Điều gì làm nên một câu lệnh tốt cho Copilot?
Microsoft mô tả bốn thành phần của một câu lệnh Copilot: mục tiêu, bối cảnh, nguồn và yêu cầu đầu ra. Chỉ mục tiêu rõ ràng là bắt buộc, nhưng ba thành phần còn lại mới giúp biến một câu trả lời chung chung thành câu trả lời bạn có thể sử dụng.
Mục tiêu là điều bạn muốn Copilot làm. Bối cảnh là lý do bạn cần làm việc đó và những người có liên quan. Nguồn là thông tin Copilot nên dựa vào, chẳng hạn tệp đính kèm, trang web hoặc email, cuộc trò chuyện và tệp công việc của bạn. Kỳ vọng mô tả định dạng hoặc phong cách của câu trả lời. Ví dụ câu lệnh cho công việc do chính Microsoft đưa ra kết hợp mục tiêu, bối cảnh và kỳ vọng: lập dàn ý cho tài liệu đào tạo về quản lý thời gian dành cho nhân viên làm việc kết hợp tại văn phòng và từ xa, với giọng văn thân thiện.
Mục tiêu
Soạn câu trả lời, tóm tắt cuộc họp, lập dàn ý bài thuyết trình, viết lại một đoạn văn.
Bối cảnh
Người đọc, mục đích và quyết định mà kết quả hỗ trợ.
Nguồn
Tệp, chuỗi email, cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện được nêu tên và tham chiếu trực tiếp.
Kỳ vọng
Độ dài, giọng điệu, cấu trúc và những điểm cần nêu rõ nếu nguồn tài liệu không đề cập.
Làm thế nào để chỉ cho Copilot đúng tệp hoặc email cần dùng?
Trong Microsoft 365 Copilot Chat, hãy nhập dấu gạch chéo rồi bắt đầu nhập tên người, tệp, cuộc họp hoặc email bạn muốn tham chiếu. Chỉ rõ nguồn theo cách này đáng tin cậy hơn việc mô tả nguồn, vì Copilot không phải đoán bạn đang nói đến tài liệu nào.
Những nội dung bạn có thể tham chiếu phụ thuộc vào giấy phép và cài đặt của bạn. Trang hỗ trợ của Microsoft cho biết khi có giấy phép Microsoft Copilot và bật Work IQ, bạn có thể tham chiếu đến người, tệp, cuộc họp và email; khi tắt Work IQ hoặc không có giấy phép Microsoft Copilot, bạn chỉ có thể tham chiếu đến tệp. Nếu một câu lệnh dùng được với đồng nghiệp nhưng không dùng được với bạn, hãy kiểm tra điều này trước. Microsoft cũng lưu ý rằng các phần ở cuối câu lệnh thường được chú trọng hơn và đề xuất đặt các tham chiếu nguồn về phía cuối.
Những câu lệnh Copilot nào hữu ích cho Outlook, Teams, Word và PowerPoint?
Các câu lệnh dưới đây được cấu trúc theo mục tiêu, bối cảnh, nguồn và yêu cầu về kết quả. Thay nội dung trong dấu ngoặc vuông và dùng dấu gạch chéo để chèn nguồn được nêu tên nếu giấy phép của bạn cho phép. Microsoft liệt kê các tác vụ tương tự trong những ví dụ của mình, gồm tóm tắt cuộc họp Teams, viết lời cảm ơn ngắn trong Outlook, viết lại một đoạn trong Word và tạo bài trình chiếu.
Outlook: trả lời dựa trên chuỗi thư
Soạn câu trả lời cho [chuỗi trao đổi] để gửi người liên hệ phía khách hàng. Họ yêu cầu điều chỉnh lịch trình. Tôi chỉ có thể xác nhận những ngày sau: [các ngày]. Viết dưới 120 từ, lịch sự, thẳng vào vấn đề và kết thúc bằng một câu hỏi. Đánh dấu mọi nội dung trong chuỗi trao đổi mà tôi chưa trả lời.
Outlook: nắm bắt công việc sau kỳ nghỉ
Tóm tắt các email từ [người gửi] về [dự án] trong hai tuần qua. Nhóm theo quyết định, yêu cầu và thông tin. Liệt kê mọi nội dung vẫn cần tôi trả lời.
Teams: tóm tắt cuộc họp
Tóm tắt [cuộc họp] cho một đồng nghiệp không tham dự. Liệt kê các quyết định, việc cần làm kèm người phụ trách và những câu hỏi chưa được giải quyết. Nếu cuộc họp không nêu người phụ trách, hãy ghi là chưa nêu.
Word: viết lại cho đối tượng đọc khác
Viết lại đoạn đã chọn cho người làm tài chính chưa biết về dự án. Giữ nguyên mọi số liệu và cam kết. Dùng câu đơn giản, dưới 100 từ.
Word: soạn bản nháp từ tài liệu nguồn
Soạn bản tóm tắt một trang về [chủ đề] cho nhóm vận hành, sử dụng [tệp]. Dùng các tiêu đề cho phần bối cảnh, đề xuất và câu hỏi chưa được giải đáp. Không thêm số liệu không có trong tệp.
PowerPoint: lập dàn ý từ tài liệu
Tạo dàn ý gồm sáu trang chiếu cho buổi khởi động dự án dựa trên [tệp]. Mỗi trang chiếu có một thông điệp, kèm ghi chú cho người thuyết trình nêu rõ phần nào trong tệp làm cơ sở cho từng ý.
Copilot Chat: chuẩn bị cho cuộc họp
Dựa vào [tệp] và [chuỗi email], liệt kê năm câu hỏi mà [khách hàng] có khả năng cao nhất sẽ nêu trong buổi rà soát ngày mai, kèm thông tin từ các nguồn đó để trả lời từng câu. Đánh dấu những câu hỏi mà các nguồn không thể trả lời.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Câu trả lời của Copilot sau khi được rà soát trông như thế nào?
Câu trả lời đã được rà soát phải được đối chiếu với các nguồn đã chỉ định cho Copilot, vì việc dựa trên các tệp của bạn không đảm bảo câu trả lời đúng. Microsoft nêu rõ rằng phản hồi của Copilot có thể không chính xác và cần được rà soát, xác minh.
Hãy xét Northgate Systems, một công ty phần mềm giả định có 60 nhân viên. Trưởng nhóm hỗ trợ khách hàng thành công đã dùng câu lệnh tóm tắt Teams cho một cuộc gọi về gia hạn. Bản tóm tắt của Copilot cho biết khách hàng đã đồng ý gia hạn hai năm và Priya sẽ gửi hợp đồng. Bản chép lời cuộc họp cho thấy khách hàng nói rằng họ sẽ cân nhắc thời hạn hai năm nếu mức giá được xác nhận, còn Priya đề nghị gửi bản tóm tắt giá, chứ không phải hợp đồng.
Bản tóm tắt đã rà soát ghi: khách hàng đang cân nhắc gia hạn hai năm, với điều kiện giá được xác nhận; Priya sẽ gửi bản tóm tắt giá; chưa có quyết định về thời hạn. Câu lệnh yêu cầu nêu các câu hỏi chưa được giải đáp, nhờ đó điểm thiếu sót mới lộ rõ: bản tóm tắt ban đầu không có câu hỏi nào, và một cuộc gọi gia hạn không có câu hỏi còn bỏ ngỏ chính là dấu hiệu cần kiểm tra.
Làm thế nào để cải thiện câu trả lời chưa đúng yêu cầu của Copilot?
Điều chỉnh bằng một yêu cầu tiếp nối cụ thể thay vì bắt đầu lại. Microsoft lưu ý rằng kết quả đầu tiên thường không phải là kết quả cuối cùng hay tốt nhất, và bạn nên dự kiến sẽ cần trao đổi qua lại.
Microsoft cũng khuyên bạn nên nói cho Copilot biết cần làm gì thay vì không được làm gì. Thay vì viết đừng viết dài, hãy viết chỉ trình bày trong ba gạch đầu dòng. Thay vì viết đừng tự bịa ra hành động, hãy viết chỉ liệt kê những hành động mà có người đã đồng ý rõ ràng trong cuộc họp. Chỉ dẫn theo hướng cần làm giúp Copilot có mục tiêu cụ thể, đồng thời cho bạn một tiêu chuẩn rõ ràng hơn để kiểm tra.
Có thể lưu và dùng lại câu lệnh cho Copilot không?
Có. Microsoft 365 Copilot cho phép bạn lưu câu lệnh sau khi chạy thành công: di chuột lên câu lệnh, chọn biểu tượng dấu trang rồi chọn lưu. Chỉ bạn mới thấy các câu lệnh đã lưu, còn các câu lệnh do Microsoft tuyển chọn thì mọi người trong tổ chức đều có thể thấy.
Trước khi lưu một câu lệnh để dùng lại, hãy xóa mọi chi tiết chỉ dành riêng cho một lần sử dụng, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tên khách hàng, rồi thay bằng chỗ trống trong ngoặc vuông. Hướng dẫn về mẫu câu lệnh giải thích cách duy trì một thư viện dùng chung nhỏ luôn được cập nhật, bao gồm ai chịu trách nhiệm và tần suất rà soát.
Khi nào câu lệnh cho Copilot không giải quyết được vấn đề?
Câu lệnh tốt hơn cũng không giúp ích nếu Copilot không truy cập được nguồn, nếu bản thân nguồn sai hoặc lỗi thời, hay nếu nhóm của bạn có giấy phép sử dụng nhưng chưa có thói quen dùng công cụ. Mức sử dụng thấp sau khi triển khai thường là vấn đề về thực hành và sự tự tin, chứ không phải cách diễn đạt câu lệnh.
Nếu bạn có câu hỏi về cách một tính năng Copilot cụ thể hoạt động trong môi trường Microsoft của tổ chức, các trang hỗ trợ và Learn của Microsoft là nguồn phù hợp hơn, vì tính năng và quy định về giấy phép có thể thay đổi. Trang này trình bày những thói quen viết câu lệnh vẫn hữu ích qua các thay đổi đó. Để triển khai có hệ thống cho nhóm, hãy xem hướng dẫn đào tạo Copilot.
Tosheo.ai dự kiến sẽ hỗ trợ các nhóm sử dụng Copilot cùng những trợ lý khác, với các bài học theo vai trò kết thúc bằng bài thực hành trong công cụ nhóm sử dụng, được chấm theo bảng tiêu chí công khai. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng. Sản phẩm không bao gồm bất kỳ trợ lý tự động nào trên Microsoft Teams hay tiện ích mở rộng trình duyệt nào, và không thay thế chương trình đào tạo quản trị viên của Microsoft.