Đào tạo AI cho đội ngũ vận hành

Nhân viên vận hành có thể sử dụng AI để soạn thảo quy trình như thế nào?

Cung cấp cho trợ lý các ghi chú thực tế, yêu cầu viết bản nháp có cấu trúc và liệt kê những thông tin còn thiếu thay vì tự điền vào chỗ trống. Dưới đây là một ví dụ minh họa từ Northgate Fixtures, một công ty thi công nội thất cửa hàng giả định có 40 người. Các ghi chú được cung cấp mô tả cách người quản lý công trường đặt lịch giao hàng: gọi nhà cung cấp, xác nhận công trường có khu vực bốc dỡ hàng, gửi email cho người liên hệ tại công trường và ghi lịch giao hàng vào bảng theo dõi dùng chung.

Câu lệnh: "Chuyển các ghi chép này thành quy trình có đánh số bước dành cho quản lý cơ sở mới. Chỉ dùng các bước có trong ghi chép. Nếu có bước chưa rõ hoặc thiếu quyết định, hãy liệt kê thành câu hỏi ở cuối thay vì tự nghĩ ra câu trả lời."

Một bản nháp kém, từ câu lệnh thiếu chỉ dẫn cuối cùng đó, thêm bước "Xin phê duyệt của bộ phận tài chính trên hệ thống ERP trước khi đặt dịch vụ" và lời hứa rằng việc giao hàng sẽ được xác nhận trong vòng 24 giờ. Cả hai đều không xuất hiện trong ghi chú. Bản nháp đọc rất trôi chảy, và chính vì thế những bước bịa ra có thể được giữ lại trong tài liệu cuối cùng.

Bản nháp đã rà soát giữ lại bốn bước có thật và kết thúc bằng ba câu hỏi: ai đặt lịch khi quản lý cơ sở vắng mặt, xử lý thế nào nếu không có khu vực bốc dỡ hàng, và các lượt đặt vượt một giá trị nhất định có cần phê duyệt không. Những câu hỏi này được chuyển cho người phụ trách quy trình. Quy trình tốt hơn vì các điểm còn thiếu được làm rõ, không phải vì trợ lý đoán giỏi.

Rủi ro chính khi đội ngũ vận hành sử dụng AI là gì?

Rủi ro chính là phụ thuộc quá mức: chấp nhận một kết quả trôi chảy vì cảm thấy kiểm tra mất thời gian hơn là tin vào nó. Hồ sơ AI tạo sinh của NIST liệt kê thiên kiến tự động hóa và sự phụ thuộc quá mức trong số các rủi ro khi con người tương tác với AI, cùng với hiện tượng bịa đặt, được mô tả là nội dung sai nhưng được khẳng định đầy tự tin.

Với nhóm vận hành, điều này có nghĩa là ba quy tắc áp dụng thường xuyên. Tính lại mọi con số dùng làm căn cứ ra quyết định. Truy được từng bước trong quy trình về một nguồn hoặc người phụ trách. Không đưa thông tin về nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng vào các công cụ chưa được công ty phê duyệt.

Đội ngũ vận hành nên thực hành gì trước tiên?

Hãy bắt đầu với những tài liệu đã có người biết cách rà soát, sau đó chuyển sang số liệu, rồi mới đến công việc thực tế. Trình tự dưới đây là một gợi ý, không phải kết quả đã được đo lường.