Wat houdt AI gebruiken in uw werk eigenlijk in?
Voor de meeste kantoorfuncties biedt AI op het werk drie soorten hulp: teksten opstellen op basis van aangeleverd materiaal, materiaal van de ene vorm naar de andere omzetten en optreden als denkpartner die opties, vragen en hiaten aandraagt. Het betekent zelden dat u een tool een beslissing laat nemen of zonder controle definitief werk laat opleveren.
Teksten opstellen omvat e-mails, samenvattingen, vacatureteksten, uitleg over beleid en eerste versies van rapporten. Omwerken omvat lange documenten inkorten, aantekeningen omzetten in gestructureerde verslagen, één bericht aanpassen voor verschillende lezers of een tabel omzetten in een toelichting in duidelijke taal. De rol van denkpartner omvat vragen als 'wat zou een sceptische koper hierover vragen?' of 'wat ontbreekt er in dit plan?'.
Bij alle drie hangt de kwaliteit van het resultaat veel meer af van wat u de tool meegeeft en hoe u de uitkomst controleert dan van welke tool u gebruikt. Daarom komen dezelfde werkwijzen terug in elke functiegerichte handleiding hieronder, aangepast aan het werk en de risico's van elke functie.
Hoe kiest u de eerste taak waarvoor u AI gaat gebruiken?
Kies een taak die u vaak doet, al goed beheerst en snel kunt controleren. Dankzij uw bestaande vaardigheden herkent u een fout die met overtuiging wordt gepresenteerd. Een taak waarmee u niet vertrouwd bent, is daarom geen goed startpunt. Met de onderstaande criteria blijven voor de meeste mensen twee of drie geschikte taken over.
Het keert terug
U doet het wekelijks of vaker, dus elke verbetering levert herhaaldelijk voordeel op en u oefent genoeg om de tool te kunnen beoordelen.
U kunt de kwaliteit beoordelen
U weet hoe een goede versie eruitziet zonder dat iemand anders u dat hoeft te vertellen.
De bron is beschikbaar en mag worden gedeeld
Het materiaal dat nodig is voor de taak bestaat, en volgens het beleid van uw bedrijf mag het in een goedgekeurde tool worden gebruikt.
Een fout kan worden hersteld
Een intern concept of een eerste versie die u zelf nog bewerkt, niet een cijfer in bestuursstukken of een bericht aan een toezichthouder.
Het heeft een duidelijk eindpunt
U kunt bepalen wanneer het resultaat klaar is. Daardoor kunt u het gemakkelijk vergelijken met zelf uitvoeren.
Wat moet een goede prompt voor het werk bevatten?
Een goede werkprompt bevat wat een bekwame nieuwe collega nodig zou hebben om de taak uit te voeren zonder bij u terug te hoeven komen: het doel, de lezer, het bronmateriaal, de randvoorwaarden, de vorm en wat moet worden gemeld. Ontbrekende informatie is de belangrijkste reden waarom AI-uitvoer algemeen klinkt of verzonnen details bevat.
Vergelijk twee prompts voor dezelfde taak. De zwakke versie is: 'Schrijf een bericht voor het team over de kantoorverhuizing.' De sterkere versie is: 'Schrijf een bericht van 150 woorden voor onze 25 medewerkers over de kantoorverhuizing. Gebruik alleen de onderstaande feiten: de verhuizing is op vrijdag 14 november, het nieuwe adres staat in de notities, de bureaus moeten donderdag vóór 4pm leeg zijn, de IT-afdeling verhuist de beeldschermen en dockingstations. Gebruik een eenvoudige, vriendelijke toon. Sluit af met bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen. Voeg geen datums, regels of geruststellingen toe die niet in de notities staan. Maak een lijst van vragen die medewerkers waarschijnlijk zullen stellen en die de notities niet beantwoorden.'
De laatste instructie is het waard om overal toe te passen. Door de tool te vragen op te sommen wat hij niet kon beantwoorden, verandert een leemte die hij anders met een gok zou opvullen in een vraag die u kunt oplossen. De promptgids waarnaar aan het einde wordt verwezen, gaat dieper in op structuur en sjablonen.
Hoe controleert u AI-uitvoer voordat u die gebruikt?
Controleer het resultaat aan de hand van de bron, niet op basis van uw gevoel of het goed klinkt. Vlot geschreven tekst wekt gemakkelijk vertrouwen. Het profiel voor generatieve AI van NIST beschrijft confabulatie als het produceren van stellig geformuleerde maar onjuiste of onware inhoud. Het noemt overmatig vertrouwen en de neiging om automatisch op systemen te vertrouwen als risico's in de samenwerking tussen mensen en AI-systemen. Beide zijn redenen om bewust te controleren in plaats van op gevoel.
Een korte routine volstaat voor het meeste werk. Controleer eerst of elke feitelijke uitspraak, naam, datum en elk getal terug te vinden is in de bron die u hebt aangeleverd, en verwijder of bevestig alles wat u niet kunt herleiden. Reken ten tweede getallen onafhankelijk na. Kijk ten derde naar wat er is toegevoegd: beweringen, beloften, oorzaken of regels die normaal klinken voor dit soort document, maar in uw situatie niet kloppen. Lees het ten vierde zoals de beoogde lezer dat zou doen en pas de toon aan. Bepaal tot slot wie verantwoordelijk is voor de definitieve versie; meestal bent u dat zelf.
Hoe grondig u controleert, moet afhangen van de gevolgen van een fout. Een concept voor uw eigen aantekeningen vraagt minder controle dan een bericht aan een klant, en dat vraagt weer minder controle dan een cijfer dat wordt gerapporteerd.
Wat zijn goede AI-toepassingen per functie?
De onderstaande tabel geeft voor elke rol een geschikte eerste taak, de belangrijkste controle en het deel van het werk dat bij een mens moet blijven. Elke rol heeft een eigen handleiding met een uitgewerkt voorbeeld.
| Functie | Goede eerste taak | De belangrijkste controle | Laat dit bij een persoon |
|---|---|---|---|
| Marketing | Varianten per kanaal op basis van een goedgekeurde tekst | Elke bewering en elk cijfer herleid tot de opdrachtomschrijving | Positionering en goedkeuring van claims |
| Verkoop | Opvolgmail op basis van uw gespreksnotities | Geen verzonnen resultaten of praktijkvoorbeelden | Prijzen, voorwaarden en verplichtingen |
| HR | Samenvatting van bestaand beleid in begrijpelijke taal | Rechten komen woordelijk overeen met het beleid | Beslissingen over individuele personen |
| Werving en selectie | Vacaturetekst op basis van aantekeningen van de wervende manager | Aansluiting op de vereisten; inclusief taalgebruik | Screening, rangschikking en afwijzing |
| Financiën | Toelichting op afwijkingen op basis van een gecontroleerde tabel | Cijfers nagerekend; geen onbevestigde oorzaken | Gerapporteerde cijfers en prognoses |
| Boekhouding | Klantmail met een verzoek om ontbrekende stukken | Geen belastingregels of deadlines toegevoegd | Technische standpunten en goedkeuring |
| Klantenservice | Conceptantwoord op basis van het helpartikel en de supportaanvraag | Beleidsregels en terugbetalingsvoorwaarden kloppen | Uitzonderingen en ontevreden klanten |
| Projectmanagement | Voortgangsupdate op basis van taaknotities | Datums en verantwoordelijken kloppen | Opnieuw plannen en afwegingen maken |
| Productmanagement | Thematische samenvatting van klantfeedback | Thema's zijn herleidbaar tot echte opmerkingen | Beslissingen over prioriteiten |
| Bedrijfsvoering | Procesdocument op basis van uw stappen | De stappen sluiten aan op hoe het werk echt wordt uitgevoerd | Uitzonderingen en goedkeuringen |
| Leidinggevenden | Agenda en notulen voor een teamvergadering | Niets ten onrechte aan personen toegeschreven | Feedback en prestatiebeoordelingen |
Wat verschilt er per functie?
De werkwijze blijft bij alle functies hetzelfde; de risico's veranderen. Drie vragen verklaren het grootste deel van dat verschil: wie ondervindt gevolgen als de uitvoer onjuist is, welke informatie de taak omvat en of er al een regel voor de uitvoer geldt.
Functies die beslissingen over mensen nemen of beïnvloeden, zoals HR, werving en selectie en management, liggen het meest onder een vergrootglas. De EU AI Act noemt in bijlage III AI-systemen voor werving en selectie en voor beslissingen over promotie, ontslag, taakverdeling en prestatiebeoordeling als toepassingen met een hoog risico. Functies die claims publiceren, zoals marketing en verkoop, moeten voldoen aan de regels voor reclame en direct marketing, ongeacht hoe de tekst is opgesteld. Functies die cijfers rapporteren, zoals financiën en boekhouding, moeten voldoen aan beroepsnormen en verantwoording afleggen aan de mensen die op die cijfers vertrouwen.
Functies met klantcontact, zoals klantenservice en accountmanagement, brengen een ander risico met zich mee: een door AI opgesteld antwoord dat het beleid onjuist weergeeft, wordt een belofte die het bedrijf mogelijk moet nakomen. De gids voor elke rol legt uit welke controles het belangrijkst zijn en waarom.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Hoe ziet dezelfde taak er in drie verschillende functies uit?
Neem één fictieve bron: de toelichting bij een nieuwe functie van Fernhill Software, een klein bedrijf dat planningssoftware aan klinieken verkoopt. Volgens de toelichting kunnen klinieken met de functie automatisch afspraakherinneringen per sms versturen, is de functie inbegrepen in het Professional-abonnement, wordt deze op 1 december gelanceerd en worden andere talen dan Engels nog niet ondersteund.
Een marketeer vraagt AI om een e-mail voor bestaande klanten over een productintroductie. Het concept zegt dat herinneringen 'het aantal niet-verschijningen drastisch verminderen'. Het overzicht van productwijzigingen bevat geen gegevens over niet-verschijningen, dus de marketeer schrapt de zin en beschrijft in plaats daarvan wat de functie doet.
Een verkoper vraagt AI om een vervolgbericht voor een kliniek die tijdens een gesprek naar herinneringen vroeg. In het concept staat dat de functie 'beschikbaar is in alle abonnementen'. Dat klopt niet. De verkoper past dit aan naar het Professional-abonnement en controleert vóór verzending welk abonnement de klant op dit moment heeft.
Een klantenservicemedewerker vraagt AI om een antwoord over herinneringen voor het helpcentrum op te stellen. In de eerste versie staat dat klanten 'elke taal kunnen kiezen'. De aantekeningen zeggen het tegenovergestelde. De medewerker corrigeert dit en voegt toe met wie klanten contact kunnen opnemen als ze een taal willen aanvragen.
Dezelfde bron, dezelfde tool, drie verschillende fouten, elk kenmerkend voor de betreffende rol. Daarom leert oefenen met taken uit uw eigen werk u meer dan algemene voorbeelden.
Welke informatie mag u op het werk niet in AI-tools invoeren?
Volg eerst het AI-beleid van uw bedrijf; als dat er niet is, vraag dan toestemming voordat u iets plakt dat nog niet openbaar is. Wees als algemene regel het voorzichtigst met persoonsgegevens van klanten, kandidaten of collega's, vertrouwelijk klantmateriaal, niet-gepubliceerde financiële informatie en alles wat onder een contract of geheimhoudingsovereenkomst valt.
Het antwoord hangt ook af van de tool en het abonnement. Voor een persoonlijk account, een bedrijfswerkruimte en een AI-functie binnen een andere toepassing kunnen verschillende voorwaarden gelden voor opslag, toegang en het gebruik van inhoud om modellen te verbeteren. Alleen namen verwijderen maakt een document nog niet anoniem, zeker niet in een kleine organisatie. De gids voor AI-beleid legt uit hoe u deze grenzen voor een team vastlegt.
Hoe weet u of u beter wordt in het gebruik van AI op het werk?
Bekijk uw aanpassingen, niet hoeveel u produceert. Wie vaardiger wordt in het werken met AI, hoeft doorgaans minder van elk concept te herschrijven doordat de prompts verbeteren, herkent verzonnen details sneller en kan uitleggen waarom iets is aangepast. Diegene beslist ook sneller wanneer AI beter helemaal niet kan worden gebruikt.
Een eenvoudige manier om dit bij te houden is twee of drie weken een kort logboek bijhouden: de taak, de prompt, wat u hebt aangepast en waarom. Patronen worden snel zichtbaar, zoals een hulpmiddel dat steeds een geruststelling toevoegt die u moet verwijderen, of een type taak waarbij de eerste versie steeds bruikbaar is. Die patronen zijn nuttiger dan algemene claims over tijdwinst, omdat ze uit uw eigen werk komen.
Hoe moet een team samen leren om AI in het werk te gebruiken?
Geef het team een gezamenlijke, realistische taak, laat iedereen die met AI uitvoeren en vergelijk daarna de bewerkingen in plaats van de concepten. Door de bewerkingen te vergelijken ziet u wie bronnen controleert, wie verzonnen claims opmerkt en wie de schrijfstijl bewaart. Zo verspreiden die gewoonten zich sneller dan met een diapresentatie.
Oefen alleen met fictief of goedgekeurd materiaal met een laag risico, spreek af welke tools zijn goedgekeurd en zorg dat mensen veilig een fout kunnen melden. Voor organisaties die onder de EU AI Act vallen, vraagt artikel 4 aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen maatregelen te nemen ter ondersteuning van AI-geletterdheid onder medewerkers, rekening houdend met hun kennis en de gebruikscontext. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. De hieronder gelinkte gids voor medewerkerstraining en het invoeringsplan voor 30 dagen beschrijven een uitgebreider programma.
Wanneer is AI niet het juiste hulpmiddel voor de taak?
AI is het verkeerde hulpmiddel wanneer u het resultaat niet kunt controleren, wanneer de beslissing gevolgen heeft voor iemands baan, salaris of sollicitatie, wanneer het resultaat een definitief gerapporteerd cijfer is en wanneer het gesprek een mens vereist die verantwoordelijkheid draagt voor wat er wordt gezegd. Het is ook het verkeerde hulpmiddel wanneer u de taak sneller zelf kunt uitvoeren, zoals een antwoord van twee regels waarvan u al weet hoe u het moet schrijven.
Wees ook voorzichtig als er geen bron is. Als u een algemene assistent vraagt wat er in uw bedrijfsbeleid, het contract van uw klant of de huidige belastingregels staat, krijgt u een aannemelijk antwoord, niet het document. Zoek in die gevallen eerst de bron en gebruik AI hooguit om u te helpen die te lezen.
Waar past Tosheo.ai wel en waar niet?
Tosheo.ai wordt ontwikkeld als AI-training die teams van ongeveer 5 tot 200 personen zelfstandig kunnen afnemen en gebruiken. Een manager kiest functies en de AI-tools die het team gebruikt. Elke cursist maakt een korte niveautoets en volgt daarna een functiespecifiek leertraject met lessen van 10 tot 15 minuten. Elke les eindigt met een praktijkopdracht in een echte AI-tool, beoordeeld aan de hand van een zichtbaar beoordelingsschema. Het is de bedoeling dat managers de ontwikkeling van vaardigheden en de voortgang zien, niet de onbewerkte chatlogboeken. De bouw van het product is nog niet gestart, dus dit alles beschrijft de geplande opzet.
Het is niet voor elke koper de juiste keuze. Het is niet ontworpen voor grote organisaties die voor hun inkoop eenmalige aanmelding (SSO), LMS-integraties of contracten voor grote ondernemingen vereisen. Geen van deze zaken is bij de introductie inbegrepen. Het is geen praktijkgerichte technische training en de lessen zijn alleen in het Engels gepland. Als u zelfstandig leert, past een algemene cursus of een van de gratis gidsen op deze site mogelijk beter bij u. De geplande teamtarieven staan op de tarievenpagina.
Bronnen en reikwijdte
NIST, Kader voor AI-risicobeheer: profiel voor generatieve AI (NIST AI 600-1), July 2024 ↗