AI được dùng như thế nào tại nơi làm việc?
Phần lớn việc sử dụng AI tại nơi làm việc là tạo văn bản do từng nhân viên thực hiện: soạn email và tài liệu, tóm tắt cuộc họp và báo cáo dài, viết lại cho nhóm người đọc khác và giải thích dữ liệu. Trong nghiên cứu về việc ứng dụng AI của chính phủ Vương quốc Anh, 85% doanh nghiệp sử dụng AI cho biết họ dùng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tạo văn bản; các lĩnh vực kinh doanh phổ biến nhất là tiếp thị, hành chính và công nghệ thông tin. Đây là số liệu do các doanh nghiệp tại Vương quốc Anh tự báo cáo vào đầu năm 2025.
Một phần nhỏ hơn trong việc sử dụng AI là AI tích hợp vào phần mềm khác, chẳng hạn gợi ý trả lời trong hệ thống hỗ trợ khách hàng, chuyển lời nói trong cuộc họp thành văn bản hoặc hỗ trợ công thức bảng tính. Một phần còn nhỏ hơn nữa là AI đưa ra hoặc tác động đến quyết định về con người, chẳng hạn sàng lọc hồ sơ ứng tuyển hoặc xếp ca làm việc. Nhóm cuối này đặt ra những câu hỏi khó nhất về tính công bằng, minh bạch và luật lao động, nên cần được xem xét thận trọng hơn nhiều so với nhóm đầu.
Có những ví dụ nào về AI tại nơi làm việc?
Các ví dụ thường ngày trông khá đơn giản, và chính vì thế mà chúng hữu ích. Mỗi ví dụ dưới đây kết hợp một nhiệm vụ với bước kiểm tra của con người để bảo đảm an toàn.
Một nhân viên quản lý khách hàng soạn bản cập nhật gửi khách hàng
Cô ấy cung cấp ghi chú và kế hoạch dự án của mình, rồi đối chiếu từng ngày tháng và từng sản phẩm bàn giao với kế hoạch trước khi gửi.
Trưởng bộ phận vận hành tóm tắt hợp đồng với nhà cung cấp
Bản tóm tắt liệt kê các điều khoản về thông báo, trách nhiệm pháp lý và thay đổi giá; anh ấy đọc từng điều khoản trong hợp đồng trước khi hành động.
Nhân viên hỗ trợ viết lại câu trả lời để điều chỉnh giọng điệu
Các thông tin thực tế được lấy từ kho kiến thức; nhân viên phụ trách kiểm tra để bảo đảm cách diễn đạt chính sách không bị thay đổi trong bản viết lại.
Chuyên viên phân tích tài chính giải thích một khoản chênh lệch
Trợ lý mô tả thay đổi trong bảng được cung cấp; chuyên viên phân tích tính lại số liệu và loại bỏ mọi nguyên nhân không được dữ liệu thể hiện.
Chuyên viên tư vấn nhân sự soạn bản tóm tắt chính sách
Bản diễn giải bằng tiếng Anh dễ hiểu được đối chiếu với chính sách đầy đủ, và bản chính sách đầy đủ vẫn là tài liệu để nhân viên căn cứ vào.
AI tại nơi làm việc có những lợi ích và hạn chế gì?
Lợi ích là soạn bản nháp đầu tiên nhanh hơn, nắm ý chính của tài liệu dài nhanh hơn và hỗ trợ những người viết chậm. Mặt trái là thông tin sai được trình bày đầy tự tin, thông tin nhạy cảm bị đưa vào công cụ không phù hợp, sự phụ thuộc quá mức và nỗi lo của nhân viên về tác động của AI đến công việc của họ. Cả hai mặt đều có thật, và một kế hoạch triển khai hợp lý phải tính đến cả hai.
Về mặt hạn chế, Hồ sơ AI tạo sinh của NIST liệt kê các rủi ro đặc thù của AI tạo sinh, gồm ảo giác (nội dung được khẳng định chắc chắn nhưng sai), quyền riêng tư dữ liệu, thiên lệch có hại và cách bố trí tương tác giữa con người với AI, bao gồm sự phụ thuộc quá mức và thiên lệch tin vào tự động hóa. Về tâm lý nhân viên, khảo sát của Acas với 1,023 nhân viên tại Anh, Scotland và Wales, do YouGov thực hiện vào tháng Ba và tháng Tư năm 2025, đã hỏi về mối lo lớn nhất của họ đối với AI trong công việc: 26% nói mất việc, 17% nói AI mắc lỗi, 15% nói AI chưa được quản lý bằng quy định, và 17% nói họ không có lo ngại nào. Bảng đặt các mặt được và mất cạnh nhau để so sánh.
| Lợi ích | Rủi ro khi đối chiếu | Điều giúp duy trì sự cân bằng |
|---|---|---|
| Soạn bản nháp đầu tiên nhanh hơn | Những lỗi có vẻ thuyết phục khi đọc | Một người rà soát được chỉ định rõ, chịu trách nhiệm đối chiếu thông tin với nguồn |
| Tóm tắt nhanh tài liệu dài | Thiếu các ngoại lệ và điều kiện giới hạn | Đọc nguồn gốc của mọi thông tin bạn dựa vào để hành động |
| Hỗ trợ người viết chậm hoặc thiếu tự tin | Phụ thuộc quá mức và mai một kỹ năng | Yêu cầu mọi người giải thích họ đã thay đổi những gì và vì sao |
| Dễ bắt đầu với các công cụ hiện có | Dữ liệu nhạy cảm trong tài khoản không phù hợp | Công cụ được phê duyệt, gói dành cho doanh nghiệp và quy định rõ ràng về thông tin |
| Mức độ quan tâm của nhân viên đến việc học kỹ năng mới | Lo ngại về nguy cơ mất việc | Tham vấn sớm và trung thực về những gì sẽ thay đổi và những gì sẽ không thay đổi |
Người sử dụng lao động nên làm gì trước khi đưa AI vào nơi làm việc?
Người sử dụng lao động cần đặt ra quy tắc rõ ràng, tham khảo ý kiến nhân viên từ sớm, đào tạo cho những nhiệm vụ họ thực sự sẽ làm và duy trì việc con người kiểm tra đầu ra. Acas khuyến nghị người sử dụng lao động xây dựng chính sách rõ ràng về AI tại nơi làm việc và tham khảo ý kiến nhân viên cùng đại diện của họ, đặc biệt khi AI sẽ thay đổi cách thực hiện công việc. Acas lưu ý rằng thay đổi về trách nhiệm có thể đòi hỏi sửa đổi các điều khoản và điều kiện làm việc. Cơ quan này cũng khuyến nghị kiểm tra độ chính xác, giọng điệu và thiên kiến của đầu ra, nêu rõ khi có sử dụng AI và áp dụng các chính sách hiện hành về quyền riêng tư dữ liệu.
Nếu bạn hoạt động tại Liên minh châu Âu hoặc phục vụ khách hàng tại đây, hãy lưu ý quy định về hiểu biết AI trong Đạo luật AI. Phần hỏi đáp của Ủy ban châu Âu về hiểu biết AI cho biết Điều 4 đã áp dụng từ ngày 2 tháng 2 năm 2025, yêu cầu các bên cung cấp và triển khai hệ thống AI thực hiện biện pháp hỗ trợ nhân viên nâng cao hiểu biết AI, không yêu cầu chứng chỉ, và đã được sửa đổi bởi gói sửa đổi tổng hợp về kỹ thuật số vào giữa tháng 7 năm 2026; hiểu biết AI vẫn là một nghĩa vụ nhưng không có mức nào được quy định là 'đủ'. Phần này cũng cảnh báo rằng chỉ yêu cầu nhân viên đọc hướng dẫn sử dụng có thể không hiệu quả. Trang này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý; hãy tìm tư vấn phù hợp với tổ chức của bạn.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Nơi làm việc có thể bắt bạn dùng AI không, và bạn có thể từ chối không?
Việc người sử dụng lao động có thể yêu cầu bạn dùng công cụ AI hay không phụ thuộc vào hợp đồng, yêu cầu được đưa ra, mức độ thay đổi vai trò của bạn và pháp luật lao động tại nơi bạn làm việc, nên không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động có thể đưa ra yêu cầu hợp lý để nhân viên dùng phần mềm mới trong công việc, tương tự như khi triển khai một CRM mới. Khi AI làm thay đổi đáng kể nhiệm vụ công việc, cần lưu ý lời khuyên của Acas về việc tham vấn và có thể sửa đổi các điều khoản, điều kiện lao động.
Nếu có lo ngại, hãy nêu cụ thể. 'Tôi không yên tâm khi dán hợp đồng khách hàng vào tài khoản ChatGPT cá nhân' là một lo ngại mà nơi làm việc của bạn có thể xử lý; 'Tôi không thích AI' thì khó giải quyết hơn. Hãy hỏi công cụ nào được phê duyệt, dữ liệu nào được phép nhập, ai kiểm tra kết quả và có những chương trình đào tạo nào. Nếu bất đồng trở nên nghiêm trọng, Acas tại Vương quốc Anh, chuyên viên tư vấn lao động hoặc đại diện công đoàn có thể hỗ trợ. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Một phần giới thiệu được chuẩn bị cẩn thận sẽ như thế nào?
Quarry Street Studio là một công ty thiết kế giả định có 18 người. Trước khi phê duyệt một trợ lý AI, giám đốc điều hành tổ chức cuộc họp nhóm dài 30 phút. Cô giải thích lý do (việc soạn đề xuất đang chiếm hết thời gian buổi tối của các nhà thiết kế cấp cao), những gì được phép (một trợ lý thuộc gói dành cho doanh nghiệp, hai nhiệm vụ: soạn nội dung đề xuất từ bản tóm tắt cuộc gọi và tóm tắt các vòng phản hồi của khách hàng), những gì không được phép (không đưa tệp của khách hàng vào, không xử lý vấn đề nhân sự, không đưa hình ảnh do AI tạo vào sản phẩm bàn giao nếu chưa có sự đồng ý của khách hàng), và khẳng định rằng thay đổi này không đi kèm việc cắt giảm vị trí của bất kỳ ai.
Một nhân viên thiết kế mới vào nghề nêu mối lo ngại: khách hàng đôi khi gửi công việc có thỏa thuận bảo mật. Quy tắc được đưa ra là 'nếu bản yêu cầu công việc thuộc phạm vi thỏa thuận bảo mật, không dùng trợ lý để xử lý'. Một tháng sau, đợt đánh giá cho thấy nhiệm vụ soạn đề xuất hoạt động tốt nhưng các bản tóm tắt phản hồi bỏ sót những sắc thái quan trọng, nên nhiệm vụ thứ hai được đổi thành 'tóm tắt, sau đó người phụ trách khách hàng đọc phản hồi gốc trước khi trả lời'. Việc tham vấn chỉ cần một cuộc họp và tạo ra hai quy tắc mà giám đốc điều hành khó có thể tự nghĩ ra.
Khi nào việc dùng thêm AI trong công việc là giải pháp sai?
Khi vấn đề nằm ở quy trình thiếu rõ ràng, thiếu chuyên môn hoặc thiếu lòng tin, dùng thêm AI sẽ khiến tình hình tệ hơn. Một trợ lý không thể giải quyết việc cả nhóm không thống nhất được thế nào là một bản đề xuất tốt; nó chỉ tạo ra những bản nháp mà không ai đồng ý, với tốc độ nhanh hơn. Và nếu nhân viên đang lo mất việc, việc bổ sung công cụ mà không trao đổi thẳng thắn sẽ khiến họ lo hơn, chứ không bớt đi.
Các quyết định về con người, chẳng hạn như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và kỷ luật, cần được xem xét thận trọng nhất. Đừng giao những việc này cho một trợ lý đa năng, và hãy kiểm tra các quyền, nghĩa vụ pháp lý của bạn trước khi dùng bất kỳ công cụ chuyên dụng nào cho những việc đó.
Nhân viên nên học cách sử dụng AI trong công việc như thế nào?
Nhân viên học hiệu quả nhất khi thực hành ngay trên nhiệm vụ của mình, với quy định rõ ràng và phản hồi về kết quả, thay vì chỉ học kiến thức tổng quan. CIPD đã nhấn mạnh vai trò của người làm nhân sự trong việc tạo môi trường an toàn để thử nghiệm AI và xác định những điểm trong một nhiệm vụ cần có sự giám sát của con người. Hướng dẫn về kiến thức và kỹ năng AI của chúng tôi trình bày nền tảng rộng hơn.
Tosheo.ai đang được phát triển để cung cấp hoạt động thực hành theo vai trò cho các nhóm từ 5 đến 200 người, mỗi bài học kết thúc bằng bài thực hành với công cụ AI thực tế, được chấm theo bảng tiêu chí công khai. Dự kiến người quản lý sẽ thấy tiến bộ về kỹ năng và mức độ hoàn thành, không bao giờ thấy nhật ký trò chuyện nguyên gốc. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng; giá dự kiến có trên trang giá.
Nguồn và phạm vi
NIST, AI 600-1 Hồ sơ AI tạo sinh, July 2024 ↗
Acas, 1 trong 4 người lao động lo ngại AI sẽ dẫn đến mất việc làm, ngày 28 tháng 4 năm 2025 ↗
Ủy ban châu Âu, Năng lực sử dụng AI: Hỏi và đáp, chỉnh sửa ngày 27 July 2026 ↗