AI có thể hỗ trợ tuyển dụng như thế nào?
AI hỗ trợ nhiều nhất ở phần soạn thảo nội dung phục vụ tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng cung cấp vị trí, yêu cầu và quy trình, còn công cụ tạo ra các bản nháp mà nếu tự viết có thể mất cả buổi chiều. Mỗi bản nháp vẫn phải được kiểm tra về độ chính xác, tính công bằng và giọng điệu trước khi sử dụng.
Tin tuyển dụng
Soạn tin tuyển dụng từ ghi chú thu thập yêu cầu của quản lý tuyển dụng, dùng ngôn ngữ dễ hiểu, tách riêng yêu cầu bắt buộc và yêu cầu ưu tiên.
Chuẩn bị tiếp nhận
Liệt kê những câu hỏi cần hỏi người quản lý tuyển dụng trước khi bắt đầu tìm ứng viên, để bản yêu cầu được đầy đủ.
Hướng dẫn phỏng vấn có cấu trúc
Chuyển các năng lực đã thống nhất thành bộ câu hỏi nhất quán và hướng dẫn chấm điểm mà mọi người phỏng vấn đều sử dụng.
Tiếp cận và cập nhật thông tin cho ứng viên
Soạn tin nhắn liên hệ đầu tiên, thông báo sắp xếp lịch và cập nhật tình hình một cách rõ ràng, lịch sự.
Tóm tắt ghi chú của chính bạn
Sắp xếp ghi chú viết tay của người phỏng vấn thành bản ghi có cấu trúc, không thêm những nhận định mà người phỏng vấn chưa đưa ra.
Dùng ChatGPT để viết tin tuyển dụng có giống với dùng AI để sàng lọc ứng viên không?
Không, và sự khác biệt này rất quan trọng. Soạn tin tuyển dụng bằng trợ lý đa năng là hỗ trợ viết: một người đọc, chỉnh sửa rồi đăng tin. Công cụ tìm kiếm, chấm điểm, sàng lọc hoặc xếp hạng ứng viên là một phần của chính quyết định tuyển chọn, nên phải tuân theo các quy định về bảo vệ dữ liệu, phân biệt đối xử và, ở một số nơi, các quy định riêng về AI.
Văn phòng Ủy viên Thông tin Anh cũng đưa ra sự phân biệt này trong báo cáo kết quả kiểm tra tháng November 2024 về các công cụ AI trong tuyển dụng. Các đợt kiểm tra bao gồm công cụ tìm nguồn ứng viên, sàng lọc và tuyển chọn, đồng thời loại trừ rõ ràng AI tạo sinh dùng cho trợ lý trò chuyện và soạn tin tuyển dụng. EU AI Act liệt kê các hệ thống AI dành cho tuyển dụng hoặc tuyển chọn, bao gồm đăng tin tuyển dụng nhắm mục tiêu, phân tích và lọc hồ sơ, đánh giá ứng viên, vào nhóm sử dụng có rủi ro cao. Luật địa phương 144 của Thành phố New York yêu cầu thực hiện kiểm toán thiên lệch trong vòng một năm trước khi sử dụng công cụ ra quyết định việc làm tự động, công khai bản tóm tắt kết quả và thông báo cho ứng viên.
Trang này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Nếu đang cân nhắc một công cụ sàng lọc hoặc xếp hạng, hãy tham vấn người phụ trách bảo vệ dữ liệu và pháp luật lao động của tổ chức trước khi xử lý bất kỳ dữ liệu ứng viên nào.
Tin tuyển dụng do AI soạn và đã được rà soát trông như thế nào?
Brightwater Clinics, một nhóm giả định gồm ba phòng khám vật lý trị liệu, cần tuyển điều phối viên phòng khám. Ghi chú của quản lý tuyển dụng nêu: quản lý lịch hẹn cho ba chuyên viên điều trị, xử lý cuộc gọi và email của bệnh nhân, xử lý thanh toán, làm 30 giờ mỗi tuần trong bốn ngày, có kinh nghiệm với bất kỳ hệ thống đặt lịch nào là một lợi thế, không yêu cầu bằng cấp.
Một câu lệnh dài một dòng tạo ra tin tuyển dụng tìm 'một điều phối viên xuất sắc gia nhập đội ngũ trẻ trung, năng động của chúng tôi', liệt kê bằng đại học là yêu cầu bắt buộc và thêm 'môi trường làm việc nhịp độ nhanh, phải làm tốt dưới áp lực'. Ba vấn đề trong ba dòng: yêu cầu bằng đại học trái với bản yêu cầu ban đầu và thu hẹp nguồn ứng viên mà không có lý do, 'trẻ trung' là cách diễn đạt liên quan đến tuổi tác có thể khiến ứng viên lớn tuổi nản lòng hoặc bị loại trừ, còn cách nói về áp lực lại mô tả công việc theo cách chưa ai xác định.
Câu lệnh đã rà soát dán vào các ghi chép và nêu: 'Viết tin tuyển dụng dưới 250 từ. Chỉ dùng các yêu cầu này. Tách riêng yêu cầu bắt buộc và yêu cầu là lợi thế. Dùng ngôn ngữ giản dị, không loại trừ đối tượng nào. Không mô tả độ tuổi, tính cách hay văn hóa của nhóm ngoài thông tin đã cung cấp.' Sau đó, người tuyển dụng đối chiếu giờ làm, dòng thông tin lương và các bước ứng tuyển với hồ sơ tuyển dụng đã được phê duyệt trước khi đăng. Một bước kiểm tra cuối hữu ích là yêu cầu công cụ liệt kê mọi yêu cầu trong tin tuyển dụng, rồi so sánh danh sách đó với ghi chép của quản lý tuyển dụng.
AI có thể giúp xây dựng quy trình phỏng vấn công bằng không?
Có, nếu chính bạn xác định các năng lực. Cung cấp cho công cụ ba hoặc bốn năng lực mà vai trò đó thực sự cần, rồi yêu cầu hai câu hỏi cho mỗi năng lực, một câu hỏi đào sâu cho từng câu và một hướng dẫn chấm điểm đơn giản mô tả nội dung của câu trả lời yếu, đạt yêu cầu và tốt. Đặt cùng một bộ câu hỏi cho mọi ứng viên giúp việc so sánh công bằng hơn so với các cuộc trao đổi không có cấu trúc.
Sau đó, rà soát các câu hỏi để tìm những câu gợi ra thông tin cá nhân mà bạn không nên đưa vào cân nhắc, chẳng hạn kế hoạch gia đình, sức khỏe hoặc quốc tịch, cũng như những câu chỉ người có một nền tảng cụ thể mới trả lời tốt được. Hướng dẫn chấm điểm hỗ trợ nhận định của người phỏng vấn, chứ không thay thế nhận định đó.
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Bạn nên kiểm tra những gì trước khi sử dụng công cụ AI sàng lọc ứng viên?
Yêu cầu nhà cung cấp chứng minh bằng văn bản cách công cụ đáp ứng những yêu cầu mà cơ quan quản lý đã đặt ra. Báo cáo kiểm toán của ICO có các khuyến nghị dành cho đơn vị tuyển dụng; các mục dưới đây chuyển một số khuyến nghị đó thành những câu hỏi mà một nhóm nhỏ có thể đặt ra. Đây là điểm khởi đầu, không phải đánh giá tuân thủ đầy đủ.
Đánh giá tác động
Đã hoàn tất đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu trước khi bắt đầu xử lý chưa, và đánh giá này có được cập nhật khi công cụ thay đổi không?
Vai trò và hợp đồng
Với từng mục đích sử dụng dữ liệu ứng viên, nhà cung cấp là bên kiểm soát, bên đồng kiểm soát hay bên xử lý dữ liệu, và vai trò đó có được ghi trong hợp đồng không?
Hướng dẫn và giảm thiểu dữ liệu
Bạn có thể đưa ra chỉ dẫn rõ ràng về những trường dữ liệu được xử lý và mục đích xử lý, đồng thời xác nhận nhà cung cấp không sử dụng lại dữ liệu đó cho mục đích riêng của họ không?
Đặc điểm được suy luận
Công cụ có suy luận các đặc điểm như giới tính hoặc dân tộc từ tên hay dữ liệu khác không? ICO phát hiện một số nhà cung cấp làm việc này và cho biết thông tin được suy luận như vậy vẫn thuộc loại dữ liệu cá nhân đặc biệt.
Thông tin ứng viên
Ai thông báo cho ứng viên về cách AI sẽ xử lý thông tin của họ, và sẽ thông báo những gì?
Rà soát bởi con người
Con người sẽ rà soát kết quả của công cụ và sửa lỗi như thế nào? ICO cho biết nhà tuyển dụng không nên dùng AI để tự động ra quyết định tuyển dụng nếu công cụ không được thiết kế cho mục đích đó.
Nhà tuyển dụng có thể dán hồ sơ ứng tuyển vào ChatGPT không?
Không nên làm chỉ để tiết kiệm công sức. Hồ sơ ứng tuyển là dữ liệu cá nhân của một người chưa đồng ý cho chia sẻ dữ liệu đó với dịch vụ AI, và việc yêu cầu một trợ lý đa năng 'xếp hạng năm hồ sơ ứng tuyển này' biến cuộc trò chuyện thành một công cụ tuyển chọn chưa qua thẩm định. Kết quả có thể phản ánh thiên kiến về cách diễn đạt hoặc xuất thân, và không có bản ghi nào giải thích vì sao một ứng viên được chấm điểm cao hơn người khác.
Nếu tổ chức của bạn muốn AI hỗ trợ xử lý hồ sơ ứng tuyển, hãy coi đây là quyết định lựa chọn công cụ: cần có dịch vụ được phê duyệt, mục đích xác định, đánh giá tác động, thông tin cung cấp cho ứng viên và con người xem xét mọi kết quả. Trước khi đáp ứng những điều đó, chỉ dùng AI để soạn bản nháp từ ghi chú của chính bạn.
Nhà tuyển dụng có quan tâm đến việc ứng viên sử dụng AI không?
Nhiều người có dùng, nhưng câu hỏi hữu ích hơn là bài đánh giá nhằm chứng minh điều gì. Ứng viên ngày càng dùng AI để trau chuốt sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển, vì vậy một hồ sơ viết tốt không còn cho biết nhiều về khả năng viết như trước. Các cuộc phỏng vấn và bài làm mẫu yêu cầu ứng viên giải thích cách lập luận hoặc trình bày cách họ sẽ kiểm tra một sản phẩm công việc sẽ khó nhờ người khác hay AI làm thay hơn.
Hãy thận trọng khi dùng phần mềm để phát hiện văn bản do AI viết. Kết luận của công cụ phát hiện chỉ là một ước đoán có thể sai, và việc loại ứng viên dựa vào đó tự nó đã là một quyết định mà bạn có thể không giải thích được. Hãy nêu rõ trong quy trình của bạn liệu có được dùng AI hay không và dùng như thế nào, rồi thiết kế bài tập theo quy định đó.
Khi nào AI không phải là công cụ phù hợp trong tuyển dụng?
AI không nên loại, chọn vào danh sách rút gọn hoặc xếp hạng ứng viên trừ khi công cụ đã được thiết kế, đánh giá và phê duyệt cho mục đích đó, đồng thời có người xem xét kết quả. AI không nên suy đoán các đặc điểm được pháp luật bảo vệ, đánh giá 'mức độ phù hợp với văn hóa' hoặc tóm tắt một cuộc phỏng vấn thành kết luận mà người phỏng vấn chưa đưa ra.
Đây cũng không phải công cụ phù hợp cho những thời điểm ứng viên sẽ nhớ: lời từ chối sau vòng phỏng vấn cuối, cuộc trao đổi về lời mời làm việc hoặc việc trao đổi khó xử để kiểm tra thông tin tham chiếu. Hãy dùng để soạn nháp nếu hữu ích, rồi bảo đảm thông điệp nghe như được viết bởi một người thực sự dành thời gian cho nó.
Đội ngũ tuyển dụng có thể thực hành sử dụng AI hiệu quả như thế nào?
Thực hiện bài tập viết tin tuyển dụng ở trên với bản yêu cầu giả định của riêng bạn: mọi người đều soạn bằng AI, rồi liệt kê những gì họ đã xóa và lý do. Những người tuyển dụng phát hiện yêu cầu bằng cấp bị bịa ra và cách diễn đạt ngầm ám chỉ độ tuổi chính là những người đang vận dụng khả năng phán đoán, và bài tập này giúp thể hiện rõ kỹ năng đó.
Tosheo.ai đang được phát triển để dạy nội dung này trong lộ trình Nhân sự và Tuyển dụng dự kiến: các bài học ngắn, bài thực hành soạn thảo bằng công cụ AI thực tế, phản hồi theo bảng tiêu chí chấm điểm công khai và giao diện cho người quản lý xem tiến bộ về kỹ năng mà không có nhật ký trò chuyện. Sản phẩm đào tạo đội ngũ tuyển dụng hiện có của bạn sử dụng AI một cách thận trọng; đây không phải công cụ sàng lọc và không đánh giá ứng viên. Sản phẩm chưa bước vào giai đoạn xây dựng, nên đây là phạm vi dự kiến.