Hướng dẫn rõ ràng cho người quản lý lựa chọn chương trình đào tạo và nhân viên ứng dụng AI vào công việc.
Đào tạo AI cho nhân viên hướng dẫn họ sử dụng các công cụ AI được công ty phê duyệt vào công việc thực tế: cung cấp bối cảnh rõ ràng cho công cụ, không đưa thông tin nhạy cảm vào, kiểm tra kết quả nhận được và vẫn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Hình thức đào tạo thường mang lại hiệu quả bền vững là các bài học ngắn, sát với từng vai trò và xoay quanh những bài thực hành được đánh giá theo các tiêu chí mà mọi người đều có thể xem.
Đọc hướng dẫnMột câu lệnh AI hữu ích trong công việc là một bản yêu cầu ngắn gọn mà người khác có thể kiểm tra: sản phẩm cần tạo, người đọc, các dữ kiện được phép sử dụng, giới hạn và cách xử lý khi thiếu thông tin. Hãy bắt đầu từ nhiệm vụ, không phải một cụm từ thần kỳ, và đánh giá câu lệnh dựa trên việc có thể kiểm chứng câu trả lời hay không.
Đọc hướng dẫnViết nội dung công việc bằng AI có hiệu quả khi công cụ tạo bản nháp, còn con người vẫn chịu trách nhiệm về thông điệp, bằng chứng và bản chỉnh sửa cuối cùng. Cung cấp cho AI nguồn thông tin có phạm vi rõ ràng, kiểm tra mọi khẳng định dựa trên nguồn đó và chỉnh sửa cho phù hợp với người đọc trước khi gửi bất cứ nội dung nào.
Đọc hướng dẫnĐể kiểm chứng đầu ra của AI, hãy xác định những khẳng định quan trọng, mở nguồn gốc thực tế của từng khẳng định, tự tính lại mọi số liệu quan trọng và ghi lại những gì bạn đã sửa. Phân biệt sự tự tin của công cụ với bằng chứng: một câu trả lời trôi chảy không phải là nguồn thông tin.
Đọc hướng dẫnKế hoạch đào tạo AI cho nhân viên xác định ai được đào tạo trước, được phép dùng công cụ và thông tin nào, mọi người thực hành những nhiệm vụ gì mỗi tuần, ai rà soát công việc và sau một tháng sẽ xem xét những bằng chứng nào. Ba mươi ngày là đủ để thiết lập một nếp làm việc nhỏ, có thể rà soát; đây là một kế hoạch, không phải lời hứa về kết quả.
Đọc hướng dẫnChính sách AI cho doanh nghiệp nhỏ nêu rõ các công cụ được phê duyệt, thông tin không được đưa vào các công cụ đó, người kiểm tra đầu ra và người cần hỏi khi có tình huống chưa rõ. Hãy viết chính sách dựa trên công việc nhóm thực sự làm, rồi thử áp dụng vào một quy trình thực tế trước khi có người ký.
Đọc hướng dẫnMẫu chính sách AI này cung cấp mười điều khoản để bạn hoàn thiện: mục đích, phạm vi, người phụ trách, công cụ được phê duyệt, quy tắc về thông tin, kiểm tra đầu ra, quyết định liên quan đến con người, công khai việc sử dụng AI, báo cáo và rà soát. Mỗi chỗ trống là một quyết định công ty bạn phải đưa ra, và bản dự thảo sau khi hoàn thiện vẫn cần được những người phụ trách công cụ, dữ liệu và phê duyệt xem xét.
Đọc hướng dẫnBài đánh giá kỹ năng AI nên yêu cầu người tham gia thực hiện một nhiệm vụ phù hợp với vai trò bằng công cụ AI, rồi đánh giá sản phẩm theo các tiêu chí mà họ được xem trước. Tách riêng năng lực thể hiện qua sản phẩm công việc với sự tự tin và việc hoàn thành, đồng thời nói rõ kết quả không cho thấy điều gì.
Đọc hướng dẫnMột nhóm sẵn sàng thực hành AI khi có công cụ được phê duyệt, giới hạn rõ ràng về thông tin, nhiệm vụ có tiêu chuẩn đánh giá công khai và người quản lý có thể bố trí thời gian cũng như giải đáp thắc mắc. Hãy kiểm tra bốn điều đó trước khi mua thêm chương trình đào tạo.
Đọc hướng dẫnBắt đầu với một nhiệm vụ định kỳ mà bạn đã biết cách đánh giá, cung cấp cho công cụ AI tài liệu và giới hạn mà một đồng nghiệp mới cần biết, rồi đối chiếu kết quả với nguồn trước khi chuyển đi. Nhiệm vụ đầu tiên là gì và cần kiểm tra ra sao sẽ tùy thuộc vào vai trò của bạn. Đó là nội dung của hướng dẫn này và các trang dành cho từng vai trò.
Đọc hướng dẫnTrong tiếp thị, AI hữu ích nhất khi tạo bản nháp đầu tiên, các phiên bản cho từng kênh, bản tóm tắt nghiên cứu và phương án chiến dịch dựa trên bản yêu cầu bạn cung cấp. Công cụ kém an toàn nhất khi được phép bịa ra bằng chứng, vì vậy mọi khẳng định, số liệu và so sánh vẫn cần người truy về nguồn để kiểm tra.
Đọc hướng dẫnTrong bán hàng, AI hữu ích nhất khi tóm tắt thông tin nghiên cứu về khách hàng doanh nghiệp, chuẩn bị cuộc gọi, soạn nội dung liên hệ tiếp theo, ghi chú CRM và luyện xử lý phản đối. AI không được bịa thông tin về khách hàng tiềm năng, hứa hẹn kết quả hoặc định giá, nên nhân viên bán hàng vẫn phải kiểm tra mọi thông tin khẳng định và chịu trách nhiệm về mọi cam kết.
Đọc hướng dẫnBộ phận nhân sự có thể dùng AI để soạn thảo và đơn giản hóa chính sách, chuẩn bị tài liệu cho nhân viên mới, tóm tắt các chủ đề nổi bật từ khảo sát và trả lời câu hỏi thường gặp dựa trên tài liệu đã được phê duyệt. Các quyết định liên quan đến con người, như đánh giá, lương, kỷ luật và sa thải, cần do người có trách nhiệm đưa ra, và dữ liệu nhân viên cần được xử lý chặt chẽ hơn so với phần lớn công việc khác.
Đọc hướng dẫnNhà tuyển dụng có thể dùng trợ lý AI để soạn tin tuyển dụng, câu hỏi phỏng vấn, lời mời tiếp cận và thông báo cập nhật cho ứng viên dựa trên bản yêu cầu họ cung cấp. Sàng lọc, xếp hạng và loại ứng viên lại là chuyện khác: những việc này chịu sự điều chỉnh của các quy định cụ thể ở nhiều nơi, và quyết định về ứng viên nên do những người có thể giải thích quyết định đó đưa ra.
Đọc hướng dẫnVới người làm trong nhóm tài chính, AI hữu ích để soạn phần giải thích chênh lệch, giải thích và xây dựng công thức bảng tính, tóm tắt tài liệu dài và chuẩn bị câu hỏi cho buổi rà soát dự báo. Mọi con số mà AI xử lý vẫn cần được tính lại từ nguồn, và tuyệt đối không được tin một con số chỉ vì AI đưa ra.
Đọc hướng dẫnKế toán viên và nhân viên ghi sổ có thể dùng AI để soạn email gửi khách hàng, tóm tắt hướng dẫn, viết ghi chú quy trình, giải thích logic bảng tính và đề xuất cách phân loại giao dịch để xem xét. Kế toán viên vẫn chịu trách nhiệm về xét đoán chuyên môn, bảo mật và các số liệu; câu trả lời về thuế hoặc chuyên môn phải được đối chiếu với nguồn gốc.
Đọc hướng dẫnTrong dịch vụ khách hàng, AI hữu ích nhất khi làm trợ lý soạn thảo và đọc hiểu cho nhân viên: tóm tắt một yêu cầu hỗ trợ dài, soạn câu trả lời dựa trên chính sách đã được phê duyệt và điều chỉnh giọng điệu, còn nhân viên kiểm tra mọi thông tin trước khi gửi cho khách hàng. Mua một hệ thống trò chuyện tự động để tương tác trực tiếp với khách hàng là quyết định riêng với những rủi ro khác, và đó không phải nội dung của hướng dẫn này.
Đọc hướng dẫnAI hỗ trợ nhà quản lý dự án nhiều nhất ở các công việc đọc và viết liên quan đến dự án: chuyển ghi chú cuộc họp thành sổ theo dõi công việc, soạn báo cáo tiến độ, kiểm tra kỹ kế hoạch để tìm các mối phụ thuộc bị bỏ sót và tóm tắt yêu cầu thay đổi. Các cam kết về phạm vi, thời hạn, ngân sách và nhân sự vẫn do nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm.
Đọc hướng dẫnNgười quản lý sản phẩm tận dụng AI hiệu quả nhất khi dùng nó để phân tích những bằng chứng sẵn có, như ghi chép phỏng vấn, phiếu yêu cầu hỗ trợ và phản hồi, cũng như để soạn thảo và phản biện tài liệu đặc tả. Người quản lý sản phẩm vẫn chịu trách nhiệm quyết định xây dựng gì, cho ai và vì sao; mọi bản tóm tắt bằng chứng từ khách hàng do AI tạo ra đều cần được đối chiếu với nguồn.
Đọc hướng dẫnVới người quản lý nhân sự trong nhóm, AI có hai vai trò: hỗ trợ soạn thảo và tư duy cho công việc của chính bạn, như chuẩn bị các buổi trao đổi riêng, sắp xếp nội dung phản hồi và tóm tắt thông tin cập nhật; đồng thời, đó cũng là năng lực mà nhóm cần biết sử dụng an toàn. Vai trò thứ hai quan trọng hơn: đặt ra quy tắc rõ ràng, dành thời gian cho việc thực hành và đánh giá kết quả công việc thay vì mức độ sử dụng công cụ.
Đọc hướng dẫnTrong vận hành doanh nghiệp, AI phát huy tác dụng khi xử lý tài liệu và các bước kiểm tra xoay quanh một quy trình: soạn và cập nhật SOP, so sánh báo giá của nhà cung cấp, làm sạch danh sách lộn xộn và tìm những điểm còn thiếu khi bàn giao. Tự động hóa toàn bộ một quy trình là một dự án riêng, và chỉ hiệu quả khi quy trình đã được ghi thành văn bản và có người chịu trách nhiệm.
Đọc hướng dẫnCông cụ AI tốt nhất cho công việc thường là những trợ lý đa năng mà nhóm bạn đã có quyền sử dụng, được phê duyệt cho các tác vụ cụ thể và được học qua thực hành trên công việc thực tế. Hãy bắt đầu từ công việc và các tài khoản bạn đang trả phí, không phải từ một bảng xếp hạng.
Đọc hướng dẫnĐể dùng ChatGPT cho công việc, hãy đăng nhập vào tài khoản được đơn vị sử dụng lao động phê duyệt, cung cấp bối cảnh và tài liệu nguồn cho một nhiệm vụ cụ thể, yêu cầu định dạng rõ ràng và kiểm tra mọi thông tin thực tế trước khi chuyển đầu ra cho người khác.
Đọc hướng dẫnĐào tạo Copilot hiệu quả cho nhân viên bắt đầu bằng việc xác định từng người thực sự có phiên bản Copilot nào, chỉnh lại quyền truy cập tệp trước, rồi kết hợp tài liệu học miễn phí của Microsoft với thực hành các nhiệm vụ thực tế của từng vai trò trong Outlook, Teams, Word và Excel.
Đọc hướng dẫnClaude cho doanh nghiệp phát huy hiệu quả tốt nhất khi nhóm sử dụng gói dành cho công ty, đưa công việc lặp lại vào các dự án dùng chung với hướng dẫn cố định và tệp tham khảo, đồng thời đối chiếu mọi kết quả với nguồn trước khi sử dụng.
Đọc hướng dẫnGemini cho Workspace tích hợp trợ lý AI của Google vào Gmail, Docs, Sheets, Meet và Drive, cùng với ứng dụng Gemini. Để tận dụng hiệu quả nhất, nhóm nên đăng nhập bằng tài khoản công việc trên phiên bản đủ điều kiện, thiết lập các tùy chọn quản trị và thực hành với nhiệm vụ thực tế.
Đọc hướng dẫnKỹ thuật viết câu lệnh là việc viết và tinh chỉnh chỉ dẫn bạn đưa cho công cụ AI để câu trả lời hữu ích, có thể kiểm tra và phù hợp với mục đích sử dụng. Với phần lớn nhân viên, điều này có nghĩa là viết yêu cầu rõ ràng: nhiệm vụ, bối cảnh, tài liệu nguồn và hình thức câu trả lời, rồi xem xét kết quả nhận được.
Đọc hướng dẫnMẫu câu lệnh là câu lệnh có thể dùng lại, với chỗ trống dành cho các phần thay đổi: nhiệm vụ, người đọc, tài liệu nguồn và định dạng. Mẫu tốt giúp giảm việc gõ lại và khiến câu trả lời dễ rà soát hơn; chúng chỉ hiệu quả khi người điền cung cấp thông tin thực tế.
Đọc hướng dẫnCâu lệnh ChatGPT tốt nhất cho công việc không phải là những câu ngắn tài tình; đó là các bản yêu cầu ngắn nêu rõ nhiệm vụ, người đọc, dữ kiện cần dùng và định dạng bạn muốn. Dưới đây là những câu lệnh có thể điều chỉnh để dùng cho các tác vụ văn phòng phổ biến, kèm dữ kiện cần cung cấp và bước kiểm tra trước khi sử dụng câu trả lời.
Đọc hướng dẫnMột câu lệnh tốt cho Microsoft Copilot nêu rõ mục tiêu, bổ sung bối cảnh, chỉ định nguồn Copilot nên sử dụng và đặt ra yêu cầu cho câu trả lời. Điểm khác biệt so với các trợ lý khác nằm ở nguồn: Copilot có thể làm việc dựa trên tệp, email và cuộc họp của bạn, nên câu lệnh tốt nhất phải chỉ rõ cần dùng những tệp, email và cuộc họp nào.
Đọc hướng dẫnVới phần lớn công ty nhỏ và vừa, AI trong kinh doanh có nghĩa là dùng các trợ lý đa năng như ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot cho công việc ngôn ngữ hằng ngày, với quy tắc rõ ràng về dữ liệu và một người cụ thể kiểm tra kết quả. Phần khó không nằm ở công cụ. Phần khó là chọn đúng nhiệm vụ, đặt ra giới hạn và hướng dẫn mọi người kiểm tra kết quả nhận được.
Đọc hướng dẫnDoanh nghiệp nhỏ tận dụng AI tốt nhất khi dùng một trợ lý đa năng, như ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot, cho một số công việc viết và tóm tắt lặp lại, đồng thời để chủ doanh nghiệp hoặc một đồng nghiệp được chỉ định kiểm tra mọi nội dung gửi đến khách hàng. Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, không đưa thông tin nhạy cảm vào và chỉ mở rộng những cách dùng đã chứng tỏ là hữu ích.
Đọc hướng dẫnNhững cách sử dụng AI tạo sinh hiệu quả nhất trong doanh nghiệp là soạn thảo, tóm tắt, viết lại, trích xuất và giải thích văn bản, khi có người cung cấp tài liệu nguồn và kiểm tra kết quả. Những cách sử dụng nên tránh hoặc tiếp cận thận trọng là các trường hợp không ai có thể kiểm tra đầu ra, hoặc đầu ra được dùng để quyết định điều gì đó về một người.
Đọc hướng dẫnQuy trình làm việc với AI là một nhiệm vụ lặp lại được ghi thành các bước: đầu vào là gì, AI làm gì, con người kiểm tra gì và đầu ra là gì. Một quy trình tốt cho phép người không viết ra nó vẫn làm theo và tạo ra kết quả được người rà soát chấp nhận.
Đọc hướng dẫnỞ hầu hết nơi làm việc, sử dụng AI có nghĩa là nhân viên dùng các trợ lý đa năng và tính năng AI tích hợp để soạn thảo, tóm tắt và phân tích, theo quy định của đơn vị sử dụng lao động. AI hữu ích nhất khi mọi người kiểm tra kết quả và biết mình được phép chia sẻ những gì; vấn đề xuất hiện khi AI được dùng mà không có tham vấn, đào tạo hoặc rà soát.
Đọc hướng dẫnAI thực sự được ứng dụng khi mọi người dùng công cụ AI cho công việc thực tế, tuần này qua tuần khác, và kết quả đáp ứng yêu cầu khi được kiểm tra. Việc ứng dụng thường chững lại không phải vì công cụ kém, mà vì mọi người chưa thấy công cụ giúp được việc gì, chưa rõ được phép chia sẻ những gì, hoặc chưa từng thực hành kiểm tra kết quả.
Đọc hướng dẫnẢo giác AI xảy ra khi một công cụ AI tạo sinh khẳng định điều sai, bịa đặt hoặc không có căn cứ như thể đó là sự thật, chẳng hạn một trích dẫn không tồn tại hoặc một con số không có trong dữ liệu của bạn. Điều này xảy ra vì các công cụ này dự đoán văn bản có khả năng xuất hiện thay vì tra cứu sự thật, nên cách phòng ngừa thực tế là cung cấp nguồn, yêu cầu bằng chứng và kiểm tra mọi thông tin quan trọng trước khi sử dụng.
Đọc hướng dẫnViết thư điện tử bằng AI hiệu quả nhất khi bạn cung cấp cho công cụ thông tin về người nhận, mục đích, các dữ kiện và một việc bạn muốn người đọc thực hiện, rồi kiểm tra mọi lời hứa, ngày tháng và tên trước khi gửi. Khi được dùng theo cách đó, ChatGPT, Copilot trong Outlook hoặc Gemini trong Gmail có thể tạo ra bản nháp đầu tiên có chất lượng; nếu không được cung cấp dữ kiện, chúng sẽ tự bịa ra.
Đọc hướng dẫnAI hữu ích cho việc nghiên cứu phục vụ công việc khi giúp bạn nhanh chóng nắm hướng, lên kế hoạch tìm kiếm thông tin và tóm tắt tài liệu bạn cung cấp; nhưng sẽ có rủi ro nếu bạn coi câu trả lời của công cụ là nguồn thông tin. Cách làm đáng tin cậy là để công cụ tìm kiếm và sắp xếp, sau đó tự mở các nguồn và xác minh những khẳng định sẽ được dùng để ra quyết định.
Đọc hướng dẫnAI cho Excel là việc sử dụng trợ lý như Copilot trong Excel, Gemini trong Google Sheets hoặc ChatGPT để viết và giải thích công thức, làm sạch dữ liệu và gợi ý cách phân tích. AI giúp giảm công sức cho những phần việc tỉ mỉ khi xử lý bảng tính, nhưng trước khi tin vào số tổng, bạn cần thử mọi công thức do AI viết trên những hàng có thể kiểm tra thủ công.
Đọc hướng dẫnAI có thể đẩy nhanh việc phân tích dữ liệu bằng cách đề xuất cách tiếp cận, viết công thức hoặc mã, tạo biểu đồ và soạn phần diễn giải ban đầu, nhưng không thể cho bạn biết liệu dữ liệu có trả lời được câu hỏi của bạn hay liệu một quy luật có nguyên nhân hay không. Hãy dùng AI cho các thao tác, để con người phụ trách câu hỏi và kết luận, đồng thời đối chiếu mọi số liệu AI đưa ra với một phép tính độc lập.
Đọc hướng dẫnVới phần lớn nhân viên, kỹ năng AI là khả năng thực tế để giao việc rõ ràng cho công cụ AI, sử dụng công cụ cho nhiệm vụ thực tế, kiểm tra kết quả và biết khi nào không nên dùng. Những kỹ năng này được hình thành qua công việc phù hợp với vai trò và có phản hồi, không phải qua việc học cách tạo ra mô hình.
Đọc hướng dẫnHiểu biết về AI là kiến thức và khả năng phán đoán để sử dụng công cụ AI một cách có hiểu biết: nắm được khái quát cách công cụ tạo ra câu trả lời, những điểm dễ sai và những việc bạn vẫn phải chịu trách nhiệm. Trong công việc, điều này thể hiện qua những quyết định nhỏ, chẳng hạn như nên dán nội dung gì vào công cụ và cần kiểm tra điều gì trước khi gửi.
Đọc hướng dẫnNâng cao kỹ năng AI nghĩa là giúp nhân viên hiện tại làm tốt hơn công việc của họ nhờ AI, thông qua thực hành với những dạng nhiệm vụ họ thực sự làm thay vì các buổi giới thiệu kiến thức chung. Với một đội ngũ nhỏ, chương trình phù hợp bắt đầu từ một công cụ đã được phê duyệt, một nhiệm vụ cho mỗi vai trò và tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá kết quả công việc.
Đọc hướng dẫnChính sách sử dụng AI được chấp nhận là bộ quy tắc hằng ngày dành cho nhân viên: được dùng công cụ AI nào, cho việc gì, với thông tin nào, và phải kiểm tra những gì trước khi dùng kết quả. Những chính sách rõ ràng nhất chia cách sử dụng thành ba nhóm: được phép, cần phê duyệt và không được phép, kèm một ví dụ cho mỗi nhóm từ công việc thực tế của đội ngũ.
Đọc hướng dẫnChính sách AI tạo sinh đặt ra quy tắc cho các công cụ tạo nội dung mới, như ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot và các công cụ tạo ảnh: nhân viên được dùng tài khoản nào, được đưa gì vào câu lệnh, nội dung tạo ra được kiểm tra như thế nào, khi nào cần công khai việc sử dụng AI và ai chịu trách nhiệm về bản cuối cùng. Chính sách này đề cập đến những rủi ro riêng của nội dung do AI tạo ra, đặc biệt là thông tin sai được trình bày một cách chắc chắn, bản quyền và sự phụ thuộc quá mức.
Đọc hướng dẫnKhung quản trị AI là tập hợp các vai trò, hồ sơ và quy trình định kỳ để quyết định công ty cho phép những cách sử dụng AI nào và cập nhật các quyết định đó. Với doanh nghiệp nhỏ, khung này có thể chỉ gồm một người được chỉ định chịu trách nhiệm, một sổ đăng ký dài một trang về các công cụ và quy trình làm việc đã được phê duyệt, một bước phê duyệt cách sử dụng mới và một đợt rà soát vào ngày cố định, tham chiếu ở mức khái quát Khung quản lý rủi ro AI của NIST.
Đọc hướng dẫnDưới đây là hai ví dụ đã được công bố trong khu vực công, ba chính sách mẫu hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp nhỏ giả định và một số điều khoản mẫu bạn có thể điều chỉnh. Các ví dụ cho thấy cùng một số quyết định về công cụ được phê duyệt, giới hạn thông tin, kiểm tra đầu ra và người chịu trách nhiệm cụ thể được diễn đạt khác nhau tùy theo công việc của từng nhóm.
Đọc hướng dẫnCâu hỏi hữu ích không phải là công cụ có tạo được câu trả lời hay không. Mà là nhóm của bạn có nhận ra câu trả lời tốt, chất vấn một khẳng định không có căn cứ và quyết định khi nào phải dùng đến phán đoán của con người hay không. Các hướng dẫn này được xây dựng từ điểm xuất phát đó.
Bộ nội dung đầu tiên của chúng tôi đề cập đến việc lựa chọn chương trình đào tạo nhân viên, viết câu lệnh rõ ràng hơn, rà soát bản nháp, kiểm chứng thông tin và lập kế hoạch triển khai. Các ví dụ sử dụng thông tin doanh nghiệp hư cấu. Chúng được thiết kế để thực hành, không phải để chứng minh mức cải thiện năng suất đã được đo lường.
Tìm hiểu các bài học theo vai trò, bài tập thực hành và giao diện dành cho quản lý đang được lên kế hoạch.
