Công cụ miễn phí

Thư viện câu lệnh: câu lệnh AI theo vai trò công việc, có thể sao chép để dùng hằng ngày

Thư viện này cung cấp 64 câu lệnh AI miễn phí, có thể sao chép, được chia theo vai trò: mỗi nhóm có tám câu lệnh cho tiếp thị, bán hàng, nhân sự và tuyển dụng, tài chính và kế toán, hỗ trợ khách hàng, vận hành, sản phẩm, cùng quản lý và nhà sáng lập. Tìm kiếm hoặc lọc bên dưới, sao chép một câu lệnh, thay các trường trong ngoặc vuông bằng thông tin của bạn rồi dán vào ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot.

Làm thế nào để sử dụng thư viện câu lệnh này?

Tìm vai trò của bạn, chọn câu lệnh phù hợp với công việc đang làm, sao chép và điền đầy đủ mọi chỗ trống trước khi chạy. Mỗi câu lệnh có một dòng ghi chú về thời điểm nên dùng, để bạn có thể bỏ qua những câu lệnh không phù hợp.

Hãy coi mỗi câu lệnh là điểm khởi đầu cho công việc, không phải câu trả lời hoàn chỉnh. Mỗi câu lệnh trong thư viện câu lệnh dùng cho công việc này đều kết thúc bằng việc yêu cầu công cụ đưa ra nội dung bạn có thể kiểm chứng, chẳng hạn như danh sách các giả định hoặc những tuyên bố mà công cụ không có căn cứ để chứng minh, vì phần lớn giá trị đến từ việc kiểm tra.

Làm thế nào để điều chỉnh câu lệnh theo thông tin cụ thể của bạn?

Thay từng chỗ trống trong ngoặc vuông bằng thông tin cụ thể, rồi thêm một hoặc hai dòng bối cảnh mà câu lệnh không thể biết. Một chỗ trống như [đối tượng] sẽ hiệu quả hơn nhiều khi được thay bằng 'giám đốc tài chính tại các doanh nghiệp sản xuất ở Anh có 50 đến 200 nhân viên' thay vì 'người làm kinh doanh'.

Bổ sung những thông tin thực tế mà công cụ được phép sử dụng và nêu rõ rằng chỉ được dùng những thông tin này. Nếu muốn độ dài, giọng văn hoặc định dạng cụ thể, hãy nói rõ. Nếu kết quả chưa đạt, đừng bắt đầu lại: hãy cho công cụ biết chỗ nào sai, ví dụ 'đoạn thứ hai lặp lại đoạn đầu, hãy bỏ đi', rồi yêu cầu chỉnh sửa.

Làm thế nào để kiểm tra kết quả AI trả về?

Đối chiếu mọi tên, con số, ngày tháng, trích dẫn và lời hứa với nguồn của chính bạn trước khi sử dụng kết quả. Công cụ AI viết trôi chảy ngay cả khi sai, nên một câu khẳng định chắc chắn không phải là bằng chứng cho thấy câu đó đúng.

Đọc danh sách mà câu lệnh yêu cầu, chẳng hạn các khẳng định thiếu căn cứ hoặc câu hỏi còn bỏ ngỏ, và xử lý từng mục. Sau đó, đọc kết quả dưới góc nhìn của người nhận: khách hàng, ứng viên hoặc giám đốc tài chính của bạn có thấy điều gì chưa rõ, thiếu công bằng hoặc bị nói quá không? Nếu có, hãy tự sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa đúng vấn đề đó.

Bạn tuyệt đối không nên dán những gì vào công cụ AI?

Không dán dữ liệu cá nhân, thông tin mật của công ty hoặc bất kỳ nội dung nào mà chính sách AI của công ty cấm, trừ khi công ty đã phê duyệt việc dùng công cụ đó cho loại dữ liệu đó. Các nội dung này bao gồm tên và thông tin liên hệ của khách hàng, hồ sơ nhân viên, tiền lương, thông tin sức khỏe, mật khẩu, kết quả tài chính chưa công bố và điều khoản hợp đồng.

Các câu lệnh ở đây được viết để bạn có thể mô tả tình huống một cách khái quát hoặc sử dụng ghi chú đã ẩn danh. Khi nhiệm vụ cần chi tiết thực tế, hãy thay tên bằng vai trò, chẳng hạn 'Khách hàng A' hoặc 'ứng viên', và làm tròn hoặc loại bỏ các số liệu nhạy cảm. Khi không chắc, hãy hỏi người phụ trách việc sử dụng AI tại công ty bạn.

Xem các câu lệnh

Tiếp thị

Bản tóm tắt yêu cầu chiến dịch từ ghi chú sơ bộ

Dùng công cụ này khi bạn có những ý tưởng rời rạc cho một chiến dịch và cần bản tóm tắt một trang để chia sẻ.

Biến ghi chú của tôi thành bản yêu cầu chiến dịch dài một trang cho [sản phẩm hoặc dịch vụ]. Đối tượng: [đối tượng]. Mục tiêu: [mục tiêu, ví dụ như lượt đăng ký hoặc yêu cầu tư vấn]. Khoảng ngân sách: [khoảng ngân sách]. Ghi chú của tôi: [dán ghi chú của bạn]. Sử dụng các đề mục sau: mục tiêu, đối tượng, thông điệp chính, kênh, tiến độ, thước đo thành công. Chỉ sử dụng nội dung có trong ghi chú của tôi. Ở cuối, liệt kê tất cả thông tin còn thiếu mà bạn phải để trống và mọi giả định bạn đã đưa ra.

Ba hướng viết tiêu đề quảng cáo

Dùng khi bạn cần các phương án tiêu đề khác biệt để thử nghiệm, thay vì mười phiên bản của cùng một ý tưởng.

Viết tiêu đề theo ba hướng tiếp cận khác nhau cho quảng cáo về [sản phẩm hoặc ưu đãi] nhắm đến [đối tượng]. Hướng 1 tập trung vào vấn đề, hướng 2 vào kết quả, hướng 3 vào một tính năng cụ thể: [tính năng]. Đưa ra hai tiêu đề cho mỗi hướng, mỗi tiêu đề dưới [giới hạn ký tự] ký tự. Thông tin được phép sử dụng: [thông tin]. Không bịa số liệu thống kê, giải thưởng hoặc tên khách hàng. Sau các tiêu đề, liệt kê mọi tuyên bố cần có bằng chứng trước khi quảng cáo được đăng.

Dàn ý bài viết blog từ một truy vấn tìm kiếm

Dùng công cụ trước khi soạn bài viết trên trang nhật ký để thống nhất cấu trúc trước.

Tạo dàn ý cho một bài viết trên trang chia sẻ kiến thức, trả lời truy vấn tìm kiếm '[truy vấn tìm kiếm]' dành cho [đối tượng độc giả]. Dùng các tiêu đề H2 dạng câu hỏi, mỗi tiêu đề có một câu trả lời trực tiếp ngay bên dưới. Thêm một mục FAQ ngắn gồm bốn câu hỏi. Quan điểm của chúng tôi: [góc nhìn hoặc ý kiến của bạn]. Không viết toàn bộ bài. Ở cuối, liệt kê các thông tin thực tế hoặc nguồn mà tôi cần cung cấp cho từng mục.

Chuyển một nội dung thành các bài đăng mạng xã hội

Dùng công cụ này khi bạn đã đăng một bài viết hoặc tổ chức hội thảo trực tuyến và muốn tạo bài đăng cho nhiều kênh.

Đây là bản tóm tắt một bài chúng tôi đã xuất bản: [dán bản tóm tắt]. Từ đó, viết [số lượng] bài đăng mạng xã hội: hai bài cho LinkedIn, mỗi bài tối đa 120 từ, và hai bài cho [kênh khác], mỗi bài tối đa 40 từ. Giữ giọng văn của chúng tôi: [giọng văn, ví dụ giản dị và thực tế]. Mỗi bài chỉ được trình bày một ý lấy từ bản tóm tắt. Dưới mỗi bài, trích dẫn câu trong bản tóm tắt làm cơ sở cho bài đó để tôi có thể kiểm tra.

Câu chuyện khách hàng từ ghi chép phỏng vấn

Dùng công cụ sau một cuộc phỏng vấn khách hàng đã được ẩn danh để soạn câu chuyện bạn sẽ gửi đi phê duyệt.

Soạn câu chuyện khách hàng dài 300 từ từ những ghi chú phỏng vấn đã ẩn danh này: [dán ghi chú]. Cấu trúc: bối cảnh, vấn đề, việc họ đã làm, kết quả. Chỉ dùng các dữ kiện và trích dẫn có trong ghi chú, giữ nguyên từng từ trong các trích dẫn. Tạm gọi khách hàng là [tên tạm]. Sau bản nháp, liệt kê mọi câu có nội dung vượt ngoài ghi chú và mọi trích dẫn để tôi xác nhận với khách hàng.

Tóm tắt thông điệp của đối thủ cạnh tranh

Dùng công cụ này khi bạn đã thu thập nội dung công khai từ các trang web của đối thủ và muốn tìm ra những điểm chung.

Dưới đây là nội dung công khai từ trang web của [số lượng] đối thủ trong [thị trường]: [dán nội dung công khai kèm tên đối thủ]. Với mỗi đối thủ, hãy tóm tắt cam kết chính, đối tượng mục tiêu và bằng chứng hỗ trợ. Sau đó, liệt kê những thông điệp mà ít nhất hai đối thủ cùng sử dụng và những khoảng trống chưa đối thủ nào đề cập. Mỗi ý phải dựa trên nội dung được cung cấp và trích dẫn cụm từ làm căn cứ. Đánh dấu mọi điều bạn suy luận thay vì đọc được trực tiếp.

Bản nháp bản tin qua email

Dùng công cụ cho bản tin định kỳ khi bạn đã biết ba nội dung cần đưa vào.

Viết bản tin gửi qua thư điện tử cho [đối tượng] với các nội dung sau: 1. [nội dung và thông tin chính], 2. [nội dung và thông tin chính], 3. [nội dung và thông tin chính]. Các lựa chọn tiêu đề thư: đưa ra ba tiêu đề, mỗi tiêu đề dưới 50 ký tự. Giữ phần nội dung dưới [số từ] từ với một lời kêu gọi hành động rõ ràng: [hành động]. Không thêm ưu đãi, ngày tháng hoặc mức giá không có trong danh sách của tôi. Cuối cùng, đưa ra danh sách kiểm tra toàn bộ thông tin thực tế đã dùng để tôi có thể xác minh.

Rà soát nội dung trang đích

Dùng công cụ trước khi trang đích được đưa lên chính thức để tìm những nội dung yếu hoặc có rủi ro.

Rà soát nội dung trang đích này cho [sản phẩm], hướng đến [đối tượng]: [dán nội dung]. Kiểm tra các điểm sau: lời hứa rõ ràng trong hai dòng đầu, biệt ngữ, tuyên bố mơ hồ, tuyên bố cần bằng chứng và một lời kêu gọi hành động rõ ràng duy nhất. Trình bày kết quả dưới dạng bảng với các cột: dòng, vấn đề và cách viết lại đề xuất. Không viết lại toàn bộ trang. Liệt kê mọi tuyên bố có thể vi phạm quy định quảng cáo nếu không có bằng chứng hỗ trợ.

Bán hàng

Tóm tắt nghiên cứu về khách hàng

Dùng công cụ trước cuộc gọi đầu tiên, dựa trên thông tin công khai bạn đã thu thập.

Đây là thông tin công khai về [loại hình công ty, ví dụ một công ty hậu cần có 60 nhân viên]: [dán ghi chú từ trang web, tin tức và báo cáo thường niên của họ]. Tóm tắt hoạt động, những thay đổi gần đây, các ưu tiên có thể có của họ và ba câu hỏi tôi có thể hỏi trong cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu về [lĩnh vực sản phẩm của chúng tôi]. Mỗi ý phải dựa trên ghi chú và nêu rõ lấy từ ghi chú nào. Liệt kê những điều bạn suy luận nhưng chưa thể xác nhận.

Kế hoạch câu hỏi cho cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu

Dùng công cụ này khi chuẩn bị cho cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu của một khách hàng tiềm năng mới.

Viết kế hoạch cho cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu với một khách hàng tiềm năng trong [ngành], giữ vai trò [vai trò của người mua]. Sản phẩm của chúng ta giúp giải quyết [vấn đề]. Đưa ra tám câu hỏi mở theo trình tự hợp lý: quy trình hiện tại, khó khăn, tác động, quy trình ra quyết định, thời gian. Với mỗi câu hỏi, thêm một câu hỏi tiếp nối để dùng khi câu trả lời chưa rõ ràng. Không hỏi về ngân sách trong ba câu đầu. Cuối cùng, nêu hai câu trả lời cho thấy khách hàng này không phù hợp.

Email trao đổi tiếp sau cuộc gọi

Dùng công cụ ngay sau cuộc gọi bán hàng, khi bạn vẫn còn nhớ rõ các ghi chú.

Viết thư điện tử trao đổi tiếp sau cuộc gọi với [vai trò của khách hàng tiềm năng] tại [loại hình công ty]. Ghi chú đã ẩn danh của tôi: [dán ghi chú]. Bao gồm phần tóm tắt ngắn những gì họ đã chia sẻ, bước tiếp theo đã thống nhất: [bước tiếp theo], và ngày thực hiện: [ngày]. Giữ thư dưới 150 từ và dùng giọng điệu giản dị. Không hứa hẹn mức giá, chiết khấu hoặc tính năng không có trong ghi chú của tôi. Sau thư, liệt kê từng thông tin được nêu và ghi chú làm căn cứ cho thông tin đó.

Thực hành xử lý ý kiến phản đối

Dùng công cụ này để chuẩn bị câu trả lời trung thực cho một ý kiến phản đối mà bạn thường xuyên nhận được.

Khách hàng tiềm năng trong [ngành] thường nói: '[ý kiến phản đối]'. Sản phẩm của chúng tôi: [mô tả ngắn]. Thông tin thực tế tôi có thể sử dụng: [thông tin thực tế, ví dụ mô hình giá, bản dùng thử, tính năng]. Đưa ra ba cách phản hồi trung thực, mỗi cách dưới 60 từ: một cách đặt câu hỏi, một cách đưa ra góc nhìn khác, một cách đưa ra bằng chứng. Không phóng đại hay bịa ra kết quả. Với mỗi phản hồi, hãy nêu rõ thông tin thực tế làm cơ sở và trường hợp không nên dùng phản hồi đó.

Bản tóm tắt đề xuất dành cho lãnh đạo

Dùng khi bạn cần một phần tóm tắt ngắn ở đầu bản đề xuất.

Viết bản tóm tắt điều hành dài 200 từ cho đề xuất gửi tới [loại khách hàng tiềm năng]. Vấn đề của họ theo chính lời họ nói: [dán lời trích dẫn hoặc ghi chú đã ẩn danh]. Giải pháp của chúng ta: [giải pháp]. Phạm vi và khoảng giá: [phạm vi và giá]. Tiến độ: [tiến độ]. Mở đầu bằng vấn đề của họ, không phải công ty chúng ta. Chỉ sử dụng thông tin thực tế đã cung cấp. Sau phần tóm tắt, liệt kê những khẳng định mà một người mua hoài nghi có thể yêu cầu chúng ta chứng minh.

Rà soát thương vụ thất bại

Dùng công cụ sau khi mất một thương vụ để rút ra bài học hữu ích thay vì phỏng đoán.

Giúp tôi nhìn lại một thương vụ không thành công. Diễn biến thương vụ theo thời gian đã được ẩn danh: [dán diễn biến theo thời gian]. Lý do bên mua đưa ra: [lý do]. Chỉ dựa vào diễn biến này, xác định ba thời điểm có khả năng cao nhất khiến thương vụ thất bại và những gì tôi có thể làm khác ở mỗi thời điểm. Phân biệt rõ điều diễn biến thể hiện với điều bạn phỏng đoán. Cuối cùng, đưa ra hai câu hỏi tôi có thể hỏi bên mua để xác nhận lý do thực sự.

Email tiếp cận người chưa quen với lý do cụ thể

Dùng công cụ này khi viết cho một khách hàng tiềm năng mới và bạn có một lý do thực sự để liên hệ với họ.

Viết thư điện tử chào hàng lần đầu cho một [vai trò] tại một [loại hình công ty]. Lý do cụ thể tôi viết thư: [lý do, ví dụ một thông báo công khai]. Sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp mà chúng ta cung cấp: [sản phẩm hoặc dịch vụ]. Giữ thư dưới 90 từ, dùng một câu hỏi làm lời kêu gọi hành động. Không tâng bốc, không tỏ ra thân quen giả tạo và không khẳng định những kết quả chúng ta chưa đạt được. Đưa ra hai tiêu đề thư. Sau thư, chỉ ra câu nào có thể bị xem là chung chung và đề xuất cách viết cụ thể hơn.

Cập nhật tình hình cơ hội bán hàng cho quản lý của tôi

Dùng công cụ trước buổi rà soát cơ hội bán hàng hằng tuần để chuyển ghi chú về các thương vụ thành bản cập nhật rõ ràng.

Biến các ghi chú giao dịch đã ẩn danh này thành bản cập nhật tình hình cơ hội bán hàng cho người quản lý của tôi: [dán ghi chú, mỗi giao dịch một dòng, kèm giai đoạn, giá trị và bước tiếp theo]. Nhóm các giao dịch theo giai đoạn, đánh dấu mọi giao dịch chưa có bước tiếp theo hoặc có bước tiếp theo đã quá [số] ngày, và liệt kê ba giao dịch có rủi ro cao nhất cùng lý do. Chỉ sử dụng ghi chú. Kết thúc bằng danh sách những giao dịch có ghi chú quá sơ sài để đánh giá.

Nhân sự và tuyển dụng

Bản mô tả công việc bao trùm

Dùng công cụ này khi viết hoặc cập nhật bản mô tả công việc.

Viết bản mô tả công việc cho vị trí [chức danh] trong một [nhóm và loại hình công ty]. Trách nhiệm: [danh sách]. Kỹ năng bắt buộc: [danh sách]. Kỹ năng ưu tiên: [danh sách]. Địa điểm và hình thức làm việc: [chi tiết]. Khoảng lương: [khoảng lương]. Dùng ngôn ngữ giản dị, không mang tính loại trừ và chỉ giữ các yêu cầu đã liệt kê. Sau bản nháp, liệt kê những cụm từ có thể khiến ứng viên đủ năng lực ngần ngại, những yêu cầu có thể không thực sự cần thiết và những điều tôi cần xác nhận.

Câu hỏi phỏng vấn có cấu trúc

Dùng công cụ này để chuẩn bị nội dung phỏng vấn công bằng, nhất quán cho mọi ứng viên.

Tạo kế hoạch phỏng vấn có cấu trúc cho vị trí [chức danh]. Bốn kỹ năng cần đánh giá: [các kỹ năng]. Với mỗi kỹ năng, hãy đưa ra hai câu hỏi về hành vi trong các tình huống đã trải qua, những điểm cần có trong một câu trả lời tốt và biểu hiện của một câu trả lời yếu, để mọi người phỏng vấn đều chấm điểm theo cùng một cách. Tránh các câu hỏi về tuổi tác, gia đình, sức khỏe, tôn giáo hoặc bất cứ điều gì không liên quan đến công việc. Kết thúc bằng ghi chú về bất kỳ câu hỏi nào có thể không công bằng với một số ứng viên.

Bản dự thảo chính sách bằng tiếng Anh dễ hiểu

Dùng khi bạn cần bản nháp đầu tiên của một chính sách tại nơi làm việc để gửi đi xem xét.

Soạn chính sách [tên chính sách, ví dụ làm việc kết hợp] bằng tiếng Anh dễ hiểu cho một [quy mô và loại hình công ty] tại [quốc gia]. Các quyết định của chúng tôi: [những quy định chính đã quyết định]. Các phần: mục đích, đối tượng áp dụng, quy định, cách đặt câu hỏi, ngày rà soát. Viết dưới [số từ] từ. Không thêm quy định tôi chưa liệt kê. Cuối bản nháp, liệt kê những điểm cần được bộ phận pháp lý hoặc nhân sự tại [quốc gia] rà soát trước khi áp dụng chính sách.

Kế hoạch hội nhập cho hai tuần đầu

Dùng công cụ này khi chuẩn bị đón nhân viên mới ở bất kỳ vị trí nào.

Tạo kế hoạch hội nhập trong hai tuần cho một nhân viên mới ở vị trí [chức danh] gia nhập [nhóm]. Các hệ thống họ cần dùng: [các hệ thống]. Những người họ nên gặp: [vai trò, không phải tên]. Công việc nhỏ đầu tiên: [công việc]. Trình bày theo từng ngày, mỗi ngày có một mục tiêu chính. Giữ khối lượng công việc nhẹ trong hai ngày đầu. Sau kế hoạch, liệt kê những việc phụ thuộc vào sự chuẩn bị của người khác để tôi có thể kiểm tra trước.

Câu hỏi khảo sát nhân viên

Dùng công cụ này khi thiết kế một khảo sát ngắn về mức độ gắn kết hoặc tình hình hiện tại của nhân viên.

Viết khảo sát gồm [số lượng] câu hỏi về [chủ đề, ví dụ khối lượng công việc] cho nhân viên tại một [loại hình công ty]. Kết hợp câu hỏi đánh giá theo thang điểm và hai câu hỏi mở. Mỗi câu hỏi chỉ được hỏi về một vấn đề và tránh cách diễn đạt mang tính dẫn dắt. Giải thích trong một dòng mỗi câu hỏi sẽ cho chúng ta biết điều gì. Cuối cùng, chỉ ra những câu hỏi có thể khiến người trả lời cảm thấy danh tính của mình có thể bị nhận ra trong một nhóm có ít hơn [số lượng] người.

Thư từ chối vẫn giữ sự tôn trọng

Dùng công cụ này khi thông báo cho ứng viên rằng họ không được chọn.

Viết email từ chối ngắn cho một ứng viên đã đến vòng [vòng tuyển dụng] của vị trí [chức danh]. Giọng điệu: thân thiện và thẳng thắn. Cảm ơn họ đã dành thời gian và, nếu phù hợp, đề nghị lưu hồ sơ của họ trong [thời hạn]. Không nêu lý do hay nhận xét đánh giá trong email này. Dưới 110 từ. Sau email, chỉ ra mọi cụm từ có thể bị hiểu là lời hứa tuyển dụng trong tương lai.

Tóm tắt nhu cầu đào tạo

Dùng công cụ sau khi thu thập phản hồi đã ẩn danh về những kỹ năng còn thiếu trong nhóm.

Đây là phản hồi đã được ẩn danh về những thiếu hụt kỹ năng trong [nhóm] của chúng tôi: [dán phản hồi]. Nhóm các phản hồi theo chủ đề, xếp hạng các chủ đề theo tần suất xuất hiện và đề xuất một hoạt động đào tạo thực tế cho mỗi chủ đề. Trích dẫn phản hồi làm cơ sở cho từng chủ đề. Không tạo chủ đề không có trong phản hồi. Cuối cùng, nêu những điểm chỉ được nhắc đến một lần nhưng có thể quan trọng.

Tiêu chí sàng lọc trong tin tuyển dụng

Dùng công cụ để thống nhất tiêu chí sàng lọc công bằng trước khi đọc hồ sơ ứng tuyển.

Từ bản mô tả công việc này: [dán bản mô tả công việc], tạo danh sách kiểm tra để sàng lọc với không quá sáu tiêu chí có thể đánh giá qua hồ sơ ứng viên hoặc đơn ứng tuyển. Với mỗi tiêu chí, nêu rõ thế nào là đạt, đạt một phần và không đạt. Chỉ sử dụng các yêu cầu được nêu trong bản mô tả công việc. Cuối cùng, chỉ ra tiêu chí nào có thể loại ứng viên tốt một cách thiếu công bằng và cách diễn đạt lại cho phù hợp hơn.

Tài chính và kế toán

Bản nháp nhận xét chênh lệch

Dùng công cụ vào cuối tháng để giải thích các khoản chênh lệch so với ngân sách.

Viết phần giải thích chênh lệch cho [kỳ]. Số liệu: [dán bảng tóm tắt ngân sách, thực tế và chênh lệch theo từng dòng, đã loại bỏ chi tiết nhạy cảm]. Nguyên nhân đã biết: [liệt kê các nguyên nhân bạn biết]. Với mỗi dòng có chênh lệch vượt [ngưỡng], viết một hoặc hai câu giải thích chỉ dựa trên các nguyên nhân đã biết. Nếu chưa có nguyên nhân, viết 'nguyên nhân cần được xác nhận'. Cuối cùng, liệt kê mọi số liệu đã dùng để tôi có thể đối chiếu với nguồn.

Giải thích báo cáo cho đồng nghiệp không làm tài chính

Dùng công cụ này khi quản lý cần hiểu một báo cáo tài chính mà không phải đọc các thuật ngữ chuyên môn.

Hãy giải thích bản tóm tắt [tên báo cáo] này của chúng tôi cho các trưởng phòng không có kiến thức nền về tài chính: [dán số liệu tóm tắt và ghi chú]. Dùng tiếng Anh dễ hiểu, dưới [số từ] từ, và trình bày những gì đã thay đổi, vì sao những thay đổi đó quan trọng với họ và chúng tôi cần gì ở họ. Không thêm số liệu không có trong bản tóm tắt. Kết thúc bằng danh sách các thuật ngữ bạn đã đơn giản hóa để tôi có thể kiểm tra xem ý nghĩa có còn chính xác không.

Trợ lý công thức bảng tính

Dùng khi bạn biết mình muốn bảng tính tính gì nhưng chưa biết công thức.

Trong [Excel hoặc Google Sheets], tôi có dữ liệu ở các cột [mô tả các cột và nội dung của chúng]. Tôi muốn một công thức ở cột [cột] để [mô tả kết quả]. Hãy đưa ra công thức, giải thích mỗi phần trong một dòng, và cung cấp hai trường hợp kiểm thử với giá trị giả định cùng kết quả mong đợi để tôi có thể xác nhận công thức hoạt động. Nêu mọi trường hợp công thức có thể cho kết quả sai hoặc báo lỗi.

Kiểm tra các giả định về dòng tiền

Dùng công cụ này để kiểm tra độ vững chắc của các giả định làm cơ sở cho dự báo dòng tiền.

Đây là các giả định làm cơ sở cho dự báo dòng tiền trong [kỳ] của chúng tôi, một [loại hình công ty]: [liệt kê giả định]. Với mỗi giả định, hãy cho biết tiền mặt sẽ thay đổi thế nào nếu kết quả xấu hơn [tỷ lệ phần trăm], và dự báo nhạy cảm nhất với những giả định nào. Trình bày cách tính trong một bảng đơn giản. Không tự tạo số liệu không có trong danh sách của tôi. Cuối cùng, đưa ra những câu hỏi tôi nên hỏi người phụ trách ba giả định có rủi ro cao nhất.

Lời nhắc thanh toán cho nhà cung cấp

Dùng công cụ này để nhắc thanh toán hóa đơn quá hạn một cách lịch sự và rõ ràng.

Viết thư nhắc thanh toán cho một khách hàng có hóa đơn [mã hóa đơn] trị giá [số tiền] đã đến hạn vào [ngày]. Đây là lần nhắc thứ [số thứ tự]. Giọng điệu: [lịch sự, kiên quyết]. Nêu cách thanh toán: [thông tin thanh toán cần điền] và người liên hệ khi có thắc mắc. Dưới 120 từ. Không đe dọa thực hiện những biện pháp chúng ta chưa quyết định. Sau thư, liệt kê mọi số tiền và ngày tháng đã dùng để tôi có thể kiểm tra.

Ghi chú quy trình cho một nhiệm vụ tài chính

Dùng công cụ này để ghi lại cách thực hiện một công việc định kỳ, chẳng hạn như đối soát, để người khác cũng có thể làm được.

Viết hướng dẫn quy trình từng bước cho [công việc, ví dụ đối chiếu ngân hàng hằng tháng] trong [hệ thống]. Các bước sơ bộ của tôi: [dán các bước]. Đánh số từng bước, nêu nội dung cần kiểm tra ở mỗi giai đoạn và cách xử lý nếu có điểm không khớp. Giữ nguyên thứ tự các bước của tôi và không thêm tính năng hệ thống mà tôi chưa đề cập. Cuối cùng, chỉ ra mọi bước mà ghi chú của tôi chưa rõ và cần thêm chi tiết.

Tóm tắt bộ tài liệu dành cho hội đồng quản trị

Dùng công cụ này để soạn bản tóm tắt một trang ở đầu bộ tài liệu dành cho hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu.

Soạn bản tóm tắt một trang cho [hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu] từ các ý chính sau: [dán số liệu và thông điệp chính đã loại bỏ chi tiết nhạy cảm]. Cấu trúc: kết quả nổi bật, ba việc diễn ra tốt đẹp, ba vấn đề đáng lo ngại, các quyết định cần đưa ra. Mỗi ý chỉ viết một câu. Chỉ dùng số liệu được cung cấp. Cuối bản nháp, liệt kê mọi con số đã dùng và ý mà mỗi con số hỗ trợ.

Giải đáp câu hỏi về chính sách chi phí

Dùng công cụ này để soạn câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi thường gặp của nhân viên về chi phí.

Đây là chính sách chi phí của chúng tôi: [dán nội dung chính sách]. Viết câu trả lời cho những câu hỏi sau của nhân viên: [liệt kê câu hỏi]. Mọi câu trả lời chỉ được dựa trên chính sách và phải trích dẫn phần làm căn cứ. Nếu chính sách không trả lời được một câu hỏi, hãy nói 'chính sách không đề cập, hãy hỏi [vai trò]' thay vì phỏng đoán. Cuối cùng, nêu những thiếu sót trong chính sách được các câu hỏi làm lộ ra.

Hỗ trợ khách hàng

Trả lời một khách hàng đang bức xúc

Dùng công cụ này khi khách hàng đang bức xúc và bạn cần trả lời một cách bình tĩnh, chính xác.

Soạn thư trả lời khách hàng đã viết: [dán tin nhắn đã ẩn danh]. Dữ kiện tôi có thể dùng: [dữ kiện về đơn hàng hoặc vấn đề]. Những gì chúng tôi có thể đề xuất: [các phương án đã được duyệt]. Thừa nhận vấn đề trong một câu, giải thích rõ ràng chuyện đã xảy ra và đưa ra các phương án. Không thêm lời hứa, khoản hoàn tiền hay ngày tháng ngoài những gì đã liệt kê. Dưới 130 từ. Sau thư trả lời, liệt kê từng dữ kiện và phương án đã dùng để tôi kiểm tra.

Bài viết trợ giúp từ các câu hỏi lặp lại

Dùng công cụ này khi hộp thư hỗ trợ liên tục nhận được cùng một câu hỏi.

Viết bài hướng dẫn trả lời '[câu hỏi của khách hàng]'. Các bước đúng là: [dán các bước]. Đối tượng đọc: [loại khách hàng]. Bắt đầu bằng câu trả lời gói gọn trong một câu, tiếp đến là các bước được đánh số, rồi một phần ngắn 'nếu vẫn chưa giải quyết được'. Chỉ sử dụng các bước đã cung cấp. Cuối cùng, chỉ ra những bước có thể khiến khách hàng không có chuyên môn kỹ thuật bối rối và đề xuất ảnh chụp màn hình cần có.

Tóm tắt chủ đề của các yêu cầu hỗ trợ

Dùng công cụ này hằng tuần để xem khách hàng đang liên hệ với bạn về những vấn đề gì.

Đây là tiêu đề và mô tả ngắn của [số lượng] yêu cầu hỗ trợ đã được ẩn danh trong tuần này: [dán danh sách]. Nhóm chúng theo chủ đề, đếm số yêu cầu trong mỗi nhóm và đưa ra một ví dụ cho mỗi chủ đề. Đề xuất một cách khắc phục cho từng chủ đề trong ba chủ đề phổ biến nhất, chẳng hạn như một bài viết trợ giúp hoặc một thay đổi trong sản phẩm. Không gộp các chủ đề khác biệt rõ ràng. Cuối cùng, liệt kê những yêu cầu bạn không thể xếp vào chủ đề nào.

Bộ câu trả lời đã lưu

Dùng công cụ này để tạo các mẫu trả lời nhất quán cho những tình huống thường gặp.

Viết các mẫu trả lời lưu sẵn cho những tình huống sau: [liệt kê tình huống, ví dụ đặt lại mật khẩu, giao hàng chậm]. Giọng điệu của chúng ta: [giọng điệu]. Thông tin thực tế cho từng tình huống: [thông tin]. Mỗi câu trả lời phải dưới 80 từ, dùng [tên khách hàng] làm chỗ điền thông tin và kết thúc bằng bước tiếp theo rõ ràng. Sau mỗi câu trả lời, ghi chú những gì nhân viên hỗ trợ phải kiểm tra hoặc cá nhân hóa trước khi gửi.

Ghi chú chuyển vấn đề cho nhóm khác xử lý

Dùng công cụ này khi chuyển một vấn đề phức tạp cho bộ phận kỹ thuật, bộ phận phụ trách hóa đơn hoặc nhóm khác.

Viết ghi chú chuyển vấn đề lên nhóm [nhóm] để xử lý về vấn đề này: [dán bản tóm tắt đã ẩn danh về yêu cầu hỗ trợ và những cách bạn đã thử]. Bao gồm: vấn đề khách hàng báo cáo, các bước tái hiện, những cách đã thử, ảnh hưởng đến khách hàng và những gì chúng ta cần nhóm đó hỗ trợ. Chỉ nêu thông tin thực tế và viết dưới 200 từ. Cuối cùng, nêu những thông tin còn thiếu mà nhóm kia có thể sẽ hỏi.

Diễn giải câu trả lời kỹ thuật bằng tiếng Anh dễ hiểu

Dùng công cụ này khi cần chuyển một nội dung giải thích kỹ thuật nội bộ thành thông tin gửi cho khách hàng.

Viết lại phần giải thích kỹ thuật này cho một khách hàng không có kiến thức nền về kỹ thuật: [dán phần giải thích nội bộ]. Giữ nội dung chính xác, dưới [số từ] từ, và giải thích chuyện gì đã xảy ra, chúng tôi đã làm gì và khách hàng cần làm gì, nếu có. Không thêm nguyên nhân hoặc cách khắc phục không có trong phần giải thích. Sau phần viết lại, liệt kê mọi điểm kỹ thuật bạn đã đơn giản hóa để đồng nghiệp có thể xác nhận nội dung vẫn chính xác.

Rà soát bản nháp trả lời của tôi

Dùng công cụ trước khi gửi câu trả lời mà bạn chưa chắc chắn.

Rà soát bản nháp tôi trả lời khách hàng: [dán bản nháp]. Tin nhắn gốc của khách hàng: [dán tin nhắn đã ẩn danh]. Kiểm tra xem câu trả lời của tôi có giải đáp mọi câu hỏi của họ, dùng giọng điệu tôn trọng, tránh biệt ngữ và không đưa ra lời hứa mà chúng tôi không thể thực hiện hay không. Góp ý bằng một danh sách ngắn các vấn đề kèm cách sửa đề xuất. Không viết lại toàn bộ câu trả lời. Cho tôi biết nếu còn câu hỏi nào trong tin nhắn của họ chưa được giải đáp.

Bản tóm tắt phản hồi của khách hàng dành cho nhóm sản phẩm

Dùng công cụ hằng tháng để chuyển phản hồi hữu ích đến nhóm sản phẩm.

Tóm tắt phản hồi khách hàng đã được ẩn danh này cho nhóm sản phẩm của chúng tôi: [dán phản hồi]. Phân nhóm thành yêu cầu tính năng, lỗi và những điểm chưa rõ về cách sử dụng. Với mỗi nhóm, nêu số lượt đề cập và hai trích dẫn tiêu biểu, giữ nguyên từng chữ. Không thêm yêu cầu không có trong phản hồi. Kết thúc bằng một phản hồi riêng lẻ có vẻ cần xử lý gấp, nếu có.

Vận hành

Bản nháp quy trình vận hành chuẩn

Dùng công cụ này để ghi lại cách một công việc được thực hiện trên thực tế thành SOP.

Viết quy trình thao tác chuẩn cho [công việc] từ các ghi chú sơ bộ sau: [dán ghi chú]. Các phần: mục đích, người thực hiện, những gì cần có, các bước được đánh số, nội dung cần kiểm tra, cách xử lý khi có sự cố. Giữ nguyên thứ tự các bước của tôi. Không thêm công cụ hoặc bước phê duyệt không có trong ghi chú. Cuối cùng, liệt kê mọi chỗ ghi chú của tôi còn mơ hồ và một câu hỏi để làm rõ từng chỗ.

Từ ghi chú cuộc họp đến việc cần làm

Dùng công cụ sau cuộc họp để gửi danh sách rõ ràng về các quyết định và việc cần làm.

Chuyển những ghi chú cuộc họp này thành bản tóm tắt: [dán ghi chú]. Chia thành ba phần: các quyết định đã thống nhất, các việc cần làm kèm người phụ trách (dùng vai trò, không dùng tên) và hạn hoàn thành, cùng các câu hỏi chưa được giải đáp. Chỉ liệt kê một quyết định nếu ghi chú cho thấy quyết định đó đã được thống nhất. Nếu ghi chú không nêu người phụ trách hoặc thời hạn cho một việc, hãy viết 'cần xác nhận'. Kết thúc bằng những nội dung trong ghi chú có thể được hiểu theo hai cách.

Phân tích điểm nghẽn trong quy trình

Dùng công cụ này khi một quy trình diễn ra chậm và bạn muốn tìm ra khâu nào đang làm mất thời gian.

Đây là cách [quy trình] của chúng tôi vận hành, theo từng bước kèm thời gian ước tính: [dán các bước và thời gian]. Xác định ba bước có khả năng gây chậm trễ nhất và giải thích lý do dựa trên thời gian và các lần bàn giao. Với mỗi bước, đề xuất một thay đổi nhỏ mà chúng tôi có thể thử trong [khoảng thời gian]. Phân biệt rõ điều dữ liệu cho thấy với phỏng đoán của bạn. Cuối cùng, cho biết tôi nên đo lường gì để biết thay đổi có hiệu quả hay không.

Bảng so sánh nhà cung cấp

Dùng công cụ này khi lựa chọn giữa các nhà cung cấp dựa trên những báo giá bạn đã có.

So sánh các báo giá của nhà cung cấp cho [hàng hóa hoặc dịch vụ]: [dán các điều khoản chính từ từng báo giá, với các nhà cung cấp được gắn nhãn A, B, C]. Tạo bảng gồm giá, thời gian giao hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, điều khoản thanh toán và mọi nội dung khác trong báo giá. Không đoán để điền chỗ thiếu: hãy ghi 'không nêu'. Sau bảng, liệt kê những câu hỏi tôi nên hỏi từng nhà cung cấp trước khi quyết định.

Cập nhật tình trạng dự án

Dùng công cụ này để viết báo cáo tiến độ hằng tuần từ ghi chú của bạn.

Viết bản cập nhật tình hình dự án [dự án] cho [đối tượng đọc]. Ghi chú của tôi: [dán ghi chú về tiến độ, rủi ro và các bước tiếp theo]. Định dạng: tình trạng chung (đúng tiến độ, có nguy cơ chậm tiến độ hoặc chậm tiến độ) kèm lý do trong một dòng, việc đã làm tuần này, việc tuần tới, rủi ro và hỗ trợ cần thiết. Dưới 200 từ. Chỉ dùng ghi chú của tôi. Cuối cùng, chỉ ra mọi rủi ro trong ghi chú mà tôi chưa giao người phụ trách hoặc chưa có biện pháp giảm thiểu.

Danh sách kiểm tra từ chính sách hoặc quy trình

Dùng công cụ này để biến một tài liệu dài thành danh sách kiểm tra mà mọi người sẽ thực sự sử dụng.

Chuyển quy trình này thành một danh sách kiểm tra ngắn để [vai trò] sử dụng khi thực hiện [công việc]: [dán quy trình]. Mỗi mục phải là một hành động có thể đánh dấu hoàn tất. Giữ nguyên thứ tự của quy trình. Không thêm những bước không có trong đó. Sau danh sách kiểm tra, liệt kê những phần của quy trình quá mơ hồ để chuyển thành một mục kiểm tra rõ ràng.

Các mục trong sổ đăng ký rủi ro

Dùng công cụ này khi bắt đầu một dự án hoặc thay đổi và cần lập danh sách rủi ro ban đầu.

Liệt kê các rủi ro chính của [dự án hoặc thay đổi] tại một [loại hình công ty]. Bối cảnh: [mô tả ngắn, tiến độ và các ràng buộc]. Với mỗi rủi ro, đưa ra mô tả trong một dòng, khả năng xảy ra (thấp, trung bình, cao), mức độ ảnh hưởng (thấp, trung bình, cao) và một biện pháp giảm thiểu. Đưa ra không quá [số lượng] rủi ro. Đánh dấu rủi ro nào xuất phát từ bối cảnh tôi cung cấp và rủi ro nào là rủi ro chung do bạn bổ sung để tôi có thể đánh giá.

Kiểm tra lịch phân ca hoặc lịch làm việc

Dùng công cụ này để kiểm tra bản dự thảo lịch phân ca hoặc lịch làm việc có tuân thủ các quy định của bạn không trước khi công bố.

Kiểm tra lịch làm việc dự thảo này: [dán lịch dùng chữ cái đầu của tên hoặc vai trò, không dùng họ tên đầy đủ]. Các quy tắc phải tuân thủ: [liệt kê các quy tắc, ví dụ số người tối thiểu mỗi ca, số ngày làm việc liên tiếp tối đa]. Liệt kê mọi chỗ lịch vi phạm quy tắc, kèm ngày và quy tắc bị vi phạm. Không tự sắp xếp lại lịch. Cuối cùng, nêu mọi quy tắc chưa rõ hoặc không thể kiểm tra từ dữ liệu.

Sản phẩm

Tổng hợp kết quả nghiên cứu người dùng

Dùng công cụ sau một đợt phỏng vấn người dùng đã được ẩn danh.

Tổng hợp các ghi chú phỏng vấn đã được ẩn danh này từ [số] người dùng [sản phẩm]: [dán ghi chú, gắn nhãn Người dùng 1, Người dùng 2, v.v.]. Xác định những vấn đề chính mà người dùng mô tả, số người dùng đề cập đến từng vấn đề và một trích dẫn trực tiếp cho mỗi vấn đề. Tách biệt lời người dùng nói với những điều bạn suy luận. Chưa đề xuất tính năng. Kết thúc bằng một chủ đề chỉ được một người dùng đề cập nhưng có vẻ quan trọng, nếu có.

Mô tả vấn đề và thước đo thành công

Dùng công cụ trước khi viết yêu cầu để thống nhất vấn đề bạn đang giải quyết.

Viết bản mô tả vấn đề cho tình huống này: [mô tả vấn đề và người gặp phải]. Bằng chứng chúng ta có: [liệt kê bằng chứng]. Dùng cấu trúc: ai gặp vấn đề, họ đang cố làm gì, điều gì cản trở và vì sao vấn đề này quan trọng vào lúc này. Sau đó đề xuất ba thước đo thành công mà chúng ta có thể theo dõi. Chỉ xây dựng bản mô tả dựa trên bằng chứng. Cuối cùng, chỉ ra bằng chứng yếu nhất và cách chúng ta có thể củng cố bằng chứng đó.

Bản nháp yêu cầu

Dùng công cụ này để biến một ý tưởng đã thống nhất thành bản tài liệu yêu cầu ban đầu.

Soạn yêu cầu cho [tính năng] trong [sản phẩm]. Vấn đề: [mô tả vấn đề]. Người dùng: [các nhóm người dùng]. Phạm vi đã thống nhất: [nội dung trong phạm vi]. Ngoài phạm vi: [nội dung ngoài phạm vi]. Viết các câu chuyện người dùng, mỗi câu chuyện kèm tiêu chí nghiệm thu. Tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi đã thống nhất. Kết thúc bằng các câu hỏi còn bỏ ngỏ cho bộ phận thiết kế và kỹ thuật, cùng mọi tiêu chí nghiệm thu có thể khó kiểm thử.

Ghi chú phát hành bằng ngôn ngữ dễ hiểu

Dùng công cụ này khi triển khai các thay đổi và viết ghi chú cho khách hàng.

Viết ghi chú phát hành dành cho khách hàng từ danh sách thay đổi nội bộ này: [dán danh sách thay đổi]. Chia các thay đổi thành tính năng mới, cải tiến và sửa lỗi. Mô tả mỗi thay đổi bằng một câu về việc khách hàng giờ đây có thể làm, không dùng tên nội bộ hoặc thuật ngữ chuyên môn. Bỏ qua mọi mục được đánh dấu là nội bộ. Cuối cùng, chỉ ra mọi thay đổi mà danh sách chưa làm rõ lợi ích cho khách hàng.

Chuẩn bị cho cuộc thảo luận về thứ tự ưu tiên

Dùng công cụ trước cuộc họp xác định thứ tự ưu tiên để so sánh các ý tưởng theo cùng một cách.

Đây là [số lượng] ý tưởng sản phẩm kèm ghi chú về phạm vi tiếp cận, tác động, độ tin cậy và công sức: [dán ý tưởng và ghi chú]. Chấm điểm từng ý tưởng theo RICE, trình bày phép tính và xếp hạng. Khi ghi chú của tôi không cung cấp giá trị, hãy viết 'thiếu' thay vì ước tính. Cuối cùng, nêu hai ý tưởng có thứ hạng thay đổi nhiều nhất nếu một giả định sai, và chỉ rõ giả định đó.

Câu hỏi khảo sát về một tính năng

Dùng công cụ này để tìm hiểu xem người dùng có muốn dùng hoặc hiểu một tính năng hay không.

Viết khảo sát ngắn gồm [số lượng] câu hỏi cho người dùng [sản phẩm] về [tính năng hoặc vấn đề]. Có một câu hỏi về tần suất họ gặp vấn đề, một câu về cách họ đang giải quyết và một câu hỏi mở. Tránh câu hỏi dẫn dắt và câu hỏi mô tả giải pháp của chúng ta. Giải thích mỗi câu hỏi sẽ giúp chúng ta biết điều gì. Cuối cùng, nêu những câu hỏi có thể gây khó hiểu cho người mới dùng sản phẩm.

So sánh tính năng của đối thủ cạnh tranh

Dùng công cụ này khi bạn đã thu thập thông tin công khai về sản phẩm của đối thủ.

So sánh các sản phẩm này theo [danh sách tính năng], chỉ sử dụng thông tin công khai tôi cung cấp: [dán ghi chú có ghi tên đối thủ cạnh tranh, kèm trang nguồn cho từng ghi chú]. Tạo bảng ghi 'có', 'không' hoặc 'không nêu' cho từng tính năng và trích dẫn ghi chú làm căn cứ cho mỗi mục 'có'. Không dựa vào kiến thức sẵn có của bạn về các sản phẩm này. Kết thúc bằng các tính năng mà phần lớn đối thủ cạnh tranh chưa có thông tin.

Thông báo cho các bên liên quan về việc chậm tiến độ

Dùng công cụ này khi việc phát hành bị chậm và bạn cần thông báo rõ ràng cho các bên liên quan.

Viết thông báo cập nhật cho [nhóm bên liên quan] rằng [tính năng hoặc bản phát hành] sẽ ra mắt muộn hơn dự kiến. Ngày ban đầu: [ngày]. Ngày dự kiến mới: [ngày hoặc khoảng thời gian]. Lý do: [lý do]. Việc chúng ta đang làm để xử lý: [hành động]. Ảnh hưởng đến họ: [ảnh hưởng]. Viết dưới 150 từ, thẳng thắn và không đổ lỗi. Không cam kết ngày mới chắc chắn hơn mức tôi đã đưa ra. Cuối cùng, nêu những câu hỏi các bên liên quan có thể sẽ đặt ra.

Người quản lý và nhà sáng lập

Chuẩn bị cho cuộc họp một-một

Dùng công cụ trước buổi trao đổi riêng để lên kế hoạch cho một cuộc trò chuyện hữu ích.

Giúp tôi chuẩn bị cho buổi trao đổi riêng với một [vai trò] trong nhóm. Các chủ đề tôi muốn trao đổi: [chủ đề]. Những gì tôi biết về công việc gần đây của họ: [ghi chú ngắn, không chứa thông tin nhạy cảm]. Đề xuất nội dung trao đổi trong [thời lượng] phút, ba câu hỏi mở và một cách xin góp ý về cách quản lý của chính tôi. Tránh hỏi về đời sống cá nhân của họ. Cuối cùng, chỉ ra những chủ đề trong danh sách của tôi có thể phù hợp hơn với một bối cảnh trao đổi khác.

Bản ghi nhớ quyết định

Dùng khi bạn cần trình bày rõ một quyết định và các phương án lựa chọn cho người khác.

Viết bản ghi nhớ dài một trang phục vụ việc ra quyết định về [quyết định]. Các phương án: [liệt kê các phương án cùng chi phí và tác động đã biết]. Ràng buộc: [các ràng buộc]. Lựa chọn tôi hiện nghiêng về và lý do: [lựa chọn ưu tiên]. Cấu trúc: quyết định cần đưa ra, các phương án cùng ưu và nhược điểm, khuyến nghị, rủi ro, những điều sẽ khiến tôi đổi ý. Chỉ sử dụng thông tin thực tế đã cung cấp. Cuối cùng, chỉ ra những phương án còn quá ít thông tin để có thể so sánh công bằng.

Hướng dẫn sử dụng AI cho nhóm

Dùng công cụ này để soạn các quy định đơn giản về cách nhóm của bạn sử dụng công cụ AI.

Soạn hướng dẫn dài một trang về việc sử dụng công cụ AI cho một [quy mô và loại hình nhóm hoặc công ty]. Các công cụ chúng tôi cho phép: [công cụ]. Dữ liệu tuyệt đối không được nhập vào các công cụ đó: [các loại dữ liệu]. Những nhiệm vụ được khuyến khích dùng AI: [nhiệm vụ]. Những nhiệm vụ cần con người rà soát: [nhiệm vụ]. Viết thành các danh sách ngắn về việc nên và không nên làm bằng tiếng Anh dễ hiểu. Kết thúc bằng những câu hỏi tôi cần trả lời trước khi chia sẻ, chẳng hạn mọi người nên hỏi ai khi chưa chắc chắn.

Kiểm tra kế hoạch tuyển dụng

Dùng công cụ này khi lên kế hoạch tuyển dụng cho vài tháng tới.

Rà soát kế hoạch tuyển dụng này cho một [loại hình công ty]: [dán các vị trí, thời điểm và khoảng ngân sách]. Các mục tiêu chính của chúng tôi trong [giai đoạn] tới: [các mục tiêu]. Với mỗi vị trí, hãy nêu vị trí đó hỗ trợ mục tiêu nào và thời điểm tuyển dụng có hợp lý không. Đánh dấu các vị trí không gắn với mục tiêu nào và các mục tiêu không có vị trí nào hỗ trợ. Không tự bịa mức lương tham chiếu. Kết thúc bằng những giả định mà kế hoạch này phụ thuộc nhiều nhất.

Phản hồi tôi cần đưa ra

Dùng công cụ này để chuẩn bị phản hồi rõ ràng, công bằng về một công việc hoặc hành vi cụ thể.

Giúp tôi chuẩn bị góp ý cho một thành viên trong nhóm về [tình huống, mô tả không nêu tên]. Sự việc đã xảy ra: [ví dụ cụ thể]. Tác động: [tác động đến nhóm hoặc công việc]. Điều tôi muốn thấy thay vào đó: [thay đổi]. Viết một kịch bản ngắn theo mô hình tình huống, hành vi, tác động, kèm một câu hỏi mở để lắng nghe góc nhìn của họ. Giữ nội dung dựa trên sự việc và tránh gán nhãn tính cách. Cuối cùng, chỉ ra những phần trong các ví dụ của tôi có vẻ là ý kiến chủ quan thay vì sự thật.

Chọn các ưu tiên trong quý từ một danh sách dài

Dùng công cụ này khi bạn có quá nhiều việc ưu tiên và cần chọn ra một vài việc.

Đây là danh sách những việc có thể ưu tiên trong quý tới của tôi: [dán danh sách]. Mục tiêu cả năm của chúng tôi: [mục tiêu]. Năng lực thực hiện của nhóm: [năng lực ước tính]. Nhóm các mục có liên quan, gắn mỗi nhóm với một mục tiêu và đề xuất không quá [số lượng] ưu tiên. Với mỗi mục bị loại, đưa ra lý do trong một dòng. Chỉ sử dụng danh sách và mục tiêu của tôi. Cuối cùng, nêu sự đánh đổi tôi nên trao đổi với nhóm trước khi quyết định.

Bản cập nhật cho nhà đầu tư hoặc chủ doanh nghiệp

Dùng công cụ này để soạn báo cáo cập nhật định kỳ cho nhà đầu tư, chủ sở hữu hoặc hội đồng quản trị.

Soạn báo cáo cập nhật hằng tháng cho [nhà đầu tư hoặc chủ sở hữu]. Số liệu chính: [dán các số liệu nổi bật đã loại bỏ chi tiết nhạy cảm]. Kết quả đạt được: [danh sách]. Thách thức: [danh sách]. Đề nghị: [những gì bạn cần từ họ]. Viết dưới 300 từ, trình bày trung thực về thách thức và nêu đề nghị cụ thể. Không thêm số liệu hay kết quả tôi chưa liệt kê. Cuối bản nháp, liệt kê mọi con số đã dùng để tôi đối chiếu từng số với nguồn.

Phân tích trước các nguyên nhân có thể khiến một sáng kiến mới thất bại

Dùng công cụ trước khi khởi động dự án để tìm những điều có thể trục trặc khi vẫn còn thời gian xử lý.

Phân tích trước các nguyên nhân thất bại có thể xảy ra với [sáng kiến]. Hãy tưởng tượng hôm nay là [ngày] và sáng kiến đã thất bại. Bối cảnh: [mục tiêu, nhóm, khoảng ngân sách, tiến độ]. Liệt kê tám nguyên nhân thất bại có khả năng xảy ra nhất, chia theo các nhóm con người, quy trình, thị trường và tài chính. Với mỗi nguyên nhân, đề xuất một dấu hiệu cảnh báo sớm và một hành động cần thực hiện ngay. Đánh dấu nguyên nhân nào dựa trên bối cảnh tôi cung cấp và nguyên nhân nào mang tính khái quát để tôi có thể đánh giá mức độ phù hợp.

Trước khi quyết định

Một vài câu hỏi hữu ích.

Thư viện câu lệnh có miễn phí không?

Có. Mọi câu lệnh trong thư viện đều có thể sao chép và sử dụng miễn phí, không cần đăng ký. Bạn có thể dùng chúng trong ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot hoặc bất kỳ công cụ AI tương tự nào.

Những câu lệnh này dùng được với những công cụ AI nào?

Chúng được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu nên dùng được với mọi trợ lý AI đa dụng, bao gồm ChatGPT, Claude, Gemini và Microsoft Copilot. Kết quả khác nhau tùy công cụ, vì vậy hãy luôn kiểm tra đầu ra.

Tại sao các câu lệnh có dấu ngoặc vuông?

Dấu ngoặc vuông đánh dấu các chỗ để bạn điền thông tin riêng, chẳng hạn như đối tượng, sản phẩm hoặc mục tiêu. Hãy thay tất cả bằng thông tin cụ thể trước khi chạy câu lệnh, vì đầu vào mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ.

Tôi có thể dán thông tin khách hàng hoặc nhân viên vào các câu lệnh này không?

Chỉ khi công ty đã phê duyệt công cụ AI đó cho loại dữ liệu này. Nếu không, hãy mô tả tình huống một cách khái quát hoặc ẩn danh thông tin, chẳng hạn dùng vai trò thay cho tên và bỏ các số liệu nhạy cảm.

Làm cách nào để viết câu lệnh của riêng tôi tốt hơn?

Thực hành với các nhiệm vụ thực tế và nhận phản hồi về kết quả. Hướng dẫn kỹ thuật viết câu lệnh giải thích phương pháp, còn khóa học kỹ thuật viết câu lệnh của Tosheo.ai yêu cầu bạn viết câu lệnh cho chính vai trò của mình và được chấm theo bộ tiêu chí công khai.

Cho nhóm của bạn một lộ trình, không phải thêm một danh sách video.

Khám phá các bài học theo vai trò, bài tập thực hành và giao diện dành cho người quản lý.

Bắt đầu dùng thử miễn phíDùng thử miễn phí 7 ngày · Không cần thẻ tín dụng