ما الذي ينطوي عليه استخدام الذكاء الاصطناعي في عملك فعليًا؟
في معظم الوظائف المكتبية، يعني استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل ثلاثة أنواع من المساعدة: الصياغة من مواد تقدمها، وتحويل المواد من شكل إلى آخر، والعمل كشريك في التفكير يقترح خيارات وأسئلة ويكشف الثغرات. ونادرًا ما يعني السماح لأداة باتخاذ قرار أو إنتاج عمل نهائي دون مراجعة.
تشمل الصياغة رسائل البريد الإلكتروني والملخصات وإعلانات التوظيف وشرح السياسات والمسودات الأولى للتقارير. ويشمل التحويل اختصار المستندات الطويلة، وتحويل الملاحظات إلى سجلات منظّمة، وإعداد نسخ من رسالة واحدة لقرّاء مختلفين، أو تحويل جدول إلى تعليق بلغة واضحة. أما دور شريك التفكير فيشمل أسئلة مثل 'ما الذي قد يسأل عنه مشترٍ متشكك بشأن هذا؟' أو 'ما الذي ينقص هذه الخطة؟'.
في الحالات الثلاث جميعها، تعتمد جودة النتيجة على ما تقدمه للأداة وكيف تتحقق مما تعيده إليك، أكثر بكثير من اعتمادها على الأداة التي تستخدمها. لهذا تتكرر الممارسات نفسها في كل دليل وظيفي أدناه، مع تكييفها مع العمل ومخاطر كل وظيفة.
كيف تختار أول مهمة لاستخدام الذكاء الاصطناعي فيها؟
اختر مهمة تؤديها كثيرًا، وتتقنها بالفعل، ويمكنك التحقق منها بسرعة. فمهارتك الحالية هي ما يتيح لك اكتشاف خطأ يُعرض بثقة، لذا فإن المهمة التي لا تعرفها جيدًا ليست نقطة بداية مناسبة. تساعد المعايير أدناه معظم الأشخاص على حصر خياراتهم في مهمتين أو ثلاث.
يتكرر
تنفذها أسبوعيًا أو أكثر، لذا تتكرر فائدة أي تحسين وتحصل على تدريب كافٍ للحكم على الأداة.
يمكنك الحكم على الجودة
تعرف شكل النسخة الجيدة دون الحاجة إلى أن يخبرك شخص آخر بذلك.
المصدر متاح ويمكن مشاركته
المواد التي تعتمد عليها المهمة موجودة، وتسمح سياسة شركتك باستخدامها في أداة معتمدة.
يمكن تدارك الخطأ
مسودة داخلية أو نسخة أولى لتحررها بنفسك، لا رقماً في حزمة وثائق مجلس الإدارة أو رسالة إلى جهة تنظيمية.
له نهاية واضحة
يمكنك تحديد متى تصبح المخرجات جاهزة، مما يسهّل مقارنتها بتنفيذ العمل بنفسك.
ما الذي ينبغي أن تتضمنه تعليمة جيدة لمهمة عمل؟
تتضمن تعليمة العمل الجيدة ما يحتاج إليه زميل جديد كفء لإنجاز المهمة دون الرجوع إليك: الغرض، والقارئ، والمادة المرجعية، والقيود، والشكل المطلوب، وما ينبغي التنبيه إليه. نقص المعلومات هو السبب الرئيسي في أن تكون مخرجات الذكاء الاصطناعي عامة أو أن تختلق تفاصيل.
قارن بين توجيهين للذكاء الاصطناعي للمهمة نفسها. الصيغة الضعيفة هي: 'اكتب تحديثًا للفريق عن الانتقال إلى المكتب الجديد.' والصيغة الأقوى هي: 'اكتب تحديثًا من 150 كلمة لموظفينا البالغ عددهم 25 عن الانتقال إلى المكتب الجديد. استخدم الحقائق التالية فقط: الانتقال يوم الجمعة 14 نوفمبر، والعنوان الجديد وارد في الملاحظات، ويجب إخلاء المكاتب بحلول الساعة 4 مساءً يوم الخميس، وسيتولى قسم تقنية المعلومات نقل الشاشات ومحطات الإرساء. استخدم أسلوبًا بسيطًا وودودًا. اختم بذكر الجهة التي يمكن توجيه الأسئلة إليها. لا تضف تواريخ أو قواعد أو تطمينات غير واردة في الملاحظات. أدرج أي أسئلة يُرجح أن يطرحها الموظفون ولا تجيب عنها الملاحظات.'
تستحق التعليمة الأخيرة اعتمادها في كل مكان. فطلب سرد ما عجزت الأداة عن الإجابة عنه يحوّل فجوة كانت ستملؤها بتخمين إلى سؤال يمكنك حسمه. ويتوسع دليل كتابة الطلبات المرتبط في النهاية في شرح البنية والقوالب.
كيف ينبغي أن تتحقق من مخرجات الذكاء الاصطناعي قبل استخدامها؟
راجع الناتج مقابل المصدر، لا بناءً على شعورك بأنه يبدو صحيحًا. فمن السهل الوثوق بالنص السلس. يصف ملف NIST للذكاء الاصطناعي التوليدي الهلوسة بأنها إنتاج محتوى خاطئ أو زائف يُعرض بثقة، ويُدرج الاعتماد المفرط والتحيّز للأتمتة ضمن مخاطر التفاعل بين الأشخاص وأنظمة الذكاء الاصطناعي. وكلاهما سبب لإجراء تحقّق متأنٍّ بدلًا من الاعتماد على الانطباع.
تكفي خطوات منتظمة قصيرة لمعظم الأعمال. أولًا، ارجع بكل معلومة واقعية واسم وتاريخ ورقم إلى المصدر الذي قدمته، واحذف أو تحقّق من أي شيء لا تستطيع تتبّع مصدره. ثانيًا، أعد إجراء الحسابات بصورة مستقلة. ثالثًا، ابحث عما أُضيف: ادعاءات أو وعود أو أسباب أو قواعد تبدو معتادة في هذا النوع من المستندات، لكنها لا تنطبق على حالتك. رابعًا، اقرأ النص كما سيقرؤه القارئ المقصود وعدّل النبرة. وأخيرًا، حدّد من يتحمل مسؤولية النسخة النهائية، وغالبًا ما يكون أنت.
ينبغي أن يتناسب عمق التحقق مع عواقب الخطأ. فمسودة ملاحظاتك الشخصية تحتاج إلى تدقيق أقل من رسالة إلى عميل، وهذه بدورها تحتاج إلى تدقيق أقل من رقم سيُدرج في تقرير.
ما الاستخدامات المناسبة للذكاء الاصطناعي حسب الدور الوظيفي؟
يعرض الجدول أدناه مهمة أولى مناسبة لكل دور، وأهم تحقق ينبغي إجراؤه، والجزء من العمل الذي يجب أن يبقى بيد شخص. ولكل دور دليل خاص به يتضمن مثالًا محلولًا.
| الدور الوظيفي | مهمة أولى مناسبة | التحقّق الأهم | أبقِ المسؤولية بيد شخص |
|---|---|---|---|
| التسويق | صيغ لقنوات مختلفة من محتوى معتمد | كل ادعاء ورقم موثّق بالرجوع إلى موجز المهمة | اعتماد التموضع التسويقي والادعاءات |
| المبيعات | رسالة بريد إلكتروني للمتابعة انطلاقًا من ملاحظات مكالمتك | لا اختلاق لنتائج أو دراسات حالة | الأسعار والشروط والالتزامات |
| الموارد البشرية | ملخص بلغة مبسطة لسياسة قائمة | الاستحقاقات تطابق السياسة حرفيًا | قرارات تخص أشخاصًا بعينهم |
| التوظيف | إعلان وظيفة انطلاقًا من ملاحظات مدير التوظيف | التوافق مع المتطلبات؛ لغة شاملة للجميع | الفرز والترتيب والرفض |
| الشؤون المالية | تعليق على الفروق استناداً إلى جدول جرى التحقق منه | أُعيد حساب الأرقام؛ لا أسباب غير مؤكدة | الأرقام والتوقعات الواردة |
| المحاسبة | رسالة بريد إلكتروني للعميل لطلب السجلات الناقصة | لم تُضف أي قواعد ضريبية أو مواعيد نهائية | المواقف الفنية والموافقة النهائية |
| خدمة العملاء | مسودة رد مستندة إلى مقالة المساعدة وتذكرة الدعم | السياسة وشروط استرداد الأموال دقيقة | الاستثناءات والعملاء المستاؤون |
| إدارة المشاريع | تحديث عن الحالة من ملاحظات المهام | المواعيد والمسؤولون حقيقيون | إعادة التخطيط والمفاضلات |
| إدارة المنتجات | ملخص موضوعي لملاحظات العملاء | تستند الموضوعات إلى تعليقات حقيقية | قرارات تحديد الأولويات |
| العمليات | مستند إجراءات انطلاقًا من خطواتك | الخطوات تطابق طريقة تنفيذ العمل فعليًا | الاستثناءات والموافقات |
| مديرو الموظفين | جدول أعمال وملاحظات لاجتماع فريق | لم يُنسب أي شيء إلى أشخاص خطأً | الملاحظات وأحكام تقييم الأداء |
ما الذي يتغير من دور وظيفي إلى آخر؟
تبقى العادات نفسها عبر الأدوار الوظيفية؛ لكن المخاطر تتغير. وتوضح ثلاثة أسئلة معظم هذا الاختلاف: من سيتأثر إذا كانت المخرجات خاطئة؟ وما المعلومات التي تتضمنها المهمة؟ وهل توجد قاعدة تنظّم المخرجات بالفعل؟
تخضع الأدوار التي تتخذ قرارات بشأن الأشخاص أو تؤثر فيها، مثل الموارد البشرية والتوظيف والإدارة، لأعلى مستويات التدقيق. يدرج EU AI Act أنظمة الذكاء الاصطناعي المستخدمة في التوظيف والاختيار، وفي قرارات الترقية وإنهاء الخدمة وتوزيع المهام وتقييم الأداء، ضمن الاستخدامات عالية المخاطر في الملحق III. وتخضع الأدوار التي تنشر ادعاءات، مثل التسويق والمبيعات، لقواعد الإعلان والتسويق المباشر التي تسري بصرف النظر عن طريقة إنتاج النص. أما الأدوار التي تقدم تقارير بالأرقام، مثل المالية والمحاسبة، فهي مسؤولة أمام المعايير المهنية وأمام من يعتمدون على تلك الأرقام.
تحمل الأدوار التي تتعامل مع العملاء، مثل الدعم وإدارة حسابات العملاء، نوعًا مختلفًا من المخاطر: فالرد الذي يصوغه الذكاء الاصطناعي ويعرض سياسةً بصورة غير صحيحة يصبح وعدًا قد تضطر الشركة إلى الوفاء به. وفي كل حالة، يوضح دليل الدور الوظيفي أهم عمليات التحقق وأسباب أهميتها.
هل تريد معرفة صلة هذا بدور وظيفي؟
استكشف الفترة التجريبية المخطط لها للفرق ↗كيف تختلف المهمة نفسها بين ثلاثة أدوار وظيفية؟
لنأخذ مصدرًا خياليًا واحدًا: ملاحظات إصدار لميزة جديدة لدى فيرنهيل سوفتوير، وهي شركة صغيرة تبيع برمجيات جدولة المواعيد للعيادات. تذكر الملاحظات أن الميزة تتيح للعيادات إرسال تذكيرات تلقائية بالمواعيد عبر الرسائل النصية، وأنها مشمولة في الخطة الاحترافية، وستُطلَق في 1 ديسمبر، ولا تدعم بعد لغات غير الإنجليزية.
يطلب مسوّق من الذكاء الاصطناعي كتابة رسالة بريد إلكتروني إلى العملاء الحاليين للإعلان عن إطلاق ميزة. تقول المسودة إن التذكيرات 'تقلّل حالات عدم الحضور بدرجة كبيرة'. لا تتضمن ملاحظات الإصدار أي بيانات عن عدم الحضور، لذا يحذف المسوّق العبارة ويصف بدلًا منها ما تفعله الميزة.
يطلب مندوب مبيعات من الذكاء الاصطناعي إعداد رسالة متابعة لعيادة سألت عن التذكيرات خلال مكالمة. تقول المسودة إن الميزة 'متاحة في جميع الخطط'. وهذا غير صحيح. يصحح المندوب النص ليذكر أنها متاحة في الخطة الاحترافية، ويتحقق من خطة العميل الحالية قبل الإرسال.
يطلب موظف دعم من الذكاء الاصطناعي صياغة إجابة لمركز المساعدة بشأن التذكيرات. تقول المسودة إن بإمكان العملاء 'اختيار أي لغة'. لكن الملاحظات تقول العكس. يصحّح الموظف ذلك ويضيف الجهة التي ينبغي التواصل معها لطلب لغة.
المصدر نفسه، والأداة نفسها، وثلاثة أخطاء مختلفة، كل منها شائع في دوره الوظيفي. لهذا يعلّمك التدرب على مهام من عملك أكثر مما تعلّمك الأمثلة العامة.
ما المعلومات التي يجب ألا تدخلها في أدوات الذكاء الاصطناعي في العمل؟
اتبع سياسة شركتك بشأن الذكاء الاصطناعي أولًا؛ وإن لم تكن هناك سياسة، فاسأل قبل لصق أي شيء غير متاح للعامة أصلًا. وكقاعدة عامة، توخَّ أقصى درجات الحذر مع البيانات الشخصية للعملاء أو المرشحين أو الزملاء، ومواد العملاء السرية، والمعلومات المالية غير المنشورة، وأي شيء يشمله عقد أو اتفاقية عدم إفصاح.
تعتمد الإجابة أيضًا على الأداة وخطة الاشتراك. فقد تختلف شروط التخزين والوصول واستخدام المحتوى لتحسين النماذج بين الحساب الشخصي ومساحة عمل الشركة وميزة ذكاء اصطناعي داخل تطبيق آخر. ولا يكفي حذف الأسماء وحده لإخفاء الهوية في وثيقة، خصوصًا في مؤسسة صغيرة. ويوضح دليل سياسة الذكاء الاصطناعي كيفية وضع هذه الحدود للفريق.
كيف تعرف أنك تتحسن في استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل؟
انظر إلى تعديلاتك، لا إلى حجم مخرجاتك. فالشخص الذي يكتسب مهارة في استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل يميل إلى إعادة كتابة أجزاء أقل من كل مسودة لأن تعليماته تتحسن، ويكتشف التفاصيل المختلقة بسرعة أكبر، ويستطيع شرح أسباب تعديلاته. كما يصبح أسرع في تحديد الحالات التي ينبغي فيها عدم استخدام الذكاء الاصطناعي أصلًا.
من الطرق البسيطة لتتبّع ذلك الاحتفاظ بسجل موجز لمدة أسبوعين أو ثلاثة: المهمة، والتعليمات الموجّهة إلى الذكاء الاصطناعي، وما عدّلته والسبب. تظهر الأنماط سريعاً، مثل أداة تضيف دائماً عبارة طمأنة تضطر إلى حذفها، أو نوع من المهام تكون مسودته الأولى صالحة للاستخدام باستمرار. هذه الأنماط أنفع من أي ادعاء عام عن الوقت الموفَّر، لأنها نابعة من عملك الفعلي.
كيف ينبغي لأعضاء الفريق تعلّم استخدام الذكاء الاصطناعي في وظائفهم معًا؟
كلّف الفريق بمهمة مشتركة وواقعية، ودع الجميع يحاولون إنجازها باستخدام الذكاء الاصطناعي، ثم قارن التعديلات بدلًا من المسودات. تكشف مقارنة التعديلات مَن يتحقق من المصادر، ومَن يكتشف الادعاءات المختلقة، ومَن يحافظ على الأسلوب، وتنشر هذه العادات أسرع من عرض تقديمي.
اقتصر في التدريب العملي على مواد خيالية أو مواد معتمدة منخفضة المخاطر، واتفقوا على الأدوات المعتمدة، ووفّر بيئة آمنة للإبلاغ عن الأخطاء. بالنسبة للمؤسسات الواقعة ضمن نطاق EU AI Act، تطلب المادة 4 من مقدمي أنظمة الذكاء الاصطناعي والجهات التي تستخدمها اتخاذ تدابير لدعم إلمام الموظفين بالذكاء الاصطناعي، مع مراعاة معارفهم وسياق الاستخدام. هذه معلومات عامة وليست مشورة قانونية. يعرض دليل تدريب الموظفين وخطة التطبيق خلال 30 يومًا، المرتبطان أدناه، برنامجًا أكثر شمولًا.
متى يكون الذكاء الاصطناعي أداة غير مناسبة للمهمة؟
الذكاء الاصطناعي ليس الأداة المناسبة حين لا يمكنك التحقق من النتيجة، أو حين يؤثر القرار في وظيفة شخص أو أجره أو ترشحه لوظيفة، أو حين يكون المخرج رقماً نهائياً يُدرج في تقرير، أو حين تتطلب المحادثة إنساناً يتحمل مسؤولية ما يُقال. وهو أيضاً ليس الأداة المناسبة حين يكون إنجاز المهمة مباشرة أسرع، مثل رد من سطرين تعرف بالفعل كيف تكتبه.
توخّ الحذر أيضًا عند غياب المصدر. فسؤال مساعد عام عما تنص عليه سياسة شركتك أو عقد عميلك أو القاعدة الضريبية الحالية ينتج إجابة تبدو معقولة، لا الوثيقة نفسها. في هذه الحالات، ابحث عن المصدر أولًا، ولا تستخدم الذكاء الاصطناعي، إن استخدمته أصلًا، إلا لمساعدتك على قراءته.
أين يناسب استخدام Tosheo.ai، وأين لا يناسب؟
يجري الإعداد لـ Tosheo.ai ليقدّم تدريباً ذاتياً على الذكاء الاصطناعي لفرق تضم نحو 5 إلى 200 شخص. يختار المدير الأدوار الوظيفية وأدوات الذكاء الاصطناعي التي يستخدمها الفريق، ويخضع كل متعلم لاختبار قصير لتحديد المستوى، ثم يتبع مساراً مخصصاً لدوره الوظيفي من دروس تتراوح مدتها بين 10 و15 دقيقة، ينتهي كل منها بمهمة تطبيقية باستخدام أداة ذكاء اصطناعي حقيقية، تُقيَّم وفق دليل واضح بمعايير محددة. ومن المخطط أن يطّلع المديرون على تطور المهارات وإتمام الدروس، لا على سجلات المحادثات الأصلية. والمنتج في مرحلة ما قبل البناء، لذا فكل هذا نطاق مخطط له.
ليس الخيار المناسب لكل مشترٍ. فهو غير مصمم للمؤسسات الكبيرة التي تتطلب إجراءات الشراء لديها تسجيل الدخول الموحّد أو التكامل مع أنظمة إدارة التعلّم أو عقودًا للمؤسسات، ولا يتوفر أي من ذلك عند الإطلاق. وهو ليس تدريبًا هندسيًا عمليًا، ومن المخطط تقديم الدروس باللغة الإنجليزية فقط. إذا كنت تتعلم بمفردك، فقد تناسبك دورة عامة أو الأدلة المجانية على هذا الموقع أكثر. تجد الأسعار المخطط لها للفرق في صفحة الأسعار.