Gratis hulpmiddel

Promptbibliotheek: kopieerbare AI-prompts per functie voor dagelijks werk

Deze promptbibliotheek biedt u 64 gratis, kopieerbare AI-prompts per functie: acht voor elk van de volgende gebieden: marketing, verkoop, HR en werving, financiën en boekhouding, klantenservice, bedrijfsvoering, product en managers en oprichters. Zoek of filter hieronder, kopieer een prompt, vervang de invulvelden tussen vierkante haken door uw eigen gegevens en plak de prompt in ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot.

Hoe gebruikt u deze promptbibliotheek?

Zoek uw functie, kies de prompt die past bij uw huidige taak, kopieer deze en vul alle invulvelden in voordat u de prompt uitvoert. Bij elke prompt staat in één regel wanneer u deze gebruikt, zodat u de prompts die niet passen kunt overslaan.

Beschouw elke prompt als een startpunt voor uw werk, niet als een kant-en-klaar antwoord. Elke prompt in deze promptbibliotheek voor op het werk eindigt met een verzoek aan de tool om iets te leveren dat u kunt controleren, zoals een lijst met aannames of beweringen die de tool niet kon onderbouwen. Juist die controle levert de meeste waarde op.

Hoe past u een prompt aan met uw eigen gegevens?

Vervang elk invulveld tussen vierkante haken door iets concreets en voeg vervolgens een of twee regels context toe die de prompt niet kan kennen. Een invulveld zoals [doelgroep] werkt veel beter als 'financieel directeuren bij Britse productiebedrijven met 50 tot 200 medewerkers' dan als 'zakenmensen'.

Voeg de feiten toe die de tool mag gebruiken en geef aan dat alleen deze feiten zijn toegestaan. Wilt u een bepaalde lengte, toon of opmaak, vermeld dat dan. Is het resultaat niet goed, begin dan niet opnieuw: vertel de tool wat er misging, bijvoorbeeld 'de tweede alinea herhaalt de eerste, schrap die', en vraag om een aangepaste versie.

Hoe controleert u de antwoorden van AI?

Controleer elke naam, elk getal, elke datum, elk citaat en elke toezegging aan de hand van uw eigen bron voordat u de uitvoer gebruikt. AI-tools schrijven vloeiend, ook als ze het mis hebben. Een stellig geformuleerde zin is dus geen bewijs dat die zin klopt.

Lees de lijst waarom in de prompt is gevraagd, zoals niet-onderbouwde beweringen of open vragen, en handel elk punt af. Lees de uitvoer vervolgens zoals de ontvanger dat zou doen: zou een klant, kandidaat of financieel directeur iets onduidelijk, oneerlijk of overdreven vinden? Zo ja, pas het dan zelf aan of vraag om een gerichte herziening.

Wat mag u nooit in een AI-tool plakken?

Plak geen persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of gegevens die volgens het AI-beleid van uw bedrijf verboden zijn, tenzij uw bedrijf die toepassing voor die gegevens heeft goedgekeurd. Hieronder vallen ook klantnamen en contactgegevens, personeelsdossiers, salarissen, gezondheidsgegevens, wachtwoorden, ongepubliceerde financiële resultaten en contractvoorwaarden.

De prompts hier zijn zo geschreven dat u een situatie in algemene termen kunt beschrijven of geanonimiseerde notities kunt gebruiken. Als een opdracht echte details vereist, vervang namen dan door rollen, zoals 'Klant A' of 'de kandidaat', en rond gevoelige cijfers af of verwijder ze. Vraag bij twijfel de verantwoordelijke voor AI-gebruik binnen uw bedrijf om advies.

Bekijk de prompts

Marketing

Campagnebriefing op basis van ruwe aantekeningen

Gebruik het wanneer u losse ideeën voor een campagne hebt en een briefing van één pagina nodig hebt om te delen.

Zet mijn notities om in een campagnebriefing van één pagina voor [product of dienst]. Doelgroep: [doelgroep]. Doel: [doel, bijvoorbeeld aanmeldingen of informatieaanvragen]. Budgetindicatie: [budgetindicatie]. Mijn notities: [plak uw notities]. Gebruik deze koppen: doelstelling, doelgroep, kernboodschap, kanalen, tijdlijn, succescriterium. Gebruik alleen wat in mijn notities staat. Geef aan het einde een overzicht van alle ontbrekende informatie die u leeg moest laten en alle aannames die u hebt gedaan.

Drie invalshoeken voor advertentiekoppen

Gebruik dit als u duidelijk verschillende koppen wilt testen in plaats van tien varianten op hetzelfde idee.

Schrijf vanuit drie verschillende invalshoeken advertentiekoppen over [product of aanbod], gericht op [doelgroep]. Invalshoek 1 richt zich op het probleem, invalshoek 2 op het resultaat en invalshoek 3 op een specifieke eigenschap: [eigenschap]. Geef twee koppen per invalshoek, elk korter dan [tekenlimiet] tekens. Feiten die u mag gebruiken: [feiten]. Verzin geen statistieken, prijzen of klantnamen. Vermeld na de koppen welke beweringen onderbouwd moeten worden voordat de advertentie kan worden gepubliceerd.

Blogopzet op basis van een zoekopdracht

Gebruik het voordat u een blogartikel schrijft, om eerst de structuur af te stemmen.

Maak een opzet voor een blogartikel dat de zoekopdracht '[zoekopdracht]' beantwoordt voor [doelgroep]. Gebruik H2-koppen in vraagvorm, elk gevolgd door een direct antwoord van één zin. Voeg een korte FAQ-sectie met vier vragen toe. Ons standpunt: [uw invalshoek of mening]. Schrijf niet het volledige artikel. Vermeld aan het einde per onderdeel welke feiten of bronnen ik moet aanleveren.

Hergebruik één stuk inhoud voor berichten op sociale media

Gebruik het wanneer u een artikel of webinar hebt gepubliceerd en berichten voor verschillende kanalen wilt maken.

Hier is de samenvatting van een stuk dat we hebben gepubliceerd: [plak samenvatting]. Schrijf op basis hiervan [aantal] berichten voor sociale media: twee voor LinkedIn van maximaal 120 woorden en twee voor [ander kanaal] van maximaal 40 woorden. Houd onze toon aan: [toon, bijvoorbeeld helder en praktisch]. Elk bericht mag slechts één punt uit de samenvatting behandelen. Citeer onder elk bericht de zin uit de samenvatting waarop het is gebaseerd, zodat ik het kan controleren.

Klantverhaal op basis van interviewnotities

Gebruik het na een geanonimiseerd klantinterview om een verhaal op te stellen dat u ter goedkeuring voorlegt.

Schrijf een conceptklantverhaal van 300 woorden op basis van deze geanonimiseerde interviewnotities: [plak notities]. Opbouw: situatie, probleem, aanpak, resultaat. Gebruik alleen feiten en citaten uit de notities en neem citaten woordelijk over. Noem de klant voorlopig [tijdelijke naam]. Vermeld na het concept elke zin die verder gaat dan de notities en elk citaat, zodat ik deze bij de klant kan verifiëren.

Samenvatting van de communicatie van concurrenten

Gebruik het wanneer u openbaar beschikbare teksten van websites van concurrenten hebt verzameld en patronen wilt herkennen.

Hieronder staat openbare tekst van de websites van [aantal] concurrenten in [markt]: [plak openbare tekst met de naam van elke concurrent erbij]. Vat voor elke concurrent de belangrijkste belofte, doelgroep en onderbouwende argumenten samen. Noem vervolgens de boodschappen die twee of meer concurrenten gemeen hebben en de onderwerpen die geen van hen behandelt. Baseer elk punt op de aangeleverde tekst en citeer de formulering waarop het is gebaseerd. Markeer alles wat u hebt afgeleid in plaats van gelezen.

Concept voor een e-mailnieuwsbrief

Gebruik het voor een terugkerende nieuwsbrief als u weet welke drie onderwerpen erin moeten staan.

Schrijf een nieuwsbrief per e-mail voor [doelgroep] over deze onderwerpen: 1. [onderwerp en belangrijkste feiten], 2. [onderwerp en belangrijkste feiten], 3. [onderwerp en belangrijkste feiten]. Geef drie opties voor de onderwerpregel, elk korter dan 50 tekens. Houd de hoofdtekst onder [aantal woorden] woorden met één duidelijke oproep tot actie: [actie]. Voeg geen aanbiedingen, datums of prijzen toe die niet in mijn lijst staan. Sluit af met een controlelijst van alle gebruikte feiten, zodat ik ze kan controleren.

Tekstcontrole voor een landingspagina

Gebruik het voordat een landingspagina wordt gepubliceerd, om zwakke of risicovolle teksten te vinden.

Beoordeel deze tekst voor een landingspagina voor [product], gericht op [doelgroep]: [plak tekst]. Controleer op: een duidelijke belofte in de eerste twee regels, jargon, vage claims, claims die onderbouwing nodig hebben en één duidelijke oproep tot actie. Geef uw bevindingen in een tabel met kolommen voor de regel, het probleem en een voorgestelde herformulering. Herschrijf niet de hele pagina. Som alle claims op die zonder onderbouwing in strijd zouden kunnen zijn met reclameregels.

Verkoop

Samenvatting van klantonderzoek

Gebruik het vóór een eerste gesprek, op basis van openbare informatie die u hebt verzameld.

Hier is openbare informatie over [type bedrijf, bijvoorbeeld een logistiek bedrijf met 60 medewerkers]: [plak aantekeningen van hun website, nieuws en jaarverslag]. Vat samen wat het bedrijf doet, wat er recent is veranderd en wat de waarschijnlijke prioriteiten zijn. Geef ook drie vragen die ik tijdens een verkennend gesprek kan stellen over [ons productgebied]. Baseer elk punt op de aantekeningen en geef aan uit welke aantekening het komt. Vermeld alles wat u hebt afgeleid maar niet kon bevestigen.

Vragenplan voor een kennismakingsgesprek

Gebruik het wanneer u een verkennend gesprek met een potentiële klant voorbereidt.

Schrijf een plan voor een verkennend gesprek met een potentiële klant in [branche] met de functie [functie van de koper]. Ons product helpt bij [probleem]. Geef acht open vragen in een logische volgorde: huidig proces, knelpunten, gevolgen, besluitvorming, planning. Voeg bij elke vraag een vervolgvraag toe voor als het antwoord vaag is. Stel bij de eerste drie geen vragen over het budget. Sluit af met de twee antwoorden waaraan ik zou herkennen dat ons aanbod niet goed aansluit.

Opvolgmail na een gesprek

Gebruik het direct na een verkoopgesprek, terwijl uw aantekeningen nog vers zijn.

Schrijf een vervolgmail na een gesprek met [functie van de potentiële klant] bij [type bedrijf]. Mijn geanonimiseerde notities: [plak notities]. Neem een korte samenvatting op van wat de klant mij heeft verteld, de afgesproken volgende stap: [volgende stap], en de datum: [datum]. Houd de tekst onder 150 woorden en gebruik een zakelijke, eenvoudige toon. Doe geen toezeggingen over prijzen, kortingen of functies die niet in mijn notities staan. Som na de e-mail elke uitspraak op met de notitie waarop die is gebaseerd.

Oefenen met het omgaan met bezwaren

Gebruik het om eerlijke antwoorden voor te bereiden op een bezwaar dat u steeds hoort.

Potentiële klanten in [sector] zeggen vaak: '[bezwaar]'. Ons product: [korte beschrijving]. Feiten die ik kan gebruiken: [feiten, bijvoorbeeld prijsmodel, proefperiode, functies]. Geef drie eerlijke manieren om te reageren, elk in minder dan 60 woorden: één met een vraag, één die een ander perspectief biedt en één die bewijs aandraagt. Overdrijf niet en verzin geen resultaten. Geef bij elke reactie aan op welk feit deze steunt en wanneer deze niet geschikt zou zijn.

Managementsamenvatting van een voorstel

Gebruik dit als u een korte samenvatting aan het begin van een voorstel nodig hebt.

Schrijf een managementsamenvatting van 200 woorden voor een voorstel aan [type potentiële klant]. Hun probleem in hun eigen woorden: [plak geanonimiseerde citaten of notities]. Onze oplossing: [oplossing]. Omvang en prijsindicatie: [omvang en prijs]. Tijdpad: [tijdpad]. Begin met hun probleem, niet met ons bedrijf. Gebruik alleen de gegeven feiten. Som na de samenvatting alle beweringen op waarvoor een kritische koper bewijs zou kunnen vragen.

Evaluatie van een verloren verkoopkans

Gebruik het nadat u een verkoopkans bent misgelopen, om er iets nuttigs van te leren in plaats van te gissen.

Help me een misgelopen verkoop te evalueren. Geanonimiseerde tijdlijn van het verkooptraject: [plak tijdlijn]. Reden die de koper gaf: [reden]. Benoem, uitsluitend op basis van de tijdlijn, de drie momenten waarop de verkoop waarschijnlijk is misgelopen en wat ik op elk moment anders had kunnen doen. Maak onderscheid tussen wat de tijdlijn laat zien en wat u veronderstelt. Sluit af met twee vragen die ik de koper kan stellen om de echte reden te achterhalen.

Ongevraagde e-mail met een concrete aanleiding

Gebruik het wanneer u een potentiële klant voor het eerst schrijft en één concrete, oprechte reden hebt om contact op te nemen.

Schrijf een ongevraagde verkoopmail aan een [functie] bij een [type bedrijf]. De specifieke reden waarom ik schrijf: [reden, bijvoorbeeld een openbare aankondiging]. Ons relevante aanbod: [aanbod]. Houd de tekst onder 90 woorden, met één vraag als oproep tot actie. Geen vleierij, geen geveinsde vertrouwelijkheid en geen beweringen over resultaten die we niet hebben behaald. Geef twee onderwerpregels. Vermeld na de e-mail welke zinnen algemeen kunnen overkomen en stel een gerichtere versie voor.

Verkooppijplijnupdate voor mijn manager

Gebruik het vóór de wekelijkse bespreking van de verkooppijplijn om notities over verkoopkansen om te zetten in een duidelijke stand van zaken.

Zet deze geanonimiseerde notities over verkoopkansen om in een pijplijnoverzicht voor mijn manager: [plak notities, één regel per verkoopkans met fase, waarde en volgende stap]. Groepeer de verkoopkansen per fase, markeer elke verkoopkans zonder volgende stap of met een volgende stap die ouder is dan [aantal] dagen, en vermeld de drie verkoopkansen met het grootste risico, met de reden. Gebruik alleen de notities. Sluit af met alle verkoopkansen waarvoor de notities te weinig informatie bevatten om een oordeel te geven.

HR en werving

Inclusieve functieomschrijving

Gebruik het wanneer u een functieomschrijving schrijft of bijwerkt.

Schrijf een vacaturetekst voor een [functietitel] binnen een [team en type bedrijf]. Verantwoordelijkheden: [lijst]. Vereiste vaardigheden: [lijst]. Gewenste vaardigheden: [lijst]. Locatie en werkrooster: [gegevens]. Salarisindicatie: [bandbreedte]. Gebruik duidelijke, inclusieve taal en beperk de eisen tot wat is genoemd. Geef na het concept aan welke formuleringen geschikte kandidaten kunnen afschrikken, welke eisen mogelijk niet noodzakelijk zijn en wat ik nog moet bevestigen.

Gestructureerde sollicitatievragen

Gebruik het om voor elke kandidaat een eerlijk en consistent sollicitatiegesprek voor te bereiden.

Maak een gestructureerd sollicitatiegesprek voor een [functietitel]. De vier te beoordelen vaardigheden: [vaardigheden]. Geef voor elke vaardigheid twee gedragsgerichte vragen, wat een sterk antwoord bevat en hoe een zwak antwoord eruitziet, zodat elke interviewer op dezelfde manier beoordeelt. Vermijd vragen over leeftijd, gezin, gezondheid, religie of zaken die niets met de functie te maken hebben. Sluit af met een opmerking over eventuele vragen die voor sommige kandidaten oneerlijk kunnen zijn.

Conceptbeleid in helder Engels

Gebruik dit als u een eerste concept van een intern beleidsdocument nodig hebt om ter beoordeling voor te leggen.

Schrijf in begrijpelijke taal een conceptbeleid voor [beleidsnaam, bijvoorbeeld hybride werken] voor een [bedrijfsomvang en bedrijfstype] in [land]. Onze besluiten: [belangrijkste regels die u hebt vastgesteld]. Onderdelen: doel, voor wie het geldt, de regels, hoe vragen kunnen worden gesteld, evaluatiedatum. Houd het onder [aantal woorden] woorden. Voeg geen regels toe die ik niet heb genoemd. Vermeld aan het einde welke punten juridisch of door personeelszaken moeten worden beoordeeld in [land] voordat het beleid wordt gebruikt.

Inwerkplan voor de eerste twee weken

Gebruik het wanneer u de komst van een nieuwe medewerker voorbereidt, ongeacht de functie.

Maak een inwerkplan van twee weken voor een nieuwe [functietitel] in [team]. Benodigde systemen: [systemen]. Mensen met wie de nieuwe medewerker moet kennismaken: [functies, geen namen]. Eerste kleine opdracht: [taak]. Werk het per dag uit met één hoofddoel per dag. Houd de eerste twee dagen rustig. Vermeld na het plan alles waarvoor iemand anders eerst iets gereed moet hebben, zodat ik dat vooraf kan controleren.

Vragen voor een medewerkersenquête

Gebruik het wanneer u een korte enquête over medewerkersbetrokkenheid of een tussentijdse peiling opstelt.

Schrijf een enquête met [aantal] vragen over [onderwerp, bijvoorbeeld werkdruk] voor medewerkers van een [type bedrijf]. Combineer beoordelingsvragen met twee open vragen. Elke vraag mag maar over één onderwerp gaan en mag niet sturend zijn geformuleerd. Leg in één regel uit wat elke vraag ons zou vertellen. Vermeld tot slot welke vragen mensen het gevoel kunnen geven dat ze herkenbaar zijn in een team van minder dan [aantal] personen.

Respectvolle afwijzingsmail

Gebruik het wanneer u kandidaten laat weten dat ze niet zijn geselecteerd.

Schrijf een korte afwijzingsmail aan een kandidaat die de fase [fase] heeft bereikt voor de functie [functietitel]. Toon: vriendelijk en direct. Bedank de kandidaat voor de tijd en bied, indien passend, aan om de gegevens gedurende [periode] te bewaren. Geef in deze mail geen redenen of feedback. Minder dan 110 woorden. Wijs na de mail op elke formulering die kan worden opgevat als een toezegging voor een toekomstige baan.

Overzicht van opleidingsbehoeften

Gebruik het nadat u geanonimiseerde feedback hebt verzameld over ontbrekende vaardigheden binnen een team.

Hier is geanonimiseerde feedback over ontbrekende vaardigheden in ons [team]: [plak feedback]. Groepeer de feedback op thema, rangschik de thema's op hoe vaak ze voorkomen en stel voor elk thema één praktische opleidingsactie voor. Citeer de feedback die elk thema onderbouwt. Bedenk geen thema's die niet in de feedback staan. Sluit af met punten die maar één keer worden genoemd, maar wel belangrijk kunnen zijn.

Selectiecriteria voor een vacature

Gebruik het om eerlijke selectiecriteria af te spreken voordat u sollicitaties leest.

Maak op basis van deze functieomschrijving: [plak functieomschrijving] een checklist voor de eerste selectie met maximaal zes criteria die op basis van een cv of sollicitatieformulier te beoordelen zijn. Geef voor elk criterium aan wanneer eraan is voldaan, deels is voldaan en niet is voldaan. Gebruik alleen eisen die in de functieomschrijving staan. Sluit af met eventuele criteria die goede kandidaten onterecht kunnen uitsluiten en geef aan hoe u die beter kunt formuleren.

Financiën en boekhouding

Concepttoelichting op afwijkingen

Gebruik het aan het einde van de maand om afwijkingen ten opzichte van het budget toe te lichten.

Schrijf een toelichting op de afwijkingen voor [periode]. Cijfers: [plak een samenvattende tabel met begroting, realisatie en afwijking per post, zonder gevoelige details]. Bekende oorzaken: [noem de oorzaken die u kent]. Schrijf voor elke post met een afwijking boven [drempelwaarde] één of twee zinnen ter toelichting, uitsluitend op basis van de bekende oorzaken. Schrijf 'oorzaak nog te bevestigen' als er geen oorzaak is opgegeven. Geef tot slot een overzicht van alle cijfers die u hebt gebruikt, zodat ik ze met de bron kan vergelijken.

Een rapport uitleggen aan collega's buiten de financiële afdeling

Gebruik het wanneer managers een financieel verslag moeten begrijpen zonder vakjargon.

Leg deze samenvatting van ons [rapportnaam] uit aan afdelingshoofden zonder financiële achtergrond: [plak de samengevatte cijfers en toelichtingen]. Gebruik eenvoudig Nederlands, blijf onder [aantal woorden] woorden en leg uit wat er is veranderd, waarom dat voor hen belangrijk is en wat we van hen nodig hebben. Voeg geen cijfers toe die niet in de samenvatting staan. Sluit af met een lijst van termen die u hebt vereenvoudigd, zodat ik kan controleren of de betekenis nog klopt.

Hulp bij spreadsheetformules

Gebruik dit als u weet wat u in een spreadsheet wilt berekenen, maar niet welke formule u nodig hebt.

In [Excel of Google Sheets] heb ik gegevens in de kolommen [beschrijf de kolommen en hun inhoud]. Ik wil een formule in kolom [kolom] die [beschrijf het resultaat]. Geef de formule, leg elk onderdeel in één regel uit en geef twee testgevallen met verzonnen waarden en het verwachte resultaat, zodat ik kan controleren of de formule werkt. Vermeld alle situaties waarin de formule een onjuist resultaat of een foutmelding zou geven.

Aannames over de kasstroom controleren

Gebruik het om de aannames achter een kasstroomprognose kritisch te toetsen.

Hier zijn de aannames achter onze kasstroomprognose voor [periode] voor een [type bedrijf]: [lijst met aannames]. Geef voor elke aanname aan wat er met de kaspositie zou gebeuren als deze [percentage] ongunstiger uitvalt, en voor welke aannames de prognose het gevoeligst is. Toon uw berekeningen in een eenvoudige tabel. Verzin geen cijfers die niet in mijn lijst staan. Sluit af met de vragen die ik moet stellen aan de verantwoordelijken voor de drie meest risicovolle aannames.

Betalingsherinnering aan een leverancier

Gebruik het om beleefd en duidelijk een herinnering te sturen voor een achterstallige factuur.

Schrijf een betalingsherinnering aan een klant van wie factuur [factuurreferentie] voor [bedrag] op [datum] betaald had moeten zijn. Dit is herinnering nummer [aantal]. Toon: [beleefd, beslist]. Vermeld hoe de klant kan betalen: [betaalgegevens] en met wie de klant contact kan opnemen bij vragen. Minder dan 120 woorden. Dreig niet met maatregelen waarover we nog geen besluit hebben genomen. Som na de e-mail alle gebruikte bedragen en datums op, zodat ik ze kan controleren.

Procesnotitie voor een financiële taak

Gebruik het om een terugkerende taak, zoals een rekeningafstemming, vast te leggen zodat iemand anders die kan uitvoeren.

Schrijf een stapsgewijze procesbeschrijving voor [taak, bijvoorbeeld de maandelijkse bankafstemming] in [systeem]. Mijn globale stappen: [plak stappen]. Nummer elke stap, geef aan wat er in elke fase gecontroleerd moet worden en wat er moet gebeuren als iets niet overeenkomt. Houd mijn stappen in dezelfde volgorde en voeg geen systeemfuncties toe die ik niet heb genoemd. Benoem tot slot elke stap waarvoor mijn notities onduidelijk waren en meer details nodig zijn.

Samenvatting van bestuursstukken

Gebruik het om de samenvatting van één pagina op te stellen die vooraan in een stukkenpakket voor het bestuur of de eigenaren komt.

Schrijf een conceptsamenvatting van één pagina voor [bestuur of eigenaren] op basis van deze kernpunten: [plak de kerncijfers en boodschappen, zonder gevoelige details]. Opbouw: belangrijkste resultaat, drie dingen die goed gingen, drie aandachtspunten, benodigde besluiten. Beperk elk punt tot één zin. Gebruik alleen de verstrekte cijfers. Sluit af met een lijst van alle gebruikte getallen en het punt dat elk getal onderbouwt.

Antwoorden op vragen over het onkostenbeleid

Gebruik het om duidelijke antwoorden op te stellen op veelgestelde vragen van medewerkers over onkosten.

Hier is ons declaratiebeleid: [plak beleidstekst]. Schrijf antwoorden op deze vragen van medewerkers: [lijst met vragen]. Baseer elk antwoord uitsluitend op het beleid en citeer de passage waarop het berust. Als het beleid geen antwoord geeft op een vraag, zeg dan 'niet geregeld in het beleid, vraag het aan [functie]' in plaats van te gokken. Sluit af met eventuele hiaten in het beleid die door de vragen aan het licht zijn gekomen.

Klantondersteuning

Beantwoord een gefrustreerde klant

Gebruik het wanneer een klant ontevreden is en u een rustig en inhoudelijk correct antwoord nodig hebt.

Schrijf een conceptantwoord aan een klant die het volgende schreef: [plak geanonimiseerd bericht]. Feiten die ik kan gebruiken: [feiten over de bestelling of het probleem]. Wat we kunnen aanbieden: [goedgekeurde opties]. Erken het probleem in één zin, leg duidelijk uit wat er is gebeurd en geef de opties. Voeg geen andere beloften, terugbetalingen of datums toe dan de genoemde. Minder dan 130 woorden. Vermeld na het antwoord elk gebruikt feit en elke gebruikte optie, zodat ik deze kan controleren.

Helpartikel op basis van terugkerende vragen

Gebruik het wanneer dezelfde vraag steeds in de inbox van de klantenservice binnenkomt.

Schrijf een hulpartikel dat antwoord geeft op '[vraag van de klant]'. De juiste stappen zijn: [plak stappen]. Doelgroep: [type klant]. Begin met een antwoord in één zin, gevolgd door genummerde stappen en daarna een kort onderdeel 'als dit niet heeft gewerkt'. Gebruik alleen de gegeven stappen. Geef tot slot aan welke stappen verwarrend kunnen zijn voor een niet-technische klant en doe een suggestie voor een schermafbeelding.

Samenvatting van thema's in supporttickets

Gebruik het wekelijks om te zien waarover klanten contact met u opnemen.

Hier zijn [aantal] geanonimiseerde onderwerpen en korte beschrijvingen van supportvragen van deze week: [plak lijst]. Groepeer ze op thema, tel de supportvragen per thema en geef per thema één voorbeeld. Stel voor de drie meest voorkomende thema's elk één oplossing voor, zoals een helpartikel of een productaanpassing. Voeg thema's die duidelijk verschillen niet samen. Sluit af met de supportvragen die u niet bij een thema kon onderbrengen.

Opgeslagen set antwoorden

Gebruik het om consistente standaardantwoorden op te stellen voor veelvoorkomende situaties en deze op te slaan.

Schrijf standaardantwoorden voor deze situaties: [noem situaties, bijvoorbeeld wachtwoord opnieuw instellen, vertraagde levering]. Onze toon: [toon]. Feiten per situatie: [feiten]. Elk antwoord moet minder dan 80 woorden bevatten, [naam klant] als invulveld gebruiken en eindigen met een duidelijke volgende stap. Noteer na elk antwoord wat een medewerker moet controleren of personaliseren voordat het wordt verstuurd.

Escalatienotitie voor een ander team

Gebruik het wanneer u een complex probleem overdraagt aan de technische afdeling, de facturatieafdeling of een ander team.

Schrijf een escalatienotitie voor het team [team] over dit probleem: [plak een geanonimiseerde samenvatting van het ticket en wat u hebt geprobeerd]. Vermeld: wat de klant heeft gemeld, stappen om het probleem te reproduceren, wat er is geprobeerd, de impact op de klant en wat we van het team nodig hebben. Houd het feitelijk en onder 200 woorden. Benoem tot slot ontbrekende informatie waar het andere team waarschijnlijk om zal vragen.

Zet een technisch antwoord om in begrijpelijk Nederlands

Gebruik het wanneer een interne technische uitleg geschikt moet worden gemaakt voor een klant.

Herschrijf deze technische uitleg voor een klant zonder technische achtergrond: [plak interne uitleg]. Zorg dat de uitleg correct blijft en minder dan [aantal woorden] woorden bevat. Leg uit wat er is gebeurd, wat we hebben gedaan en wat de klant eventueel moet doen. Voeg geen oorzaken of oplossingen toe die niet in de uitleg staan. Som na de herschreven tekst alle technische punten op die u hebt vereenvoudigd, zodat een collega kan bevestigen dat ze nog steeds kloppen.

Beoordeel mijn conceptantwoord

Gebruik het voordat u een antwoord verstuurt waarover u twijfelt.

Beoordeel mijn conceptantwoord aan een klant: [plak concept]. Het oorspronkelijke bericht van de klant: [plak geanonimiseerd bericht]. Controleer of mijn antwoord alle vragen van de klant beantwoordt, respectvol is, geen jargon bevat en geen beloften doet die we niet kunnen nakomen. Geef feedback als een korte lijst met problemen en voorgestelde verbeteringen. Herschrijf niet het hele antwoord. Geef aan of er nog een vraag uit het bericht onbeantwoord is.

Samenvatting van klantfeedback voor het productteam

Gebruik het maandelijks om nuttige feedback aan het productteam door te geven.

Vat deze geanonimiseerde klantfeedback samen voor ons productteam: [plak feedback]. Groepeer de feedback in wensen voor functies, fouten en onduidelijkheden over de werking. Geef voor elke groep het aantal vermeldingen en twee representatieve, letterlijke citaten. Voeg geen wensen toe die niet in de feedback staan. Sluit af met eventuele afzonderlijke feedback die urgent lijkt.

Bedrijfsvoering

Concept voor een standaardwerkinstructie

Gebruik het om de manier waarop een taak daadwerkelijk wordt uitgevoerd vast te leggen in een SOP.

Schrijf een standaardwerkinstructie voor [taak] op basis van deze ruwe notities: [plak notities]. Onderdelen: doel, wie het doet, wat u nodig hebt, genummerde stappen, controles en wat te doen als er iets misgaat. Houd mijn stappen in dezelfde volgorde. Voeg geen hulpmiddelen of goedkeuringen toe die niet in de notities staan. Benoem tot slot alle punten waarop mijn notities vaag waren en stel bij elk punt een vraag om het te verduidelijken.

Van vergadernotities naar acties

Gebruik het na een vergadering om een duidelijke lijst met besluiten en acties te versturen.

Zet deze vergadernotities om in een samenvatting: [plak notities]. Gebruik drie onderdelen: genomen besluiten, acties met een verantwoordelijke (gebruik rollen, geen namen) en een uiterste datum, en openstaande vragen. Vermeld een besluit alleen als uit de notities blijkt dat er overeenstemming over was. Schrijf 'nog te bevestigen' als er bij een actie geen verantwoordelijke of datum in de notities staat. Sluit af met alles in de notities wat op twee manieren kan worden uitgelegd.

Analyse van knelpunten in een proces

Gebruik het wanneer een proces traag verloopt en u wilt achterhalen waar tijd verloren gaat.

Hier staat stap voor stap hoe ons [proces] werkt, met geschatte doorlooptijden: [plak stappen en tijden]. Benoem de drie stappen die waarschijnlijk de meeste vertraging veroorzaken en leg uit waarom, op basis van de tijden en overdrachten. Stel voor elke stap één kleine verandering voor die we binnen [periode] kunnen testen. Maak onderscheid tussen wat de gegevens laten zien en uw vermoedens. Sluit af met wat ik moet meten om te weten of een verandering heeft gewerkt.

Vergelijkingstabel voor leveranciers

Gebruik het wanneer u een leverancier kiest op basis van offertes die u al hebt.

Vergelijk deze leveranciersoffertes voor [goederen of dienst]: [plak de belangrijkste voorwaarden uit elke offerte, met leveranciers aangeduid als A, B, C]. Maak een tabel met de prijs, levertijd, minimale bestelling, betalingsvoorwaarden en alle overige informatie uit de offertes. Vul ontbrekende informatie niet in met aannames: schrijf 'niet vermeld'. Vermeld na de tabel welke vragen ik elke leverancier moet stellen voordat ik een beslissing neem.

Projectstatusupdate

Gebruik het om op basis van uw eigen aantekeningen een wekelijkse voortgangsupdate te schrijven.

Schrijf een projectupdate voor [project] voor [doelgroep]. Mijn notities: [plak notities over voortgang, risico’s en volgende stappen]. Indeling: algemene status (op schema, risico op vertraging of achter op schema) met een toelichting van één regel, afgerond deze week, volgende week, risico’s en benodigde hulp. Minder dan 200 woorden. Gebruik alleen mijn notities. Benoem tot slot elk risico in de notities waarvoor ik geen verantwoordelijke of beheersmaatregel heb opgegeven.

Checklist op basis van een beleidsdocument of procedure

Gebruik het om een lang document om te zetten in een checklist die mensen daadwerkelijk gebruiken.

Zet deze procedure om in een korte checklist die [rol] kan gebruiken bij het uitvoeren van [taak]: [plak procedure]. Elk punt moet één actie zijn die kan worden afgevinkt. Houd de volgorde van de procedure aan. Voeg geen stappen toe die er niet in staan. Vermeld na de checklist welke onderdelen van de procedure te vaag waren om er een duidelijk checklistpunt van te maken.

Items in het risicoregister

Gebruik het wanneer u een project of verandering start en een eerste lijst met risico’s nodig hebt.

Maak een lijst van de belangrijkste risico's voor [project of verandering] bij een [type bedrijf]. Context: [korte beschrijving, tijdlijn en beperkingen]. Geef voor elk risico een beschrijving van één regel, de waarschijnlijkheid (laag, gemiddeld, hoog), de impact (laag, gemiddeld, hoog) en één maatregel om het risico te beperken. Geef niet meer dan [aantal] risico's. Geef aan welke risico's uit mijn context komen en welke algemene risico's u hebt toegevoegd, zodat ik ze kan beoordelen.

Rooster of planning controleren

Gebruik het om een conceptrooster of planning vóór publicatie aan uw regels te toetsen.

Controleer dit conceptrooster: [plak het rooster met initialen of functies, niet met volledige namen]. Regels waaraan het moet voldoen: [vermeld de regels, bijvoorbeeld minimale bezetting per dienst, maximaal aantal opeenvolgende dagen]. Vermeld elke plek waar het rooster een regel overtreedt, met de dag en de overtreden regel. Pas het rooster niet zelf aan. Sluit af met alle regels die onduidelijk waren of die u niet aan de hand van de gegevens kon controleren.

Product

Synthese van gebruikersonderzoek

Gebruik het na een reeks geanonimiseerde gebruikersinterviews.

Breng deze geanonimiseerde gespreksnotities van [aantal] gebruikers van [product] samen: [plak notities, met de labels Gebruiker 1, Gebruiker 2 enzovoort]. Benoem de belangrijkste problemen die gebruikers beschrijven, hoeveel gebruikers elk probleem noemden en een letterlijk citaat bij elk probleem. Maak onderscheid tussen wat gebruikers zeiden en wat u daaruit afleidt. Stel nog geen functies voor. Sluit af met eventuele thema's die slechts één gebruiker noemde, maar die belangrijk lijken.

Probleemstelling en succescriteria

Gebruik het voordat u eisen opstelt, om af te spreken welk probleem u wilt oplossen.

Schrijf een probleemstelling voor dit vraagstuk: [beschrijf het probleem en wie het heeft]. Bewijs waarover we beschikken: [som bewijsmateriaal op]. Gebruik deze indeling: wie het probleem heeft, wat zij proberen te doen, wat hen daarbij belemmert en waarom het nu van belang is. Stel vervolgens drie succesmaatstaven voor die we kunnen bijhouden. Baseer de probleemstelling uitsluitend op het bewijsmateriaal. Sluit af met het zwakste bewijsstuk en hoe we dit kunnen versterken.

Concepteisen

Gebruik het om een overeengekomen idee om te zetten in een eerste document met vereisten.

Stel concepteisen op voor [functie] in [product]. Probleem: [probleembeschrijving]. Gebruikers: [gebruikersgroepen]. Afgesproken afbakening: [wat erbinnen valt]. Buiten de afbakening: [wat erbuiten valt]. Beschrijf gebruikersverhalen met acceptatiecriteria voor elk verhaal. Houd u strikt aan de afgesproken afbakening. Sluit af met open vragen voor ontwerp en ontwikkeling, en eventuele acceptatiecriteria die moeilijk te testen zijn.

Toelichting bij updates in gewone taal

Gebruik het wanneer u wijzigingen uitbrengt en daar toelichtingen voor klanten bij schrijft.

Schrijf release-informatie voor klanten op basis van deze interne lijst met wijzigingen: [plak lijst met wijzigingen]. Groepeer de wijzigingen onder nieuw, verbeterd en opgelost. Beschrijf elke wijziging in één zin vanuit wat de klant nu kan doen, zonder interne namen of jargon. Laat alles weg wat als intern is gemarkeerd. Benoem tot slot elke wijziging waarvan het voordeel voor de klant niet duidelijk blijkt uit de lijst.

Voorbereiding op een gesprek over prioriteiten

Gebruik het vóór een overleg over prioriteiten om ideeën op een consistente manier te vergelijken.

Hier zijn [aantal] productideeën met aantekeningen over bereik, impact, vertrouwen en inspanning: [plak ideeën en aantekeningen]. Geef elk idee een RICE-score, toon de berekening en rangschik de ideeën. Schrijf 'ontbreekt' waar mijn aantekeningen geen waarde geven, in plaats van een schatting te maken. Sluit af met de twee ideeën waarvan de positie het sterkst zou veranderen als één aanname onjuist was, en geef aan om welke aanname het gaat.

Enquêtevragen over een functie

Gebruik het om te achterhalen of gebruikers een functie willen of begrijpen.

Schrijf een korte enquête met [aantal] vragen voor gebruikers van [product] over [functie of probleem]. Neem één vraag op over hoe vaak zij het probleem ervaren, één over hoe zij het nu oplossen en één open vraag. Vermijd sturende vragen en vragen die onze oplossing beschrijven. Leg uit wat elke vraag ons zal leren. Benoem tot slot welke vragen mogelijk verwarrend zijn voor iemand die het product nog niet kent.

Functionaliteiten van concurrenten vergelijken

Gebruik het wanneer u openbare informatie over producten van concurrenten hebt verzameld.

Vergelijk deze producten op [lijst met functionaliteiten] en gebruik alleen de openbare informatie die ik aanlever: [plak notities per concurrent, met bij elke notitie de bronpagina]. Maak een tabel met 'ja', 'nee' of 'niet vermeld' voor elke functionaliteit en verwijs bij elke 'ja' naar de bijbehorende notitie. Gebruik niet uw eigen kennis van deze producten. Sluit af met de functionaliteiten waarvoor bij de meeste concurrenten informatie ontbrak.

Update aan belanghebbenden over een vertraging

Gebruik het wanneer een release vertraging oploopt en u belanghebbenden daar duidelijk over moet informeren.

Schrijf een update aan [groep belanghebbenden] waarin u meldt dat [functie of release] later komt dan verwacht. Oorspronkelijke datum: [datum]. Nieuwe verwachte datum: [datum of periode]. Reden: [reden]. Wat we eraan doen: [acties]. Impact voor hen: [impact]. Houd het onder 150 woorden, direct en zonder iemand de schuld te geven. Doe geen stelliger toezegging over een nieuwe datum dan ik heb gedaan. Sluit af met vragen die belanghebbenden waarschijnlijk zullen stellen.

Managers en oprichters

Voorbereiding op een een-op-eengesprek

Gebruik het vóór een een-op-eengesprek om een nuttig gesprek voor te bereiden.

Help me een individueel gesprek voor te bereiden met een [functie] in mijn team. Onderwerpen die ik wil bespreken: [onderwerpen]. Wat ik weet over het recente werk van deze persoon: [korte, niet-gevoelige aantekeningen]. Stel een agenda voor van [duur] minuten, drie open vragen en één manier om feedback te vragen op mijn eigen manier van leidinggeven. Vermijd vragen over het privéleven. Sluit af met eventuele onderwerpen op mijn lijst die beter in een andere setting besproken kunnen worden.

Besluitvormingsmemo

Gebruik dit als u een besluit en de bijbehorende opties helder voor anderen wilt uiteenzetten.

Schrijf een beslisnota van één pagina over [besluit]. Opties: [som opties op met bekende kosten en gevolgen]. Randvoorwaarden: [randvoorwaarden]. Mijn huidige voorkeur en waarom: [voorkeur]. Structuur: het benodigde besluit, opties met voor- en nadelen, aanbeveling, risico's, wat mij van mening zou doen veranderen. Gebruik alleen de gegeven feiten. Vermeld tot slot voor welke opties er te weinig feiten zijn om ze eerlijk te vergelijken.

Richtlijnen voor AI-gebruik binnen het team

Gebruik het om eenvoudige regels op te stellen voor het gebruik van AI-tools binnen uw team.

Schrijf een concept van één pagina met richtlijnen voor het gebruik van AI-hulpmiddelen voor een [omvang en type team of bedrijf]. Toegestane hulpmiddelen: [hulpmiddelen]. Gegevens die daar nooit in mogen worden ingevoerd: [soorten gegevens]. Taken waarvoor AI wordt aangemoedigd: [taken]. Taken die door een mens moeten worden gecontroleerd: [taken]. Schrijf korte lijsten met wat wel en niet mag, in begrijpelijke taal. Sluit af met vragen die ik moet beantwoorden voordat ik dit deel, zoals bij wie mensen terechtkunnen als ze twijfelen.

Wervingsplan controleren

Gebruik het wanneer u de personeelswerving voor de komende maanden plant.

Beoordeel dit wervingsplan voor een [type bedrijf]: [plak functies, planning en budgetbandbreedte]. Onze belangrijkste doelen voor de komende [periode]: [doelen]. Geef voor elke functie aan welk doel deze ondersteunt en of de planning logisch is. Markeer functies die niet aan een doel gekoppeld zijn en doelen waarvoor geen ondersteunende functie is opgenomen. Verzin geen salarisreferenties. Sluit af met de aannames waarvan dit plan het sterkst afhankelijk is.

Feedback die ik moet geven

Gebruik het om duidelijke, eerlijke feedback op een specifiek stuk werk of bepaald gedrag voor te bereiden.

Help me feedback voor te bereiden voor een teamlid over [situatie, beschreven zonder namen]. Wat er gebeurde: [concrete voorbeelden]. Gevolgen: [gevolgen voor het team of het werk]. Wat ik in plaats daarvan zou willen zien: [verandering]. Schrijf een kort gesprekscript volgens het model situatie, gedrag, impact, met een open vraag om de kant van het teamlid te horen. Houd het feitelijk en vermijd oordelen over iemands persoonlijkheid. Sluit af met de onderdelen van mijn voorbeelden die meer als een mening dan als een feit klinken.

Kwartaalprioriteiten uit een lange lijst

Gebruik het wanneer u te veel prioriteiten hebt en er een paar moet kiezen.

Hier is mijn lijst met mogelijke prioriteiten voor het volgende kwartaal: [plak lijst]. Onze doelen voor het jaar: [doelen]. De capaciteit van ons team: [globale capaciteit]. Groepeer samenhangende onderdelen, koppel elke groep aan een doel en beveel maximaal [aantal] prioriteiten aan. Geef voor elk onderdeel dat u weglaat in één regel de reden. Gebruik alleen mijn lijst en doelen. Sluit af met de afweging die ik met het team moet bespreken voordat ik een besluit neem.

Update voor investeerders of eigenaren

Gebruik het om een periodieke update voor investeerders, eigenaren of het bestuur op te stellen.

Schrijf een concept voor een maandelijkse update voor [investeerders of eigenaren]. Kerncijfers: [plak de belangrijkste cijfers zonder gevoelige details]. Successen: [lijst]. Uitdagingen: [lijst]. Verzoeken: [wat u van hen nodig hebt]. Houd het onder 300 woorden, wees eerlijk over uitdagingen en formuleer de verzoeken concreet. Voeg geen cijfers of successen toe die ik niet heb genoemd. Sluit af met een lijst van alle gebruikte getallen, zodat ik elk getal aan de bron kan toetsen.

Vooraf analyseren waarom een nieuw initiatief kan mislukken

Gebruik het vóór de start van een project om te ontdekken wat er mis kan gaan terwijl er nog tijd is om in te grijpen.

Voer een faalanalyse vooraf uit voor [initiatief]. Stel u voor dat het [datum] is en het initiatief is mislukt. Context: [doel, team, budgetmarge, tijdpad]. Geef de acht meest waarschijnlijke oorzaken van de mislukking, gegroepeerd naar mensen, processen, markt en geld. Stel voor elke oorzaak een vroeg waarschuwingssignaal voor en één actie die we nu kunnen ondernemen. Geef aan welke oorzaken uit mijn context voortkomen en welke algemeen zijn, zodat ik kan beoordelen hoe relevant ze zijn.

Voordat u beslist

Een paar goede vragen.

Is de promptbibliotheek gratis?

Ja. U kunt elke prompt in de bibliotheek gratis kopiëren en gebruiken, zonder u aan te melden. U kunt ze gebruiken in ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot of een vergelijkbare AI-tool.

Met welke AI-tools werken deze prompts?

Ze zijn in gewone taal geschreven en werken daardoor in elke algemene AI-assistent, waaronder ChatGPT, Claude, Gemini en Microsoft Copilot. De resultaten verschillen per tool, dus controleer altijd de uitvoer.

Waarom staan er vierkante haken in de prompts?

De vierkante haken geven invulvelden aan voor uw eigen gegevens, zoals de doelgroep, het product of het doel. Vervang elk veld door iets concreets voordat u de prompt uitvoert, want vage invoer levert vage resultaten op.

Mag ik klant- of personeelsgegevens in deze prompts plakken?

Alleen als uw bedrijf die AI-tool voor dat soort gegevens heeft goedgekeurd. Beschrijf de situatie anders in algemene termen of anonimiseer die, bijvoorbeeld door functies in plaats van namen te gebruiken en gevoelige cijfers weg te laten.

Hoe word ik beter in het schrijven van mijn eigen prompts?

Oefen met echte taken en krijg feedback op de resultaten. De handleiding voor het schrijven van AI-instructies legt de methode uit. In de cursus AI-instructies schrijven van Tosheo.ai schrijft u instructies voor uw eigen functie, die worden beoordeeld aan de hand van zichtbare beoordelingscriteria.

Geef uw team een leertraject, niet nog een afspeellijst.

Bekijk functiegerichte lessen, praktische opdrachten en het manageroverzicht.

Start een gratis proefperiode7 dagen gratis proberen · Geen creditcard nodig