Hoe kan AI worden toegepast bij projectmanagement?
AI is nuttig wanneer een projectmanager ongestructureerde input omzet in een gestructureerd document dat iemand vervolgens controleert. Dat omvat een groot deel van het werk: notities, logboeken, rapportages, plannen en berichten. Het is veel minder nuttig voor de onderdelen die afhangen van kennis van de mensen, de interne verhoudingen en de feitelijke beperkingen van de organisatie.
Dit zijn de taken waarbij een algemene assistent zoals ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot vandaag kan helpen, met tekst die u plakt of bestanden die u van uw bedrijf mag delen:
Van vergadernotities naar actielijst
Haal besluiten, acties en openstaande vragen uit notities of een transcript, met alleen een verantwoordelijke en datum als die daadwerkelijk in de notities staan.
Eerste concept van een voortgangsrapport
Zet het actielogboek en de mijlpalenlijst om in een rapport voor een specifieke doelgroep, met de rood-oranje-groenstatus die u al hebt vastgesteld.
Beoordeling van risico's en afhankelijkheden
Vraag de assistent om een plan kritisch te bekijken: welke taken hangen af van iets buiten het team, wat gebeurt er als één leverancier te laat is en welke aannames zijn nog niet getoetst.
Eerste opzet van de taakverdeling
Stel een taakverdeling op voor een onbekend type project en pas die vervolgens aan met de mensen die het werk gaan uitvoeren.
Samenvatting van het wijzigingsverzoek
Vat samen wat er in een wijzigingsverzoek wordt gevraagd en vermeld welke vragen dit oproept over de reikwijdte, kosten en planning, zonder zelf de antwoorden te bepalen.
Berichten aan belanghebbenden
Herschrijf dezelfde voortgangsupdate voor een opdrachtgever, een uitvoeringsteam en een klant, en houd alle feiten identiek.
Samenvatting van geleerde lessen
Groepeer opmerkingen uit een terugblik op thema en houd de oorspronkelijke opmerkingen eraan gekoppeld, zodat niemands punt verloren gaat of anders wordt verwoord.
Wat gaat er mis als AI vergadernotities omzet in actiepunten?
De meest voorkomende fout is dat de assistent hiaten opvult. Notities zijn vaag over wie iets gaat doen en wanneer. Een model dat om een overzichtelijke actielijst wordt gevraagd, vult dan vaak een aannemelijke verantwoordelijke en datum in. Daardoor lijkt de actielijst compleet, terwijl die punten in het overleg niet waren afgerond.
Een fictief voorbeeld. Harbour Lane Studio, een klein ontwerpbureau, verhuist naar een ander kantoor. De projectmanager plakt deze notities: 'Huurcontract getekend, sleutels op 3 maart. Iemand moet bij het verhuisbedrijf achter de offerte aan. Priya denkt dat er een elektricien nodig is voor de serverkast. Datum voor IT-omschakeling nog niet afgesproken. Meubelbudget ligt nog bij de directie.'
De prompt: 'Zet deze notities om in een actielijst met kolommen voor actie, verantwoordelijke, uiterste datum en status. Vul bij verantwoordelijke of datum "nog te bevestigen" in, tenzij deze in de notities staan. Vermeld alles waarover nog niet is besloten apart als een open vraag.' Zonder de tweede zin krijgt u een resultaat zoals het eerste concept hieronder.
| Uit de notities | Globaal AI-concept | Gecontroleerd logboek |
|---|---|---|
| Iemand moet het verhuisbedrijf achter de broek zitten | Priya moet de verhuisofferte uiterlijk vrijdag bevestigen | Verhuisofferte opvolgen. Verantwoordelijke nog te bevestigen. Datum nog te bevestigen |
| Priya denkt dat er een elektricien nodig is voor de kast | Elektricien ingepland voor serverkast | Controleer of er een elektricien nodig is. Verantwoordelijke: Priya geeft advies |
| Datum IT-omschakeling niet afgesproken | IT-omschakeling 3 maart | Openstaande vraag: omschakeldatum voor IT afspreken |
| Budget voor meubilair ligt nog bij de directie | Budget voor meubilair goedgekeurd | Openstaande vraag: directie moet beslissen over het meubelbudget |
Hoe controleert u een door AI opgesteld actieoverzicht voordat u het verstuurt?
Vergelijk het overzicht regel voor regel met de notities en stel bij elk punt één vraag: staat dit in de bron? In het eerste, vrije concept staat in drie van de vier regels iets waarover tijdens de vergadering nooit overeenstemming is bereikt. Priya kreeg een taak die ze nooit had aanvaard, een elektricien was 'geboekt' terwijl iemand alleen die mogelijkheid had geopperd, en een datum was van de regel over sleutels gekopieerd naar de regel over IT omdat het de enige datum in de notities was.
Een nuttige gewoonte is om de assistent te vragen de onderbouwing te laten zien: 'Citeer voor elke actie de zin uit de notities waarop die is gebaseerd.' Elke actie zonder geciteerde zin is verzonnen. Dat maakt het model niet betrouwbaar, maar maakt de controle wel sneller. De projectmanager moet de citaten nog steeds zelf lezen.
Het NIST-profiel voor generatieve AI beschrijft twee risico's die in dit voorbeeld samenkomen: hallucinaties, waarbij onjuiste inhoud met stelligheid wordt gepresenteerd, en automatiseringsbias, een overmatig vertrouwen in geautomatiseerde uitvoer. Een overzichtelijke tabel lokt juist dat vertrouwen uit.
Hoe gebruikt u AI voor een voortgangsrapportage zonder slecht nieuws af te zwakken?
Bepaal zelf de status, geef de assistent de feiten en draag deze op de beoordeling en de formulering van de risico's niet te wijzigen. Modellen neigen naar geruststellende taal, waardoor een project met status oranje in de derde alinea al groen kan lijken.
Een prompt die werkt: 'Stel een voortgangsbericht van één pagina op voor de opdrachtgever van het project. De algemene status is ORANJE omdat de verhuisofferte te laat is en de IT-datum nog niet vaststaat. Verander de status niet en beschrijf de risico’s niet milder dan ik heb gedaan. Zet de twee beslissingen die ik van de opdrachtgever nodig heb bovenaan.' Controleer vervolgens of de beslissingen bovenaan staan, de status ongewijzigd is en niets als 'op schema' wordt beschreven terwijl dat niet zo is.
Wilt u zien hoe dit aansluit op een functie?
Bekijk de geplande proefperiode voor teams ↗Welke projectbeslissingen mag AI niet nemen?
Alles waarmee de organisatie verplichtingen aangaat of mensen inzet. Daaronder vallen afspraken maken over datums met een klant, een risico accepteren, een wijzigingsverzoek goedkeuren, een budget vaststellen en bepalen wie waaraan werkt. AI kan de opties en hun gevolgen op een rij zetten; de beslissing en de verantwoordelijkheid liggen bij een persoon.
Het toewijzen van werk aan individuele medewerkers vraagt om bijzondere zorgvuldigheid. De EU AI Act noemt in bijlage III onder de toepassingen met een hoog risico onder meer AI-systemen die bedoeld zijn om taken toe te wijzen op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken, of om de prestaties en het gedrag van mensen op het werk te monitoren en te beoordelen. Een projectmanager die een chatbot vraagt een conceptplan op te stellen, gebruikt niet zo'n systeem. Maar prestatiegegevens van teamleden in een tool invoeren en vragen wie wat moet doen, komt daar wel bij in de buurt. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Schattingen zitten daar tussenin. Een assistent kan een bandbreedte voorstellen voor een onbekende taak, maar kent het werktempo van uw team, de goedkeuringsgewoonten van uw klant of de staat van dienst van uw leverancier niet. Behandel de schatting als een vraag voor de mensen die dat wél weten.
Welke AI-tool is het beste voor projectmanagement?
Er is geen eenduidig antwoord, en we hebben geen projectmanagementtools getest of gerangschikt. Het helpt om twee categorieën te onderscheiden. Algemene assistenten zoals ChatGPT, Claude, Gemini en Copilot werken met de tekst die u aanlevert. AI-functies die in projectmanagementsoftware zijn ingebouwd, werken met de taken, opmerkingen en datums die daar al zijn opgeslagen.
Kies op basis van waar de projectinformatie staat en wat uw bedrijf toestaat. Als het plan in uw projecttool staat en die tool een goedgekeurde AI-functie heeft, kan dat kopiëren en plakken besparen. Als het werk begint met notities, e-mails en documenten, is een algemene assistent vaak voldoende. In beide gevallen zijn de vaardigheden op deze pagina hetzelfde: geef duidelijke invoer, vraag om uitvoer die u tot de bron kunt herleiden en controleer alles voordat u iets verstuurt.
Kan AI een projectmanager vervangen of PMP-certificering overbodig maken?
AI verandert hoeveel tijd een projectmanager aan het opstellen van teksten besteedt. Maar de onderdelen van het werk die een project bij elkaar houden, zoals onderhandelen, afwegingen maken, escaleren en mensen betrokken houden, zijn geen teksttaken. Wij doen geen voorspellingen over het beroep.
Over certificering: een certificaat voor projectmanagement legt kennis van een vakgebied vast. Alleen de certificerende instantie kan aangeven hoe dit verandert. Raadpleeg de actuele exameninhoud en richtlijnen van de instantie zelf. Een Tosheo.ai-certificaat is iets anders: het geplande erkende certificaat bevestigt dat iemand een praktisch leertraject voor AI op het werk en de bijbehorende beoordeling heeft afgerond. Het is geen kwalificatie voor projectmanagement.
Hoe moeten projectmanagers oefenen met AI?
Gebruik uw eigen eerdere materiaal en verwijder alle gevoelige informatie, zodat u het juiste antwoord al kent.
Kies een vergadering die al heeft plaatsgevonden
Neem notities van een vergadering waarvan u de uitkomsten nog weet, verwijder klant- en persoonsgegevens en vraag om een actielijst.
Markeer alles wat verzonnen is
Markeer elke verantwoordelijke, datum of beslissing die niet in de notities stond. Zo ziet u hoe uw assistent ontbrekende informatie invult.
Herschrijf de prompt
Voeg de instructie om nog te bevestigen informatie te markeren en het verzoek 'citeer de bronregel' toe en voer het opnieuw uit. Vergelijk de twee logboeken.
Stel één voortgangsrapport op
Bepaal zelf de status en controleer of de concepttekst die behoudt. Noteer elke formulering die een risico afzwakt.
Teamregels afspreken
Bepaal welke projectdocumenten in welke tool mogen worden ingevoerd en leg vast dat elk door AI opgesteld logboek vóór het delen aan de bron wordt getoetst.
Wanneer biedt deze gids niet de juiste oplossing?
Als u projectmanagementsoftware moet kiezen, planningen met afstemming van de capaciteitsbelasting moet maken, kwantitatieve risicoanalyses moet uitvoeren of u op een formeel projectmanagementexamen moet voorbereiden, zoek dan elders: in de documentatie van de aanbieder, bij een planningsspecialist of in het eigen voorbereidingsmateriaal van de certificerende instantie.
Tosheo.ai wordt ontwikkeld om mensen via korte lessen en beoordeelde oefenopdrachten te leren algemene AI-tools te gebruiken in hun dagelijkse werk. Projectmanagers zouden het geplande traject Bedrijfsvoering of Algemeen volgen, of een zelf ingestelde rol binnen het geplande Groei-abonnement. Het plant geen projecten voor u, koppelt niet met projectbeheersoftware en verstrekt geen kwalificatie voor projectmanagement.
Bronnen en reikwijdte
NIST AI 600-1, Profiel voor generatieve kunstmatige intelligentie, juli 2024 ↗