Hoe kan HR AI gebruiken voor dagelijkse taken?
De veiligste en nuttigste HR-taken voor AI zijn taken waarbij u een goedgekeurde bron aanlevert en die in een andere vorm wilt laten gieten: beleid omzetten in een begrijpelijke samenvatting, een onderdeel van een personeelshandboek omzetten in een FAQ of een trainingsopzet omzetten in een sessieplan. De bron houdt de uitvoer feitelijk, en u kunt elke zin eraan toetsen.
Werving en selectie heeft een eigen gids, omdat screening en selectie specifieke juridische vragen oproepen. Deze pagina behandelt de overige HR-werkzaamheden.
Beleid opstellen en vereenvoudigen
Goedgekeurd beleid omzetten in een leesbare samenvatting voor medewerkers, of een eerste conceptopzet voor nieuw beleid maken die een deskundige beoordelaar vervolgens aanvult.
Inwerkmateriaal
Plannen, checklists en welkomstberichten voor de eerste week in een specifieke functie, gebaseerd op uw eigen werkproces.
Interne veelgestelde vragen
Antwoorden op veelgestelde vragen opstellen op basis van het handboek, met de verwijzing naar de betreffende paragraaf naast elk antwoord.
Thema's uit de enquête
Geanonimiseerde opmerkingen uit open tekstvelden groeperen op thema voor een samenvatting, waarbij de oorspronkelijke opmerkingen beschikbaar blijven ter controle.
Training en communicatie
Sessieopzetten, toelichtingen voor leidinggevenden en aankondigingen van wijzigingen waarover al is besloten.
Over welke personeelszaken mag AI niet beslissen?
AI mag geen beslissingen nemen die iemands werkende leven veranderen: prestatiebeoordelingen, promoties, beloning, taakverdeling op basis van persoonlijke kenmerken, disciplinaire maatregelen of ontslag. AI kan u helpen bij de voorbereiding, bijvoorbeeld door uw eigen notities te ordenen of een brief op te stellen nadat een besluit is genomen. Maar het besluit en de onderbouwing moeten komen van een persoon die ze kan uitleggen en verdedigen.
Toezichthouders nemen dit onderwerp serieus. Bijlage III van de EU AI Act noemt onder de toepassingen met een hoog risico AI-systemen die bedoeld zijn om beslissingen te nemen die invloed hebben op de voorwaarden van werkgerelateerde relaties, promotie of beëindiging, om taken toe te wijzen op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken, of om prestaties en gedrag te monitoren en te beoordelen. Als uw organisatie in de EU actief is, brengt die classificatie verplichtingen met zich mee die u moet begrijpen voordat u zo'n hulpmiddel invoert. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Hoe ziet een gecontroleerde, met AI opgestelde beleidssamenvatting eruit?
Neem Lindenfield Studio, een fictieve ontwerpstudio met 40 medewerkers. De HR-manager wil voor het personeel een samenvatting van één pagina van de bestaande ouderschapsverlofregeling van de studio, die acht pagina’s beslaat.
De eerste poging was: 'Vat ons ouderschapsverlofbeleid samen voor medewerkers.' Zonder het beleid als bijlage gaf de tool een stellige samenvatting van wat zulke regelingen vaak bevatten, inclusief de bewering dat medewerkers een vast aantal weken volledig worden doorbetaald. Het beleid van Lindenfield zegt niets van dien aard; de aanvullende loondoorbetaling hangt af van de duur van het dienstverband. Als zo'n samenvatting onder medewerkers wordt verspreid, wekt dat verwachtingen waarmee de studio niet heeft ingestemd en kan er een geschil ontstaan.
Bij de tweede poging werd de volledige beleidstekst geplakt met de vraag: 'Vat dit voor medewerkers samen in begrijpelijk Engels in minder dan 300 woorden. Gebruik alleen wat in het beleid staat. Vermeld bij elk punt het paragraafnummer. Maak een lijst van vragen die een medewerker waarschijnlijk zal stellen en waarop het beleid geen antwoord geeft.' Het resultaat volgde de bron nauwkeurig, en de lijst met onbeantwoorde vragen bleek het waardevolste onderdeel: die bracht twee hiaten aan het licht die de HR-verantwoordelijke vervolgens voorlegde aan de arbeidsrechtadviseur van de studio. De definitieve samenvatting bevatte een zin die medewerkers verwees naar het volledige beleid als de geldende versie.
Kan AI reacties op medewerkersenquêtes veilig samenvatten?
Het kan helpen, mits u voorzichtig te werk gaat. Open opmerkingen groeperen op thema is tijdrovend werk dat AI redelijk goed aankan, maar in een klein bedrijf is anonimiteit kwetsbaar. Een opmerking over 'de enige persoon op het kantoor in Bristol die in deeltijd werkt' maakt iemand herkenbaar, ook als de naam is verwijderd. Een gegenereerde samenvatting kan dat detail herhalen.
Verwijder herleidbare gegevens voordat u de opmerkingen ergens deelt, gebruik een goedgekeurd hulpmiddel en abonnement, en vraag om thema's met een geschatte frequentie in plaats van citaten. Controleer vervolgens zelf de aantallen aan de hand van de opmerkingen, omdat AI-hulpmiddelen verkeerd kunnen tellen en kunnen overdrijven hoe vaak een mening voorkomt. Rapporteer thema's aan de leiding; rapporteer niet over individuele personen.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Welke personeelsgegevens mogen in een AI-tool worden ingevoerd?
Minder dan mensen denken. Personeelsdossiers bevatten persoonsgegevens. Sommige daarvan, zoals gegevens over gezondheid, etnische afkomst of vakbondslidmaatschap, gelden volgens de privacywetgeving in veel landen als bijzonder gevoelig. Of zulke gegevens in een bepaalde tool mogen worden ingevoerd, hangt af van uw rechtsgrond, de voorwaarden van de leverancier voor dat abonnement, de locatie waar gegevens worden verwerkt en uw eigen beleid.
Een praktische regel voor de meeste HR-teams: stel teksten op aan de hand van beleid en sjablonen, niet op basis van personeelsdossiers. Als een taak echt persoonsgegevens vereist, zoals het samenvatten van een klachtendossier, leg die beslissing dan voor aan degene die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. Kies hier niet tijdens de taak voor om sneller klaar te zijn. Alleen een naam verwijderen maakt informatie nog niet anoniem.
Hoe moet personeelszaken door AI opgestelde beleidsdocumenten en richtlijnen controleren?
Controleer het concept aan de hand van het brondocument en toets het daarna aan de wet en de gevolgen voor de betrokkenen. De onderstaande punten vormen een eerste controlelijst en vervangen geen professionele beoordeling van beleid met juridische gevolgen.
Overeenstemming met de bron
Elk recht, elke voorwaarde om daarvoor in aanmerking te komen, elk aantal dagen en elke kennisgevingstermijn komt overeen met het goedgekeurde beleid.
Rechtsgebied
Het concept neemt geen regels uit een ander land over. AI-tools gaan vaak standaard uit van het arbeidsrecht van één bepaald land.
Niets toegevoegd
Er staan geen nieuwe voordelen, beloften of procedures in waarmee de organisatie niet heeft ingestemd.
Duidelijke en eerlijke taal
De formulering is duidelijk en inclusief en doet geen aannames over geslacht, leeftijd of gezinssamenstelling.
Gezag
De samenvatting noemt het volledige beleid als leidend document en geeft aan bij wie u terechtkunt met vragen.
Goedkeuring
Beleid met juridische gevolgen gaat naar degene die het normaal gesproken beoordeelt, zoals een arbeidsrechtadviseur.
Welke AI-tools voor HR zijn het overwegen waard voor een klein team?
Voor het opstellen en samenvatten van teksten volstaat meestal de algemene assistent die uw bedrijf al heeft goedgekeurd. Veel HR-informatiesystemen hebben inmiddels AI-functies voor het beantwoorden van vragen over beleid of het opstellen van documenten. Die kunnen handig zijn, maar vraag de leverancier welke gegevens de functie leest, of uw inhoud wordt gebruikt om hun modellen te trainen, hoelang die wordt bewaard en wie de uitvoer kan zien.
Wees het voorzichtigst met tools die medewerkers beoordelen, rangschikken of monitoren. Die gaan verder dan hulp bij het schrijven en spelen een rol in beslissingen over mensen. Daarmee worden de hierboven genoemde vragen over wetgeving en eerlijke behandeling relevant.
Wanneer is AI niet het juiste hulpmiddel voor personeelszaken?
AI is het verkeerde hulpmiddel voor gevoelige gesprekken, interne onderzoeken en elk bericht waarvan de toon kan worden opgevat als het standpunt van de organisatie over een persoon. Een gegenereerde brief over zorgen rond iemands functioneren kan redelijk klinken en toch niet passen bij die persoon en diens voorgeschiedenis.
Het is ook de verkeerde tool als er geen goedgekeurde bron is om mee te werken. Een algemene assistent vragen hoeveel verlof iemand zou moeten krijgen of welke opzegtermijnen zouden moeten gelden, levert een aannemelijk antwoord op, niet uw beleid en ook niet het recht dat op u van toepassing is.
Welke rol speelt HR bij AI-training voor de rest van de organisatie?
In veel kleine bedrijven is de personeelsafdeling verantwoordelijk voor de invoering van AI. Daarom helpt het om eerst zelf te oefenen. De personeelsafdeling wordt vaak gevraagd beleid voor aanvaardbaar gebruik te schrijven, trainingen te plannen en vragen van medewerkers te beantwoorden. Voor organisaties die onder de EU AI Act vallen, vraagt artikel 4 aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen maatregelen te nemen om de AI-geletterdheid van hun medewerkers te bevorderen, rekening houdend met hun kennis en de gebruikscontext.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld om dat werk te ondersteunen met een gepland traject voor personeelszaken, functiegerichte trajecten voor de rest van het team en een manageroverzicht van de ontwikkeling van vaardigheden zonder chatgeschiedenissen. Het product is nog niet gebouwd, dus beschouw dit als geplande functionaliteit. Als u nog geen AI-beleid hebt, is de hieronder gelinkte beleidshandleiding een betere eerste stap.