Những ứng dụng phổ biến nhất của AI tạo sinh trong doanh nghiệp là gì?
Các trường hợp sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp là những tác vụ ngôn ngữ: soạn thảo, tóm tắt, viết lại cho đối tượng khác, trích xuất thông tin có cấu trúc từ tài liệu và giải thích nội dung bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Trong nghiên cứu về việc ứng dụng AI của chính phủ Anh, 85% doanh nghiệp đã sử dụng AI cho biết họ dùng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tạo văn bản, cao hơn nhiều so với bất kỳ loại AI nào khác; các lĩnh vực kinh doanh đang sử dụng hoặc dự định sử dụng AI phổ biến nhất là tiếp thị và hành chính (mỗi lĩnh vực 72%) và công nghệ thông tin (64%). Đây là số liệu tự khai báo từ khảo sát 3,500 doanh nghiệp Anh vào đầu năm 2025.
Điều đó phù hợp với những gì phần lớn các nhóm nhận thấy trong thực tế. Trợ lý AI tạo sinh làm tốt nhất khi có sẵn tài liệu để xử lý và có người biết kết quả tốt cần như thế nào. Chúng làm kém nhất khi nhiệm vụ phụ thuộc vào dữ kiện mà công cụ không có, vào nhận định về một khách hàng hay đồng nghiệp cụ thể, hoặc vào độ chính xác mà không ai kiểm tra.
Làm thế nào để phân biệt trường hợp nên và không nên ứng dụng AI?
Một trường hợp sử dụng phù hợp để bắt đầu phải đáp ứng bốn tiêu chí: lặp lại thường xuyên, có tài liệu nguồn để làm căn cứ, có người được chỉ định cụ thể để kiểm tra kết quả và sai sót được phát hiện trước khi gây hại. Công việc không đáp ứng một trong các tiêu chí này vẫn có thể đáng làm về sau, khi nhóm đã có thói quen rà soát. Công việc không đáp ứng hai tiêu chí thường không phải là điểm khởi đầu phù hợp.
Kiểm tra từng nhiệm vụ đang cân nhắc theo các tiêu chí trước khi phê duyệt. 'Tóm tắt các phiếu yêu cầu hỗ trợ tuần này theo chủ đề cho cuộc họp thứ Hai' đáp ứng cả bốn tiêu chí. 'Viết câu trả lời của chúng ta cho khiếu nại pháp lý của khách hàng' không đáp ứng tiêu chí thứ ba và thứ tư trừ khi có người đủ chuyên môn xem xét, nên đây không phải nhiệm vụ phù hợp để bắt đầu.
Có lặp lại không?
Với nhiệm vụ hằng tuần hoặc hằng ngày, công sức viết câu lệnh và danh sách kiểm tra tốt sẽ mang lại giá trị. Nhiệm vụ chỉ làm một lần hiếm khi như vậy.
Có tài liệu nguồn không?
Bảng thông số kỹ thuật, ghi chú cuộc họp, chính sách hoặc bảng dữ liệu cung cấp dữ kiện để trợ lý làm việc, nhờ đó bạn kiểm tra cách nó sử dụng dữ kiện thay vì những gì nó tự bịa ra.
Có ai có thể kiểm tra nội dung đó không?
Chỉ định người kiểm tra và nêu rõ họ cần kiểm tra những gì. Nếu không ai trong nhóm có thể xác định kết quả có đúng hay không, nhiệm vụ đó chưa sẵn sàng để triển khai.
Điều gì xảy ra nếu kết quả sai?
Ưu tiên những công việc mà lỗi có thể được phát hiện trong nội bộ. Bất cứ nội dung nào gửi cho khách hàng, cơ quan quản lý hoặc ứng viên đều cần được rà soát kỹ hơn.
Mỗi bộ phận có thể ứng dụng AI tạo sinh vào những việc hữu ích nào?
Mỗi bộ phận có một vài công việc phù hợp với các phép kiểm tra này. Bảng liệt kê những điểm có thể bắt đầu, kèm bước kiểm tra cần đi cùng từng công việc. Đây là danh sách khởi đầu do ban biên tập tổng hợp, không phải bảng xếp hạng, và mỗi nhóm sẽ tìm ra những cách áp dụng riêng. Các hướng dẫn theo vai trò của chúng tôi trình bày sâu hơn về từng bộ phận.
| Nhóm | Các trường hợp sử dụng phù hợp để bắt đầu | Bước kiểm tra đi kèm |
|---|---|---|
| Tiếp thị | Soạn bản nháp đầu tiên từ bản yêu cầu, viết lại nội dung cho một kênh mới, tóm tắt phản hồi về chiến dịch | Mọi tuyên bố đều khớp với bản yêu cầu hoặc nguồn đã được phê duyệt; đã rà soát giọng điệu thương hiệu |
| Bán hàng | Bản tóm tắt nghiên cứu về khách hàng, chỉnh lý ghi chú cuộc gọi, bản nháp email trao đổi tiếp | Dữ kiện về khách hàng được đối chiếu với CRM; không bịa ra cam kết hoặc giá |
| Hỗ trợ khách hàng | Bản nháp trả lời từ kho kiến thức, bản tóm tắt yêu cầu hỗ trợ để bàn giao, bản viết lại để điều chỉnh giọng điệu | Nội dung chính sách khớp với kho kiến thức hiện hành; nhân viên gửi, không phải công cụ |
| Vận hành | Chuyển ghi chú thành SOP, tóm tắt tài liệu của nhà cung cấp, tổng hợp việc cần làm sau cuộc họp | Các bước đã được người không viết chúng thử làm; các điểm trong hợp đồng đã được đọc trong tài liệu gốc |
| Nhân sự và quản lý con người | Bản tóm tắt chính sách bằng ngôn ngữ dễ hiểu, bản nháp tin tuyển dụng, danh sách việc cần làm khi tiếp nhận nhân viên mới | Không dùng để ra quyết định về cá nhân; cách diễn đạt đã được rà soát để bảo đảm công bằng |
| Tài chính | Giải thích chênh lệch trong bảng được cung cấp, soạn phần nhận xét, hỗ trợ về công thức | Đã tính lại mọi số liệu; chỉ nêu nguyên nhân khi có dữ liệu chứng minh |
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Những cách ứng dụng AI nào phù hợp với doanh nghiệp nhỏ?
Doanh nghiệp nhỏ hưởng lợi nhiều nhất từ những cách dùng giúp bù đắp một vai trò còn thiếu: người viết bản nháp đầu tiên, người tóm tắt tài liệu, người kiên nhẫn giải thích. Một công ty có năm người nhưng không có nhân viên tiếp thị có thể soạn bản tin từ ghi chú của chủ doanh nghiệp; một công ty không có quản lý vận hành có thể chuyển ghi âm của chủ doanh nghiệp thành quy trình bằng văn bản cho nhân viên mới.
Để chủ doanh nghiệp tiếp tục rà soát mọi nội dung gửi ra bên ngoài cho đến khi người khác chứng minh được rằng họ có thể thực hiện việc kiểm tra. Hướng dẫn của chúng tôi về AI cho doanh nghiệp nhỏ trình bày một tháng áp dụng cụ thể tại công ty bảy người, bao gồm cả nhiệm vụ mà công ty quyết định không dùng AI.
Một trường hợp sử dụng có phạm vi được xác định rõ trông như thế nào trong thực tế?
Halden Logistics, một công ty giao nhận vận tải giả định có 45 người, muốn dùng AI trong dịch vụ khách hàng. Ý tưởng ban đầu, 'để AI trả lời thư của khách hàng', không đạt hai tiêu chí: không có ai kiểm tra câu trả lời trước khi gửi, và một lời hứa giao hàng sai sẽ gây tổn thất trực tiếp. Nhóm điều chỉnh phạm vi thành 'soạn câu trả lời dựa trên tình trạng lô hàng và mẫu diễn đạt chuẩn của chúng ta; nhân viên chỉnh sửa rồi gửi'.
Câu lệnh đầu tiên, 'Trả lời khách hàng này đang hỏi đơn hàng của họ ở đâu', tạo ra một phản hồi thân thiện nói rằng kiện hàng 'dự kiến sẽ đến trong vòng 2 đến 3 ngày làm việc', một lời hứa mà chưa ai đưa ra. Câu lệnh đã chỉnh sửa cung cấp dòng trạng thái vận chuyển, ba đoạn diễn đạt đã được duyệt cho trường hợp chậm trễ và quy tắc 'không bao giờ đưa ra ngày giao hàng trừ khi ngày đó có trong dòng trạng thái; nếu không có, hãy nói rằng chúng tôi sẽ cập nhật cho khách trước cuối ngày'. Nhân viên phụ trách kiểm tra bằng hai câu hỏi: mọi ngày tháng và lời hứa có xuất hiện trong dòng trạng thái không, và giọng điệu có phù hợp với khách hàng này không? Sau hai tuần, nhóm giữ lại cách sử dụng này và bổ sung cách thứ hai: tóm tắt các chuỗi email dài trước khi người giám sát tiếp nhận xử lý khiếu nại.
Doanh nghiệp nên tránh hoặc trì hoãn những trường hợp sử dụng nào?
Tạm hoãn các trường hợp sử dụng mà đầu ra đưa ra hoặc chi phối mạnh một quyết định về con người, được gửi đi mà không qua kiểm tra, hoặc trình bày thông tin như sự thật cho người sẽ dựa vào thông tin đó. Ví dụ gồm sàng lọc ứng viên, soạn thư kỷ luật, đưa ra tư vấn thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành cho khách hàng và công bố số liệu thống kê hoặc trích dẫn mà nhóm chưa mở ra xem. Hồ sơ AI tạo sinh của NIST liệt kê việc bịa thông tin và thiên lệch gây hại trong số các rủi ro riêng của AI tạo sinh; cả hai đều đặc biệt đáng lưu ý trong chính những trường hợp này.
Một số việc trong số này có thể trở nên hợp lý nếu có biện pháp kiểm soát phù hợp, công cụ chuyên dụng và, trong một số trường hợp, tư vấn pháp lý. Đây không phải là những công việc khởi đầu dành cho trợ lý đa năng, và trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Làm thế nào để đưa một trường hợp ứng dụng vào công việc hằng ngày?
Một trường hợp sử dụng chỉ trở thành công việc thường ngày khi có câu lệnh được viết sẵn, người kiểm tra được chỉ định, danh sách kiểm tra và được đưa vào lịch làm việc hằng tuần. Nếu thiếu những yếu tố đó, nó vẫn chỉ là bản trình diễn mà một người nhiệt tình thỉnh thoảng mới thực hiện. Hướng dẫn về quy trình làm việc với AI của chúng tôi chỉ cách ghi lại những nội dung này để người khác có thể tiếp nhận và thực hiện.
Mọi người cũng cần thực hành trên chính công việc của mình trước khi hình thành thói quen. Tosheo.ai đang được xây dựng để cung cấp cho từng vai trò các bài học ngắn, kết thúc bằng một bài thực hành với công cụ AI thực tế và được chấm theo bộ tiêu chí công khai. Sản phẩm hiện chưa được xây dựng, và mức giá dự kiến được đăng trên trang giá.