AI đang được dùng như thế nào trong công việc kế toán?
Tại các đơn vị dịch vụ kế toán và bộ phận kế toán nội bộ, AI chủ yếu được dùng để viết và giải thích những nội dung xoay quanh số liệu, thay vì xử lý chính các số liệu đó. Đây là những việc AI đáng tin cậy nhất và sai sót cũng dễ phát hiện nhất.
Nhiều nền tảng kế toán và ghi sổ cũng có các tính năng AI, chẳng hạn như gợi ý phân loại hoặc đối chiếu tự động. Những tính năng đó do nhà cung cấp phần mềm và quản trị viên của bạn cấu hình; hướng dẫn này nói về cách từng kế toán viên sử dụng trợ lý AI và kiểm tra các đề xuất của AI trong công việc của mình.
Giao tiếp với khách hàng
Soạn yêu cầu bổ sung hồ sơ còn thiếu, nội dung giải thích về hồ sơ kê khai hoặc bản tóm tắt bộ báo cáo tài chính bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho khách hàng không phải là kế toán.
Điểm khởi đầu cho việc nghiên cứu
Tóm tắt một tài liệu hướng dẫn dài mà bạn đã có hoặc liệt kê các câu hỏi cần tìm hiểu trước khi tìm đến nguồn gốc.
Ghi chú về quy trình
Chuyển các bước bạn đang thực hiện thành danh sách kiểm tra hoặc tài liệu quy trình rõ ràng cho đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn.
Ghi chú đối soát
Trình bày rõ các khoản chưa đối soát được, nêu những gì đã biết và những gì còn chưa giải quyết.
Hỗ trợ về bảng tính
Giải thích một công thức có sẵn hoặc đề xuất công thức gọn hơn, có kiểm thử trước khi sử dụng làm căn cứ.
Hướng dẫn chuyên môn nói gì về việc kế toán viên sử dụng AI?
Các tổ chức nghề nghiệp đang áp dụng những nguyên tắc đạo đức hiện có cho AI thay vì xây dựng một bộ quy tắc hoàn toàn riêng biệt. Hướng dẫn về AI tạo sinh của ICAEW áp dụng năm nguyên tắc cơ bản vào việc sử dụng các công cụ này: tính chính trực, tính khách quan, năng lực chuyên môn và sự thận trọng cần thiết, tính bảo mật và tư cách nghề nghiệp.
Các khuyến nghị thực tế trong đó là những việc mọi kế toán viên đều có thể áp dụng ngay hôm nay. Tài liệu khuyến cáo không đưa thông tin mật vào các công cụ AI tạo sinh công khai, vì người dùng có ít quyền kiểm soát đối với việc ai được xem dữ liệu và dữ liệu được lưu trong bao lâu. Tài liệu yêu cầu giữ thái độ hoài nghi nghề nghiệp khi rà soát đầu ra và cảnh báo về thiên kiến tin vào tự động hóa. Tài liệu khuyến khích minh bạch về việc sử dụng AI tạo sinh trong công việc cho khách hàng. Đồng thời, tài liệu nêu rõ rằng các công cụ này không bù đắp được sự thiếu hụt kiến thức và kỹ năng chuyên môn, và lưu ý rằng chúng có thể không phản ánh pháp luật hiện hành.
Nếu bạn thuộc một tổ chức nghề nghiệp khác, hãy kiểm tra hướng dẫn và quy tắc đạo đức của tổ chức đó, vì họ có thể diễn đạt các yêu cầu khác đi. Trang này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn chuyên môn hay pháp lý.
Email gửi khách hàng do AI soạn và đã được rà soát trông như thế nào?
Priya Nair điều hành một doanh nghiệp thiết kế nội thất giả định theo hình thức kinh doanh cá thể. Kế toán của cô cần bổ sung một số giấy tờ còn thiếu trước khi lập báo cáo kế toán cuối năm: sao kê ngân hàng của ba tháng, hóa đơn cho hai khoản mua thiết bị có giá trị lớn và xác nhận phần diện tích nhà cô sử dụng cho công việc.
Khi được yêu cầu 'viết một email thân thiện gửi khách hàng để xin các tài liệu cuối năm còn thiếu', trợ lý đã tạo một email dễ đọc nhưng cũng tự nêu hạn nộp hồ sơ, cảnh báo một mức phạt cụ thể và nói rằng chi phí văn phòng tại nhà có thể được kê khai 'theo tỷ lệ cố định 30 phần trăm'. Không thông tin nào trong số đó do nữ kế toán cung cấp. Hạn nộp và mức phạt phụ thuộc vào khu vực pháp lý và tình trạng khai nộp hồ sơ của cô ấy, còn nhận định về văn phòng tại nhà thì hoàn toàn sai nếu áp dụng chung.
Câu lệnh đã rà soát liệt kê ba mục, ngày kế toán cần nhận chúng và cách tải lên, đồng thời thêm: 'Không nêu bất kỳ quy định, thời hạn, mức thuế hay khoản phạt nào về thuế.' Sau đó, kế toán tự thêm một câu về thời hạn, đã đối chiếu với các mốc ngày cơ quan thuế công bố. Thư cuối cùng ngắn hơn, cụ thể và không chứa điều gì mà kế toán không thể chịu trách nhiệm.
AI có thể hỗ trợ soạn ghi chú đối chiếu ngân hàng không?
AI có thể giúp bạn trình bày rõ ràng, nhưng không nên tự giải quyết các khoản chênh lệch đó. Giả sử bản đối chiếu ngân hàng của một khách hàng giả định có hai khoản chưa khớp: khoản thanh toán 1,240 cho nhà cung cấp xuất hiện hai lần trong dữ liệu giao dịch ngân hàng, và khoản thu 380 không có hóa đơn tương ứng.
Một bản nháp do AI tạo mô tả khoản thứ nhất là 'khoản thanh toán trùng cần thu hồi từ nhà cung cấp' và khoản thứ hai là 'có khả năng là khoản khách hàng trả trước'. Cả hai đều có thể đúng, và cả hai đều là phỏng đoán. Hai khoản thanh toán có thể tương ứng với hai hóa đơn hợp lệ có cùng giá trị; khoản tiền nhận được có thể là tiền hoàn lại, tiền chuyển khoản hoặc tiền đặt cọc. Phiên bản hữu ích sẽ ghi lại từng khoản, ngày và số tiền, những cách giải thích có thể có cùng bằng chứng cần thiết để làm rõ, và để người kiểm tra bảng kê của nhà cung cấp cùng hồ sơ của khách hàng đưa ra kết luận.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗AI có thể trả lời các câu hỏi về thuế và nghiệp vụ kế toán không?
Hãy coi mọi câu trả lời của AI về thuế hoặc chuẩn mực kế toán là manh mối để nghiên cứu, không phải đáp án. Các trợ lý đa dụng có thể dựa vào tài liệu lỗi thời hoặc không đầy đủ, trộn lẫn quy định của các quốc gia và nêu các ngưỡng đã thay đổi, tất cả bằng giọng điệu tự tin. Hướng dẫn của ICAEW cũng nêu lưu ý tương tự về pháp luật hiện hành.
Dùng AI để định hình câu hỏi, xác định lĩnh vực liên quan và liệt kê những gì cần tra cứu, sau đó tìm đến nguồn gốc: văn bản pháp luật, hướng dẫn của chính cơ quan thuế hoặc chuẩn mực kế toán. Ghi lại nguồn bạn đã dựa vào. Nếu công cụ dẫn một nguồn, hãy mở nguồn đó và tìm đoạn liên quan; một tài liệu tham khảo trông có vẻ thật không có nghĩa là nó chính xác.
Nhân viên ghi sổ kế toán nên rà soát việc phân loại của AI như thế nào?
Rà soát quy tắc, không chỉ các giao dịch. Tính năng phân loại bằng AI trong phần mềm kế toán thường học từ cách hạch toán trước đây, nên một sai sót ban đầu có thể lặp lại hằng tháng. Kiểm tra nhà cung cấp mới, chi phí dùng cho nhiều mục đích, các khoản khó phân biệt giữa chi đầu tư và chi hoạt động, cùng những giao dịch có mô tả mơ hồ như thanh toán bằng thẻ cho các sàn thương mại điện tử.
Lập danh sách ngoại lệ gồm những bên nhận thanh toán và các dạng giao dịch mà đề xuất thường xử lý sai, rồi kiểm tra chúng mỗi kỳ. Đề xuất đối chiếu có thể tiết kiệm thời gian với các trường hợp rõ ràng; trường hợp chưa rõ vẫn cần chứng từ.
AI có thay thế kế toán viên không?
Không ai có thể trả lời câu hỏi đó một cách đáng tin cậy, và cần thận trọng với những dự đoán được trình bày như sự thật. Điều có thể nói là AI đang đảm nhận nhiều hơn việc soạn thảo, tóm tắt và nhận diện mẫu trong công việc kế toán, còn trách nhiệm phán đoán, duy trì thái độ hoài nghi nghề nghiệp, bảo mật thông tin khách hàng và phê duyệt số liệu vẫn thuộc về những người có chuyên môn theo các quy tắc nghề nghiệp.
Một câu hỏi liên quan là liệu AI có giỏi hơn một kế toán viên có chuyên môn hay không, nhưng câu hỏi này dựa trên việc so sánh sai bản chất. Công cụ AI có thể tạo ra nội dung nghe như lời tư vấn; công cụ không thể chịu trách nhiệm chuyên môn cho nội dung đó, nắm đầy đủ tình hình của khách hàng hay chịu sự ràng buộc của quy tắc đạo đức nghề nghiệp. Những kế toán viên có khả năng hưởng lợi là những người học cách dùng các công cụ này mà vẫn giữ vững các trách nhiệm đó.
Có thể đưa những thông tin khách hàng nào vào công cụ AI?
Chỉ đưa vào những gì công ty đã phê duyệt cho đúng công cụ và gói dịch vụ đó; tuyệt đối không đưa bất kỳ thông tin nào vào công cụ công khai dành cho người dùng cá nhân nếu thông tin khách hàng là bí mật. Điều khoản hợp đồng dịch vụ cũng có thể giới hạn cách xử lý dữ liệu khách hàng và bên được phép xử lý.
Khi thực hành và xây dựng mẫu, hãy dùng dữ liệu giả định như các ví dụ trên trang này. Khi dùng AI cho công việc thực tế của khách hàng trong hệ thống đã được phê duyệt, hãy lưu hồ sơ kiểm tra giống như với mọi công việc khác: nguồn thông tin, các bước kiểm tra và người phê duyệt phiên bản cuối cùng.
Đội ngũ kế toán có thể rèn luyện những thói quen này như thế nào?
Dùng các ví dụ về email gửi khách hàng và đối soát làm bài tập nhóm với dữ liệu giả định. Mỗi người soạn bản nháp bằng AI, sau đó liệt kê những gì họ đã loại bỏ hoặc để ngỏ. Các danh sách này cho thấy ai phát hiện được quy tắc bịa đặt và ai tự kết luận những vấn đề chưa có đủ bằng chứng.
Tosheo.ai đang được phát triển với lộ trình tài chính và kế toán dự kiến sử dụng các nhiệm vụ như thế này, phản hồi theo bảng tiêu chí chấm điểm công khai và giao diện cho người quản lý xem tiến bộ về kỹ năng mà không có nhật ký trò chuyện. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng, nên đây là phạm vi dự kiến. Sản phẩm không cung cấp đào tạo về kế toán, thuế hay quy định pháp luật, và không được tính vào yêu cầu phát triển chuyên môn liên tục trừ khi tổ chức nghề nghiệp của bạn công nhận.