Chính sách sử dụng AI được chấp nhận: những gì nên cho phép, hạn chế và kiểm tra

Chính sách sử dụng AI được chấp nhận là gì?

Chính sách sử dụng AI được chấp nhận, thường được viết tắt là AI AUP, quy định những hành vi cụ thể mà bất kỳ ai dùng công cụ AI cho công ty đều phải tuân thủ. Phạm vi của chính sách này hẹp hơn một chính sách AI đầy đủ. Chính sách không giải thích ai phê duyệt nhà cung cấp hay sổ đăng ký được rà soát thế nào; chính sách cho nhân viên biết ngay khi mở công cụ rằng họ được và không được làm gì.

Nhiều công ty đã có chính sách sử dụng công nghệ thông tin được chấp nhận, bao gồm thư điện tử, thiết bị và internet. Chính sách sử dụng AI được chấp nhận có thể là một mục mới trong tài liệu đó hoặc một trang riêng có liên kết đến tài liệu. Điều quan trọng là chính sách phải nói rõ bằng tác vụ và ví dụ, không phải những khái niệm trừu tượng. "Sử dụng AI có trách nhiệm" không giúp ai biết phải quyết định thế nào; "không dán hợp đồng của khách hàng vào bất kỳ công cụ AI nào" thì có.

Trang này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy nhờ một chuyên gia tư vấn có chuyên môn phù hợp rà soát phiên bản bạn áp dụng, đặc biệt nếu bạn xử lý dữ liệu cá nhân hoặc phải tuân thủ các điều khoản bảo mật của khách hàng.

Làm thế nào để quyết định những cách sử dụng AI nào được phép?

Chia các cách sử dụng thành ba mức dựa trên thông tin liên quan và hậu quả khi xảy ra sai sót: được phép, được phép khi có phê duyệt và không được phép. Một cách sử dụng không trở nên rủi ro chỉ vì có AI tham gia; rủi ro nằm ở thông tin được nhập vào và mục đích sử dụng kết quả. Cùng một công cụ có thể phù hợp để viết lại bài đăng công khai trên trang tin, nhưng không thể chấp nhận được khi dùng để tóm tắt hồ sơ kỷ luật.

Xây dựng các cấp độ từ danh sách nhiệm vụ thực tế. Yêu cầu mỗi trưởng nhóm nêu năm việc mọi người đang dùng hoặc muốn dùng AI để làm. Xếp từng việc vào cấp độ phù hợp, và các cấp độ sẽ có ví dụ cụ thể ngay từ ngày đầu.

Các điều khoản tốt về việc sử dụng được phép cần như thế nào?

Điều khoản rõ ràng nêu cụ thể công cụ, nhiệm vụ và thông tin, đồng thời chỉ ra cách làm thay thế. Dưới đây là các điều khoản mẫu cho Northgate Apps, một công ty phần mềm giả định có 40 người, sử dụng không gian làm việc dành cho doanh nghiệp của một trợ lý trò chuyện và các tính năng AI trên nền tảng lưu trữ mã nguồn cùng bộ ứng dụng văn phòng.

Mỗi điều khoản đều đủ ngắn để nhớ và đủ cụ thể để thực hiện. Lưu ý rằng không điều khoản nào nói "hãy cẩn thận"; mỗi điều khoản đều nêu rõ một hành vi.

Chính sách sử dụng AI được chấp nhận nên hạn chế những thông tin nào?

Hạn chế thông tin theo nhóm thay vì liệt kê từng loại tài liệu, đồng thời quy định nhóm nào được phép sử dụng với tài khoản nào. Các nhóm thường gặp là thông tin công khai, nội bộ, bảo mật hoặc của khách hàng, thông tin cá nhân và thông tin bí mật như mật khẩu và khóa. Quy tắc cho thông tin bí mật là dễ viết nhất: không bao giờ đưa vào bất kỳ công cụ nào.

Hướng dẫn của Trung tâm An ninh mạng Quốc gia Anh về mô hình ngôn ngữ lớn nêu điểm chung rằng tổ chức cung cấp mô hình có thể xem truy vấn và khuyến nghị không đưa thông tin nhạy cảm vào truy vấn gửi đến các mô hình công khai. Không gian làm việc dành cho doanh nghiệp có thể có điều khoản hợp đồng khác, vì vậy hãy ghi lại những gì gói của bạn quy định. Ví dụ, tài liệu của Microsoft cho biết Copilot Chat do các tổ chức sử dụng thuộc phạm vi phụ lục bảo vệ dữ liệu của hãng và các câu lệnh cùng câu trả lời không được dùng để huấn luyện mô hình nền tảng, đồng thời lưu ý rằng các biện pháp kiểm soát khác nhau tùy gói đăng ký. Sau đó, chính sách sử dụng được chấp nhận của bạn có thể quy định loại dữ liệu nào được phép dùng trong không gian làm việc đó và loại nào không được phép dùng ở bất cứ đâu.

Với doanh nghiệp tại Vương quốc Anh xử lý dữ liệu cá nhân, hướng dẫn của ICO về AI và bảo vệ dữ liệu là tài liệu tham chiếu chính thức. Các trang này hiện cho biết hướng dẫn đang được rà soát sau khi Đạo luật Dữ liệu (Sử dụng và Truy cập) được ban hành, vì vậy hãy kiểm tra nội dung hiện hành trước khi dựa vào một điểm cụ thể.

Nhân viên nên kiểm tra những gì trước khi sử dụng kết quả do AI tạo ra?

Nhân viên cần kiểm tra mọi khẳng định về sự thật, số liệu, câu trích dẫn và nguồn dẫn trước khi chuyển nội dung cho người khác, đồng thời loại bỏ mọi nội dung không thể truy về nguồn. Hồ sơ AI tạo sinh của NIST mô tả hiện tượng bịa đặt là việc tạo ra nội dung sai hoặc không đúng sự thật nhưng được trình bày một cách chắc chắn; câu trả lời trôi chảy không phải là bằng chứng. Chính sách sử dụng được chấp nhận cần quy định người sử dụng đầu ra phải chịu trách nhiệm về nội dung đó.

Một ví dụ minh họa đầy đủ: nhân viên tiếp thị của Northgate yêu cầu trợ lý viết một đoạn văn ngắn về lý do các nhóm nhỏ sử dụng công cụ quản lý dự án. Bản nháp có một câu nói rằng phần lớn doanh nghiệp nhỏ đã chuyển đổi công cụ vào năm ngoái, kèm theo tên nguồn. Nhân viên tiếp thị không tìm thấy số liệu đó trong nguồn được nêu. Theo điều khoản về các tuyên bố trong chính sách sử dụng được chấp nhận, câu đó bị loại bỏ và đoạn văn được viết lại để mô tả những lý do khách hàng nêu trong các yêu cầu hỗ trợ của chính Northgate, không đưa ra con số.

Bản yếu: "Phần lớn các nhóm nhỏ đã đổi công cụ quản lý dự án vào năm ngoái, theo một khảo sát ngành gần đây." Bản đã rà soát: "Các nhóm liên hệ với chúng tôi thường nêu hai lý do để chuyển đổi: bỏ sót việc bàn giao và có quá nhiều công cụ." Bản thứ hai ít gây chú ý hơn nhưng hoàn toàn có căn cứ.

Nhân viên có nên ký chính sách sử dụng AI hợp lệ không?

Yêu cầu ký tên hoặc xác nhận là hợp lý, nhưng điều đó chỉ cho thấy một người đã nhận được chính sách. Hãy kết hợp với phần hướng dẫn mười phút về ba tình huống từ chính công việc của bạn, mỗi tình huống thuộc một cấp, rồi yêu cầu từng người phân loại và giải thích lý do. Cách này cung cấp bằng chứng rằng mọi người có thể áp dụng các quy tắc, điều có giá trị hơn một chữ ký nếu xảy ra sự cố.

Phần hỏi đáp về năng lực hiểu biết AI của Ủy ban châu Âu, liên quan đến Điều 4 của EU AI Act, nêu rằng không bắt buộc có chứng chỉ và chỉ cần hồ sơ nội bộ về hoạt động đào tạo hoặc các hoạt động khác. Nếu các quy định của Liên minh châu Âu áp dụng cho bạn, việc lưu một bản ghi ngắn về ai đã hoàn thành phần hướng dẫn và vào lúc nào là một thói quen hợp lý. Hãy xin tư vấn về việc Đạo luật có áp dụng cho doanh nghiệp của bạn hay không và áp dụng như thế nào.

Làm thế nào để thực thi chính sách sử dụng AI hợp lệ mà không giám sát nhân viên?

Hầu hết công ty nhỏ thực thi chính sách sử dụng AI được chấp nhận thông qua các tài khoản được phê duyệt, thiết lập mặc định hợp lý và văn hóa khuyến khích báo cáo sai sót, chứ không phải bằng cách giám sát từng câu lệnh. Hãy cấp cho mọi người tài khoản doanh nghiệp được phê duyệt để cách thuận tiện nhất cũng là cách được phép. Bật các cài đặt quản trị mà gói dịch vụ của bạn cung cấp. Đảm bảo mọi người cảm thấy an toàn khi báo cáo và xử lý việc liên tục phớt lờ quy định như một cuộc trao đổi thông thường về hiệu suất làm việc.

Nếu bạn có kiểm tra nhật ký sử dụng được cung cấp trong gói dành cho doanh nghiệp, hãy nêu rõ trong chính sách và kiểm tra các quy định lao động và quyền riêng tư áp dụng. Giám sát ngầm thường làm tổn hại văn hóa báo cáo mà chính sách cần dựa vào.

Thiết kế dự kiến của Tosheo.ai cũng tuân theo nguyên tắc đó: quản lý thấy tiến độ kỹ năng và mức độ hoàn thành, nhưng không bao giờ thấy nhật ký trò chuyện nguyên bản của người học.

Khi nào chính sách sử dụng được chấp nhận chưa đủ?

Chính sách sử dụng được chấp nhận quy định hành vi của nhân viên; chính sách này không xác định nhà cung cấp nào an toàn, quy trình làm việc có cần đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu hay không, hoặc AI được tích hợp thế nào vào sản phẩm bạn bán. Nếu công ty bạn xây dựng tính năng AI, tự động hóa các quyết định liên quan đến con người hoặc hoạt động trong ngành nghề chịu sự quản lý chuyên ngành, bạn còn cần cơ chế quản trị và sự rà soát của chuyên gia.

Đó cũng không phải là đào tạo. Một quy định như "kiểm tra mọi nhận định" thì dễ đồng ý nhưng khó thực hiện tốt khi sát hạn. Mọi người cần thực hành với các nhiệm vụ thực tế để hình thành thói quen đó, và đó là mục đích của việc thực hành theo vai trò.

Nguồn và phạm vi

NCSC, ChatGPT và các mô hình ngôn ngữ lớn: rủi ro là gì?, 14 tháng Ba 2023 ↗

Microsoft Learn, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp trong Microsoft Copilot và Copilot Chat, kiểm tra ngày 16 October 2026 ↗

ICO, Hướng dẫn về AI và bảo vệ dữ liệu (đang được rà soát), kiểm tra ngày 16 October 2026 ↗

NIST, Hồ sơ AI tạo sinh (NIST AI 600-1), July 2024 ↗

Ủy ban châu Âu, Năng lực sử dụng AI - Hỏi và đáp, cập nhật lần cuối ngày 27 July 2026 ↗