Bộ phận nhân sự có thể sử dụng AI cho các công việc hằng ngày như thế nào?
Những nhiệm vụ nhân sự an toàn và hữu ích nhất để giao cho AI là những việc bạn cung cấp nguồn đã được phê duyệt và muốn chuyển đổi cách trình bày: biến chính sách thành bản tóm tắt dễ hiểu, biến một phần sổ tay thành FAQ, biến đề cương đào tạo thành kế hoạch buổi học. Nguồn giúp kết quả bám sát sự thật, và bạn có thể đối chiếu từng câu với nguồn đó.
Tuyển dụng có hướng dẫn riêng vì việc sàng lọc và lựa chọn đặt ra những vấn đề pháp lý cụ thể. Trang này đề cập đến các công việc nhân sự còn lại.
Soạn thảo và đơn giản hóa chính sách
Chuyển chính sách đã được phê duyệt thành bản tóm tắt dễ đọc cho nhân viên, hoặc soạn cấu trúc nháp đầu tiên cho chính sách mới để người rà soát có chuyên môn hoàn thiện.
Tài liệu hướng dẫn ban đầu
Kế hoạch tuần đầu, danh sách kiểm tra và lời chào mừng dành cho một vai trò cụ thể, được xây dựng từ quy trình thực tế của bạn.
Các câu hỏi thường gặp trong nội bộ
Soạn câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp dựa trên sổ tay, giữ tham chiếu đến mục tương ứng bên cạnh mỗi câu trả lời.
Các chủ đề từ khảo sát
Nhóm các ý kiến dạng văn bản tự do đã được ẩn danh theo chủ đề để tóm tắt, đồng thời giữ lại ý kiến gốc để đối chiếu.
Đào tạo và truyền thông
Đề cương các buổi học, ghi chú hướng dẫn cho quản lý và thông báo về những thay đổi đã được quyết định.
Những việc nhân sự nào không nên để AI quyết định?
AI không nên quyết định bất cứ điều gì làm thay đổi cuộc sống công việc của một người: xếp loại hiệu suất, thăng chức, tiền lương, phân công nhiệm vụ dựa trên đặc điểm cá nhân, hình thức kỷ luật hoặc sa thải. AI có thể giúp bạn chuẩn bị, chẳng hạn sắp xếp ghi chú của chính bạn hoặc soạn thư sau khi đã có quyết định, nhưng quyết định và lập luận phải thuộc về một người có thể giải thích và bảo vệ chúng.
Các cơ quan quản lý đang xem xét lĩnh vực này một cách nghiêm túc. EU AI Act liệt kê trong Phụ lục III các hệ thống AI dùng để đưa ra quyết định ảnh hưởng đến điều kiện của quan hệ công việc, việc thăng chức hoặc chấm dứt quan hệ công việc, phân công nhiệm vụ dựa trên hành vi hoặc đặc điểm cá nhân, hay giám sát và đánh giá hiệu suất và hành vi là những trường hợp sử dụng có rủi ro cao. Nếu tổ chức của bạn hoạt động tại EU, việc phân loại này đi kèm những nghĩa vụ cần tìm hiểu trước khi đưa bất kỳ công cụ nào như vậy vào sử dụng. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Bản tóm tắt chính sách do AI soạn và đã được rà soát trông như thế nào?
Hãy xét Lindenfield Studio, một công ty thiết kế giả định có 40 nhân viên. Trưởng bộ phận nhân sự muốn có bản tóm tắt một trang dành cho nhân viên về chính sách nghỉ dành cho cha mẹ hiện hành của công ty, vốn dài tám trang.
Lần thử đầu tiên dùng yêu cầu: 'Tóm tắt chính sách nghỉ dành cho cha mẹ của chúng tôi để gửi cho nhân viên.' Khi không có chính sách đính kèm, công cụ đã tạo ra một bản tóm tắt đầy tự tin về những nội dung thường có trong các chính sách như vậy, bao gồm cả khẳng định rằng nhân viên được hưởng nguyên lương trong một số tuần nhất định. Chính sách của Lindenfield không hề nói như vậy; các điều khoản trả lương bổ sung phụ thuộc vào thâm niên làm việc. Một bản tóm tắt như thế, nếu được gửi cho nhân viên, sẽ tạo ra những kỳ vọng mà công ty chưa đồng ý đáp ứng và có thể dẫn đến tranh chấp.
Ở lần thử thứ hai, người dùng dán toàn bộ chính sách và yêu cầu: 'Tóm tắt nội dung này cho nhân viên bằng tiếng Anh dễ hiểu, dưới 300 từ. Chỉ dùng những gì chính sách nêu. Với mỗi ý, ghi số mục tương ứng. Liệt kê mọi câu hỏi nhân viên có thể đặt ra mà chính sách chưa trả lời.' Kết quả bám sát nguồn, và danh sách câu hỏi chưa được trả lời hóa ra là phần có giá trị nhất: nó chỉ ra hai khoảng trống mà trưởng bộ phận nhân sự sau đó đã trao đổi với cố vấn về quan hệ lao động của hãng. Bản tóm tắt cuối cùng có một dòng hướng nhân viên đến toàn văn chính sách và nêu rõ đó là phiên bản có hiệu lực áp dụng.
AI có thể tóm tắt ý kiến trong khảo sát nhân viên một cách an toàn không?
AI có thể hỗ trợ, nhưng cần thận trọng. Gom các bình luận dạng văn bản tự do thành từng chủ đề là công việc tẻ nhạt mà AI xử lý tương đối tốt, nhưng ở công ty nhỏ, rất khó bảo đảm tính ẩn danh. Bình luận nhắc đến 'người duy nhất ở văn phòng Bristol làm việc bán thời gian' vẫn xác định được một người, ngay cả khi đã xóa tên, và bản tóm tắt do AI tạo có thể lặp lại chi tiết đó.
Xóa các chi tiết nhận dạng trước khi đưa ý kiến phản hồi đi bất cứ đâu, dùng công cụ và gói dịch vụ đã được phê duyệt, đồng thời yêu cầu tổng hợp các chủ đề kèm tần suất ước tính thay vì trích dẫn. Sau đó, tự đối chiếu số lượng với các ý kiến, vì công cụ AI có thể đếm sai và phóng đại mức độ phổ biến của một quan điểm. Báo cáo các chủ đề cho lãnh đạo; không báo cáo về từng cá nhân.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Có thể đưa những thông tin nào về nhân viên vào công cụ AI?
Ít hơn mọi người thường nghĩ. Hồ sơ nhân viên chứa dữ liệu cá nhân, trong đó một số thông tin như sức khỏe, dân tộc hoặc tư cách thành viên công đoàn được coi là đặc biệt nhạy cảm theo luật bảo vệ dữ liệu ở nhiều quốc gia. Việc có thể đưa bất kỳ dữ liệu nào trong số đó vào một công cụ cụ thể hay không phụ thuộc vào cơ sở pháp lý của bạn, điều khoản của nhà cung cấp dành cho gói dịch vụ đó, nơi xử lý dữ liệu và chính sách của chính bạn.
Một nguyên tắc thực tế cho phần lớn nhóm nhân sự: soạn thảo dựa trên chính sách và mẫu, không dựa trên hồ sơ nhân viên. Nếu một nhiệm vụ thực sự cần dữ liệu cá nhân, chẳng hạn tóm tắt hồ sơ khiếu nại, hãy để người phụ trách bảo vệ dữ liệu trong tổ chức quyết định, thay vì tự chọn cách làm tắt khi đang thực hiện nhiệm vụ. Chỉ xóa tên không có nghĩa là thông tin đã được ẩn danh.
Bộ phận nhân sự nên kiểm tra các chính sách và hướng dẫn do AI soạn thảo như thế nào?
Đối chiếu bản nháp với tài liệu nguồn, sau đó xem xét theo pháp luật và tác động đến những người liên quan. Các mục dưới đây là danh sách kiểm tra ban đầu, không thay thế việc rà soát chuyên môn đối với các chính sách có hiệu lực pháp lý.
Mức độ khớp với nguồn
Mọi quyền lợi, điều kiện áp dụng, số ngày và thời hạn thông báo đều khớp với chính sách đã được phê duyệt.
Thẩm quyền tài phán
Bản nháp không đưa quy định của nước khác vào. Các công cụ AI thường mặc định dùng luật lao động của một quốc gia nào đó.
Không thêm gì
Không xuất hiện quyền lợi, cam kết hay quy trình mới nào mà tổ chức chưa thống nhất.
Ngôn ngữ dễ hiểu và công bằng
Cách diễn đạt rõ ràng, bao quát mọi đối tượng và không mặc định giới tính, độ tuổi hay cấu trúc gia đình.
Thẩm quyền
Bản tóm tắt xác định toàn bộ chính sách là văn bản có giá trị chi phối và nêu rõ cần hỏi ai.
Phê duyệt cuối cùng
Các chính sách có hiệu lực pháp lý cần được chuyển cho người thường phụ trách rà soát, chẳng hạn như cố vấn về quan hệ lao động.
Một nhóm nhỏ nên cân nhắc những công cụ AI nào cho nhân sự?
Để soạn thảo và tóm tắt, trợ lý đa năng đã được công ty phê duyệt thường là đủ. Nhiều hệ thống thông tin nhân sự hiện có các tính năng AI để trả lời câu hỏi về chính sách hoặc soạn tài liệu. Những tính năng này có thể thuận tiện, nhưng hãy hỏi nhà cung cấp tính năng đó đọc dữ liệu nào, nội dung của bạn có được dùng để huấn luyện mô hình của họ không, dữ liệu được lưu bao lâu và ai có thể xem kết quả.
Cần thận trọng nhất với các công cụ chấm điểm, xếp hạng hoặc giám sát nhân viên. Những công cụ này đi từ hỗ trợ soạn thảo sang quyết định về con người, kéo theo các vấn đề pháp lý và công bằng đã nêu ở trên.
Khi nào AI không phải là công cụ phù hợp cho công việc nhân sự?
AI không phải công cụ phù hợp cho các cuộc trao đổi nhạy cảm, điều tra và bất kỳ thông điệp nào có giọng điệu dễ bị hiểu là quan điểm của tổ chức về một cá nhân. Một lá thư do AI tạo về vấn đề hiệu suất làm việc có thể nghe hợp lý nhưng vẫn không phù hợp với cá nhân đó và những gì đã xảy ra trước đây.
Đây cũng không phải công cụ phù hợp khi không có nguồn được phê duyệt để làm căn cứ. Hỏi một trợ lý đa năng về quyền nghỉ phép hoặc thời hạn báo trước sẽ cho ra câu trả lời nghe có vẻ hợp lý, chứ không phải chính sách của bạn hay quy định pháp luật áp dụng cho bạn.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò gì trong việc đào tạo AI cho các nhân viên khác?
Ở nhiều công ty nhỏ, bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm triển khai AI, vì vậy việc thực hành trước sẽ có ích. Bộ phận nhân sự thường được giao viết chính sách sử dụng phù hợp, lập kế hoạch đào tạo và trả lời câu hỏi của nhân viên. Với các tổ chức thuộc phạm vi áp dụng của EU AI Act, Điều 4 yêu cầu bên cung cấp và bên triển khai hệ thống AI thực hiện các biện pháp hỗ trợ hiểu biết về AI cho nhân viên, có tính đến kiến thức của họ và bối cảnh sử dụng.
Tosheo.ai đang được phát triển để hỗ trợ công việc đó với lộ trình Nhân sự dự kiến, các lộ trình theo vai trò cho những thành viên còn lại và giao diện cho người quản lý xem tiến bộ về kỹ năng mà không hiển thị nhật ký trò chuyện. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng, nên hãy xem đây là phạm vi dự kiến. Nếu bạn chưa có chính sách AI, hướng dẫn về chính sách được liên kết bên dưới là bước khởi đầu phù hợp hơn.