Wie können Führungskräfte KI bei ihrer eigenen Arbeit nutzen?
Führungskräfte können KI für die Vorbereitung und das Schreiben rund um die Mitarbeiterführung nutzen, solange die Entscheidungen bei ihnen bleiben. Die sinnvollen Aufgaben haben eines gemeinsam: Die Führungskraft kennt die Fakten bereits und möchte Hilfe dabei, sie zu strukturieren oder zu formulieren.
Beschränken Sie personenbezogene Informationen auf das für die Aufgabe notwendige Minimum und verwenden Sie nur Tools, die Ihre Organisation freigegeben hat. Notizen über die Gesundheit, familiäre Umstände oder eine Beschwerde einer Person gehören nicht in einen allgemeinen Assistenten.
Ein Einzelgespräch vorbereiten
Erstellen Sie aus Ihren Notizen des letzten Gesprächs und den aktuellen Prioritäten der Person eine Tagesordnung mit zwei oder drei offenen Fragen.
Feedback strukturieren
Ordnen Sie konkrete Beobachtungen vor einem Gespräch nach Situation, Verhalten und Auswirkung. Es müssen Ihre eigenen Beobachtungen sein.
Neuigkeiten aus dem Team zusammenfassen
Fassen Sie mehrere schriftliche Statusmeldungen zu einer Übersicht für Ihre eigene Führungskraft zusammen. Halten Sie dabei fest, von wem die einzelnen Angaben stammen.
Eine Veränderung erklären
Entwerfen Sie eine Nachricht an das Team zu einem neuen Prozess. Fragen Sie den Assistenten anschließend, welche Fragen das Team voraussichtlich stellen wird.
Eine Entscheidung durchdenken
Stellen Sie für eine Entscheidung über Ressourcen oder Prioritäten die Optionen und ihre Folgen dar und treffen Sie die Entscheidung dann selbst.
Planen Sie eine Besprechung
Machen Sie aus einer vagen Zielsetzung eine Tagesordnung mit einer zu treffenden Entscheidung und einem Zeitrahmen für jeden Punkt.
Wie sieht gut umgesetztes KI-gestütztes Feedback aus?
Im guten Fall liefert die Führungskraft konkrete Beobachtungen, und die KI hilft nur bei Struktur und Formulierung. Im schlechten Fall macht die KI aus dürftigen Notizen selbstsichere Urteile über den Charakter einer Person.
Ein fiktives Beispiel. Dana leitet ein kleines Team in der Kundenbetreuung bei Copperleaf Bookkeeping. Ihre Notizen zu einem Teammitglied, Sam: 'Zwei Kundentermine im September nicht eingehalten (Acme-Lohnabrechnungsdatei, Riverside-Umsatzsteuerunterlagen). Beide Kunden haben mir eine E-Mail geschrieben. Sams Kundengespräche sind ausgezeichnet, Kunden fragen ausdrücklich nach ihm. Wirkt überlastet, seit er den Kunden Hollis übernommen hat.'
Eine ungenaue Eingabe, 'Schreiben Sie auf Grundlage dieser Notizen eine Rückmeldung für Sam', ergab Sätze wie 'Sam fehlt es an Organisationstalent und muss mehr Engagement zeigen' und 'Das hat unserem Ruf bei wichtigen Kunden geschadet.' Beides steht nicht in den Notizen. 'Fehlendes Engagement' ist ein Urteil über den Charakter, das die Belege nicht stützen, und der behauptete Rufschaden ist erfunden.
Eine bessere Eingabeaufforderung: 'Helfen Sie mir, Rückmeldungen für ein Einzelgespräch zu strukturieren. Verwenden Sie nur die folgenden Beobachtungen. Beschreiben Sie Verhalten und dessen Wirkung, nicht die Persönlichkeit. Nehmen Sie die positive Beobachtung auf. Schließen Sie mit einer offenen Frage zur Arbeitsbelastung. Ziehen Sie keine Schlüsse über die Einstellung der Person.' Die geprüfte Fassung begann mit den zwei verpassten Fristen und den Kunden-E-Mails, würdigte ausdrücklich die Kundentelefonate und fragte: 'Seit Sie Hollis übernommen haben: Wie gut lässt sich Ihre Arbeitsbelastung bewältigen, und was würde Ihnen helfen?' Dana passte die Formulierungen vor dem Gespräch noch an ihre eigene Ausdrucksweise an.
Bei welchen Entscheidungen sollten Führungskräfte KI außen vor lassen?
Setzen Sie KI nicht für Entscheidungen über Menschen ein: Leistungsbewertungen, Vergütung, Beförderung, Disziplinarmaßnahmen, Kündigung oder die Zuweisung von Aufgaben anhand von Verhalten oder Eigenschaften. Nutzen Sie KI zur Vorbereitung und Formulierung, nicht zur Beurteilung.
Der EU AI Act zählt in Anhang III unter anderem KI-Systeme zu den Hochrisikoanwendungen, die Entscheidungen über die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen oder Kündigungen treffen, Aufgaben anhand individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale zuweisen oder die Leistung und das Verhalten von Beschäftigten überwachen und bewerten sollen. Wenn eine Führungskraft einen Assistenten bittet, ihre eigenen Notizen zu ordnen, setzt sie kein solches System ein. Ein Tool mit der Bewertung oder Rangordnung von Teammitgliedern zu beauftragen, geht jedoch in diese Richtung.
Eine verwandte Falle ist die Überwachung. Die Leitlinien des britischen ICO zur Überwachung von Beschäftigten besagen, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten über die Überwachung informieren, den Zweck klar benennen und das am wenigsten eingreifende Mittel wählen müssen, um ihn zu erreichen. Sie weisen außerdem darauf hin, dass eine verfügbare Überwachungsmöglichkeit nicht automatisch der beste Weg ist, die eigenen Ziele zu erreichen. KI-Gespräche von Mitarbeitenden zu lesen, um deren Nutzung des Tools zu prüfen, ist Überwachung. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Wie führen Sie ein Team, das KI nutzt?
Geben Sie dem Team klare Regeln, Zeit zum Üben und Beispiele für gute Arbeit. Prüfen Sie anschließend die Arbeit selbst. Die meisten Probleme bei der Einführung liegen nicht am Tool: Die Mitarbeitenden sind unsicher, was erlaubt ist, haben keine Zeit zum Lernen oder haben noch nie gesehen, wie ein sinnvoller Einsatz in ihrer eigenen Tätigkeit aussieht.
Sagen Sie, was erlaubt ist
Benennen Sie die zugelassenen Tools, welche Informationen darin verwendet werden dürfen und was immer von einem Menschen geprüft werden muss. Halten Sie dies in verständlicher Sprache schriftlich fest.
Beginnen Sie mit jeweils einer Aufgabe
Bitten Sie jede Person, eine wiederkehrende, risikoarme Aufgabe aus ihrem eigenen Tätigkeitsbereich auszuwählen, etwa einen ersten Entwurf oder eine Zusammenfassung.
Halten Sie etwas Zeit frei
Eine kurze, regelmäßige Übungszeit funktioniert besser als ein einzelner langer Workshop, den die Teilnehmenden wieder vergessen.
Teilen Sie Vorher-nachher-Beispiele
Lassen Sie in einer Teambesprechung jemanden die Eingabe, die erste Ausgabe und die vorgenommenen Änderungen zeigen. Die Änderungen vermitteln mehr als die Eingabe.
Ergebnisse prüfen, nicht die Nutzung
Prüfen Sie stichprobenartig mit KI erstellte Arbeiten so, wie Sie jede andere Arbeit prüfen würden. Fragen Sie, was überprüft wurde und wie.
Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran
Sagen Sie dem Team, wann Sie KI eingesetzt haben und was Sie korrigieren mussten. So wird das Überprüfen zur Selbstverständlichkeit und ist nicht mehr peinlich.
Woran erkennen Sie, ob Ihr Team KI sinnvoll nutzt?
Achten Sie auf die Qualität der Arbeit und die zugrunde liegenden Überlegungen, nicht darauf, wie oft ein Tool geöffnet wird. Die Anzahl der Eingaben zeigt Ihnen, dass ein Tool genutzt wird. Sie sagt Ihnen nicht, ob eine Antwort korrekt war, eine Zusammenfassung die Quelle getreu wiedergab oder eine Zahl überprüft wurde.
Aussagekräftige Hinweise sind konkret: Kann ein Teammitglied erklären, welche Aussage es aus einem Entwurf entfernt hat und warum? Müssen Sie KI-gestützte Dokumente weiterhin stark korrigieren? Nutzen die Mitarbeitenden KI für die vereinbarten Aufgaben und innerhalb der freigegebenen Tools?
Dies ist das Gestaltungsprinzip hinter der geplanten Managementübersicht von Tosheo.ai: Führungskräfte sehen Fortschritte bei Fertigkeiten, Abschlüsse und eine wöchentliche Zusammenfassung sowie eine Erinnerungsoption für inaktive Lernende, aber keine unbearbeiteten Chatprotokolle der Lernenden. Es geht um Einblick in das Lernen, nicht um die Überwachung von Gesprächen. Das Produkt ist noch nicht entwickelt. Die endgültigen Datenfelder werden vor der Einführung dokumentiert.
Was sollte eine KI-Schulung für Führungskräfte abdecken?
Schulungen für Führungskräfte sollten sowohl deren eigene Nutzung als auch die Führung anderer abdecken. Der zweite Teil fehlt meist. Ein nützliches Programm umfasst:
Ihre eigene praktische Anwendung
Entwürfe erstellen, zusammenfassen und vorbereiten – mit derselben Prüfroutine, die auch vom Team erwartet wird.
KI-gestützte Arbeit prüfen
Wie Sie einen Entwurf hinterfragen, erfundene Details erkennen und ein Teammitglied fragen, was es überprüft hat.
Richtlinien und Grenzen der Datennutzung
Was die Organisation erlaubt, warum sie es erlaubt und wie Sie Fragen des Teams zu Graubereichen beantworten.
Personalentscheidungen
Wo KI außen vor bleiben muss und warum Fairness und Datenschutz in der Personalführung wichtiger sind als anderswo.
Coaching
Wie Sie einem zurückhaltenden oder übermäßig selbstsicheren Teammitglied helfen, eine sinnvolle Einstiegsaufgabe zu finden.
Wann ist dieser Leitfaden oder Tosheo.ai nicht die richtige Lösung?
Wenn Sie als Führungskraft die KI-Strategie einer Organisation festlegen und über Investitionen, Führungs- und Kontrollstrukturen sowie die Risikobereitschaft entscheiden, passt ein Programm für Führungskräfte oder einer Wirtschaftshochschule besser als ein praktischer Leitfaden. Unsere Leitfäden zur KI-Steuerung und zu KI-Richtlinien bieten einen Ausgangspunkt für diese Arbeit in kleineren Unternehmen.
Tosheo.ai wird für praktische Übungen im Arbeitsalltag konzipiert. Die geplanten vordefinierten Rollen orientieren sich an Funktionsbereichen wie Marketing, Vertrieb, Betriebsabläufe, Kundensupport, Personalwesen und Personalgewinnung, Finanzen, Produkt und Allgemein. Ein eigener Lernpfad für Personalführung ist zum Start nicht vorgesehen. Führungskräfte würden den Lernpfad für ihren Funktionsbereich oder den allgemeinen Lernpfad absolvieren. Der geplante Wachstumstarif ergänzt individuell definierte Rollen. Führungskräfte erhalten außerdem die geplante Übersicht für ihr Team.
Quellen und Geltungsbereich
Britische Datenschutzbehörde, Beschäftigungspraxis und Datenschutz: Überwachung von Beschäftigten ↗