كيف يمكن للموارد البشرية استخدام الذكاء الاصطناعي في المهام اليومية؟
أكثر مهام الموارد البشرية أمانًا وفائدة عند استخدام الذكاء الاصطناعي هي المهام التي تقدم فيها مصدرًا معتمدًا وتريد إعادة صياغته: تحويل سياسة إلى ملخص بلغة واضحة، أو قسم من دليل الموظفين إلى أسئلة شائعة، أو مخطط تدريبي إلى خطة جلسة. يُبقي المصدر المخرجات ملتزمة بالحقائق، ويمكنك التحقق من كل جملة بالرجوع إليه.
للتوظيف دليل مستقل، لأن الفرز والاختيار يثيران مسائل قانونية محددة. تتناول هذه الصفحة بقية أعمال الموارد البشرية.
صياغة السياسات وتبسيطها
تحويل سياسة معتمدة إلى ملخص واضح للموظفين، أو إعداد هيكل أولي لسياسة جديدة يستكمله لاحقًا مراجع مؤهل.
مواد التهيئة لبدء العمل
خطط الأسبوع الأول وقوائم التحقق ورسائل الترحيب لدور وظيفي محدد، مبنية على إجراءاتكم الفعلية.
الأسئلة الشائعة الداخلية
صياغة إجابات عن الأسئلة الشائعة استنادًا إلى الدليل، مع إبقاء مرجع القسم بجانب كل إجابة.
الموضوعات المتكررة في الاستبيان
تجميع التعليقات النصية الحرة المنزوعة الهوية حسب الموضوعات لإعداد ملخص، مع إتاحة التعليقات الأصلية للتحقق منها.
التدريب والتواصل
الخطوط العريضة للجلسات، ومذكرات الإحاطة للمديرين، والإعلانات عن تغييرات اتُّخذت قراراتها بالفعل.
ما قرارات الموارد البشرية التي يجب ألا يتخذها الذكاء الاصطناعي؟
ينبغي ألا يتخذ الذكاء الاصطناعي أي قرار يغيّر الحياة المهنية لشخص ما: تقييمات الأداء أو الترقيات أو الأجور أو توزيع المهام بناءً على السمات الشخصية أو القرارات التأديبية أو الفصل من العمل. يمكنه مساعدتك في التحضير، مثل تنظيم ملاحظاتك أو صياغة رسالة بعد اتخاذ القرار، لكن يجب أن يكون القرار وأسبابه من مسؤولية شخص يستطيع شرحهما والدفاع عنهما.
تتعامل الجهات التنظيمية مع هذا المجال بجدية. يُدرج EU AI Act في الملحق III، ضمن الاستخدامات عالية المخاطر، أنظمة الذكاء الاصطناعي المصممة لاتخاذ قرارات تؤثر في شروط العلاقات المرتبطة بالعمل أو الترقية أو إنهاء الخدمة، أو لتوزيع المهام بناءً على سلوك الأفراد أو سماتهم الشخصية، أو لمراقبة الأداء والسلوك وتقييمهما. إذا كانت مؤسستك تعمل في الاتحاد الأوروبي، فإن هذا التصنيف يفرض التزامات يجدر فهمها قبل إدخال أي أداة من هذا النوع. هذه معلومات عامة وليست مشورة قانونية.
كيف يبدو ملخص سياسة أُعدّ بالذكاء الاصطناعي بعد مراجعته؟
لنفترض وجود استوديو تصميم خيالي اسمه ليندنفيلد ستوديو، يضم 40 موظفًا. يريد مسؤول الموارد البشرية إعداد ملخص من صفحة واحدة للموظفين عن سياسة إجازة الوالدية الحالية في الاستوديو، التي تمتد إلى ثماني صفحات.
كان الطلب في المحاولة الأولى: 'لخّص سياسة إجازة الوالدين لدينا للموظفين.' من دون إرفاق السياسة، قدّمت الأداة ملخصًا واثقًا لما تتضمنه مثل هذه السياسات عادةً، بما في ذلك عبارة تفيد بأن الموظفين يتقاضون أجرًا كاملًا لعدد محدد من الأسابيع. لكن سياسة ليندنفيلد لا تنص على شيء من ذلك؛ فشروط الأجر الإضافي لديها تعتمد على مدة الخدمة. وتعميم ملخص كهذا على الموظفين يخلق توقعات لم يوافق عليها الاستوديو، وقد يؤدي إلى نزاع.
في المحاولة الثانية، أُلصق نص السياسة كاملًا مع الطلب التالي: 'لخّص هذا للموظفين بلغة عربية واضحة في أقل من 300 كلمة. استخدم ما تنص عليه السياسة فقط. اذكر رقم القسم لكل نقطة. اسرد أي سؤال يُرجح أن يطرحه الموظف ولا تجيب عنه السياسة.' جاءت النتيجة ملتزمة بالمصدر إلى حد كبير، واتضح أن قائمة الأسئلة التي لم تُجب عنها السياسة هي الجزء الأكثر قيمة: فقد كشفت فجوتين أحالهما مسؤول الموارد البشرية بعد ذلك إلى مستشار شؤون التوظيف في الاستوديو. وتضمن الملخص النهائي سطرًا يوجّه الموظفين إلى السياسة الكاملة بوصفها النسخة المعتمدة.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي تلخيص تعليقات استبيانات الموظفين بأمان؟
يمكنه المساعدة، مع توخي الحذر. إن تجميع التعليقات النصية الحرة بحسب الموضوعات عمل شاق يتعامل معه الذكاء الاصطناعي بكفاءة معقولة، لكن إخفاء الهوية في شركة صغيرة ليس مضمونًا. فالتعليق الذي يذكر 'الشخص الوحيد في مكتب بريستول الذي يعمل بدوام جزئي' يكشف هوية شخص، حتى بعد حذف اسمه، وقد يكرر الملخص المُولَّد هذا التفصيل.
احذف التفاصيل التي تكشف الهوية قبل إرسال التعليقات إلى أي جهة، واستخدم أداة وخطة اشتراك معتمدتين، واطلب تحديد الموضوعات مع معدل تكرارها التقريبي بدلًا من الاقتباسات. ثم تحقّق بنفسك من الأعداد بمقارنتها بالتعليقات، لأن أدوات الذكاء الاصطناعي قد تخطئ في العد وتبالغ في مدى شيوع رأي ما. أبلغ الإدارة بالموضوعات؛ لا بمعلومات عن الأفراد.
هل تريد معرفة صلة هذا بدور وظيفي؟
استكشف الفترة التجريبية المخطط لها للفرق ↗ما معلومات الموظفين التي يمكن إدخالها في أداة ذكاء اصطناعي؟
أقل مما يظن الناس. تحتوي سجلات الموظفين على بيانات شخصية، ويُعامل بعضها، مثل البيانات الصحية أو الأصل العرقي أو العضوية النقابية، بوصفه شديد الحساسية بموجب قوانين حماية البيانات في كثير من البلدان. وتعتمد إمكانية إدخال أيٍّ منها في أداة معيّنة على الأساس القانوني لديك، وشروط المورّد لتلك الخطة، ومكان معالجة البيانات، وسياستك الداخلية.
قاعدة عملية لمعظم فرق الموارد البشرية: صُغ المسودات انطلاقًا من السياسات والقوالب، لا من ملفات الموظفين. وإذا كانت المهمة تحتاج فعلًا إلى بيانات شخصية، مثل تلخيص ملف تظلّم، فاعتبر استخدامها قرارًا يعود إلى مسؤول حماية البيانات في مؤسستك، لا اختصارًا تتخذه أثناء المهمة. حذف الاسم وحده لا يجعل المعلومات مجهولة الهوية.
كيف ينبغي لفريق الموارد البشرية مراجعة السياسات والإرشادات التي صاغها الذكاء الاصطناعي؟
راجع المسودة مقابل الوثيقة المصدر، ثم من حيث توافقها مع القانون وأثرها على الأشخاص المعنيين. البنود أدناه قائمة تحقّق أولية، وليست بديلًا عن المراجعة المتخصصة للسياسات ذات الأثر القانوني.
مطابقة المصدر
كل استحقاق وقاعدة أهلية وعدد أيام وفترة إشعار يطابق السياسة المعتمدة.
الاختصاص القضائي
لا تستورد المسودة قواعد من بلد آخر. فكثيرًا ما تعتمد أدوات الذكاء الاصطناعي افتراضيًا قانون العمل في بلد معين.
لم يُضف شيء
لا تظهر أي مزايا أو وعود أو إجراءات جديدة لم توافق عليها المؤسسة.
لغة واضحة ومنصفة
الصياغة واضحة وشاملة للجميع، ولا تفترض جنسًا أو عمرًا أو بنية أسرية معينة.
المرجعية
يحدد الملخص السياسة الكاملة بوصفها الوثيقة المرجعية الحاكمة، ويوضح الجهة التي تُوجَّه إليها الأسئلة.
الاعتماد النهائي
تُحال السياسات ذات الأثر القانوني إلى من يتولى مراجعتها عادةً، مثل مستشار في شؤون العمل.
ما أدوات الذكاء الاصطناعي للموارد البشرية التي ينبغي لفريق صغير النظر فيها؟
للصياغة والتلخيص، يكفي عادةً المساعد العام الذي توافق شركتك على استخدامه بالفعل. تتضمن أنظمة معلومات الموارد البشرية الآن في كثير من الحالات ميزات ذكاء اصطناعي للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالسياسات أو صياغة المستندات. قد تكون هذه الميزات ملائمة، لكن اسأل المورّد عن البيانات التي تقرؤها الميزة، وما إذا كان محتواك يُستخدم لتدريب نماذجه، ومدة الاحتفاظ به، ومن يمكنه الاطلاع على المخرجات.
توخّ أقصى درجات الحذر مع الأدوات التي تقيّم الموظفين أو ترتبهم أو تراقبهم. فهذه تتجاوز المساعدة في الصياغة إلى اتخاذ قرارات بشأن الأشخاص، مما يثير المسائل القانونية ومسائل الإنصاف المذكورة أعلاه.
متى يكون الذكاء الاصطناعي أداة غير مناسبة لأعمال الموارد البشرية؟
الذكاء الاصطناعي ليس الأداة المناسبة للمحادثات الحساسة والتحقيقات وأي رسالة قد تُفهم نبرتها على أنها موقف المؤسسة تجاه شخص. قد تبدو رسالة مولّدة بشأن مشكلة في الأداء معقولة، ومع ذلك تكون غير ملائمة لذلك الفرد ولسياق التعامل السابق معه.
كما أنه ليس الأداة المناسبة عندما لا يوجد مصدر معتمد تستند إليه. فسؤال مساعد عام عما ينبغي أن تكون عليه استحقاقات الإجازة أو فترات الإشعار ينتج إجابة تبدو معقولة، لا سياستك ولا القانون المنطبق عليك.
ما دور الموارد البشرية في تدريب بقية الموظفين على الذكاء الاصطناعي؟
في كثير من الشركات الصغيرة، تتولى الموارد البشرية مسؤولية إدخال الذكاء الاصطناعي إلى العمل، لذا من المفيد أن تبدأ بالتدرّب عليه. فكثيرًا ما يُطلب منها كتابة سياسة الاستخدام المقبول، والتخطيط للتدريب، والإجابة عن أسئلة الموظفين. وبالنسبة للمؤسسات المشمولة بقانون الاتحاد الأوروبي للذكاء الاصطناعي، تطلب المادة 4 من مزوّدي أنظمة الذكاء الاصطناعي والجهات التي تستخدمها اتخاذ تدابير لدعم إلمام موظفيها بالذكاء الاصطناعي، مع مراعاة معارفهم وسياق الاستخدام.
يجري الإعداد لبناء Tosheo.ai لدعم هذا العمل بمسار مخطط له للموارد البشرية، ومسارات مخصصة لأدوار بقية الفريق، وواجهة للمدير لمتابعة تقدم المهارات لا تعرض سجلات المحادثات. لم يبدأ بناء المنتج بعد، لذا تعامل مع هذا بوصفه نطاقًا مخططًا له. ويُعد دليل السياسة المرتبط أدناه خطوة أولى أفضل إذا لم تكن لديك سياسة للذكاء الاصطناعي بعد.