Có thể ứng dụng AI vào quản lý dự án như thế nào?
AI hữu ích mỗi khi người quản lý dự án cần biến đầu vào lộn xộn thành tài liệu có cấu trúc để người khác kiểm tra sau đó. Điều này bao quát phần lớn công việc: ghi chú, nhật ký, báo cáo, kế hoạch và thông điệp. Công cụ kém hữu ích hơn nhiều ở những phần phụ thuộc vào sự hiểu biết về con người, các mối quan hệ quyền lực và những ràng buộc thực tế của tổ chức.
Đây là những nhiệm vụ mà trợ lý đa năng như ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot có thể hỗ trợ ngay hiện nay, sử dụng văn bản bạn dán vào hoặc các tệp công ty cho phép bạn chia sẻ:
Chuyển ghi chép cuộc họp thành sổ theo dõi hành động
Trích xuất các quyết định, việc cần làm và câu hỏi chưa được giải đáp từ ghi chú hoặc bản chép lời, chỉ ghi người phụ trách và ngày khi ghi chú thực sự nêu rõ.
Bản nháp đầu tiên của báo cáo tiến độ
Chuyển nhật ký công việc và danh sách mốc tiến độ thành báo cáo cho nhóm người đọc đã xác định, kèm trạng thái đỏ, vàng hoặc xanh mà bạn đã thiết lập.
Rà soát rủi ro và các yếu tố phụ thuộc
Yêu cầu trợ lý phản biện một kế hoạch: công việc nào phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài nhóm, điều gì xảy ra nếu một nhà cung cấp chậm trễ, những giả định nào chưa được kiểm chứng.
Bản phân rã công việc sơ bộ
Phác thảo bảng phân chia công việc cho một loại dự án chưa quen thuộc, sau đó chỉnh sửa cùng những người sẽ thực hiện công việc.
Tóm tắt yêu cầu thay đổi
Tóm tắt nội dung của một yêu cầu thay đổi và liệt kê những câu hỏi mà yêu cầu đó đặt ra về phạm vi, chi phí và tiến độ, không tự quyết định câu trả lời.
Thông điệp gửi các bên liên quan
Viết lại cùng một bản cập nhật cho nhà tài trợ, nhóm triển khai và khách hàng, giữ nguyên mọi thông tin thực tế.
Tổng hợp bài học kinh nghiệm
Nhóm các ý kiến trong buổi nhìn lại theo chủ đề, giữ liên kết đến ý kiến gốc để không bỏ sót hoặc diễn đạt lại ý của bất kỳ ai.
Những lỗi nào xảy ra khi AI chuyển ghi chép cuộc họp thành các việc cần làm?
Sai sót phổ biến nhất là trợ lý tự lấp chỗ trống. Ghi chú không nêu rõ ai sẽ làm việc gì và vào lúc nào, nên khi được yêu cầu tạo một bảng theo dõi công việc gọn gàng, mô hình thường tự đưa ra người phụ trách và thời hạn có vẻ hợp lý. Điều đó khiến bảng theo dõi trông như đã được chốt, dù cuộc họp chưa chốt những nội dung ấy.
Ví dụ giả định. Harbour Lane Studio, một công ty thiết kế nhỏ, đang chuyển văn phòng. Người quản lý dự án dán các ghi chú sau: 'Đã ký hợp đồng thuê, nhận chìa khóa ngày 3 tháng 3. Cần có người liên hệ thúc giục công ty chuyển đồ gửi báo giá. Priya cho rằng tủ máy chủ cần thợ điện xử lý. Chưa thống nhất ngày chuyển đổi hệ thống công nghệ thông tin. Ngân sách mua nội thất vẫn đang chờ ban giám đốc xem xét.'
Câu lệnh: 'Chuyển những ghi chú này thành bảng theo dõi công việc với các cột công việc, người phụ trách, hạn hoàn thành và trạng thái. Để người phụ trách hoặc ngày ở trạng thái Chờ xác nhận, trừ khi ghi chú đã nêu rõ. Liệt kê riêng những việc chưa quyết định dưới dạng câu hỏi còn bỏ ngỏ.' Nếu không có câu thứ hai, bản nháp đầu tiên bên dưới là kiểu kết quả bạn sẽ nhận được.
| Từ ghi chú | Bản nháp AI còn sơ sài | Nhật ký đã kiểm tra |
|---|---|---|
| Cần có người đôn đốc công ty chuyển nhà | Priya cần xác nhận báo giá chuyển đồ trước hoặc trong thứ Sáu | Đôn đốc gửi báo giá dịch vụ chuyển nhà. Người phụ trách: chờ xác nhận. Ngày: chờ xác nhận |
| Priya cho rằng cần thợ điện xử lý chiếc tủ | Đã đặt lịch thợ điện cho tủ máy chủ | Xác nhận có cần thợ điện hay không. Người phụ trách: Priya đưa ra ý kiến |
| Chưa thống nhất ngày chuyển đổi hệ thống công nghệ thông tin | Chuyển đổi hệ thống công nghệ thông tin 3 March | Vấn đề còn bỏ ngỏ: thống nhất ngày chuyển đổi hệ thống công nghệ thông tin |
| Ngân sách mua nội thất vẫn đang chờ ban giám đốc duyệt | Đã duyệt ngân sách mua nội thất | Vấn đề còn bỏ ngỏ: ban giám đốc cần quyết định ngân sách nội thất |
Làm thế nào để kiểm tra bản ghi các việc cần làm do AI tạo trước khi gửi?
Đối chiếu từng dòng trong bản ghi với ghi chú và đặt một câu hỏi cho mỗi mục: nguồn có nói như vậy không? Trong bản nháp chưa được kiểm tra kỹ, ba trong bốn dòng nêu những điều chưa từng được thống nhất trong cuộc họp. Priya bị giao một việc mà cô chưa hề nhận, thợ điện được ghi là 'đã đặt lịch' trong khi mới chỉ có người nêu khả năng đó, và một ngày được chép từ dòng về chìa khóa sang dòng về công nghệ thông tin chỉ vì đó là ngày duy nhất trong ghi chú.
Một thói quen hữu ích là yêu cầu trợ lý chỉ rõ cơ sở của câu trả lời: 'Với mỗi hành động, hãy trích dẫn câu trong ghi chú làm căn cứ cho hành động đó.' Bất kỳ hành động nào không có câu trích dẫn đều là nội dung bịa ra. Điều này không khiến mô hình trở nên đáng tin cậy, nhưng giúp kiểm tra nhanh hơn, và người quản lý dự án vẫn phải là người đọc các trích dẫn.
Hồ sơ AI tạo sinh của NIST mô tả hai rủi ro cùng xuất hiện trong ví dụ này: ảo giác, khi nội dung sai được khẳng định một cách tự tin, và thiên kiến tự động hóa, tức quá tin vào kết quả do hệ thống tự động tạo ra. Một bảng trình bày gọn gàng dễ khiến người đọc tin theo như vậy.
Làm thế nào để dùng AI viết báo cáo tiến độ mà không làm nhẹ đi tin xấu?
Tự xác định trạng thái, cung cấp dữ kiện cho trợ lý và yêu cầu trợ lý không thay đổi mức đánh giá hoặc cách diễn đạt các rủi ro. Các mô hình thường có xu hướng dùng lời lẽ trấn an, nên một dự án ở mức cảnh báo vàng có thể được mô tả như đang ở mức xanh ngay từ đoạn thứ ba.
Một câu lệnh hiệu quả: 'Soạn bản cập nhật tình trạng dài một trang cho người bảo trợ dự án. Tình trạng chung là CẢNH BÁO vì báo giá chuyển dọn bị chậm và ngày triển khai công nghệ thông tin chưa được quyết định. Không thay đổi tình trạng hoặc mô tả rủi ro nhẹ hơn cách tôi đã nêu. Đặt hai quyết định tôi cần người bảo trợ đưa ra ở đầu bản cập nhật.' Sau đó kiểm tra xem các quyết định có nằm ở đầu không, tình trạng có giữ nguyên không và có điều gì bị biến thành 'đúng tiến độ' dù thực tế không phải vậy không.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Những quyết định nào trong dự án không nên giao cho AI?
Bất cứ việc gì tạo ra cam kết cho tổ chức hoặc phân công nhân sự. Bao gồm thống nhất thời hạn với khách hàng, chấp nhận rủi ro, phê duyệt yêu cầu thay đổi, đặt ngân sách và quyết định ai làm việc gì. AI có thể trình bày các phương án và hệ quả của từng phương án; con người phải quyết định và chịu trách nhiệm.
Việc phân công công việc cho từng người cần được đặc biệt thận trọng. Trong các trường hợp sử dụng có rủi ro cao ở Phụ lục III, EU AI Act liệt kê những hệ thống AI dùng để phân công nhiệm vụ dựa trên hành vi hoặc đặc điểm cá nhân, hoặc để theo dõi và đánh giá hiệu suất cũng như hành vi của người lao động. Một quản lý dự án nhờ công cụ trò chuyện soạn kế hoạch không phải là đang vận hành một hệ thống như vậy, nhưng việc đưa dữ liệu hiệu suất của các thành viên vào công cụ rồi hỏi ai nên làm gì đã bắt đầu tiến gần đến phạm vi đó. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Ước tính nằm ở khoảng giữa. Trợ lý có thể gợi ý một khoảng ước tính cho nhiệm vụ chưa quen thuộc, nhưng không biết tốc độ làm việc của nhóm bạn, thói quen phê duyệt của khách hàng hay lịch sử thực hiện công việc của nhà cung cấp. Hãy coi ước tính đó là một câu hỏi để trao đổi với những người thực sự nắm rõ.
Công cụ AI nào tốt nhất để quản lý dự án?
Không có một câu trả lời duy nhất, và chúng tôi chưa thử nghiệm hay xếp hạng các công cụ quản lý dự án. Việc phân biệt hai nhóm công cụ sẽ hữu ích. Các trợ lý đa năng như ChatGPT, Claude, Gemini và Copilot xử lý bất kỳ văn bản nào bạn cung cấp. Các tính năng AI tích hợp trong phần mềm quản lý dự án xử lý những nhiệm vụ, bình luận và mốc thời gian đã được lưu ở đó.
Chọn dựa trên nơi lưu trữ thông tin dự án và những gì công ty bạn cho phép. Nếu kế hoạch nằm trong công cụ quản lý dự án và công cụ đó có tính năng AI đã được phê duyệt, bạn có thể bớt phải sao chép và dán. Nếu công việc bắt đầu từ ghi chú, thư điện tử và tài liệu, một trợ lý đa dụng thường là đủ. Trong cả hai trường hợp, các kỹ năng trên trang này đều giống nhau: cung cấp đầu vào rõ ràng, yêu cầu đầu ra có thể truy nguồn và kiểm tra trước khi gửi bất cứ thứ gì.
AI có thể thay thế người quản lý dự án hoặc khiến chứng chỉ PMP không còn cần thiết không?
AI làm thay đổi lượng thời gian người quản lý dự án dành cho việc soạn thảo, nhưng những phần việc giúp dự án vận hành gắn kết, như đàm phán, cân nhắc đánh đổi, chuyển vấn đề lên cấp có thẩm quyền và duy trì cam kết của mọi người, không phải là công việc văn bản. Chúng tôi không đưa ra dự đoán về nghề này.
Về chứng nhận: chứng chỉ quản lý dự án ghi nhận kiến thức về một hệ thống thực hành, và chỉ tổ chức cấp chứng chỉ mới có thể cho biết chứng chỉ đó đang thay đổi như thế nào. Hãy kiểm tra nội dung thi và hướng dẫn hiện hành từ chính tổ chức đó. Chứng nhận của Tosheo.ai là một loại khác: chứng nhận được công nhận theo kế hoạch sẽ ghi nhận việc hoàn thành lộ trình thực hành AI trong công việc và bài đánh giá, chứ không phải chứng chỉ chuyên môn về quản lý dự án.
Quản lý dự án nên thực hành sử dụng AI như thế nào?
Dùng tài liệu trước đây của chính bạn, sau khi đã loại bỏ mọi nội dung nhạy cảm, để bạn biết sẵn câu trả lời đúng.
Chọn một cuộc họp đã kết thúc
Lấy ghi chú từ một cuộc họp mà bạn còn nhớ kết quả, xóa thông tin khách hàng và thông tin cá nhân, rồi yêu cầu lập danh sách việc cần làm.
Đánh dấu mọi chi tiết bịa đặt
Đánh dấu từng người phụ trách, ngày tháng hoặc quyết định không có trong ghi chú. Việc này cho bạn thấy trợ lý tự lấp chỗ trống như thế nào.
Viết lại câu lệnh
Thêm chỉ dẫn đánh dấu nội dung cần xác nhận và yêu cầu 'trích dẫn dòng nguồn', rồi chạy lại. So sánh hai nhật ký.
Soạn một báo cáo tình hình
Tự xác định trạng thái và kiểm tra xem bản nháp có giữ nguyên trạng thái đó không. Ghi lại mọi cụm từ làm giảm nhẹ rủi ro.
Thống nhất quy tắc của nhóm
Quyết định tài liệu dự án nào được phép đưa vào từng công cụ, đồng thời quy định rằng mọi bản ghi do AI soạn đều phải được đối chiếu với nguồn trước khi chia sẻ.
Khi nào hướng dẫn này không phải là giải pháp phù hợp?
Nếu bạn cần chọn phần mềm quản lý dự án, lập lịch có cân bằng nguồn lực, thực hiện phân tích rủi ro định lượng hoặc chuẩn bị cho kỳ thi quản lý dự án chính thức, hãy tìm ở nơi khác: tài liệu của nhà cung cấp, chuyên gia lập lịch hoặc tài liệu ôn tập của chính tổ chức cấp chứng chỉ.
Tosheo.ai đang được phát triển để dạy mọi người sử dụng các công cụ AI đa dụng trong công việc hằng ngày qua các bài học ngắn và bài thực hành có chấm điểm. Người quản lý dự án sẽ học theo lộ trình Vận hành hoặc Tổng quát dự kiến, hoặc một vai trò tùy chỉnh trong gói Tăng trưởng dự kiến. Sản phẩm không lập kế hoạch dự án thay bạn, không tích hợp với phần mềm quản lý dự án và không cấp chứng chỉ quản lý dự án.
Nguồn và phạm vi
NIST AI 600-1, Hồ sơ trí tuệ nhân tạo tạo sinh, tháng Bảy 2024 ↗