Wie kann KI bei der Personalgewinnung helfen?
KI hilft am meisten bei den Texten rund um die Personalgewinnung. Personalverantwortliche oder einstellende Führungskräfte geben die Rolle, die Anforderungen und den Ablauf vor. Das Tool erstellt daraus Entwürfe, für die sonst ein Nachmittag nötig wäre. Jeder Entwurf wird vor der Verwendung weiterhin auf Richtigkeit, Fairness und Ton geprüft.
Stellenanzeigen
Eine Stellenanzeige anhand der Notizen aus dem Auftragsklärungsgespräch mit der einstellenden Führungskraft entwerfen, in verständlicher Sprache und mit klarer Trennung zwischen zwingenden und wünschenswerten Anforderungen.
Vorbereitung der Erstaufnahme
Die Fragen auflisten, die Sie der einstellenden Führungskraft vor Beginn der Personalsuche stellen sollten, damit das Anforderungsprofil vollständig ist.
Strukturierte Interviewleitfäden
Aus vereinbarten Kompetenzen einheitliche Fragen und einen Bewertungsleitfaden erstellen, den alle Interviewenden verwenden.
Ansprache und Rückmeldungen an Bewerbende
Klare und höfliche Erstnachrichten, Mitteilungen zur Terminplanung und Statusmeldungen entwerfen.
Eigene Notizen zusammenfassen
Handschriftliche Notizen aus einem Bewerbungsgespräch in eine strukturierte Dokumentation überführen, ohne Bewertungen hinzuzufügen, die die gesprächsführende Person nicht vorgenommen hat.
Ist die Nutzung von ChatGPT für eine Stellenanzeige dasselbe wie der Einsatz von KI zur Bewerberauswahl?
Nein, und der Unterschied ist wichtig. Eine Stellenanzeige mit einem allgemeinen Assistenten zu entwerfen, ist eine Schreibhilfe: Eine Person liest, überarbeitet und veröffentlicht sie. Ein Werkzeug, das Bewerbende sucht, bewertet, filtert oder in eine Rangfolge bringt, ist dagegen Teil der Auswahlentscheidung selbst. Damit werden Datenschutz-, Antidiskriminierungs- und mancherorts auch KI-spezifische Vorschriften relevant.
Die britische Datenschutzaufsicht traf dieselbe Unterscheidung in ihrem Bericht vom November 2024 über die Ergebnisse von Prüfungen zu KI-Werkzeugen in der Personalgewinnung. Die Prüfungen umfassten Werkzeuge für die Kandidatensuche, Vorauswahl und Auswahl; generative KI für Chatbots und das Verfassen von Stellenanzeigen war ausdrücklich ausgeschlossen. Der EU AI Act zählt KI-Systeme für die Personalgewinnung oder Auswahl zu den Hochrisikoanwendungen, darunter das gezielte Schalten von Stellenanzeigen, das Analysieren und Filtern von Bewerbungen und das Bewerten von Bewerbenden. Das lokale Gesetz 144 der Stadt New York verlangt innerhalb eines Jahres vor dem Einsatz eines automatisierten Werkzeugs für Personalentscheidungen eine Prüfung auf Verzerrungen, eine öffentliche Zusammenfassung der Ergebnisse und eine Information der Bewerbenden.
Diese Seite bietet allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung. Wenn Sie ein Werkzeug zur Vorauswahl oder Rangfolge von Bewerbenden in Betracht ziehen, beziehen Sie die für Datenschutz und Arbeitsrecht zuständigen Personen Ihrer Organisation ein, bevor Bewerberdaten verarbeitet werden.
Wie sieht eine geprüfte, KI-generierte Stellenanzeige aus?
Brightwater Clinics, eine fiktive Gruppe von drei Physiotherapiepraxen, sucht eine Praxiskoordination. In den Notizen der einstellenden Führungskraft steht: Terminkalender für drei Behandelnde verwalten, Patientenanrufe und -E-Mails bearbeiten, Zahlungen abwickeln, 30 Stunden pro Woche an vier Tagen, Erfahrung mit einem beliebigen Buchungssystem hilfreich, kein Hochschulabschluss erforderlich.
Ein einzeiliger Prompt erzeugte eine Stellenanzeige, die nach einem „Koordinationstalent der Spitzenklasse für unser junges, dynamisches Team“ suchte, einen Studienabschluss als zwingend voraussetzte und ergänzte: „Schnelllebiges Umfeld, Sie müssen unter Druck aufblühen.“ Drei Probleme in drei Zeilen: Die Forderung nach einem Studienabschluss widerspricht der Aufgabenbeschreibung und schränkt den Bewerberkreis ohne Grund ein. „Jung“ ist eine altersbezogene Formulierung, die ältere Bewerbende abschrecken oder ausschließen kann. Und die Formulierung zum Leistungsdruck beschreibt eine Stelle, die niemand so definiert hatte.
Die überarbeitete Eingabe enthielt die eingefügten Notizen und lautete: 'Schreiben Sie eine Stellenanzeige mit weniger als 250 Wörtern. Verwenden Sie nur diese Anforderungen. Trennen Sie notwendige von wünschenswerten Qualifikationen. Verwenden Sie eine einfache, inklusive Sprache. Beschreiben Sie Alter, Persönlichkeit oder Kultur des Teams nicht über die bereitgestellten Angaben hinaus.' Vor der Veröffentlichung glich die für die Personalgewinnung zuständige Person anschließend die Arbeitszeiten, die Vergütungsangabe und die Bewerbungsschritte mit der freigegebenen Stellenbeschreibung ab. Eine nützliche Abschlussprüfung ist, das Werkzeug alle Anforderungen der Anzeige auflisten zu lassen und diese Liste dann mit den Notizen der einstellenden Führungskraft zu vergleichen.
Kann KI dabei helfen, einen fairen Prozess für Vorstellungsgespräche zu gestalten?
Ja, wenn Sie die Kompetenzen vorgeben. Nennen Sie dem Tool die drei oder vier Fähigkeiten, die für die Rolle tatsächlich erforderlich sind. Bitten Sie um zwei Fragen pro Kompetenz, jeweils eine vertiefende Nachfrage und eine einfache Bewertungsanleitung, die beschreibt, was eine schwache, ausreichende und starke Antwort enthält. Einheitliche Fragen für alle Bewerbenden ermöglichen einen faireren Vergleich als unstrukturierte Gespräche.
Prüfen Sie die Fragen anschließend darauf, ob sie zu persönlichen Angaben auffordern, die Sie nicht berücksichtigen sollten, etwa zur Familienplanung, Gesundheit oder Staatsangehörigkeit. Prüfen Sie auch, ob manche Fragen nur von Personen mit einem bestimmten Hintergrund gut beantwortet werden können. Der Bewertungsleitfaden unterstützt das Urteil der Interviewenden, ersetzt es aber nicht.
Möchten Sie sehen, wie das mit einer bestimmten Rolle zusammenhängt?
Geplante Testphase für Teams entdecken ↗Was sollten Sie prüfen, bevor Sie ein KI-Tool zur Bewerbervorauswahl einsetzen?
Bitten Sie den Anbieter, schriftlich darzulegen, wie das Tool die bereits veröffentlichten Erwartungen der Aufsichtsbehörden erfüllt. Der Prüfbericht des ICO enthält Empfehlungen für Personalvermittler. Die folgenden Punkte greifen mehrere davon auf und formulieren sie als Fragen, die ein kleines Team stellen kann. Sie sind ein Ausgangspunkt, keine vollständige Compliance-Prüfung.
Folgenabschätzung
Wurde vor Beginn der Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt, und wird sie aktualisiert, wenn sich das Tool ändert?
Rollen und Vertrag
Ist der Anbieter bei jeder Nutzung von Bewerberdaten Verantwortlicher, gemeinsam Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter, und ist dies im Vertrag festgehalten?
Anweisungen und Datenminimierung
Können Sie ausdrücklich festlegen, welche Datenfelder zu welchem Zweck verarbeitet werden, und bestätigen, dass der Anbieter diese Daten nicht für eigene Zwecke weiterverwendet?
Abgeleitete Merkmale
Leitet das Tool aus Namen oder anderen Daten Merkmale wie Geschlecht oder ethnische Zugehörigkeit ab? Das ICO hat festgestellt, dass einige Anbieter dies tun, und weist darauf hin, dass auch solche abgeleiteten Informationen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen.
Bewerberdaten
Wer informiert Bewerber darüber, wie KI ihre Daten verarbeitet, und was wird ihnen mitgeteilt?
Prüfung durch einen Menschen
Wie wird ein Mensch die Ausgaben des Tools prüfen und Fehler korrigieren? Laut ICO sollten Personalverantwortliche KI nicht für automatisierte Einstellungsentscheidungen nutzen, wenn das Tool nicht dafür ausgelegt ist.
Dürfen Personalverantwortliche Lebensläufe in ChatGPT einfügen?
Nicht als schnelle Abkürzung nebenbei. Ein Lebenslauf enthält personenbezogene Daten einer Person, die der Weitergabe an einen KI-Dienst nicht zugestimmt hat. Die Aufforderung an einen allgemeinen Assistenten, 'diese fünf Lebensläufe in eine Rangfolge zu bringen', macht aus einem Chat ein ungeprüftes Auswahlinstrument. Das Ergebnis kann Verzerrungen aufgrund von Formulierungen oder des persönlichen Hintergrunds widerspiegeln. Und es wird nirgends festgehalten, warum eine Person besser bewertet wurde als eine andere.
Wenn Ihre Organisation KI-Unterstützung bei Bewerbungen nutzen möchte, behandeln Sie dies als Entscheidung über ein Werkzeug: Sie benötigen einen freigegebenen Dienst, einen festgelegten Zweck, eine Folgenabschätzung, Informationen für Bewerbende und eine menschliche Prüfung jedes Ergebnisses. Beschränken Sie die KI-Nutzung bis dahin auf Entwürfe auf Grundlage Ihrer eigenen Notizen.
Ist es Personalverantwortlichen wichtig, ob Bewerber KI nutzen?
Viele tun das, aber die nützlichere Frage ist, was die Beurteilung zeigen soll. Bewerbende nutzen zunehmend KI, um Lebensläufe und Anschreiben zu verbessern. Eine gut geschriebene Bewerbung sagt deshalb weniger über die Schreibkompetenz aus als früher. Vorstellungsgespräche und Arbeitsproben, in denen Bewerbende ihre Überlegungen erläutern oder erklären sollen, wie sie eine Arbeit prüfen würden, lassen sich schwerer auslagern.
Seien Sie vorsichtig beim Versuch, KI-generierte Texte mit Software zu erkennen. Das Urteil eines Erkennungsprogramms ist eine Schätzung, die falsch sein kann. Einen Bewerber allein deshalb abzulehnen, ist wiederum eine Entscheidung, die Sie möglicherweise nicht begründen können. Legen Sie in Ihrem Verfahren klar fest, ob und wie KI genutzt werden darf, und gestalten Sie die Aufgaben entsprechend.
Wo ist KI in der Personalbeschaffung das falsche Werkzeug?
KI sollte Bewerber weder ablehnen noch in die engere Auswahl nehmen oder in eine Rangfolge bringen, es sei denn, das Werkzeug wurde für diesen Zweck entwickelt, geprüft und freigegeben und ein Mensch überprüft das Ergebnis. Sie sollte keine geschützten Merkmale ableiten, keine 'kulturelle Passung' bewerten und ein Vorstellungsgespräch nicht zu einem Urteil zusammenfassen, zu dem die interviewende Person nicht gekommen ist.
Es ist auch das falsche Werkzeug für die Momente, die Bewerbenden im Gedächtnis bleiben: eine Absage nach dem letzten Vorstellungsgespräch, ein Gespräch über ein Stellenangebot oder eine schwierige Referenzauskunft. Lassen Sie sich bei Bedarf einen Entwurf erstellen. Stellen Sie dann sicher, dass die Nachricht nach einem Menschen klingt, der sich Zeit genommen hat.
Wie kann ein Recruitingteam den guten Umgang mit KI üben?
Führen Sie die obige Übung zur Stellenanzeige mit Ihrem eigenen fiktiven Briefing durch: Alle erstellen mit KI einen Entwurf und listen anschließend auf, was sie entfernt haben und warum. Die Personalverantwortlichen, die die erfundene Anforderung eines Studienabschlusses und die altersbezogene Formulierung erkennen, setzen ihr Urteilsvermögen ein. Die Übung macht diese Fähigkeit sichtbar.
Tosheo.ai wird konzipiert, um dies in einem geplanten Lernpfad für Personalwesen und Personalgewinnung zu vermitteln: kurze Lektionen, praktische Schreibaufgaben mit echten KI-Werkzeugen, Rückmeldungen anhand eines einsehbaren Bewertungsrasters und eine Führungsübersicht zur Kompetenzentwicklung ohne Chatprotokolle. Es schult Ihre bestehenden Personalverantwortlichen im sorgfältigen Umgang mit KI. Es ist kein Werkzeug zur Bewerbervorauswahl und bewertet keine Bewerber. Die Produktentwicklung hat noch nicht begonnen; dies beschreibt daher den geplanten Funktionsumfang.