Nhân viên của bạn thực sự có phiên bản Copilot nào?
Hãy tìm hiểu trước khi lên kế hoạch đào tạo, vì trải nghiệm sử dụng có sự khác biệt. Microsoft cho biết Copilot Chat được bao gồm trong các gói đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện và không cần giấy phép Microsoft 365 Copilot để sử dụng. Giấy phép bổ sung trả phí mở rộng phạm vi nội dung trong tổ chức mà Copilot có thể truy cập.
Microsoft cũng đang đổi tên các sản phẩm. Tài liệu của hãng lưu ý rằng Microsoft 365 Copilot hiện có tên là Microsoft Copilot và Microsoft 365 Copilot Chat hiện có tên là Microsoft Copilot Chat, nhưng một số giấy phép và màn hình vẫn hiển thị tên cũ trong giai đoạn chuyển đổi. Hãy lường trước việc nhân viên có thể nhầm lẫn và nói rõ công ty bạn dùng sản phẩm nào.
Microsoft tóm tắt cách sử dụng dữ liệu làm căn cứ như sau: Copilot Chat trên web hoặc ứng dụng dựa vào web, nội dung người dùng cung cấp và ngữ cảnh từ các ứng dụng được hỗ trợ; Copilot Chat trong Outlook bổ sung hộp thư đến, lịch, cuộc họp, cuộc trò chuyện và một phần nội dung liên quan; phiên bản có giấy phép có thể suy luận trên nội dung Microsoft 365 thông qua Microsoft Graph, Work IQ và lập chỉ mục ngữ nghĩa. Một buổi đào tạo trình diễn phiên bản có giấy phép cho những người chỉ có Copilot Chat sẽ khiến họ thất vọng ngay từ ngày đầu.
| Kinh nghiệm | Những nguồn được sử dụng, theo Microsoft | Những nội dung cần đào tạo trước |
|---|---|---|
| Copilot Chat (trên trình duyệt hoặc ứng dụng) | Web, nội dung người dùng dán hoặc tải lên, ngữ cảnh từ các ứng dụng được hỗ trợ | Đưa ra yêu cầu rõ ràng, tải đúng tệp lên, kiểm tra câu trả lời dựa trên nguồn trên web |
| Copilot Chat trong Outlook | Hộp thư đến, lịch, cuộc họp, cuộc trò chuyện và một phần nội dung liên quan có giới hạn | Tóm tắt chuỗi trao đổi, soạn câu trả lời, tìm thông tin cuộc họp |
| Microsoft Copilot có giấy phép sử dụng | Nội dung Microsoft 365 mà người dùng có quyền truy cập trên các ứng dụng | Tóm tắt từ nhiều nguồn, tác vụ trong Word và Excel, kiểm tra những gì Copilot đã đưa vào |
Cần những giấy phép sử dụng nào cho Copilot?
Copilot Chat đi kèm các gói đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện; để có trải nghiệm đầy đủ hơn, cần mua thêm giấy phép bổ sung trên một gói đủ điều kiện. Trang cấp phép của Microsoft liệt kê tùy chọn Microsoft Copilot Business dành cho các gói doanh nghiệp, bao gồm Microsoft 365 Business Basic, Business Standard và Business Premium, cùng giấy phép bổ sung Microsoft Copilot dành cho danh sách dài hơn gồm các gói cho doanh nghiệp lớn, nhân viên tuyến đầu và ứng dụng.
Với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi thực tế là ai cần tính năng bổ sung trước. Những người xử lý nhiều email, cuộc họp và tài liệu dùng chung, như người quản lý khách hàng, trưởng dự án và nhân viên vận hành, thường thấy khác biệt sớm hơn những người chủ yếu soạn thảo từ đầu. Các trang về giấy phép và giá của Microsoft có mức giá hiện hành; hãy kiểm tra trực tiếp thay vì dựa vào con số trên trang của một đơn vị đào tạo.
Bạn nên khắc phục những gì trước khi bắt đầu đào tạo?
Rà soát quyền truy cập tệp trước khi cho bất kỳ ai sử dụng phiên bản có giấy phép. Microsoft cho biết Copilot chỉ hiển thị dữ liệu của tổ chức mà người dùng có ít nhất quyền xem. Điều đó giúp yên tâm, nhưng cũng chính là lý do cần kiểm tra: nếu bảng tính lương nằm trong thư mục SharePoint được chia sẻ với mọi người, Copilot có thể dùng dữ liệu đó để trả lời bất kỳ ai đặt đúng câu hỏi.
Nhờ người quản trị Microsoft 365 rà soát các trang và thư mục được chia sẻ rộng rãi, nhãn mức độ nhạy cảm nếu có sử dụng, và quyền truy cập của khách. Tài liệu của Microsoft lưu ý rằng các quyền cấp cho người bên ngoài tổ chức thông qua những tính năng như kênh Teams được chia sẻ cũng được áp dụng. Microsoft cũng nêu rằng các câu lệnh, phản hồi và dữ liệu được truy cập qua Microsoft Graph không được dùng để huấn luyện mô hình nền tảng. Hãy đọc toàn bộ trang về quyền riêng tư để biết chi tiết về việc lưu giữ và xóa dữ liệu.
Sau đó, viết rõ các quy tắc về thông tin bằng ngôn ngữ đơn giản như với bất kỳ công cụ AI nào: những gì được phép, những gì cần thận trọng và những gì không được đưa vào. Hướng dẫn về chính sách sử dụng được chấp nhận có mẫu cho việc này.
Nhân viên có thể học cách sử dụng Copilot miễn phí ở đâu?
Microsoft cung cấp khá nhiều nội dung đào tạo Copilot miễn phí, và đây là nơi phù hợp để tìm hiểu chính sản phẩm này. Theo Microsoft, người dùng Microsoft 365 có thể truy cập Copilot Academy qua Viva Learning trên web hoặc trong Teams bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học. Nội dung bao gồm các phần như bắt đầu sử dụng và viết câu lệnh nâng cao, các lộ trình học Copilot trong Excel, Word, PowerPoint, Teams và Outlook, cùng các lộ trình theo vai trò trong những lĩnh vực như tài chính, nhân sự, tiếp thị, vận hành và bán hàng.
Microsoft Learn cũng có các lộ trình cho người mới bắt đầu như AI Fluency, bao gồm các học phần về AI tạo sinh, AI có trách nhiệm và cách bắt đầu sử dụng Microsoft Copilot. Hãy cẩn thận với kết quả tìm kiếm: một số lộ trình Microsoft Learn có Copilot trong tiêu đề nói về GitHub Copilot, một công cụ lập trình, chứ không phải trợ lý Microsoft 365.
Với người phụ trách triển khai, trang hỗ trợ ứng dụng của Microsoft liệt kê các tài nguyên gồm cẩm nang cho người dẫn dắt sử dụng Copilot, danh sách kiểm tra về công nghệ thông tin, mẫu email ra mắt và khởi động từ lãnh đạo, cùng bộ công cụ tổ chức hoạt động thực hành viết câu lệnh. Doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo cách tổ chức này mà không cần triển khai một chương trình quy mô lớn.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Chi phí đào tạo Copilot là bao nhiêu?
Tài liệu học tập của Microsoft không tốn chi phí nào ngoài thời gian của nhân viên. Các khóa học có giảng viên hướng dẫn từ đối tác đào tạo có thu phí, với mức giá khác nhau tùy nhà cung cấp, hình thức và quốc gia, nên hãy so sánh trực tiếp. Chi phí lớn hơn thường là số giờ nhân viên bỏ ra, vì vậy các buổi học ngắn gắn với công việc thực tế thường đáng tiền hơn một khóa học tổng quát kéo dài cả ngày.
Hỏi bất kỳ đơn vị đào tạo có thu phí nào về nội dung buổi học dành riêng cho các vai trò trong nhóm bạn, người học sẽ thực hành trong môi trường riêng của tổ chức hay môi trường minh họa, và sau đó bạn sẽ xác định khả năng thực hiện công việc của họ bằng cách nào. Chứng nhận khóa học cho thấy người học đã tham gia; chứng nhận đó không cho thấy một trợ lý tài chính giờ đây có thể kiểm tra phần giải thích chênh lệch do Copilot tạo.
Việc thực hành Copilot theo từng vai trò diễn ra như thế nào?
Thực hành theo từng vai trò nghĩa là mỗi người thực hiện một nhiệm vụ thực tế trong công việc bằng phiên bản Copilot họ đang có, rồi kiểm tra kết quả. Dưới đây là ví dụ từ Calder and Co, một công ty kế toán giả định gồm 40 người dùng Microsoft 365 Business Standard, trong đó các quản lý khách hàng được sử dụng phiên bản có giấy phép.
Yêu cầu yếu trong Copilot Chat: "Tóm tắt tình hình khách hàng Ashdown." Copilot trả về bản tóm tắt trộn lẫn các vấn đề cuối năm ngoái với năm nay, vì cả hai nhóm thư đều nhắc đến cùng một khách hàng.
Yêu cầu tốt hơn: "Chỉ tóm tắt email và ghi chú cuộc họp về Ashdown Bakery trong bốn tuần gần nhất. Liệt kê các câu hỏi chưa được giải đáp của khách hàng, những tài liệu chúng tôi vẫn đang chờ và mọi thời hạn được nhắc đến. Ghi ngày và người gửi cho từng mục để tôi có thể kiểm tra." Câu trả lời thứ hai liệt kê ba tài liệu chưa nhận được, kèm ngày và người gửi.
Người quản lý khách hàng mở từng thư được tham chiếu, phát hiện một tài liệu thực ra đã được gửi đến hộp thư của đồng nghiệp và xóa tài liệu đó khỏi danh sách. Phiên bản đã kiểm tra được lưu vào hồ sơ khách hàng. Kỹ năng được thực hành không chỉ là viết câu lệnh; đó còn là kiểm tra những gì Copilot đưa vào và nhận ra những gì công cụ không thể thấy.
Người quản lý khách hàng
Tóm tắt các email và cuộc họp gần đây của khách hàng thành những việc chưa giải quyết, rồi đối chiếu từng việc với nguồn.
Vận hành
Chuyển bản tóm tắt cuộc họp trên Teams thành danh sách việc cần làm, kèm người phụ trách và ngày thực hiện, rồi xác nhận rằng những người phụ trách đã đồng ý.
Tài chính
Yêu cầu Copilot trong Excel giải thích chênh lệch giữa hai tháng, sau đó tự tính lại một cách độc lập.
Tiếp thị
Soạn bản yêu cầu chiến dịch trong Word từ một bản yêu cầu trước đó và các ghi chú, sau đó đối chiếu các nội dung khẳng định với thông điệp đã được phê duyệt.
Công ty nhỏ nên triển khai đào tạo Copilot như thế nào?
Triển khai cho một nhóm nhỏ ban đầu, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người và đánh giá ngắn sau hai tuần. Hướng dẫn triển khai sử dụng của Microsoft mô tả việc cấp giấy phép cho nhóm đầu tiên, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ: chọn những người có công việc được hưởng lợi rõ ràng, đào tạo họ, rồi mở rộng.
Tổ chức một buổi ngắn mỗi tuần. Trong mỗi buổi, minh họa một công việc, để mọi người thử trên công việc của chính họ và kết thúc bằng việc mỗi người mô tả một điểm họ đã sửa trong đầu ra của Copilot cùng lý do. Nhờ một người nòng cốt trong mỗi nhóm thu thập các yêu cầu cho kết quả tốt và những vấn đề thường xuyên lặp lại. Nếu ít người sử dụng Copilot sau tháng đầu tiên, trang giải đáp về tỷ lệ sử dụng Copilot thấp trình bày các nguyên nhân thường gặp.
Khi nào hình thức đào tạo này không phải là giải pháp phù hợp?
Nếu công ty bạn không dùng Microsoft 365, hoặc phần lớn nhân viên làm việc trên Google Workspace, đào tạo Copilot không phải điểm khởi đầu phù hợp; thay vào đó, hãy xem hướng dẫn về Gemini. Nếu bạn cần đào tạo cho lập trình viên về GitHub Copilot, đó là một sản phẩm khác với các lộ trình riêng trên Microsoft Learn.
Nếu nhu cầu chính của bạn là triển khai kỹ thuật, chẳng hạn cấu hình tác nhân Copilot, ngăn ngừa mất dữ liệu hoặc thiết lập kiểm soát trên toàn bộ môi trường của tổ chức, đó là công việc của quản trị viên; tài liệu quản trị của Microsoft và một đối tác đủ năng lực là nguồn tham khảo phù hợp hơn kế hoạch đào tạo nhân viên. Đào tạo nhân viên được thực hiện sau khi thiết lập kỹ thuật; nó không thay thế việc đó.
Tosheo.ai sẽ hỗ trợ đào tạo Copilot như thế nào?
Tosheo.ai đang được phát triển để mỗi nhân viên được thực hành theo vai trò trên các công cụ nhóm sử dụng, bao gồm Copilot. Theo kế hoạch khi ra mắt, người quản lý chọn vai trò và công cụ, mỗi người học hoàn thành các bài học ngắn, kết thúc bằng một nhiệm vụ trong công cụ thực tế, được chấm theo bảng tiêu chí công khai. Dự kiến người quản lý sẽ thấy tiến bộ về kỹ năng, không thấy nhật ký trò chuyện.
Sản phẩm bổ sung chứ không thay thế tài liệu miễn phí của Microsoft. Sản phẩm chưa được xây dựng, nên đây là phạm vi dự kiến; mức giá dự kiến có trên trang giá.
Nguồn và phạm vi
Microsoft Learn, tổng quan về Microsoft Copilot Chat, kiểm tra ngày 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, các lựa chọn giấy phép cho Microsoft Copilot, kiểm tra ngày 16 October 2026 ↗
Microsoft Learn, lộ trình học sử dụng AI thành thạo, kiểm tra ngày 16 October 2026 ↗