Người quản lý có thể sử dụng AI trong công việc của mình như thế nào?
Quản lý có thể dùng AI để chuẩn bị và soạn thảo nội dung phục vụ công việc quản lý con người, miễn là họ vẫn là người đưa ra quyết định. Những tác vụ hữu ích có một điểm chung: quản lý đã nắm rõ thông tin thực tế và muốn được hỗ trợ sắp xếp hoặc diễn đạt chúng.
Chỉ sử dụng lượng thông tin cá nhân tối thiểu cần thiết cho nhiệm vụ và chỉ dùng các công cụ đã được tổ chức phê duyệt. Không đưa ghi chú về sức khỏe, hoàn cảnh gia đình hoặc khiếu nại của một cá nhân vào trợ lý đa năng.
Chuẩn bị cho cuộc trao đổi riêng
Chuyển ghi chú của bạn từ cuộc họp gần nhất và các ưu tiên hiện tại của người đó thành chương trình họp với hai hoặc ba câu hỏi mở.
Sắp xếp phản hồi theo cấu trúc
Sắp xếp những quan sát cụ thể theo cấu trúc tình huống, hành vi và tác động trước khi trao đổi. Đó phải là những điều bạn tự quan sát được.
Tóm tắt thông tin cập nhật của đội ngũ
Tổng hợp nhiều bản cập nhật bằng văn bản thành một bản tổng quan cho quản lý trực tiếp của bạn, đồng thời ghi rõ từng ý là của ai.
Giải thích một thay đổi
Soạn tin nhắn cho nhóm về một quy trình mới, sau đó hỏi trợ lý xem nhóm có thể sẽ đặt những câu hỏi nào.
Cân nhắc thấu đáo một quyết định
Trình bày các phương án và hệ quả để quyết định cách phân bổ nguồn lực hoặc thứ tự ưu tiên, rồi tự mình đưa ra quyết định.
Lập kế hoạch cuộc họp
Chuyển một mục đích mơ hồ thành chương trình họp, nêu rõ quyết định cần đưa ra và thời gian cho từng mục.
Phản hồi được xây dựng với sự hỗ trợ của AI trông như thế nào khi được thực hiện tốt?
Khi làm đúng, người quản lý cung cấp những quan sát cụ thể, còn AI chỉ hỗ trợ sắp xếp nội dung và diễn đạt. Khi làm sai, AI biến những ghi chú sơ sài thành các nhận định đầy chắc chắn về tính cách của một người.
Ví dụ giả định. Dana quản lý một nhóm dịch vụ khách hàng nhỏ tại Copperleaf Bookkeeping. Ghi chú của cô về một thành viên trong nhóm, Sam: 'Trễ hai hạn chót của khách hàng trong tháng 9 (tệp bảng lương Acme, bộ hồ sơ thuế giá trị gia tăng Riverside). Cả hai khách hàng đều đã gửi email cho tôi. Sam trao đổi qua điện thoại với khách hàng rất tốt, khách hàng thường yêu cầu đích danh cậu ấy. Có vẻ quá tải từ khi nhận phụ trách khách hàng Hollis.'
Một câu lệnh thiếu chặt chẽ, 'Viết phản hồi cho Sam dựa trên những ghi chú này', tạo ra những câu như 'Sam thiếu kỹ năng tổ chức và cần thể hiện tinh thần cam kết cao hơn' và 'Điều này đã làm tổn hại danh tiếng của chúng ta với các khách hàng quan trọng.' Cả hai đều không có trong ghi chú. 'Thiếu tinh thần cam kết' là nhận xét về phẩm chất cá nhân mà bằng chứng không đủ để kết luận, còn tuyên bố về tổn hại danh tiếng là bịa đặt.
Câu lệnh tốt hơn: 'Giúp tôi sắp xếp nội dung phản hồi cho một buổi trao đổi riêng. Chỉ dùng những ghi nhận dưới đây. Mô tả hành vi và tác động của hành vi đó, không nhận xét tính cách. Đưa cả ghi nhận tích cực vào. Kết thúc bằng một câu hỏi mở về khối lượng công việc. Không kết luận về thái độ của người đó.' Bản đã kiểm tra mở đầu bằng hai lần trễ hạn và các email của khách hàng, ghi nhận cụ thể những cuộc gọi với khách hàng, rồi hỏi: 'Từ khi bạn tiếp nhận Hollis, bạn có xoay xở được với khối lượng công việc không, và điều gì sẽ giúp ích cho bạn?' Sau đó, Dana chỉnh lại cách diễn đạt cho đúng giọng của mình trước buổi gặp.
Những quyết định nào người quản lý không nên để AI tham gia?
Không dùng AI để ra quyết định về con người: đánh giá hiệu suất, lương, thăng chức, kỷ luật, sa thải và phân công công việc dựa trên hành vi hoặc đặc điểm của họ. Dùng AI để chuẩn bị và diễn đạt, không phải để phán xét.
Trong các trường hợp sử dụng có rủi ro cao tại Phụ lục III, EU AI Act liệt kê những hệ thống AI được dùng để đưa ra quyết định ảnh hưởng đến điều kiện của quan hệ công việc, việc thăng chức hoặc chấm dứt quan hệ đó, phân công nhiệm vụ dựa trên hành vi hoặc đặc điểm cá nhân, hay giám sát và đánh giá hiệu suất cũng như hành vi của người lao động. Việc quản lý nhờ trợ lý sắp xếp lại ghi chú của chính mình không phải là triển khai một hệ thống như vậy, nhưng yêu cầu công cụ chấm điểm hoặc xếp hạng các thành viên trong nhóm là đang tiến gần đến cách sử dụng đó.
Giám sát là một cái bẫy liên quan. Hướng dẫn của ICO tại Vương quốc Anh về giám sát người lao động nêu rằng người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động về việc giám sát, làm rõ mục đích và chọn biện pháp ít xâm phạm nhất để đạt mục đích đó. Hướng dẫn cũng lưu ý rằng việc có sẵn một hình thức giám sát không có nghĩa đó là cách tốt nhất để đạt mục tiêu. Đọc các cuộc trò chuyện với AI của nhân viên để xem họ sử dụng công cụ ra sao chính là giám sát. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Làm thế nào để dẫn dắt một đội ngũ sử dụng AI?
Cung cấp cho nhóm các quy tắc rõ ràng, thời gian thực hành và ví dụ về sản phẩm đạt yêu cầu, sau đó đánh giá chính sản phẩm công việc. Phần lớn vấn đề trong việc đưa AI vào sử dụng không nằm ở công cụ: mọi người chưa rõ điều gì được phép, không có thời gian học hoặc chưa từng thấy cách sử dụng hiệu quả trong chính công việc của mình.
Nêu rõ những gì được phép
Nêu rõ các công cụ được phê duyệt, những thông tin được phép đưa vào và những nội dung luôn phải được con người kiểm tra. Ghi thành văn bản bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Mỗi người bắt đầu với một nhiệm vụ
Yêu cầu mỗi người chọn một nhiệm vụ lặp lại, ít rủi ro trong vai trò của mình, chẳng hạn như viết bản nháp đầu tiên hoặc tóm tắt.
Dành riêng một ít thời gian
Một khoảng thời gian ngắn để thực hành đều đặn hiệu quả hơn một buổi tập huấn dài duy nhất mà mọi người rồi sẽ quên.
Chia sẻ bản trước và sau
Trong cuộc họp nhóm, hãy nhờ một người trình bày câu lệnh, kết quả đầu tiên và những gì họ đã chỉnh sửa. Những chỉnh sửa đó giúp mọi người học được nhiều hơn chính câu lệnh.
Rà soát kết quả đầu ra, không phải mức độ sử dụng
Kiểm tra một số sản phẩm công việc có AI hỗ trợ như cách bạn kiểm tra mọi công việc khác. Hỏi xem những gì đã được xác minh và bằng cách nào.
Tự mình làm mẫu
Cho nhóm biết khi nào bạn đã dùng AI và bạn phải sửa những gì. Điều này giúp việc kiểm tra trở nên bình thường thay vì gây ngại ngùng.
Làm thế nào để biết đội ngũ của bạn có đang sử dụng AI hiệu quả?
Xem chất lượng công việc và cách lập luận đằng sau, thay vì tần suất mở công cụ. Số lượng câu lệnh chỉ cho biết công cụ đang được sử dụng. Nó không cho biết câu trả lời có chính xác, bản tóm tắt có trung thành với nguồn hay số liệu đã được kiểm tra hay chưa.
Những dấu hiệu hữu ích phải cụ thể: một thành viên trong nhóm có thể giải thích họ đã xóa nhận định nào trong bản nháp và vì sao không? Các tài liệu có AI hỗ trợ vẫn cần bạn sửa nhiều không? Mọi người có đang dùng AI cho những công việc đã thống nhất, trong các công cụ được phê duyệt không?
Đây là nguyên tắc thiết kế cho bảng theo dõi dành cho người quản lý mà Tosheo.ai dự kiến xây dựng: người quản lý thấy tiến bộ về kỹ năng, mức độ hoàn thành và bản tổng hợp hằng tuần, có tùy chọn nhắc nhở người học không hoạt động, nhưng không thấy nhật ký trò chuyện nguyên bản của người học. Đây là theo dõi việc học, không phải giám sát hội thoại. Sản phẩm chưa được xây dựng, và các trường thông tin cuối cùng sẽ được ghi rõ trước khi ra mắt.
Đào tạo AI cho người quản lý nên bao gồm những nội dung gì?
Đào tạo cho quản lý cần bao gồm cả việc họ tự sử dụng công cụ lẫn việc dẫn dắt người khác, và phần thứ hai thường bị bỏ sót. Một chương trình hữu ích bao gồm:
Cách họ áp dụng vào công việc thực tế
Soạn thảo, tóm tắt và chuẩn bị, với cùng thói quen kiểm tra mà cả nhóm được yêu cầu thực hiện.
Rà soát công việc có AI hỗ trợ
Cách đặt câu hỏi về một bản nháp, phát hiện chi tiết bịa đặt và hỏi thành viên trong nhóm xem họ đã xác minh những gì.
Giới hạn về chính sách và dữ liệu
Tổ chức cho phép những gì, lý do và cách trả lời câu hỏi của đội ngũ về những trường hợp chưa rõ ràng.
Các quyết định về nhân sự
Những việc không được để AI tham gia, và vì sao tính công bằng cùng việc bảo vệ dữ liệu lại quan trọng trong quản lý nhân sự hơn các lĩnh vực khác.
Hướng dẫn phát triển kỹ năng
Cách giúp một thành viên trong nhóm còn ngần ngại hoặc quá tự tin tìm được nhiệm vụ khởi đầu phù hợp.
Khi nào hướng dẫn này, hoặc Tosheo.ai, không phải là giải pháp phù hợp?
Nếu bạn là lãnh đạo cấp cao đang xây dựng chiến lược AI cho một tổ chức, quyết định đầu tư, cơ cấu quản trị và mức độ chấp nhận rủi ro, một chương trình dành cho lãnh đạo hoặc của trường kinh doanh sẽ phù hợp hơn một hướng dẫn thực hành. Các hướng dẫn về quản trị và chính sách AI của chúng tôi là điểm khởi đầu cho công việc đó ở quy mô doanh nghiệp nhỏ hơn.
Tosheo.ai đang được phát triển để hỗ trợ thực hành trong công việc hằng ngày. Các vai trò có sẵn dự kiến được chia theo chức năng, như Tiếp thị, Bán hàng, Vận hành, Hỗ trợ, Nhân sự và Tuyển dụng, Tài chính, Sản phẩm và Tổng quát; danh sách dự kiến khi ra mắt không có lộ trình riêng cho người quản lý nhân sự trực tiếp. Người quản lý sẽ học theo lộ trình chức năng của mình hoặc lộ trình Tổng quát, còn gói Tăng trưởng dự kiến sẽ bổ sung vai trò tùy chỉnh. Người quản lý cũng sẽ có bảng theo dõi nhóm theo kế hoạch.