Hoe wordt AI gebruikt bij boekhoudkundige werkzaamheden?
Bij accountants- en administratiekantoren en interne financiële teams wordt AI vooral gebruikt voor het schrijfwerk en de uitleg rondom de cijfers, niet voor de cijfers zelf. Daar is AI het betrouwbaarst en zijn fouten het makkelijkst te ontdekken.
Veel boekhoudplatforms bevatten ook AI-functies, zoals voorgestelde categorieën of het automatisch koppelen van transacties. Die worden ingesteld door de softwareleverancier en uw beheerder; deze gids gaat over hoe individuele accountants en boekhouders AI-assistenten gebruiken en AI-suggesties in hun eigen werk beoordelen.
Klantcommunicatie
Verzoeken om ontbrekende stukken, toelichtingen op een aangifte of een samenvatting van een jaarrekening in duidelijke taal opstellen voor een klant die geen accountant is.
Startpunten voor onderzoek
Een uitgebreide richtlijn die u hebt verkregen samenvatten, of onderzoeksvragen op een rij zetten, voordat u de primaire bron raadpleegt.
Procedureaantekeningen
Uw eigen werkwijze omzetten naar een duidelijke checklist of procesbeschrijving voor een minder ervaren collega.
Notities bij de aansluiting van cijfers
Niet-aansluitende posten duidelijk beschrijven, met wat bekend is en wat nog openstaat.
Hulp bij spreadsheets
Een bestaande formule uitleggen of een overzichtelijkere voorstellen, en deze testen voordat u erop vertrouwt.
Wat zeggen beroepsrichtlijnen over het gebruik van AI door accountants?
Beroepsorganisaties passen bestaande ethische beginselen toe op AI, in plaats van een volledig afzonderlijk regelboek op te stellen. De gids voor generatieve AI van ICAEW past de vijf fundamentele beginselen van integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag toe op het gebruik van deze hulpmiddelen.
De praktische adviezen kan elke accountant vandaag toepassen. Er wordt afgeraden vertrouwelijke informatie in openbare generatieve AI-tools te laden, omdat gebruikers beperkt kunnen bepalen wie de gegevens ziet en hoelang ze worden bewaard. Er wordt opgeroepen tot een professioneel-kritische houding bij het beoordelen van de uitvoer en gewaarschuwd voor blind vertrouwen in geautomatiseerde resultaten. Openheid over het gebruik van generatieve AI bij werk voor klanten wordt aangemoedigd. En er staat duidelijk dat deze tools een gebrek aan vakkennis en vaardigheden niet compenseren, met de kanttekening dat ze mogelijk geen rekening houden met de actuele wetgeving.
Als u bij een andere beroepsorganisatie bent aangesloten, raadpleeg dan de eigen richtlijnen en gedragscode. Die kunnen de verwachtingen anders formuleren. Deze pagina bevat algemene informatie, geen beroepsinhoudelijk of juridisch advies.
Hoe ziet een gecontroleerde, met AI opgestelde klantmail eruit?
Priya Nair heeft een fictieve eenmanszaak voor interieurontwerp. Haar accountant heeft nog enkele ontbrekende stukken nodig om haar jaarrekening op te stellen: bankafschriften van drie maanden, aankoopbewijzen van twee grote aankopen van apparatuur en een bevestiging van welk deel van haar woning ze voor haar werk gebruikt.
Op de vraag 'schrijf een vriendelijke e-mail aan een klant met het verzoek om ontbrekende jaarafsluitingsdocumenten' schreef de assistent een prettige e-mail die ook een aangiftetermijn noemde, waarschuwde voor een specifiek boetebedrag en stelde dat thuiswerkkosten 'tegen een vast tarief van 30 procent' konden worden opgevoerd. Niets daarvan kwam van de accountant. De termijn en boete hingen af van het rechtsgebied en de aangiftesituatie van de klant, en de uitspraak over thuiswerkkosten was als algemene stelling gewoon onjuist.
De gecontroleerde prompt vermeldde de drie stukken, de datum waarop de accountant ze nodig had en de manier van uploaden, en voegde toe: 'Noem geen belastingregels, termijnen, tarieven of boetes.' De accountant voegde vervolgens zelf één zin over de termijn toe, gecontroleerd aan de hand van de door de belastingdienst gepubliceerde datums. De uiteindelijke e-mail was korter, concreet en bevatte niets waar de accountant niet achter kon staan.
Kan AI helpen bij toelichtingen op bankafstemmingen?
Het kan u helpen ze duidelijk te formuleren, maar het mag ze niet oplossen. Stel dat de bankafstemming van een fictieve klant twee niet-afgestemde posten bevat: een betaling van 1,240 aan een leverancier die twee keer voorkomt in de bankkoppeling, en een ontvangst van 380 zonder bijbehorende factuur.
Een AI-concept beschreef de eerste post als 'een dubbele betaling die bij de leverancier moet worden teruggevorderd' en de tweede als 'waarschijnlijk een vooruitbetaling van een klant'. Beide kunnen kloppen, maar beide zijn aannames. De dubbele betaling kan twee echte facturen met hetzelfde bedrag betreffen; de ontvangst kan een terugbetaling, een overboeking of een aanbetaling zijn. De bruikbare versie vermeldt elke post, de datum en het bedrag, de mogelijke verklaringen en het bewijs dat nodig is om de post af te handelen. De conclusie wordt overgelaten aan degene die het rekeningoverzicht van de leverancier en de administratie van de klant controleert.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Kan AI vragen over belastingen en vaktechnische boekhoudkwesties beantwoorden?
Beschouw elk AI-antwoord over belastingen of boekhoudnormen als een aanknopingspunt voor onderzoek, niet als een definitief antwoord. Algemene assistenten kunnen zich baseren op verouderd of onvolledig materiaal, regels uit verschillende landen door elkaar halen en drempelbedragen noemen die inmiddels zijn gewijzigd, en dat alles op een zelfverzekerde toon. De ICAEW-gids maakt hetzelfde punt over actuele wetgeving.
Gebruik AI om de vraag te formuleren, het relevante vakgebied te bepalen en op een rij te zetten wat u moet opzoeken. Raadpleeg daarna de primaire bron: de wetgeving, de eigen richtlijnen van de belastingdienst of de verslaggevingsstandaard. Leg vast op welke bron u zich hebt gebaseerd. Als de tool een bron aanhaalt, open die dan en zoek de betreffende passage op; een verwijzing die er echt uitziet, is niet hetzelfde als een juiste verwijzing.
Hoe moeten boekhouders door AI gemaakte categorie-indelingen controleren?
Controleer de regels, niet alleen de transacties. AI-categorisering in boekhoudsoftware leert meestal van eerdere boekingen, waardoor een vroege fout zich elke maand kan herhalen. Controleer nieuwe leveranciers, uitgaven voor gemengd gebruik, alles waarbij de grens tussen activeren en direct als kosten boeken onduidelijk is en transacties met vage omschrijvingen, zoals kaartbetalingen aan online marktplaatsen.
Houd een uitzonderingenlijst bij van begunstigden en patronen waarbij de suggesties niet kloppen, en controleer die elke periode. Voorgestelde koppelingen kunnen bij duidelijke gevallen tijd besparen; bij onduidelijke gevallen blijft het bonnetje nodig.
Zal AI accountants vervangen?
Niemand kan dat betrouwbaar beantwoorden. Voorspellingen die als feiten worden gepresenteerd, verdienen terughoudendheid. Wat wel gezegd kan worden, is dat AI meer schrijfwerk, samenvattingen en patroonherkenning binnen de boekhouding overneemt. De verantwoordelijkheid voor oordeelsvorming, professioneel-kritische beoordeling, vertrouwelijkheid van klantgegevens en goedkeuring van de cijfers blijft bij gekwalificeerde mensen die aan beroepsregels gebonden zijn.
De verwante vraag of AI beter is dan een gekwalificeerde accountant berust op een categoriefout. Een AI-tool kan tekst produceren die als advies klinkt, maar kan daarvoor geen professionele verantwoordelijkheid dragen, kent de volledige situatie van de klant niet en kan niet aan een beroepscode worden gehouden. Waarschijnlijk profiteren vooral accountants die deze tools leren gebruiken en die verantwoordelijkheden stevig in eigen hand houden.
Welke klantgegevens mogen in een AI-tool worden ingevoerd?
Alleen wat uw organisatie voor die specifieke tool en dat abonnement heeft goedgekeurd. Voer helemaal niets in een openbare consumententool in als de informatie van de klant vertrouwelijk is. Ook de opdrachtvoorwaarden kunnen beperken hoe en door wie klantgegevens worden verwerkt.
Gebruik fictieve gegevens, zoals de voorbeelden op deze pagina, om te oefenen en sjablonen te maken. Houd bij gebruik van AI voor echt klantwerk binnen een goedgekeurd systeem dezelfde controlegegevens bij als bij ander werk: de bron, de controles en wie de definitieve versie heeft goedgekeurd.
Hoe kan een boekhoudteam deze gewoonten oefenen?
Gebruik de voorbeelden van klantmails en financiële aansluitingen als teamoefeningen met fictieve gegevens. Iedereen stelt met AI een concept op en vermeldt daarna wat hij of zij heeft verwijderd of opengelaten. De lijsten laten zien wie verzonnen regels opmerkt en wie zaken afhandelt waarvoor de onderliggende informatie geen basis biedt.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld met een gepland traject voor financiën en boekhouding dat dit soort opdrachten gebruikt, met feedback op basis van zichtbare beoordelingscriteria en een manageroverzicht van de ontwikkeling van vaardigheden zonder chatgeschiedenissen. Het product is nog niet gebouwd, dus dit is geplande functionaliteit. Het biedt geen opleiding in boekhouding, belastingen of regelgeving en telt niet mee voor verplichte permanente educatie, tenzij uw beroepsorganisatie dat bepaalt.