AI cho tài chính: hướng dẫn thực tiễn cho đội ngũ tài chính

Hướng dẫn này đề cập và không đề cập đến những nội dung nào?

Hướng dẫn này dành cho thành viên bộ phận tài chính sử dụng AI trong công việc của mình: chuyên viên phân tích FP&A, đối tác tài chính của các bộ phận kinh doanh, kế toán quản trị và quản lý tài chính chuẩn bị báo cáo, nhận định và phân tích. Nội dung tập trung vào soạn thảo, giải thích và kiểm tra bằng các công cụ như ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot trong Excel.

Nội dung này không nói về AI trong ngành ngân hàng hay dịch vụ tài chính, chẳng hạn phát hiện gian lận, chấm điểm tín dụng, giao dịch thuật toán hoặc tư vấn đầu tư tự động. Đó là những sản phẩm được xây dựng và quản lý như các hệ thống, đặt ra những vấn đề khác. Công việc kế toán và ghi sổ có hướng dẫn riêng, được liên kết bên dưới. Không có nội dung nào ở đây là tư vấn đầu tư, thuế hoặc kế toán.

AI hỗ trợ đội ngũ tài chính nhiều nhất ở những việc nào?

AI hữu ích nhất khi công việc là giải thích những con số bạn đã có, thay vì tạo ra số liệu mới. AI làm tốt về ngôn ngữ và cấu trúc, nhưng không đáng tin cậy khi tính toán số học hay xác định vì sao một con số thay đổi.

Phần nhận xét về chênh lệch do AI soạn và đã được kiểm tra trông như thế nào?

Marlow Outdoor là một nhà bán lẻ thiết bị cắm trại giả định. Bộ báo cáo quản trị tháng 10 của công ty cho thấy doanh thu dự toán là 420 (đơn vị nghìn), thực tế là 388; chi phí tiếp thị dự toán là 60, thực tế là 71. Chuyên viên phân tích đã dán bảng vào một trợ lý và yêu cầu 'nhận xét về kết quả hoạt động tháng 10'.

Bản nháp nói doanh thu giảm 8.2 phần trăm 'do nhu cầu theo mùa yếu hơn', rằng việc chi vượt ngân sách tiếp thị 'phản ánh khoản đầu tư cho chiến dịch mùa thu, dự kiến sẽ giúp tháng Mười Một đạt kết quả tốt hơn', và nhận định tình hình chung là 'về cơ bản vẫn đúng kế hoạch'. Tính lại cho thấy doanh thu thiếu hụt 32, tức 7.6 phần trăm so với ngân sách, không phải 8.2. Tiếp thị vượt ngân sách 11, tương đương 18.3 phần trăm. Bảng không nói gì về tính thời vụ hay chiến dịch mùa thu, và 'dự kiến sẽ giúp tháng Mười Một đạt kết quả tốt hơn' là một dự báo chưa ai đưa ra.

Chuyên viên phân tích viết lại câu lệnh: 'Chỉ dùng bảng này, hãy nêu từng khoản chênh lệch bằng giá trị tuyệt đối và tỷ lệ phần trăm. Không đưa ra nguyên nhân hoặc dự báo. Liệt kê những câu hỏi tôi cần trả lời trước khi có thể giải thích từng khoản chênh lệch.' Bản nháp mới nêu đúng số liệu và đặt ra những câu hỏi hữu ích: chi phí tiếp thị vượt mức có liên quan đến chênh lệch thời điểm ghi nhận hóa đơn không, và phần doanh thu thiếu hụt có tập trung ở một kênh không? Chuyên viên phân tích tìm câu trả lời từ sổ kế toán và báo cáo thương mại điện tử, rồi tự viết bổ sung các nguyên nhân đã được xác nhận.

Thói quen nên rút ra từ đây là chia công việc thành hai phần. Để công cụ sắp xếp cấu trúc và diễn đạt. Tự làm phép tính và giải thích nguyên nhân dựa trên nguồn.

Làm thế nào để sử dụng AI với bảng tính một cách an toàn?

Hãy coi công thức do AI viết như công thức từ một đồng nghiệp mới: hữu ích, nhưng cần kiểm thử trước khi tin dùng. Microsoft mô tả Copilot trong Excel có khả năng chỉnh sửa trang tính, tạo công thức, lập biểu đồ và bảng tổng hợp, đồng thời hoạt động ở các chế độ chỉnh sửa, lập kế hoạch hoặc trò chuyện; hãng cũng cho biết bạn vẫn kiểm soát những gì công cụ thay đổi. Chế độ lập kế hoạch, vốn đề xuất cách làm trước khi chỉnh sửa, là điểm khởi đầu an toàn hơn cho mọi việc quan trọng.

Kiểm tra mọi công thức mới trên một vài hàng mà bạn đã biết đáp án, bao gồm một trường hợp biên như ô trống, giá trị âm hoặc ngày cuối tháng. Chú ý các số được nhập cố định đáng lẽ phải là tham chiếu, các phạm vi không bao quát hết dữ liệu và các phép tra cứu âm thầm trả về kết quả khớp đầu tiên. Nếu một trợ lý đa năng đề xuất công thức, hãy dán công thức đó vào bản sao của tệp bảng tính, không phải mô hình đang dùng thực tế.

Bạn nên kiểm tra kết quả phân tích tài chính của AI như thế nào?

Hãy kiểm tra như thể nội dung đó do một nhân viên ít kinh nghiệm nhưng tự tin chuẩn bị mà không được xem sổ cái. Hồ sơ AI tạo sinh của NIST mô tả hiện tượng bịa đặt là việc tạo ra nội dung được trình bày đầy tự tin nhưng sai sót hoặc sai sự thật, và chính những đoạn viết về tài chính với giọng điệu tự tin là nơi dễ bỏ sót vấn đề này.

Có ChatGPT dành cho tài chính không, và AI nào tốt nhất cho phân tích tài chính?

Không có một phiên bản dành cho tài chính nào rõ ràng là tốt nhất. Các nhóm tài chính thường chọn giữa ba loại công cụ: trợ lý đa năng có tính năng phân tích tệp, AI tích hợp trong bảng tính như Copilot trong Excel, và tính năng AI trong phần mềm tài chính và lập kế hoạch. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc nhiều hơn vào nơi dữ liệu hiện được lưu và những gì công ty đã phê duyệt, thay vì mô hình nào đứng đầu bảng xếp hạng tháng này.

Dù sử dụng công cụ nào, hãy kiểm tra điều khoản của gói dịch vụ về cách lưu trữ các tệp được tải lên và liệu nội dung có được dùng để cải thiện mô hình hay không. Tải một bộ báo cáo quản trị lên tài khoản cá nhân khác với việc phân tích bộ báo cáo đó trong không gian làm việc dành cho doanh nghiệp đã được phê duyệt.

Những thông tin tài chính nào không nên đưa vào các công cụ AI?

Không đưa vào bất cứ thông tin nào mà công ty chưa phê duyệt cho công cụ đang dùng, và áp dụng kiểm soát nghiêm ngặt nhất với kết quả chưa công bố, bảng lương và dữ liệu lương cá nhân, công việc liên quan đến giao dịch và mua lại doanh nghiệp, thông tin ngân hàng và mọi thông tin có thể ảnh hưởng đến giá chứng khoán. Với các công ty niêm yết, thông tin nội bộ chịu sự điều chỉnh của những quy định không thay đổi chỉ vì một công cụ tiện lợi.

Một thói quen thiết thực là thực hành và xây dựng cấu trúc trên dữ liệu giả định hoặc đã ẩn danh, rồi áp dụng công thức hoặc mẫu đã hoàn thiện vào tệp thật trong các hệ thống đã được phê duyệt.

Khi nào đội ngũ tài chính không nên sử dụng AI?

Không dùng đầu ra của AI làm nguồn cho số liệu báo cáo, dự báo được trình bày như sự thật hay bằng chứng kiểm toán. Không dùng đầu ra đó để quyết định cách xử lý kế toán, cách áp dụng quy định thuế hay khoản đầu tư. AI có thể giúp bạn soạn câu hỏi để trao đổi với chuyên gia tư vấn có chuyên môn phù hợp, và đây thường là điều hữu ích nhất mà AI làm được.

Cũng không đáng dùng cho những phép tính nhỏ, quen thuộc. Nhập một phép tính chênh lệch vào cuộc trò chuyện rồi kiểm tra câu trả lời mất nhiều thời gian hơn viết công thức.

Đội ngũ tài chính có thể phát triển kỹ năng này như thế nào?

Dùng bài tập Marlow Outdoor, hoặc một bài tương tự, làm bài thực hành nhóm: cùng một bảng dữ liệu, một bản nháp do AI tạo và một danh sách ngắn của mỗi người về những gì họ đã sửa. Những chỉnh sửa này cho thấy ai tính toán lại và ai tin vào lời văn.

Tosheo.ai đang được phát triển với lộ trình tài chính dự kiến có các nhiệm vụ như thế này, phản hồi theo bảng tiêu chí chấm điểm công khai và giao diện cho người quản lý xem tiến bộ về kỹ năng mà không có nhật ký trò chuyện. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng, nên đây là phạm vi dự kiến, không phải dịch vụ đang hoạt động, và các bài học không phải chương trình đào tạo hay tư vấn tài chính chuyên nghiệp.

Nguồn và phạm vi

NIST, Khung quản lý rủi ro trí tuệ nhân tạo: Hồ sơ AI tạo sinh (NIST AI 600-1), July 2024 ↗

Bộ phận hỗ trợ Microsoft, bắt đầu sử dụng Copilot trong Excel ↗