Tôi có thể sử dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ của mình như thế nào?
Dùng AI cho những việc đọc và viết chiếm hết buổi tối của chủ doanh nghiệp và cả nhóm: soạn bản nháp email và đề xuất, tóm tắt tài liệu dài, sắp xếp ghi chú thành danh sách kiểm tra, viết lại chính sách bằng tiếng Anh dễ hiểu và chuyển một bảng tính lộn xộn thành phần giải thích ngắn gọn. Những công việc này có ba đặc điểm chung: lặp đi lặp lại, có người trong doanh nghiệp phân biệt được kết quả tốt và kém, và lỗi được phát hiện trước khi gây thiệt hại.
Các công ty nhỏ thường thiếu những vị trí chuyên môn mà công ty lớn dùng để lấp những khoảng trống này. Một công ty có bảy người thường không có người viết nội dung tiếp thị, không có chuyên viên phân tích vận hành và không có ai chuyên đọc điều khoản của nhà cung cấp. Một trợ lý đa năng không thể thay thế những người đó, nhưng có thể tạo bản nháp đầu tiên để chủ doanh nghiệp chỉnh sửa, thường nhanh hơn so với bắt đầu từ trang trắng. Giá trị nằm ở việc chỉnh sửa, không phải ở bản nháp.
Email khách hàng
Soạn câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp từ ghi chú của bạn về giá cả, giờ mở cửa và chính sách. Bạn kiểm tra từng dòng thông tin trước khi gửi.
Báo giá và đề xuất
Chuyển các ý gạch đầu dòng từ một chuyến khảo sát thực địa hoặc cuộc gọi thành bản đề xuất có cấu trúc. Các số liệu phải lấy từ bảng giá của bạn, tuyệt đối không lấy từ trợ lý.
Các bản tóm tắt tài liệu
Tóm tắt một hợp đồng dài với nhà cung cấp hoặc một quy định mới thành các câu hỏi cần đặt ra. Đọc các điều khoản mà bản tóm tắt dẫn đến trước khi hành động dựa trên đó.
Nội dung tiếp thị
Soạn bài đăng mạng xã hội, bản tin hoặc mô tả sản phẩm từ thông tin bạn cung cấp, sau đó chỉnh sửa cho phù hợp với giọng văn của bạn và loại bỏ mọi nhận định không có căn cứ.
Ghi chú hướng dẫn nội bộ
Chuyển một ghi chú bằng giọng nói hoặc danh sách sơ bộ thành hướng dẫn từng bước mà nhân viên mới có thể làm theo, rồi để chính nhân viên đó dùng thử.
Doanh nghiệp nhỏ nên dùng ChatGPT, Claude hay công cụ khác?
Chọn trợ lý phù hợp với cách bạn đang làm việc, sử dụng gói dành cho doanh nghiệp thay vì tài khoản cá nhân miễn phí. Nếu công ty dùng Microsoft 365, Copilot là lựa chọn hợp lý để đánh giá đầu tiên; nếu dùng Google Workspace, hãy đánh giá Gemini; nếu không, hãy so sánh các gói doanh nghiệp của ChatGPT và Claude trên những công việc bạn thực sự làm. Thử từng công cụ với cùng hai nhiệm vụ thực tế, dùng dữ liệu giả định hoặc đã được phê duyệt, rồi chọn công cụ có bản nháp cần bạn sửa ít nhất. Các hướng dẫn riêng của chúng tôi về ChatGPT cho công việc và Claude cho doanh nghiệp trình bày chi tiết hơn về từng công cụ.
Gói dịch vụ quan trọng hơn thương hiệu. Gói dành cho doanh nghiệp thường cung cấp quyền quản trị chung, cách thu hồi quyền truy cập của người đã nghỉ việc và các điều khoản công khai về cách xử lý dữ liệu của bạn. Ví dụ, Anthropic cho biết theo mặc định, họ không dùng dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra từ các sản phẩm thương mại như Claude for Work và API của mình để huấn luyện mô hình, trừ khi khách hàng gửi phản hồi hoặc chủ động đồng ý theo cách khác. Hãy đọc trang thông tin tương ứng của công cụ bạn chọn và xác nhận rằng thông tin đó áp dụng cho gói bạn đang trả phí, chứ không chỉ gói dành cho doanh nghiệp lớn.
Chi phí sử dụng AI cho doanh nghiệp nhỏ là bao nhiêu?
Chi phí trực tiếp thường là phí thuê bao hằng tháng theo mỗi giấy phép người dùng cho một gói doanh nghiệp, cộng với các công cụ chuyên dụng bạn bổ sung sau đó. Giá thường xuyên thay đổi và khác nhau theo khu vực cũng như kỳ thanh toán, vì vậy hãy kiểm tra trang gói dịch vụ hiện hành của từng nhà cung cấp thay vì tin vào một con số trong bài viết, kể cả bài này. Một số công cụ cho phép dùng thử miễn phí, nhưng tài khoản cá nhân miễn phí thường có khả năng kiểm soát quản trị hạn chế hơn và các điều khoản dữ liệu khác, nên không phù hợp với thông tin công ty.
Chi phí lớn hơn là thời gian: đặt ra quy tắc, học cách cung cấp bối cảnh phù hợp và rà soát đầu ra. Hãy dành vài giờ của chủ doanh nghiệp trong tháng đầu tiên để thống nhất các giới hạn và xem mẫu công việc, cùng một khoảng thời gian thực hành cho mỗi người. Gói đăng ký mà không ai biết cách sử dụng hiệu quả là lựa chọn tốn kém nhất. Nếu bạn muốn nhóm thực hành có cấu trúc, mức giá dự kiến của Tosheo.ai được đăng trên trang giá; sản phẩm chưa được xây dựng.
Tháng đầu tiên tại một công ty có bảy người sẽ diễn ra như thế nào?
Kestrel Bookkeeping là công ty giả định gồm bảy người, cung cấp dịch vụ kế toán cho thợ và các đơn vị cung cấp dịch vụ nghề tại địa phương. Chủ doanh nghiệp, Priya, phê duyệt một trợ lý thuộc gói dành cho doanh nghiệp và hai nhiệm vụ cho tháng đầu tiên: soạn thư điện tử nhắc khách hàng chưa gửi chứng từ và chuyển các trang hướng dẫn của HMRC thành danh sách kiểm tra bằng tiếng Anh dễ hiểu cho nhân viên. Không được nhập tên khách hàng, số liệu và thông tin ngân hàng; nhân viên dùng các trường giữ chỗ như [KHÁCH HÀNG] và [SỐ TIỀN] rồi điền thông tin sau.
Trong tuần đầu tiên, một nhân viên ghi sổ kế toán yêu cầu: 'Viết email nhắc khách hàng về các hóa đơn, chứng từ còn thiếu.' Bản nháp lịch sự nhưng lại dọa sẽ áp dụng 'mức phạt nộp hồ sơ muộn £100' mà không ai cung cấp, đồng thời đặt thời hạn không khớp với lịch của công ty. Ghi chú rà soát của Priya rất ngắn: không bao giờ để trợ lý bịa số tiền, ngày tháng hoặc mức phạt. Câu lệnh đã sửa cung cấp thời hạn thực tế của công ty, giọng điệu ('thân thiện, ngắn gọn, không đe dọa') và quy tắc 'nếu cần ngày tháng hoặc số tiền, hãy viết [KIỂM TRA] thay thế'. Bản nháp thứ hai dùng được sau khi sửa một dòng.
Đến tuần thứ ba, nhiệm vụ lập danh sách kiểm tra cho thấy một khía cạnh khác. Bản tóm tắt trang hướng dẫn của trợ lý rõ ràng nhưng bỏ sót một ngoại lệ quan trọng đối với một số khách hàng. Priya quyết định giữ lại danh sách kiểm tra, nhưng mỗi mục phải có liên kết đến đoạn nguồn và được một đồng nghiệp đủ chuyên môn phê duyệt. Cuối tháng, công ty giữ lại email nhắc nhở, giữ lại danh sách kiểm tra có phê duyệt và từ chối ý tưởng thứ ba là soạn nội dung giải thích về thuế cho khách hàng, vì chưa ai muốn chịu trách nhiệm về rủi ro khi rà soát. Đó là một kết quả tốt.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Doanh nghiệp nhỏ không nên đưa những gì vào công cụ AI?
Không đưa vào bất cứ thông tin nào mà bạn không muốn phải giải trình với khách hàng, cơ quan quản lý hoặc nhà báo nếu bị rò rỉ: dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc nhân viên, thông tin tài khoản ngân hàng và thẻ, mật khẩu, số liệu tài chính chưa công bố và tài liệu khách hàng mà bạn chưa được phép chia sẻ. NCSC khuyến cáo không đưa thông tin nhạy cảm vào câu hỏi gửi đến các mô hình ngôn ngữ lớn công khai, còn Acas nhắc người sử dụng lao động rằng các chính sách hiện hành về quyền riêng tư dữ liệu vẫn áp dụng khi sử dụng AI.
Các chỗ giữ chỗ giải quyết được phần lớn vấn đề. Viết [KHÁCH HÀNG], [ĐỊA CHỈ] hoặc [TỔNG SỐ TIỀN] trong câu lệnh, rồi điền thông tin thật sau đó trong hệ thống của bạn. Nếu một nhiệm vụ thực sự cần dữ liệu cá nhân, hãy dừng lại và kiểm tra trước xem cách xử lý dữ liệu của bạn có đáp ứng yêu cầu bảo vệ dữ liệu hay không; hướng dẫn của ICO về AI và bảo vệ dữ liệu là điểm khởi đầu tại Vương quốc Anh. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Những lỗi nào thường gặp nhất?
Các sai sót phổ biến nhất là chi tiết bịa đặt được trình bày đầy tự tin, lời hứa doanh nghiệp không thể thực hiện và việc chủ doanh nghiệp kiểm tra ngày càng kém kỹ lưỡng qua từng tuần. Hồ sơ AI tạo sinh của NIST mô tả trường hợp đầu tiên là hiện tượng bịa đặt, tức nội dung sai lệch hoặc sai sự thật được khẳng định đầy tự tin, đồng thời cảnh báo về thiên kiến tự động hóa, tức xu hướng nghe theo kết quả tự động. Cả hai đều trầm trọng hơn khi bạn bận, mà đó chính là lúc chủ doanh nghiệp nhỏ tìm đến công cụ.
Đưa bước kiểm tra vào nhiệm vụ thay vì trông chờ vào sự tự giác. Yêu cầu trợ lý đánh dấu mọi thông tin không được cung cấp bằng [KIỂM TRA], lập một danh sách ngắn những thông tin doanh nghiệp tuyệt đối không được sai (giá, thời hạn, bảo hành, cách diễn đạt pháp lý), và đọc những dòng đó trước tiên trong mỗi bản nháp.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ không nên mất công với AI?
Tạm thời chưa cần dùng khi công việc chủ yếu là lao động chân tay hoặc gặp gỡ trực tiếp, khi mỗi tháng chỉ có vài việc cần viết, hoặc khi không ai có thời gian kiểm tra nội dung công cụ tạo ra. Một công ty cảnh quan có hai người, mỗi tháng viết ba báo giá, có thể được lợi nhiều hơn từ một mẫu báo giá tốt so với việc trả phí thuê bao.
Cũng chưa nên dùng AI cho bất kỳ việc gì đưa ra quyết định về một người, chẳng hạn như sàng lọc ứng viên, hoặc cung cấp cho khách hàng lời tư vấn thuộc lĩnh vực chịu sự quản lý chuyên ngành. Những cách sử dụng đó đòi hỏi mức độ thận trọng cao hơn nhiều so với chỉ dùng một trợ lý thông thường rồi đọc lướt kết quả, và trong một số trường hợp còn cần tư vấn pháp lý.
Các nhóm nhỏ học cách sử dụng AI hiệu quả như thế nào?
Các nhóm nhỏ học nhanh nhất khi thực hành chính công việc của mình và có người kiểm tra kết quả, chứ không phải khi xem các khóa học tổng quát kéo dài. Thống nhất hai hoặc ba công việc cho mỗi người, cung cấp câu lệnh mẫu và danh sách kiểm tra, rồi cùng xem một kết quả thực tế mỗi tuần trong tháng đầu tiên.
Nếu bạn muốn có cấu trúc đó mà không phải tự xây dựng, Tosheo.ai đang được xây dựng để cung cấp nội dung thực hành theo vai trò cho các nhóm từ 5 đến 200 người, với nhiệm vụ thực hành được chấm theo hướng dẫn có tiêu chí rõ ràng mà người học có thể xem, cùng màn hình theo dõi tiến độ dành cho quản lý. Sản phẩm hiện chưa được xây dựng; trang đào tạo AI cho nhóm nhỏ của chúng tôi giải thích những gì dự kiến cung cấp. Với nhiều doanh nghiệp có dưới mười người, quy trình trên trang này là đủ để bắt đầu.
Nguồn và phạm vi
NCSC, ChatGPT và các mô hình ngôn ngữ lớn: rủi ro là gì?, 14 tháng Ba 2023 ↗
ICO, Hướng dẫn về AI và bảo vệ dữ liệu, đề ngày 15 March 2023 ↗