Ví dụ về chính sách AI: hướng dẫn công khai và các bản chính sách mẫu hoàn chỉnh cho doanh nghiệp

Bạn có thể học được gì từ chính sách AI của các tổ chức khác?

Chính sách AI của các tổ chức khác hữu ích nhất ở cấu trúc và cách diễn đạt, không phải ở những quy tắc để sao chép. Công cụ, hợp đồng và nghĩa vụ của họ không giống của bạn. Hãy đọc một ví dụ để xem cách họ chuyển nguyên tắc thành hướng dẫn, rồi viết phiên bản riêng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.

Các ví dụ công khai dưới đây được mô tả dựa trên tài liệu đã công bố, được kiểm tra vào ngày 16 tháng 10 năm 2026. Các ví dụ về công ty là hư cấu và được viết cho trang này; chúng minh họa hình thức của một chính sách hoàn chỉnh, không phải khuyến nghị cho bất kỳ doanh nghiệp có thật nào. Không nội dung nào ở đây là tư vấn pháp lý.

Hướng dẫn về AI tạo sinh của thành phố Boston nói gì?

Thành phố Boston công bố hướng dẫn tạm thời cho nhân viên về việc sử dụng AI tạo sinh vào tháng 5 năm 2023, phiên bản 1.1, áp dụng cho các cơ quan và phòng ban của thành phố, ngoại trừ hệ thống trường công lập Boston. Tài liệu ngắn này khuyến khích thử nghiệm có trách nhiệm đồng thời đặt ra ba quy tắc cốt lõi.

Thứ nhất, kiểm chứng thông tin và rà soát toàn bộ nội dung do AI tạo ra, đặc biệt là nội dung dùng để truyền thông công khai hoặc ra quyết định, nhằm phát hiện thông tin không chính xác và thiên lệch. Thứ hai, công khai việc sử dụng AI, bao gồm loại và phiên bản mô hình, với dòng ghi nhận mẫu: "Phần mô tả này do ChatGPT 3.5 tạo và được biên tập bởi" tác giả. Thứ ba, không đưa thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư vào câu lệnh; cách kiểm tra đơn giản được đưa ra là nếu bạn không muốn chia sẻ thông tin đó với người khác hoặc đăng câu lệnh ở nơi công khai, hãy bỏ thông tin đó ra.

Điều doanh nghiệp nhỏ có thể học hỏi: nguyên tắc người dùng công cụ vẫn chịu trách nhiệm về kết quả của công cụ, được Boston minh họa bằng tính năng tự động sửa lỗi, và thói quen kèm theo mỗi quy tắc một lý do ngắn gọn. Điều có thể không cần: bắt buộc công khai việc sử dụng AI trong mọi văn bản, vốn phù hợp với cơ quan công quyền hơn là một đơn vị dịch vụ viết bản nháp cho khách hàng.

Cẩm nang AI của chính phủ Anh bao gồm những gì?

Cẩm nang AI của chính phủ Anh, do Cơ quan Dịch vụ Số Chính phủ công bố ngày 10 February 2025, mở rộng Khung AI tạo sinh tháng January 2024 và đưa ra mười nguyên tắc dành cho công chức. Các nguyên tắc bao gồm hiểu AI là gì và các giới hạn của nó; sử dụng AI hợp pháp, có đạo đức và có trách nhiệm; sử dụng an toàn; bảo đảm sự kiểm soát thực chất của con người ở các giai đoạn phù hợp; dùng đúng công cụ cho công việc; và áp dụng các nguyên tắc cùng với chính sách của tổ chức.

Tài liệu dài hơn nhiều so với nhu cầu của một công ty nhỏ, và phần lớn nói về việc mua và xây dựng hệ thống AI. Phần hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ là dùng danh sách nguyên tắc làm danh sách kiểm tra: nếu chính sách của bạn không đề cập đến giới hạn, bảo mật, quyền kiểm soát của con người hoặc việc chọn đúng công cụ, thì rất có thể chính sách còn thiếu sót.

Chính sách sử dụng AI cho một công ty dịch vụ nhỏ trông như thế nào?

Ví dụ thứ nhất là một công ty dịch vụ nội dung hư cấu gồm 12 người, Brightwater Words. Công ty viết bài đăng blog và bản tin cho khách hàng, sử dụng không gian làm việc dành cho doanh nghiệp của một trợ lý trò chuyện và không có đội ngũ pháp lý nội bộ. Chính sách của công ty dài một trang.

"1. Người phụ trách: [tên nhà sáng lập]; người thay thế: [tên biên tập viên cấp cao]. 2. Công cụ: chỉ sử dụng không gian làm việc doanh nghiệp Brightwater của [trợ lý], đăng nhập bằng tài khoản công ty. 3. Thông tin: được phép sử dụng tài liệu công khai và bản nháp của chúng ta. Chỉ được sử dụng bản yêu cầu và bản nháp của khách hàng có ghi 'Cho phép dùng AI' trong danh sách khách hàng. Không bao giờ dán dữ liệu phân tích của khách hàng, hợp đồng hoặc bất kỳ nội dung nào được đánh dấu là bảo mật. 4. Kiểm tra: mọi thông tin thực tế, số liệu, trích dẫn và liên kết trong nội dung dành cho khách hàng đều phải được đối chiếu với nguồn mà bạn đã mở. Xóa mọi nội dung không thể xác minh. 5. Công khai việc sử dụng: thông báo cho biên tập viên khi AI tạo ra một phần đáng kể của bản nháp; tuân thủ hướng dẫn về AI của từng khách hàng. 6. Thắc mắc hoặc sai sót: hỏi hoặc báo cho [nhà sáng lập] ngay trong ngày. 7. Rà soát: mỗi sáu tháng."

Vì sao cách này hiệu quả: nội dung gói gọn trong một trang, nêu rõ người phụ trách, còn danh sách khách hàng đảm nhiệm phần việc khó là ghi nhận những khách hàng đã đồng ý cho sử dụng AI.

Chính sách sử dụng AI cho một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trông như thế nào?

Ví dụ thứ hai là Ashby and Cole, một đơn vị dịch vụ kế toán giả định có 35 người. Đơn vị này xử lý hồ sơ tài chính và dữ liệu cá nhân của khách hàng, nên chính sách có các yêu cầu chặt chẽ hơn về thông tin và thêm một quy định về xét đoán chuyên môn.

"1. Người phụ trách: quản lý văn phòng [tên]; câu hỏi về bảo vệ dữ liệu gửi đến [tên]. 2. Công cụ: không gian làm việc doanh nghiệp của [trợ lý] và các tính năng AI trong phần mềm nghiệp vụ được liệt kê trong sổ đăng ký. Không sử dụng công cụ khác. 3. Thông tin: không đưa hồ sơ tài chính, mã số thuế, thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân của khách hàng vào bất kỳ trợ lý đa năng nào. Chỉ được sử dụng các tính năng AI của phần mềm nghiệp vụ với dữ liệu khách hàng cho các công việc được liệt kê trong sổ đăng ký. 4. Nhận định chuyên môn: AI có thể hỗ trợ soạn lời giải thích và tóm tắt hướng dẫn, nhưng lời tư vấn cho khách hàng phải do nhân viên có đủ trình độ chuyên môn đưa ra và phê duyệt sau khi đã kiểm tra các quy định gốc. 5. Số liệu: mọi con số trong tài liệu có AI hỗ trợ đều phải được tính lại từ dữ liệu gốc trước khi gửi. 6. Sự cố: tuân thủ quy trình xử lý sự cố dữ liệu hiện hành. 7. Rà soát: hằng năm và khi điều khoản phần mềm thay đổi."

Vì sao cách này hiệu quả: nó tách biệt trợ lý đa năng với các công cụ tích hợp trong phần mềm mà công ty đã tin dùng để xử lý dữ liệu khách hàng, đồng thời quy định rõ rằng việc tư vấn chuyên môn vẫn do con người đảm nhiệm.

Chính sách sử dụng AI cho một công ty phần mềm trông như thế nào?

Ví dụ thứ ba là Larkspur Cloud, một công ty phần mềm giả định có 90 người, với các nhóm kỹ thuật, bán hàng và hỗ trợ. Chính sách của công ty có một phần ngắn áp dụng cho toàn công ty và một trang quy định riêng cho từng nhóm.

Áp dụng toàn công ty: "Chỉ sử dụng các công cụ trong danh mục bằng tài khoản công ty. Không bao giờ nhập bí mật, thông tin xác thực hoặc dữ liệu khách hàng vào bất kỳ công cụ AI nào, trừ khi danh mục cho phép quy trình đó. Bạn chịu trách nhiệm về những gì mình bàn giao hoặc gửi đi. Báo cáo sai sót cho [người phụ trách bảo mật] ngay trong ngày."

Kỹ thuật: "Có thể sử dụng trợ lý lập trình đã được phê duyệt với các kho mã của công ty. Mã được tạo phải qua quy trình rà soát và kiểm thử thông thường. Không dán nhật ký môi trường vận hành thực tế có chứa dữ liệu cá nhân. Kiểm tra giấy phép của mọi đoạn mã được tạo có độ dài đáng kể và trông như được sao chép." Bán hàng: "Không đưa danh sách liên hệ của khách hàng tiềm năng vào trợ lý. Không gửi các khẳng định do AI viết về hiệu suất sản phẩm hoặc kết quả của khách hàng khi chưa kiểm tra với bộ phận tiếp thị sản phẩm." Hỗ trợ: "Nhân viên hỗ trợ phải đọc và chỉnh sửa bản nháp phản hồi trước khi gửi. Xóa thông tin tài khoản và thanh toán trước khi sử dụng trợ lý."

Vì sao cách này hiệu quả: có một bộ quy tắc chung, sau đó là các rủi ro cụ thể của từng nhóm, được diễn đạt bằng ngôn ngữ quen thuộc với nhóm đó.

Những ví dụ này khác nhau như thế nào và vì sao?

Các ví dụ khác nhau chủ yếu ở mức độ kiểm soát thông tin chặt chẽ, vì đó là điểm khác biệt về rủi ro. Rủi ro chính của công ty dịch vụ là kế hoạch bảo mật của khách hàng bị rò rỉ hoặc một khẳng định bịa đặt được công bố; với đơn vị kế toán là dữ liệu tài chính và cá nhân của khách hàng; với công ty phần mềm là bí mật và dữ liệu khách hàng nằm trong mã nguồn và nhật ký hệ thống.

Những điều khoản mẫu nào đáng để điều chỉnh cho phù hợp?

Những điều khoản này thường xuất hiện trong các chính sách sử dụng AI tốt dành cho nhân viên vì mỗi điều khoản đều biến một nguyên tắc thành hành động. Hãy điều chỉnh cách diễn đạt và điền tên cùng các công cụ của bạn; hướng dẫn về mẫu chính sách có cấu trúc đầy đủ.

Các ví dụ về chính sách AI chưa tốt mắc lỗi gì?

Các ví dụ yếu thường mơ hồ hoặc thiếu thực tế. Ví dụ mơ hồ chỉ nói "sử dụng AI có trách nhiệm" và "bảo vệ dữ liệu mật" mà không nêu rõ công cụ hay dữ liệu nào, nên không ai biết phải làm gì. Ví dụ thiếu thực tế thì cấm mọi hình thức sử dụng AI trong khi bộ ứng dụng văn phòng đã bật sẵn các tính năng AI, khiến mọi người quen với việc phớt lờ chính sách.

Các vấn đề thường gặp khác: không chỉ định người phụ trách nên câu hỏi không được giải quyết; không có ngày rà soát nên danh sách công cụ trở nên lỗi thời; và không có đào tạo nên mọi người ký vào một tài liệu mà họ không biết cách áp dụng. Tosheo.ai đang được xây dựng để hỗ trợ bước thực hành, với các bài học theo vai trò dự kiến sẽ kết thúc bằng một nhiệm vụ thực hành được chấm theo bộ tiêu chí công khai. Tosheo.ai không viết chính sách cho bạn, và không có công ty hư cấu nào ở đây là khách hàng.

Nguồn và phạm vi

Thành phố Boston, Hướng dẫn tạm thời về việc sử dụng AI tạo sinh, phiên bản 1.1, 18 tháng 5 năm 2023 ↗

GOV.UK, Cẩm nang AI dành cho Chính phủ Vương quốc Anh, 10 tháng 2 năm 2025 ↗