كيف يمكن للمديرين استخدام الذكاء الاصطناعي في أعمالهم؟
يمكن للمديرين استخدام الذكاء الاصطناعي في التحضير والكتابة المرتبطين بإدارة الموظفين، ما دامت القرارات تبقى بأيديهم. وتشترك المهام المفيدة في أمر واحد: أن المدير يعرف الحقائق بالفعل ويريد مساعدة في تنظيمها أو صياغتها.
قلّل المعلومات الشخصية إلى الحد الأدنى الذي تتطلبه المهمة، ولا تستخدم إلا الأدوات التي اعتمدتها مؤسستك. لا مكان للملاحظات المتعلقة بصحة شخص أو ظروفه العائلية أو تظلّم قدّمه في مساعد عام الاستخدام.
حضّر لاجتماع فردي
حوّل ملاحظاتك من الاجتماع الأخير والأولويات الحالية للشخص إلى جدول أعمال يتضمن سؤالين أو ثلاثة أسئلة مفتوحة.
نظّم الملاحظات
نظّم ملاحظات محددة وفق صيغة الموقف والسلوك والأثر قبل إجراء محادثة. يجب أن تكون الملاحظات نابعة مما لاحظته بنفسك.
لخّص مستجدات الفريق
اجمع عدة تحديثات مكتوبة في عرض موحد لمديرك المباشر، مع إبقاء نقاط كل شخص منسوبة إليه.
اشرح تغيّرًا
صُغ رسالة للفريق بشأن إجراء جديد، ثم اسأل المساعد عن الأسئلة التي يُرجّح أن يطرحها الفريق.
ادرس قرارًا من مختلف جوانبه
اعرض الخيارات وعواقبها لاتخاذ قرار بشأن تخصيص الموارد أو الأولويات، ثم اتخذ القرار بنفسك.
خطط لاجتماع
حوّل غرضًا مبهمًا إلى جدول أعمال يحدد القرار المطلوب التوصل إليه والوقت المخصص لكل بند.
كيف تبدو الملاحظات المُعدّة بمساعدة الذكاء الاصطناعي عندما تُعدّ على نحو جيد؟
عند استخدامه على نحو سليم، يقدم المدير ملاحظات محددة، ويقتصر دور الذكاء الاصطناعي على المساعدة في التنظيم والصياغة. أما عند إساءة استخدامه، فيحوّل الذكاء الاصطناعي ملاحظات شحيحة إلى أحكام جازمة على شخصية أحدهم.
مثال افتراضي. تدير دانا فريقًا صغيرًا لخدمة العملاء في كوبرليف لمسك الدفاتر. ملاحظاتها عن أحد أعضاء الفريق، سام: 'لم يُلتزم بموعدين نهائيين لعميلين في سبتمبر (ملف رواتب أكمي، وحزمة ضريبة القيمة المضافة لريفرسايد). راسلني كلا العميلين بالبريد الإلكتروني. مكالمات سام مع العملاء ممتازة، والعملاء يطلبونه بالاسم. يبدو أن أعباءه زادت منذ توليه حساب هوليس.'
أنتجت تعليمة غير محدّدة، 'اكتب ملاحظات تقييم لسام بناءً على هذه الملاحظات'، عبارات مثل 'يفتقر سام إلى المهارات التنظيمية ويحتاج إلى إظهار مزيد من الالتزام' و'لقد أضرّ هذا بسمعتنا لدى العملاء الرئيسيين.' لا ترد أي من العبارتين في الملاحظات. فعبارة 'يفتقر إلى الالتزام' حكم على الشخصية لا تدعمه الأدلة، والادعاء المتعلق بالسمعة مختلق.
تعليمة أفضل: 'ساعدني في تنظيم ملاحظات لاجتماع فردي. استخدم الملاحظات أدناه فقط. صِف السلوك وأثره، لا الشخصية. أدرج الملاحظة الإيجابية. اختم بسؤال مفتوح واحد عن عبء العمل. لا تستنتج شيئًا عن موقف الشخص.' بدأت النسخة التي جرت مراجعتها بالموعدين اللذين لم يُلتزم بهما ورسائل العميل، وأشادت تحديدًا بالمكالمات مع العميل، ثم سألت: 'منذ تولّيت حساب هوليس، إلى أي مدى كان عبء عملك قابلًا للإدارة، وما الذي قد يساعدك؟' ثم عدّلت دانا الصياغة لتعبّر بأسلوبها قبل الاجتماع.
ما القرارات التي ينبغي للمديرين استبعاد الذكاء الاصطناعي منها؟
أبقِ الذكاء الاصطناعي خارج القرارات المتعلقة بالأشخاص: تقييم الأداء، والأجور، والترقية، والإجراءات التأديبية، والفصل، وتوزيع العمل بناءً على سلوكهم أو سماتهم. استخدمه للتحضير والصياغة، لا للحكم على الأشخاص.
يدرج EU AI Act ضمن الاستخدامات عالية المخاطر في الملحق الثالث أنظمة الذكاء الاصطناعي المخصصة لاتخاذ قرارات تؤثر في شروط العلاقات المرتبطة بالعمل أو الترقية أو إنهاء الخدمة، أو لتوزيع المهام بناءً على سلوك الأفراد أو سماتهم الشخصية، أو لمراقبة أداء العاملين وسلوكهم وتقييمهما. عندما يطلب مدير من مساعد ترتيب ملاحظاته الخاصة، فهو لا يستخدم نظامًا من هذا النوع، لكن طلب تقييم أعضاء الفريق بدرجات أو ترتيبهم من أداة يقترب من ذلك.
المراقبة هي الفخ المرتبط بذلك. تنص إرشادات ICO البريطانية بشأن مراقبة العاملين على وجوب إبلاغ أصحاب العمل للعاملين بالمراقبة، وتوضيح الغرض منها، واختيار أقل الوسائل تدخلًا لتحقيقه. وتشير إلى أن توفر شكل من أشكال المراقبة لا يجعله أفضل وسيلة لتحقيق أهدافك. وقراءة محادثات الموظفين مع الذكاء الاصطناعي لمعرفة كيفية استخدامهم للأداة تُعد مراقبة. هذه معلومات عامة وليست مشورة قانونية.
هل تريد معرفة صلة هذا بدور وظيفي؟
استكشف الفترة التجريبية المخطط لها للفرق ↗كيف تقود فريقًا يستخدم الذكاء الاصطناعي؟
زوّد الفريق بقواعد واضحة، ووقت للتدرب، وأمثلة على العمل الجيد، ثم راجع العمل نفسه. معظم مشكلات التبنّي لا تتعلق بالأداة: فالموظفون غير متأكدين مما هو مسموح، أو ليس لديهم وقت للتعلم، أو لم يروا من قبل كيف يبدو الاستخدام الجيد في وظائفهم.
وضّح ما هو مسموح به
حدّد الأدوات المعتمدة، والمعلومات المسموح بإدخالها فيها، وما يجب أن يتحقق منه شخص دائمًا. دوّن ذلك بلغة واضحة.
ابدأ بمهمة واحدة لكل شخص
اطلب من كل شخص اختيار مهمة واحدة متكررة ومنخفضة المخاطر من مهام دوره، مثل إعداد مسودة أولية أو ملخص.
خصّص بعض الوقت واحرص على عدم المساس به
تخصيص وقت قصير ومنتظم للتدريب أفضل من ورشة عمل طويلة واحدة ينساها المشاركون.
شارك نماذج ما قبل التعديل وما بعده
في اجتماع الفريق، اطلب من أحد الأعضاء عرض التعليمة، والمخرَج الأول، والتعديلات التي أجراها. فالتعديلات تعلّم أكثر مما تعلّمه التعليمة.
راجع المخرجات، لا الاستخدام
راجع عينة من العمل المنجَز بمساعدة الذكاء الاصطناعي كما تراجع أي عمل آخر. واسأل عمّا جرى التحقق منه وكيف.
قدّم المثال بنفسك
أخبر الفريق متى استخدمت الذكاء الاصطناعي في شيء وما الذي اضطررت إلى تصحيحه. فهذا يجعل التحقق ممارسة طبيعية بدلًا من أن يكون محرجًا.
كيف تعرف ما إذا كان فريقك يستخدم الذكاء الاصطناعي بشكل جيد؟
انظر إلى جودة العمل والمنطق الذي يستند إليه، لا إلى عدد مرات فتح الأداة. عدد التعليمات المدخلة يخبرك بأن الأداة تُستخدم، لكنه لا يخبرك إن كان الرد دقيقًا، أو الملخص أمينًا للمصدر، أو الرقم قد خضع للتحقق.
المؤشرات المفيدة ملموسة: هل يستطيع أحد أعضاء الفريق شرح الادعاء الذي حذفه من مسودة وسبب حذفه؟ هل ما زالت المستندات المُعدّة بمساعدة الذكاء الاصطناعي تحتاج إلى تصحيحات كبيرة منك؟ هل يستخدم الموظفون الذكاء الاصطناعي في المهام التي اتفقتم عليها، وضمن الأدوات المعتمدة؟
هذا هو مبدأ التصميم الذي تستند إليه لوحة المدير المخطط لها في Tosheo.ai: يرى المديرون تقدم المهارات والإكمال وملخصًا أسبوعيًا، مع خيار لتذكير المتعلمين غير النشطين، لكنهم لا يرون سجلات محادثات المتعلمين الخام. إنها إتاحة لرؤية التعلم، لا مراقبة للمحادثات. ولم يبدأ بناء المنتج بعد، وستُوثق الحقول النهائية قبل الإطلاق.
ما الذي ينبغي أن يغطيه تدريب المديرين على الذكاء الاصطناعي؟
ينبغي أن يشمل تدريب المديرين استخدامهم الشخصي وقيادتهم للآخرين، وغالبًا ما يغيب الجانب الثاني. يتضمن البرنامج المفيد ما يلي:
استخدامهم العملي الخاص
الصياغة والتلخيص والتحضير، مع الالتزام بعادات التحقق نفسها المتوقعة من الفريق.
مراجعة العمل المنجز بمساعدة الذكاء الاصطناعي
كيفية مراجعة مسودة بنظرة نقدية، ورصد التفاصيل المختلقة، وسؤال عضو في الفريق عمّا تحقّق منه.
حدود السياسات والبيانات
ما تسمح به المؤسسة، وأسباب ذلك، وكيفية الإجابة عن أسئلة الفريق بشأن الحالات غير الواضحة.
القرارات المتعلقة بالموظفين
أين يجب استبعاد الذكاء الاصطناعي، ولماذا تكتسب العدالة وحماية البيانات أهمية في إدارة الموظفين أكبر من أهميتهما في المجالات الأخرى.
التوجيه
كيفية مساعدة عضو متردد أو مفرط الثقة في الفريق على اختيار مهمة مناسبة للبدء.
متى لا يكون هذا الدليل، أو Tosheo.ai، هو الحل المناسب؟
إذا كنت مسؤولًا قياديًا يضع استراتيجية الذكاء الاصطناعي لمؤسسة، ويقرر الاستثمارات وهياكل الحوكمة ومستوى تقبّل المخاطر، فبرنامج للقيادات التنفيذية أو لدى كلية لإدارة الأعمال أنسب لك من دليل عملي. تمثل أدلتنا لحوكمة الذكاء الاصطناعي وسياساته نقطة بداية لهذا العمل على نطاق الشركات الأصغر.
يجري الإعداد لبناء Tosheo.ai للتدريب العملي على مهام العمل اليومية. والأدوار المحددة مسبقًا والمخطط لها مرتبطة بالوظائف، مثل التسويق، والمبيعات، والعمليات، والدعم، والموارد البشرية والتوظيف، والمالية، والمنتج، والدور العام؛ ولا تتضمن قائمة الإطلاق المخطط لها مسارًا مخصصًا لإدارة الأفراد. يسلك المدير مسار وظيفته أو المسار العام، وتتيح باقة النمو المخطط لها أدوارًا مخصصة. ويحصل المديرون أيضًا على لوحة متابعة لفريقهم ضمن الميزات المخطط لها.
المصادر والنطاق
مكتب مفوض المعلومات في المملكة المتحدة، ممارسات التوظيف وحماية البيانات: مراقبة العاملين ↗