Was kann KI in Excel leisten?
KI kann Formeln anhand einer Beschreibung in Alltagssprache schreiben, eine übernommene Formel erklären, Vorschläge zur Bereinigung unübersichtlicher Daten machen, eine Pivot-Tabelle oder ein Diagramm vorschlagen und Muster in einem Zellbereich beschreiben. Am meisten hilft sie bei Aufgaben, bei denen Sie wissen, was Sie erreichen möchten, aber die genaue Syntax nicht kennen, etwa bei einer bedingten Summe über mehrere Kriterien oder einer Suche, die mit fehlenden Werten umgehen kann.
Was der Assistent nicht kann: wissen, ob Ihre Daten korrekt sind. Wenn eine Datumsspalte als Text gespeichert ist, eine Region auf drei verschiedene Arten geschrieben wird oder sich eine Summenzeile innerhalb des Bereichs befindet, kann der Assistent eine syntaktisch einwandfreie Formel erstellen, die das falsche Ergebnis liefert. Kenntnisse in der Tabellenkalkulation bleiben wichtig; KI verändert, für welchen Teil davon Sie Ihre Zeit aufwenden.
Welche KI-Tools funktionieren mit Excel und Google Sheets?
Die wichtigsten Optionen sind Copilot in Excel, Gemini in Google Sheets und allgemeine Assistenten wie ChatGPT oder Claude, die Sie parallel zur Tabellenkalkulation nutzen. Welche Option Sie verwenden, sollte davon abhängen, was Ihr Unternehmen freigegeben hat und was Ihr Tarif umfasst.
Die Supportseite von Microsoft beschreibt drei Modi für Copilot in Excel. Der Bearbeitungsmodus ändert die Arbeitsmappe direkt und eignet sich für mehrstufige Aufgaben. Der Planungsmodus schlägt ein Vorgehen vor, das Sie bestätigen, bevor etwas geändert wird. Der reine Chatmodus liefert Erkenntnisse, ohne die Arbeitsmappe zu verändern. Die Seite weist darauf hin, dass Copilot möglicherweise nicht in Ihrem Microsoft 365-Abonnement enthalten ist oder durch die Einstellungen Ihrer Organisation eingeschränkt wird. Für Schulungen ist der Planungs- oder Chatmodus ein sinnvoller Einstieg, weil Lernende den Vorschlag sehen, bevor sich das Tabellenblatt ändert.
Laut der Hilfeseite von Google kann Gemini in Google Tabellen Tabellen und Formeln erstellen, Analysen und Erkenntnisse liefern, Diagramme und Pivot-Tabellen erstellen sowie bedingte Formatierungen anwenden. Die Funktion setzt einen berechtigten Google Workspace- oder Google-KI-Tarif voraus. Die Seite warnt davor, dass Gemini unzutreffende Informationen vorschlagen kann. Sie weist außerdem darauf hin, dass Inhalte, die Gemini in eine freigegebene Tabelle einfügt, für Personen außerhalb Ihrer Domain sichtbar sein können.
Eine wichtige Änderung: Laut Microsofts Seite zur zellinternen Funktion COPILOT ist diese seit dem 14. September 2026 in Excel nicht mehr verfügbar. Bereits berechnete Ergebnisse bleiben als zwischengespeicherte Werte erhalten, aber Zellen, die neu berechnet werden, geben den Fehler #NAME? zurück. Falls Ihr Team Tabellen auf dieser Funktion aufgebaut hat, prüfen Sie diese. Suchergebnisse verweisen außerdem auf ein ChatGPT-Add-in für Excel und Google Sheets. Bei der Erstellung dieses Leitfadens konnten wir die Hilfeseite von OpenAI jedoch nicht öffnen. Deshalb beschreiben wir hier weder Tarife noch Preise dafür. Prüfen Sie die Dokumentation von OpenAI selbst.
Wie bringen Sie KI dazu, eine verlässliche Excel-Formel zu schreiben?
Beschreiben Sie den Aufbau des Tabellenblatts präzise, nennen Sie die genauen Kriterien und überprüfen Sie die Formel anschließend durch manuelles Nachrechnen. Hier ist ein durchgerechnetes Beispiel eines fiktiven Veranstaltungsunternehmens, Oakridge Events. Im Tabellenblatt enthält Spalte A das Rechnungsdatum, B die Kategorie, C die Region und D den Betrag. Die Überschriften stehen in Zeile 1, die Daten in den Zeilen 2 bis 500. Die Führungskraft möchte die Gesamteinnahmen der Kategorie Workshops von Juli bis September 2026 ermitteln.
Unklare Eingabe: Geben Sie mir eine Formel für die gesamten Workshop-Einnahmen im letzten Quartal. Typische Antwort: =SUMIF(B:B,"Workshop",D:D). Sie sieht richtig aus, enthält aber gleich zwei Fehler. In der Tabelle heißt die Kategorie Workshops, daher findet das Kriterium keine Treffer. Außerdem enthält die Formel keinerlei Datumsbedingung. Selbst mit korrigierter Schreibweise würde sie also alle jemals erfassten Workshop-Rechnungen summieren.
Präzise Anweisung: In Excel enthält Spalte A Rechnungsdaten (echte Datumswerte, kein Text), B die Kategorie und D den Betrag, Zeilen 2 bis 500, Überschriften in Zeile 1. Schreiben Sie eine Formel für die Summe von D, wenn B genau Workshops entspricht und A im Zeitraum von 1 July 2026 bis einschließlich 30 September 2026 liegt. Erklären Sie jeden Teil. Antwort: =SUMIFS(D2:D500,B2:B500,"Workshops",A2:A500,">="&DATE(2026,7,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,10,1)). Die Bedingung „kleiner als 1 October“ statt „kleiner oder gleich 30 September“ verhindert, dass Rechnungen mit einem Zeitstempel am letzten Tag übersehen werden.
Die Prüfung: Filtern Sie die Tabelle nach Workshops und dem Zeitraum Juli bis September, markieren Sie die sichtbaren Beträge und vergleichen Sie die Summe in der Statusleiste mit dem Formelergebnis. Bei Abweichungen suchen Sie nach als Text gespeicherten Datumswerten, nachgestellten Leerzeichen in der Kategorie oder Zeilen außerhalb des Bereichs. Eine Formel ist erst dann richtig, wenn ihr Ergebnis mit einer von der KI unabhängigen Prüfung übereinstimmt.
Kann KI eine Formel erklären, die jemand anderes geschrieben hat?
Ja, und das gehört zu den sichersten und nützlichsten Übungen. Fügen Sie die Formel und die relevanten Spaltenüberschriften ein und bitten Sie um eine verständliche Erklärung jedes Bestandteils sowie des Verhaltens in Grenzfällen. Die ursprüngliche Formel bleibt erhalten, sodass nichts verloren geht, wenn die Erklärung nicht ganz stimmt.
Beispiel: =IFERROR(VLOOKUP(F2,Rates!A:B,2,FALSE),0). Eine gute Erklärung beschreibt, dass die Formel den Code aus F2 in der ersten Spalte des Tabellenblatts Rates sucht, den zugehörigen Wert aus der zweiten Spalte zurückgibt, eine exakte Übereinstimmung verlangt und bei einem Fehler 0 zurückgibt. Die wichtige Anschlussfrage betrifft den letzten Teil: Verschleiert die Rückgabe von 0 einen fehlenden Tarif? Häufig ist das der Fall. Ein nicht erkannter Code wird dann unbemerkt zu einem Betrag von null. Bitten Sie das Werkzeug um eine Version, die stattdessen einen sichtbaren Hinweis zurückgibt, etwa den Text Tarif fehlt, und entscheiden Sie, welches Verhalten Sie tatsächlich wünschen.
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KI kann gut Schritte zur Datenbereinigung und die passenden Formeln vorschlagen, etwa zum Entfernen überflüssiger Leerzeichen, zum Aufteilen eines vollständigen Namens auf zwei Spalten, zum Vereinheitlichen von Regionsnamen oder zum Umwandeln von Datumsangaben im Textformat. Lassen Sie sich zuerst die Schritte vorschlagen und wenden Sie diese dann auf eine Kopie der Tabelle an, nicht auf das Original.
Prüfen Sie nach der Bereinigung die Anzahlen. Die Zahl der Zeilen sollte unverändert sein, sofern Sie nicht bewusst welche entfernen wollten. Die Zahl der unterschiedlichen Werte in einer bereinigten Spalte sollte plausibel sein: Wenn Sie Regionen vereinheitlicht haben, sollte die erwartete kleine Anzahl übrig bleiben, nicht Dutzende. Prüfen Sie stichprobenartig einige zuvor fehlerhafte Zeilen, um sicherzustellen, dass sie jetzt korrekt sind.
Arbeiten Sie mit einer Kopie
Lassen Sie die Originaldaten unverändert, bis die bereinigte Version geprüft wurde.
Vor dem Handeln nach den Schritten fragen
In Copilot können Sie im Planungs- oder Chatmodus das Vorgehen prüfen, bevor die Arbeitsmappe geändert wird.
Vorher und nachher zählen
Zeilenanzahl und eindeutige Werte sollten sich nur so ändern, wie Sie es beabsichtigt haben.
Die schwierigen Zeilen stichprobenartig prüfen
Prüfen Sie die Zeilen, in denen Probleme aufgetreten sind, und bestätigen Sie, dass jede davon korrekt berichtigt wurde.
Kann man eine Tabelle in ChatGPT hochladen?
Bei vielen Assistenten können Sie Daten einfügen oder eine Datei hochladen. Ob Sie das tun sollten, hängt jedoch vom Inhalt der Tabelle und den Freigaben Ihres Unternehmens ab. Eine Tabelle mit Kundennamen, Gehältern oder Finanzdaten von Kunden sollten Sie in der Regel nicht in ein nicht freigegebenes Werkzeug einfügen. Oft brauchen Sie die echten Daten überhaupt nicht: Beschreiben Sie die Spalten und fügen Sie fünf Zeilen mit erfundenen Werten im gleichen Format ein. Lassen Sie die Formel erstellen und wenden Sie sie anschließend selbst auf die echte Tabelle an.
Integrierte Assistenten wie Copilot in Excel arbeiten direkt in der Datei, was praktischer sein kann. Es gilt jedoch dieselbe Frage: Ist dieses Tool für diese Daten zugelassen? Prüfen Sie die KI-Richtlinie Ihres Unternehmens, bevor Sie mit echten Zahlen arbeiten.
Wird KI Excel-Kenntnisse ersetzen?
Nein. KI verändert, welche Excel-Kenntnisse am wichtigsten sind, macht sie aber nicht überflüssig. Sie müssen genug wissen, um den Tabellenaufbau präzise zu beschreiben, zu erkennen, wann eine Formel nicht zu den Daten passt, und ein Ergebnis auf einem unabhängigen Weg zu überprüfen. Wer SUMIF nicht von SUMIFS unterscheiden kann, erhält von einem Assistenten möglicherweise trotzdem die richtige Formel, erkennt aber nicht, wenn es die falsche ist.
Es lohnt sich, die Fähigkeiten aus diesem Leitfaden zu trainieren: ein Tabellenblatt präzise zu beschreiben, eine Formel anhand einer manuellen Berechnung zu prüfen, nach Sonderfällen zu fragen und eine unveränderte Kopie der Originaldaten aufzubewahren.
Wann sollten Sie sich in einer Tabellenkalkulation nicht auf KI verlassen?
Verlassen Sie sich bei Finanzberichten, Gehaltsabrechnungen, Steuern, Kundenpreisen oder Zahlen, die jemand anderes freigeben muss, nicht auf KI-generierte Formeln, sofern nicht eine fachkundige Person die Formel geprüft und getestet hat. Nutzen Sie KI zum Entwerfen und Erklären und prüfen Sie das Ergebnis anschließend wie jede andere Formel. Bei sehr großen oder geschäftskritischen Modellen sollte die Prüfung weiterhin eine Person mit Erfahrung in der Tabellenkalkulationsmodellierung übernehmen.
KI hilft auch wenig, wenn das Problem bei den Daten und nicht bei der Formel liegt. Wenn keine Einigkeit darüber besteht, was als Workshop zählt, oder Rechnungen uneinheitlich erfasst werden, verbessern Sie zuerst den Prozess.
Quellen und Geltungsbereich
Microsoft Support, Erste Schritte mit Copilot in Excel, abgerufen am 16 October 2026 ↗
Microsoft Support, Funktion COPILOT, abgerufen am 16 October 2026 ↗