administratorhilfe ist die Gemini-App in den meisten Editionen ein Kerndienst mit Datenschutz auf Unternehmensniveau, darunter Business, Enterprise, Essentials, Frontline und Nonprofits.
Die Administrationshilfe von Google unterscheidet außerdem zwischen Nutzern mit einer berechtigten Edition und Nutzern, die die Gemini-App als zusätzlichen Dienst zu den Bedingungen für Privatnutzer aufrufen. Dieser Unterschied wirkt sich auf den Umgang mit Daten aus. Klären Sie daher, was für Ihre Mitarbeitenden gilt, bevor Sie Regeln zum Umgang mit Informationen festlegen. Preise ändern sich; nutzen Sie die Preisseite von Google.
Was sollten Sie als Administrator einstellen, bevor das Team startet?
Legen Sie den Zugriff, den Gesprächsverlauf und die Regeln zum Umgang mit Informationen fest, bevor Sie das Team zur Nutzung einladen. In der Hilfe zur Admin-Konsole erklärt Google, dass die Gemini-App für alle, für eine Organisationseinheit oder für eine Gruppe aktiviert oder deaktiviert werden kann und dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis Änderungen wirksam werden.
Auf derselben Hilfeseite steht, dass der Gesprächsverlauf in der Gemini-App standardmäßig aktiviert ist und 18 Monate lang gespeichert wird. Administratoren können 3, 18 oder 36 Monate wählen oder den Verlauf deaktivieren. Die Seite weist darauf hin, dass Nutzer bei deaktiviertem Verlauf nicht zu früheren Gesprächen zurückkehren können und Gemini keine Integrationen mit Google Workspace-Apps zur Verfügung stehen. Wählen Sie die Einstellung, die zu Ihrem Aufbewahrungskonzept passt, und informieren Sie die Beschäftigten darüber.
Editionen und Lizenzen prüfen
Prüfen Sie, welche Nutzer eine Edition verwenden, die die für Ihre Schulung vorgesehenen Gemini-Funktionen enthält.
Legen Sie den App-Zugriff fest
Aktivieren Sie die Gemini-App für die Gruppen, mit denen Sie beginnen.
Wählen Sie die Aufbewahrungsdauer des Verlaufs
Wählen Sie eine Frist, die zu Ihrem Dokumentationskonzept passt, und erläutern Sie diese den Beschäftigten.
Freigaben in Drive überprüfen
Gemini ruft Inhalte ab, auf die ein Nutzer zugreifen kann. Deshalb sollten Sie Ordner prüfen, die für einen großen Personenkreis freigegeben sind.
Veröffentlichen Sie die Regeln zum Umgang mit Informationen
Was ist unbedenklich, was erfordert Vorsicht und was ist ausgeschlossen – mit Beispielen.
Sind Unternehmensdaten bei Gemini für Google Workspace sicher?
Google erklärt, dass Google Workspace Kundendaten nicht ohne vorherige Zustimmung oder Anweisung des Kunden zum Trainieren von Modellen verwendet und dass Inhalte außerhalb Ihrer Domain weder von Menschen geprüft noch zum Modelltraining verwendet werden. Im Datenschutzportal heißt es außerdem, dass Gemini nur auf Inhalte in Google Workspace zugreift, für die der Nutzer eine Zugriffsberechtigung hat, und dass andere Mitwirkende in gemeinsam genutzten Dateien weder Ihre Eingaben noch die Antworten von Gemini sehen können.
Diese Aussagen gelten für die entsprechenden Editionen. Für Personen, die die Gemini-App als zusätzlichen Dienst nutzen, empfiehlt die Administrationshilfe von Google, sie darauf hinzuweisen, keine vertraulichen oder sensiblen Informationen einzugeben. Sie weist außerdem darauf hin, dass ihre Chats von Menschen geprüft werden können. Deshalb sollten sich Mitarbeitende immer mit ihrem Arbeitskonto anmelden und private Google-Konten nicht für Arbeitsmaterialien verwenden.
Den Rest regeln die Zugriffsberechtigungen. Wenn eine sensible Tabelle für das gesamte Unternehmen freigegeben ist, kann Gemini sie für alle nutzen, die sie öffnen können. Überprüfen Sie vor der Einführung weitreichende Freigaben. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Wie sieht eine gute Anfrage an Gemini in der Praxis aus?
Hier ist ein ausgearbeitetes Beispiel von Fenmore Supplies, einem fiktiven Onlinehändler für Gastronomiebedarf mit 60 Mitarbeitenden, der Google Workspace nutzt.
Schwache Anfrage in Gmail: „Fassen Sie diesen E-Mail-Verlauf zusammen.“ Gemini erstellte eine übersichtliche Zusammenfassung eines langen E-Mail-Verlaufs mit einem Lieferanten über eine verspätete Sendung. Darin hieß es, der Lieferant habe die „Lieferung am Freitag bestätigt“. Beim Lesen des Verlaufs zeigte sich, dass der Lieferant Freitag als wahrscheinlich bezeichnet hatte, vorbehaltlich der Zollabfertigung.
Bessere Anfrage: "Fassen Sie diesen Nachrichtenverlauf für unsere Kundendienstleitung zusammen. Listen Sie auf, was der Lieferant verbindlich zugesagt hat, was er als wahrscheinlich, aber nicht bestätigt bezeichnet hat und was wir noch erfragen müssen. Geben Sie das Datum jeder Nachricht an, auf die Sie sich stützen." Die zweite Zusammenfassung trennte die Zusage (Sendung verschickt) von der Schätzung (Freitag, vorbehaltlich der Zollabfertigung) und führte eine offene Frage zur Teillieferung auf.
Die Person in der operativen Koordination prüfte die drei datierten Nachrichten, bestätigte die Richtigkeit der Zusammenfassung und ergänzte vor der Weiterleitung einen Hinweis dazu, welche Kundenbestellungen betroffen waren. In Google Tabellen bat dasselbe Team Gemini, Bestellungen zu markieren, deren zugesagtes Versanddatum überschritten war. Anschließend filterte das Team die Tabelle selbst, um die Liste abzugleichen. Die Vorgehensweise ist in beiden Anwendungen gleich: Belege anfordern und sie dann prüfen.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie nutzen Sie Gemini im Alltag sinnvoll?
Formulieren Sie Anfragen, die angeben, wer Sie sind, was Sie brauchen, welcher Kontext relevant ist und welches Format Sie wünschen. Die Hilfe von Google zu benutzerdefinierten Gems empfiehlt genau diese vier Elemente: Rolle, Aufgabe, Kontext und Format. Sie weist darauf hin, dass Sie nicht jedes Mal alle vier benötigen, aber schon einige davon die Anweisungen verbessern.
Für wiederkehrende Arbeiten kann ein Gem dauerhafte Anweisungen speichern, ähnlich wie ein Projekt in anderen Assistenten. Die Google-Hilfe weist darauf hin, dass Gemini eine kurze Beschreibung zu ausführlicheren Anweisungen erweitern kann, die Sie prüfen und bearbeiten sollten, und dass hochgeladene Dateien Hintergrundinformationen liefern können. Ein Gem für den Kundenservice könnte die Rückgaberichtlinie und den unternehmenseigenen Sprachstil enthalten, mit der Anweisung, alle Anfragen außerhalb der Richtlinie zu kennzeichnen, statt eine Antwort zu erfinden.
Wo findet ein Team Schulungen zu Gemini?
Das Lernportal für Google Workspace ist die erste Anlaufstelle. Dort finden Sie eine Anleitung zum Schreiben wirksamer Prompts, einen Leitfaden zur Prompt-Formulierung mit Gemini für Google Workspace, fertige Prompt-Sammlungen für Rollen unter anderem in Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Projektmanagement und Kundenservice, eine praktische Einführung in Gemini am Arbeitsplatz sowie kurze Videos zu Gemini in Gmail, Google Meet, Google Präsentationen und Google Tabellen. Außerdem verweist das Portal auf abrufbare Schulungen und Präsenzschulungen.
Diese Materialien vermitteln die Nutzung des Produkts. Um Gewohnheiten zu verändern, ergänzen Sie praktische Übungen an den eigenen Aufgaben jeder Person, verbunden mit Rückmeldungen. Ein sinnvoller Vierwochenplan für ein Team mit Workspace sieht so aus: Woche eins: Zusammenfassungen und Antworten in Gmail mit Prüfung der Belege; Woche zwei: erste Entwürfe in Docs auf Grundlage einer freigegebenen Vorlage; Woche drei: Fragen zu Sheets, deren Antworten durch Filtern oder Nachrechnen überprüft werden; Woche vier: eine rollenspezifische Aufgabe, die von einer Kollegin oder einem Kollegen geprüft wird.
Ist Gemini oder ChatGPT besser für ein Team, das Google Workspace nutzt?
Für ein Team, das bereits täglich mit Gmail, Docs und Drive arbeitet, ist Gemini meist der bequemere Einstieg, weil es dort arbeitet, wo die Dateien liegen, und die vorhandenen Berechtigungen berücksichtigt. Für bestimmte Aufgaben können ChatGPT oder Claude dennoch die bessere Wahl sein, etwa für längere Schreibarbeiten mit selbst eingebrachtem Material.
Testen Sie mit Ihren eigenen Aufgaben statt anhand allgemeiner Vergleiche. Lassen Sie jede zugelassene Option dieselben drei echten Aufgaben bearbeiten. Lassen Sie die Person, die das Ergebnis erhält, die Resultate beurteilen, und erfassen Sie, wie viel jeweils korrigiert werden musste. Die Leitfäden zu ChatGPT und Claude erläutern, worauf Sie bei diesen Werkzeugen achten sollten.
Wann ist Gemini für Workspace nicht die richtige Lösung?
Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, ist Gemini für Workspace der falsche Ausgangspunkt. Der Copilot-Leitfaden passt besser. Wenn Beschäftigte private Google-Konten für die Arbeit nutzen, ändern Sie das vor jeder KI-Schulung, da dafür andere Datenbedingungen gelten.
Gemini ersetzt auch nicht Ihre führenden Systeme. Eine Zusammenfassung eines E-Mail-Verlaufs mit einem Lieferanten aktualisiert nicht Ihr Warenwirtschaftssystem. Und eine von Gemini vorgeschlagene Formel für Sheets muss zunächst mit bekannten Werten getestet werden, bevor Sie sich in einer Tabelle zur Preis- oder Gehaltsberechnung darauf verlassen.
Wie ergänzt Tosheo.ai Gemini?
Tosheo.ai wird konzipiert, um jede Person im Umgang mit den vom Team genutzten Werkzeugen zu schulen, darunter Gemini. Zum Start ist vorgesehen, dass eine Führungskraft Rollen und Werkzeuge auswählt. Jede lernende Person absolviert kurze Lektionen, die mit einer praktischen Aufgabe im tatsächlichen Werkzeug enden. Die Bewertung erfolgt anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters. Führungskräfte sollen Fortschritte sehen, nicht Chatprotokolle. Dies ist der geplante Funktionsumfang; die Produktentwicklung hat noch nicht begonnen.
Quellen und Geltungsbereich
Google Workspace, KI-Tools für Unternehmen, geprüft am 16 October 2026 ↗
Hilfe zu Gemini-Apps, Tipps zum Erstellen benutzerdefinierter Gems, geprüft am 16 October 2026 ↗