Việc đưa AI vào sử dụng trong công ty thực sự có nghĩa là gì?
Áp dụng AI nghĩa là AI đã trở thành một phần trong cách những người trực tiếp làm việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, có bước kiểm tra để duy trì chất lượng. Điều đó không có nghĩa là đã mua giấy phép, đếm lượt đăng nhập hay gửi email thông báo triển khai. Một nhóm có ba người dùng AI hằng ngày cho các nhiệm vụ được phê duyệt và kiểm tra kỹ đầu ra đã tiến xa hơn trong việc áp dụng AI so với một nhóm mà ai cũng chỉ đăng nhập một lần.
Nên tách riêng ba câu hỏi. Quyền truy cập: mỗi người đã có công cụ được phê duyệt và biết các quy định chưa? Cách sử dụng: họ có dùng công cụ cho những nhiệm vụ phù hợp không? Chất lượng: kết quả công việc có đạt yêu cầu khi được rà soát không? Phần lớn các đợt triển khai giải quyết câu hỏi đầu tiên, đo lường câu thứ hai một cách sơ bộ và bỏ qua câu thứ ba.
Vì sao có quá ít người sử dụng AI sau khi triển khai?
Việc ít người sử dụng sau khi triển khai khá phổ biến và thường có những nguyên nhân thông thường: mọi người chưa thấy AI giúp được nhiệm vụ nào, quy định chưa rõ nên họ tránh dùng công cụ cho an toàn, một kết quả kém ban đầu khiến họ cho rằng không đáng công, hoặc đơn giản là họ chưa có thời gian thực hành. Trong nghiên cứu về việc áp dụng AI của chính phủ Anh, các doanh nghiệp đã dùng AI cho biết trung bình 30% nhân viên của họ đang sử dụng AI, và 77% cho biết chưa đến một nửa nhân viên sử dụng. Cũng theo khảo sát này, những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp chưa áp dụng AI là chưa xác định được nhu cầu và còn hạn chế về kỹ năng, chuyên môn AI. Đây là số liệu do 3,500 doanh nghiệp tại Anh tự báo cáo khi được phỏng vấn vào đầu năm 2025.
Lưu ý rằng không nguyên nhân nào trong số này được giải quyết bằng cách mua công cụ tốt hơn. Chưa xác định được nhu cầu là vấn đề về lựa chọn nhiệm vụ. Quy định không rõ ràng là vấn đề về chính sách. Trải nghiệm ban đầu không tốt là vấn đề về đào tạo và kỳ vọng. Mỗi vấn đề đều có cách khắc phục cụ thể.
| Những gì bạn thấy | Nguyên nhân có thể | Những điều nên thử |
|---|---|---|
| Mọi người đăng nhập một lần rồi ngừng sử dụng | Không có nhiệm vụ rõ ràng để áp dụng | Giao cho mỗi vai trò hai hoặc ba nhiệm vụ có tên cụ thể kèm câu lệnh mẫu |
| Chỉ một vài người hào hứng sử dụng | Những người khác chưa rõ điều gì được phép | Một trang quy tắc kèm ví dụ từ chính công việc của họ |
| 'Nó toàn bịa ra thôi' | Kết quả ban đầu được sử dụng khi chưa kiểm tra hoặc thiếu bối cảnh | Dạy cách cung cấp bối cảnh và dùng danh sách kiểm tra ngắn để rà soát |
| Dùng nhiều, chất lượng kém | Phụ thuộc quá mức; việc kiểm tra đã bị bỏ bê | Kiểm tra ngẫu nhiên một số mẫu và yêu cầu mọi người giải thích những chỗ họ chỉnh sửa |
| Quản lý không sử dụng | Chưa thấy lãnh đạo làm gương | Quản lý chia sẻ một tác vụ họ dùng AI để thực hiện và cách họ kiểm tra kết quả |
Một chiến lược ứng dụng AI thiết thực sẽ như thế nào?
Chiến lược thực tế cho một công ty nhỏ hoặc vừa là một chuỗi hành động, không phải một tài liệu: chọn nhiệm vụ, đặt quy tắc, đào tạo theo các nhiệm vụ đó, rà soát công việc thực tế và mở rộng những cách làm đã chứng tỏ hiệu quả. Các mục dưới đây là kế hoạch do ban biên tập đề xuất cho một nhóm từ 10 đến 200 người, không phải tiêu chuẩn đã được công bố.
Chọn nhiệm vụ theo vai trò trước
Yêu cầu mỗi trưởng nhóm nêu hai hoặc ba nhiệm vụ lặp lại mà AI có thể tạo bản nháp đầu tiên và có người kiểm tra được. Đây mới là các mục tiêu ứng dụng AI, chứ không phải 'dùng AI nhiều hơn'.
Ban hành một trang quy định
Công cụ và gói được phê duyệt, những gì được và không được nhập, ai kiểm tra nội dung nào, cần hỏi ai. Đủ ngắn để nhớ.
Đào tạo qua những nhiệm vụ bạn đã chọn
Các buổi thực hành ngắn tập trung đúng vào những nhiệm vụ đó hiệu quả hơn một khóa học tổng quát. Hãy đưa vào một bản nháp có lỗi được cài sẵn để luyện kỹ năng kiểm tra.
Để mọi người thấy quản lý cũng sử dụng
Việc nhà quản lý cho thấy mình đã dùng AI vào một nhiệm vụ thực tế như thế nào và đã sửa những gì có tác dụng hơn bất kỳ thông báo nào.
Rà soát bài làm, không phải lượt đăng nhập
Sau bốn tuần, cùng người rà soát xem một vài đầu ra của mỗi nhiệm vụ. Hỏi xem mọi người đã ngừng dùng AI cho việc gì và vì sao.
Mở rộng những cách làm đã chứng tỏ hiệu quả
Chỉ thêm nhiệm vụ hoặc người tham gia ở những khâu mà quy trình đang hoạt động hiệu quả. Loại bỏ những nhiệm vụ mà người rà soát phải viết lại toàn bộ.
Làm thế nào để xử lý yếu tố con người khi quản lý thay đổi do AI?
Trao đổi thẳng thắn và từ sớm về việc làm, đồng thời để những người trực tiếp làm việc tham gia lựa chọn nhiệm vụ. Lo lắng của nhân viên là có thật: trong một khảo sát của Acas với 1,023 nhân viên tại Đảo Anh vào mùa xuân năm 2025, 26% cho biết mất việc là mối lo lớn nhất của họ về AI tại nơi làm việc, còn 17% lo AI mắc lỗi. Acas khuyên người sử dụng lao động tham khảo ý kiến nhân viên và đại diện của họ trước khi đưa AI vào sử dụng, đồng thời giải thích cách AI có thể cải thiện công việc trong khi vẫn cần sự tham gia của con người.
Nêu rõ điều gì sẽ thay đổi và điều gì không. Nếu đợt triển khai không cắt giảm vị trí nào, hãy nói rõ. Nếu một số nhiệm vụ sẽ thay đổi, hãy cho biết nhiệm vụ nào và thay đổi ra sao. Sau đó, để mọi người nêu các lo ngại thực tế, chẳng hạn như bảo mật thông tin khách hàng hoặc độ chính xác, và chuyển những ý kiến phù hợp thành quy tắc. Mọi người sẵn sàng sử dụng công cụ mà họ góp phần định hình hơn nhiều so với công cụ chỉ được thông báo cho họ.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Cần làm gì để khắc phục việc triển khai bị đình trệ?
Pellow Analytics, một công ty phần mềm giả định có 60 nhân viên, đã mua giấy phép gói doanh nghiệp của một trợ lý AI cho tất cả mọi người. Sáu tuần sau, bảng quản trị cho thấy phần lớn nhân viên đã đăng nhập trong tuần triển khai, nhưng chỉ một số ít sử dụng hằng tuần, chủ yếu ở bộ phận kỹ thuật và tiếp thị. Phản ứng đầu tiên của giám đốc vận hành là gửi thư nhắc nhở. Nhưng thay vào đó, bà hỏi ba trưởng nhóm về nguyên nhân.
Các câu trả lời rất cụ thể. Bộ phận chăm sóc khách hàng không biết có được dán thư của khách hàng vào hay không (bảng quy định ghi 'không dùng dữ liệu mật' nhưng không có ví dụ). Bộ phận tài chính thử dùng một lần để giải thích chênh lệch, nhận được nguyên nhân bịa đặt rồi bỏ cuộc. Bộ phận bán hàng nghĩ đó là công cụ 'dành cho tiếp thị'. Cách khắc phục cũng cụ thể không kém. Bộ phận chăm sóc khách hàng được hướng dẫn: dán nội dung thư sau khi thay tên khách hàng và công ty bằng các trường giữ chỗ. Bộ phận tài chính được giao một nhiệm vụ với câu lệnh 'mô tả thay đổi trong số liệu; không nêu nguyên nhân trừ khi nguyên nhân đó có trong ghi chú tôi cung cấp' và một bước kiểm tra: tính lại mọi con số. Bộ phận bán hàng được giao hai nhiệm vụ rõ ràng: chỉnh lý ghi chú cuộc gọi và soạn thư liên hệ tiếp theo từ những ghi chú đó.
Mỗi trưởng nhóm tổ chức một buổi thực hành dài 30 phút về các công việc của nhóm mình. Bốn tuần sau, giám đốc vận hành cùng trưởng nhóm xem năm sản phẩm đầu ra của mỗi nhóm, không phải biểu đồ đăng nhập. Hai công việc đang cho kết quả tốt, một công việc cần câu lệnh tốt hơn, còn một công việc là soạn thư điện tử báo giá gia hạn thì bị loại bỏ vì người rà soát phải viết lại mọi bản nháp. Đó mới là ứng dụng thực tế: ít quy trình hơn, tốt hơn và thực sự được mọi người sử dụng.
Quá trình ứng dụng AI gồm những giai đoạn nào?
Không có một mô hình giai đoạn thống nhất; các đơn vị tư vấn và nhà cung cấp công bố những mô hình khác nhau. Với công ty nhỏ hoặc vừa, có thể dùng cách mô tả thực tiễn gồm bốn giai đoạn: thử nghiệm (cá nhân tự thử, thường bằng tài khoản cá nhân), được phê duyệt (một công cụ, một gói dành cho doanh nghiệp và quy tắc bằng văn bản), thành nếp (các nhiệm vụ cụ thể với câu lệnh và bước kiểm tra được người phụ trách thực hiện hằng tuần) và cải tiến (công ty rà soát kết quả, ngừng các quy trình kém hiệu quả và chủ động bổ sung quy trình mới). Đây là cách mô tả do ban biên tập xây dựng, không phải một khung đã được công bố.
Bước chuyển quan trọng là từ được phê duyệt sang sử dụng thường xuyên. Nhiều công ty dừng ở bước phê duyệt: họ có giấy phép và chính sách, rồi tự hỏi vì sao chẳng có mấy thay đổi. Để đưa vào sử dụng thường xuyên cần lựa chọn nhiệm vụ, thực hành và rà soát, cũng chính là những việc trang này mô tả.
Người quản lý nên theo dõi những dấu hiệu nào?
Theo dõi chất lượng công việc và việc sử dụng lặp lại cho các tác vụ cụ thể, không phải tổng số lần đăng nhập. Các dấu hiệu hữu ích gồm: mỗi tuần có bao nhiêu tác vụ đã phê duyệt được thực hiện đúng cách, người rà soát phải sửa bao nhiêu, lỗi có được phát hiện trước khi sản phẩm công việc ra khỏi nhóm hay không, và mọi người có giải thích được những gì họ đã sửa trong bản nháp hay không. Số lần đăng nhập cho biết tình hình truy cập; chúng không nói lên được nhiều về việc công việc có tốt hơn hay không.
Hãy thận trọng với những cải thiện do người dùng tự báo cáo. Người thích một công cụ thường đánh giá quá cao thời gian mà công cụ đó tiết kiệm được, còn người không thích thường đánh giá quá thấp. Một vài mẫu trước và sau của cùng một công việc, do cùng một người kiểm tra, là bằng chứng tốt hơn. Phần trả lời của chúng tôi về cách đo lường hiệu quả đào tạo AI trình bày kỹ hơn.
Khi nào việc thúc đẩy sử dụng AI là mục tiêu sai?
Thúc đẩy sử dụng AI là mục tiêu sai khi công việc không phù hợp với AI, khi không ai có thể kiểm tra kết quả đầu ra, hoặc khi vấn đề thực sự của nhóm là khối lượng công việc hay quy trình. Mục tiêu như 'mọi người đều dùng AI hằng ngày' khuyến khích sử dụng chỉ để có sử dụng và có thể đẩy mọi người vào những công việc mà AI làm tăng rủi ro nhưng không mang lại giá trị. Việc một số vị trí hiếm khi dùng AI là hoàn toàn bình thường.
Đó cũng là mục tiêu sai nếu các quy định chưa được thống nhất. Khuyến khích sử dụng trước khi mọi người biết mình được phép chia sẻ những gì sẽ dẫn đến đúng những sai sót về dữ liệu khiến lãnh đạo ngừng cho dùng công cụ.
Tosheo.ai có vai trò gì trong việc đưa AI vào sử dụng?
Tosheo.ai đang được phát triển cho phần thực hành trong quá trình đưa AI vào sử dụng. Theo kế hoạch khi ra mắt, người quản lý chọn vai trò và các công cụ AI nhóm sử dụng; mỗi người làm bài đánh giá đầu vào 5 phút, sau đó học các bài dài 10 đến 15 phút, kết thúc bằng bài thực hành với công cụ AI thực tế, được chấm theo bảng tiêu chí công khai. Bảng theo dõi dành cho người quản lý dự kiến sẽ hiển thị tiến bộ về kỹ năng và mức độ hoàn thành, không bao giờ hiển thị nhật ký trò chuyện nguyên gốc. Nền tảng cũng dự kiến gửi lời nhắc cho người học không hoạt động và bản tổng hợp hằng tuần cho người quản lý.
Sản phẩm chưa được xây dựng nên chưa có kết quả triển khai thực tế để công bố. Đây không phải giải pháp phù hợp nếu quy định của bạn chưa rõ ràng hoặc nhóm chưa có công việc phù hợp với AI; hãy giải quyết những vấn đề đó trước bằng các bước ở trên. Mức giá dự kiến có trên trang giá.
Nguồn và phạm vi
GOV.UK, trang công bố Nghiên cứu về việc ứng dụng AI, sửa đổi tháng 2 năm 2026 ↗
Acas, 1 trong 4 người lao động lo ngại AI sẽ dẫn đến mất việc làm, ngày 28 tháng 4 năm 2025 ↗